Controle los costos del proyecto para una mayor rentabilidad

El control de costos juega un papel vital en cualquier estrategia financiera. ¿Cómo se mantiene dentro del presupuesto cuando realiza un seguimiento de las finanzas de su proyecto? Al igual que elaborar un presupuesto personal, tienes a tu disposición varias opciones: clasificar gastos, determinar los artículos más caros y encontrar soluciones para limitar los gastos en cada área. Después de completar todas estas acciones, podrás controlar el presupuesto, para analizar tu rentabilidad y aumentar las ganancias.

Los principios básicos del control de costos son los mismos para todos los presupuestos, ya sean corporativos o personales. En este articulo, Finance de Demain Consulting Explica el concepto de control de costos y cómo encaja en un sistema de administración de costos más amplio.

¿Qué es el control de costos?

El control de costos es un principio de identificación y reducción de gastos destinados a aumentar las ganancias de la empresa. Puede realizarse a nivel de proyecto o a nivel de toda la empresa.

En este caso nos centraremos en aplicar el proceso de control de costes en el marco de un proyecto o grupo de proyectos.

Como gerente de proyectos, el control de costos le servirá para monitorear su plan de administración de recursos y reaccionar ante los excesos de presupuesto.

Si excede el presupuesto de su proyecto, una herramienta de informes también puede ser útil. Suponga que el diseñador independiente que contrató para un nuevo proyecto tardó mucho más de lo esperado en editar las imágenes.

Después de identificar este costo adicional, puede decidir contratar a un diseñador interno para su próximo proyecto a fin de reducir costos y ganar eficiencia.

¿Cómo puede marcar la diferencia el control de costos?

¿Su equipo no cumple con el alcance o el presupuesto del proyecto? Aquí es donde el control de costos se vuelve importante. Incluso si está dentro del presupuesto, controlar los costos puede ayudarlo a reducirlo aún más y aumentar los ingresos en el camino.

Este proceso proporciona información sobre el gasto general de la empresa: destaca las áreas más costosas e identifica aún más el gasto en cada una de estas áreas.

Como primer paso, se puede aplicar el control de costos al proyecto con el objetivo de reducir los costos a esta escala y, por lo tanto, aumentar potencialmente las ganancias de la empresa.

¿Qué son las técnicas de control de costes?

Inicialmente, el control de costos puede ocurrir en niveles más altos del negocio, pero a menudo se lleva a cabo a nivel de proyecto. Es en este nivel donde puede evaluar los costos reales por proyecto y administrarlos de manera efectiva.

Estos son los cinco pasos a seguir para controlar mejor los costos de un proyecto:

1. Planifica tu presupuesto

Primero, debe planificar su presupuesto para obtener una estimación de costos detallada y asignar los recursos de manera eficiente. Desarrollar un plan de proyecto detallado reducirá las variaciones de costos, que son la diferencia entre su presupuesto original y los gastos reales.

Incluya en su plan de presupuesto:

• El número de miembros del equipo necesarios para el proyecto.
• Una estimación del tiempo necesario para completar el proyecto.
• Materiales necesarios para el proyecto.

Cuando calcule el tiempo y los materiales necesarios para el proyecto, mantenga un margen de maniobra en su presupuesto. Lo inesperado no es raro y es posible que deba extender el cronograma del proyecto o solicitar recursos adicionales.

2. Controla todos los gastos

El segundo paso en el control de costos del proyecto es monitorear el progreso de los gastos del proyecto. Podrá tomar medidas correctivas más fácilmente si observa variaciones de costos en tiempo real.

Al final del proyecto, será demasiado tarde, se gastará el dinero. Llegados a este punto, lo único que tienes que hacer es aprender de ello para evitar que esta situación se repita en el futuro.

Para monitorear efectivamente sus gastos durante un proyecto, establezca hitos del proyecto. En cada hito, puede analizar sus gastos y asegurarse de que se respete el alcance del proyecto. Y si alguna vez nota sobrecostos en un hito determinado, puede encontrar una solución para reducirlos más adelante en el proyecto.

3. Usa sistemas de control de cambios

Es esencial establecer objetivos claros durante la fase de planificación del proyecto. Para asegurarse de lograr estos objetivos, puede ser necesario un proceso de control de cambios.

El control de cambios es un conjunto de pasos que rigen todos los cambios realizados por las partes interesadas durante un proyecto. Te permite prevenir la deriva de los objetivos preparándote para los cambios tan pronto como se presenten y adaptando así el proyecto en consecuencia.

4. Las etapas de un proceso de control.

cebado

El proceso de control de cambios comienza cuando una parte interesada solicita un cambio en el proyecto. La solicitud puede variar: puede ser la ampliación de plazos o nuevos entregables del proyecto.

La evaluación

El director del proyecto o jefe de departamento analiza la solicitud en busca de información básica, como los recursos necesarios, el impacto de la solicitud y los destinatarios de la solicitud. Después de la evaluación inicial, la solicitud de cambio pasa a la fase de análisis.

análisis

Durante la fase de análisis, el director del proyecto correspondiente aprueba o rechaza la solicitud. En algunos casos, se puede establecer un comité de control de cambios para controlar la aprobación de cambios. El director del proyecto aprueba o rechaza la solicitud y notifica al equipo.

Según el tamaño del proyecto, el director del proyecto también puede registrar el cambio en un registro de cambios para garantizar que todos los interesados ​​en el proyecto reciban la información.

Implementación

La implementación de un cambio puede variar según la etapa del proyecto, pero generalmente implica actualizar el cronograma y los entregables, así como informar al equipo del proyecto.

Es necesario evaluar el alcance del proyecto y verificar que cambiar el cronograma no tendrá un impacto importante en los objetivos planificados.

La cerca

Después de documentar, difundir e implementar la solicitud, puede pasar a la fase de cierre. Se recomienda tener un plan de cierre formal para que todos los miembros del equipo puedan acceder y consultar esta información en el futuro.

Al revisar eficazmente los cambios en sus proyectos, el control de costos debería ser algo natural.

Prever con precisión el presupuesto y el éxito de un proyecto implica mantener una gestión concienzuda de principio a fin. Los acontecimientos imprevistos en el camino son inevitables, pero el establecimiento de ciertos sistemas ayuda a protegerse contra estas desviaciones.

4. Administra tu tiempo

La gestión del tiempo es una parte integral del control de costos: cuando aumenta la duración total de un proyecto, también aumenta el costo total del proyecto. Para no exceder el presupuesto asignado, debe ante todo respetar el cronograma del proyecto.

Adopte estrategias de gestión del tiempo para aumentar la productividad y ayudar a los miembros del equipo a completar el trabajo a tiempo dentro del presupuesto.

Estos son algunos consejos para administrar el tiempo:

Caja de tiempo

Timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada a objetivos que implica completar tareas dentro de un " bloque de tiempo ".

Por ejemplo, si necesita escribir una publicación de blog, puede crear un bloque de dos horas para delinearla. Luego, después de un descanso, puedes volver a otro bloque de tres horas para hacer un primer borrador.

Bloqueo de tiempo

El bloqueo de tiempo es similar al timeboxing, pero en lugar de establecer una cierta cantidad de tiempo para cada tarea individual, bloqueará períodos específicos de su calendario para el trabajo relacionado.

El Método Pomodoro

Al igual que el timeboxing y el timeblocking, la técnica Pomodoro te ayuda a completar tus tareas en un corto período de tiempo y tomar descansos entre sesiones de trabajo.

Por ejemplo, trabaje durante 25 minutos, luego tome un descanso de cinco minutos cuatro veces. Luego, después de la cuarta sesión de trabajo, tome un descanso más largo de 20 o 30 minutoss.

tragarse el sapo

SSegún una cita célebre de Mark Twain: “Si tienes que tragarte un sapo, será mejor que lo hagas a primera hora de la mañana”. La estrategia de gestión del tiempo. “Eat the frog” está inspirado en estas palabras y te anima a encargarte primero de las tareas importantes o complejas antes de trabajar en las menos importantes o menos urgentes.

El principio de Pareto

Todavía llamado el regla 80-20 Este principio se basa en una regla fundamental: dedicamos el 20% de nuestro tiempo a realizar el 80% del trabajo. En concreto, poder procesar este 80% de las tareas con la suficiente rapidez nos deja más tiempo durante nuestra jornada laboral para ocuparnos del 20% restante que nos llevará el 80% del tiempo.

Hacer las cosas (GTD)

Inventado por David Allen A principios de la década de 2000, el método “ Getting Things Done » o “Getting things done” en francés, recomienda hacer previamente por escrito una lista de las tareas planificadas. Una vez libre de estas consideraciones, en lugar de depender de herramientas de gestión del trabajo, podrá tomar medidas sin tener que decidir qué hacer.

Puede parecer contradictorio centrarse en la productividad como parte del control de costos, pero el desempeño del proyecto es la piedra angular del flujo de caja.

Si su equipo no es productivo, no cumplirá con los plazos del proyecto y el incumplimiento de los plazos genera costos adicionales. Lógicamente, si tu proyecto cuesta más, el flujo de caja de tu empresa disminuye. 

5. Seguimiento del valor ganado

El seguimiento de su valor ganado puede ayudarlo a predecir el resultado financiero de un proyecto. Este método de control de costos requiere conocimientos de contabilidad de costos. Puede ayudarte a detectar la aparición de costos variables y por lo tanto prevenir desviaciones en proyectos futuros.

El valor ganado es la cantidad de tareas realmente completadas dentro de un proyecto. Para realizar un seguimiento del valor ganado y ver si está a tiempo, debe multiplicar el porcentaje de tareas completadas por el presupuesto del proyecto.

Pasos para rastrear el valor ganado

Para realizar un seguimiento del valor ganado, siga estos pasos:

Paso 1: determinar el grado de cumplimiento de cada tarea en forma de porcentaje.

Paso 2: establecer el valor planificado (Valor planificado o PV) o el coste presupuestado de la obra prevista. Este es el presupuesto autorizado para realizar la obra planificada.

Paso 3: determinar el valor ganado (EValor armado o EV), o el coste presupuestado del trabajo realizado. Esta es la cantidad de trabajo realmente completado.

Paso 4: establecer el costo real (Costo real o aire acondicionado), que representa el costo real del trabajo realizado. Son gastos relacionados con trabajos ya realizados.

Paso 5: calcular las variaciones de costos (Variación de costos o CV) restando el valor ganado del costo real (CV = EV – AC).

Paso 6: recopilar los resultados.

Para los primeros tres pasos, debe recopilar información de costos para su proyecto, mientras que para los últimos tres debe realizar cálculos y análisis. Las variaciones de costos representan el estado de costos de su proyecto.

Cuando controlas los costos, tu CV es la métrica que determina si tu proyecto va por buen camino con el presupuesto. A CV negativo significa que el proyecto está por encima del presupuesto.

¿Debe controlar los costos o administrar los costos?

Es común confundir el control de costos con la gestión de costos. Estos son dos términos distintos que necesitan ser definidos y entendidos correctamente. El control de costos es un subproceso dentro del sistema más amplio de administración de costos.

Mientras que el control de costos consiste en identificar los gastos y reducirlos para aumentar las ganancias, la gestión de costos es el proceso general de estimar, presupuestar y controlar los costos de un proyecto.

Su empresa probablemente tenga muchos empleados involucrados en la gestión de costes. Dependiendo del tamaño de su equipo, diferentes personas pueden trabajar en la planificación y presupuestación de recursos.

Para un control de costos efectivo, los equipos deben monitorear el gasto en diferentes niveles del negocio para prestar suficiente atención a cada parte del presupuesto comercial y analizarlo a fondo.

Use el control de costos para rastrear y reducir los gastos de su proyecto

El seguimiento de los datos de costos para reducir el gasto del proyecto es un proceso tedioso, pero la gestión de costos tiene un impacto directo en la rentabilidad.

Para administrar los costos de manera efectiva, cree un tablero personalizable para tener toda la información al alcance de su mano. Esta automatización le permitirá hacer malabares entre la gestión de proyectos y el control de costos, todo en un solo lugar.

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