¿Qué es un acta de constitución del proyecto y cuál es su función?

Un acta de constitución del proyecto es un documento formal que describe el propósito comercial de su proyecto y, cuando se aprueba, inicia el proyecto. Se crea de acuerdo con el caso comercial del proyecto descrito por el propietario del proyecto. Es una parte crucial del proceso de iniciar un proyecto de inversión. Por lo tanto, el propósito del acta de constitución de su proyecto es documentar las metas, los objetivos y el caso comercial del proyecto.

Una vez creado, el acta de constitución del proyecto sirve como una especie de contrato entre el propietario del proyecto y el director del proyecto. Da una visión general de las expectativas de alto nivel y autoriza al director del proyecto a movilizar recursos para obtener los resultados correctos.

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¡Vamos

¿Para qué sirve un acta de constitución en la gestión de proyectos?

Como se mencionó anteriormente, el acta de constitución de su proyecto cumple tres funciones principales:

1. Define las metas básicas, los objetivos y el propósito del trabajo (todo lo cual eventualmente se incluirá en el plan de su proyecto).

2. Esto crea una comprensión común de las metas, los objetivos y las necesidades de recursos del proyecto, antes de comenzar a profundizar más y más en ellos.

3. Esto le permite presentar todo lo anterior a las partes interesadas del proyecto para obtener aceptación, inversión y permiso para seguir adelante.

Pero no solo se utiliza en la fase de iniciación. El acta de constitución de su proyecto es algo a lo que puede volver a lo largo del ciclo de vida de su proyecto para asegurarse de que su trabajo se alinee con las metas y objetivos clave que ha establecido de acuerdo con el patrocinador del proyecto y/o las partes interesadas clave.

¿Por qué es importante un acta de constitución del proyecto? ?

Además de cumplir con estas funciones principales, existen algunos otros beneficios de tener un acta de constitución del proyecto.

¿Está claro el objetivo del proyecto?

Debido a que un acta de constitución del proyecto establece explícitamente el caso comercial del proyecto, significa que todos saben cómo contribuye el proyecto a los objetivos estratégicos generales de la empresa.

Esto garantiza que su proyecto no solo marca casillas arbitrarias, sino que realmente está haciendo algo que tendrá un impacto en los objetivos comerciales generales.

Te ayuda a identificar a tus stakeholders

El acta de constitución del proyecto juega un papel muy importante en la formulación de su plan general de gestión del proyecto, pero una de las áreas en las que es particularmente útil es ayudarlo a identificar a las partes interesadas clave del proyecto, desde el principio. .

Tan pronto como se complete el acta de constitución de su proyecto, puede comenzar a hacer su análisis de las partes interesadas, lo que significa que puede comenzar a involucrar a las partes interesadas clave junto con la creación de su plan de proyecto.

Otorga autoridad al director del proyecto.

Está bien, está bien, "dar" cualquier cosa puede empezar a sonar un poco medieval. Pero ya sea que done, legue, dote o conceda, el acta de constitución de su proyecto otorga formalmente a su gerente de proyecto autoridad sobre el proyecto.

Esto significa que tienen el poder de planificar y controlar el proyecto, y establece su papel frente al resto del equipo del proyecto y las partes interesadas.

es tu estrella del norte

Bien, hemos aludido a esto antes, pero vale la pena repetirlo. Si bien el plan de su proyecto es excelente para ver si está al día con las tareas y los plazos, a veces todos esos detalles minuciosos pueden ser más una distracción.

Su carta de proyecto, por otro lado, es la esencia absoluta de su proyecto. Entonces, si alguna vez no está seguro de si algo lo está apuntando en la dirección correcta o si lo está descarrilando, el acta de constitución del proyecto lo ayuda a usted y a su equipo a superar el ruido y reevaluar si el trabajo que está haciendo se ajusta a sus necesidades. objetivos finales.

¿Qué se incluye en un acta de constitución del proyecto?

Entonces, ¿qué sucede realmente en el estatuto del proyecto? El estatuto de su proyecto es una descripción general de alto nivel, pero aún puede cubrir mucho terreno. A continuación, se muestran algunos elementos del estatuto del proyecto que debería considerar incluir en el documento del estatuto del proyecto:

El objetivo de tu proyecto

¿Por que lo haces? ¿Cuáles son las metas y objetivos? Intente reducirlo a una declaración de objetivos concisa. ¡Y déjalo claro! Compara lo siguiente:

Una mala declaración de propósito: “Queremos que este proyecto aumente los ingresos.

Una mejor declaración de propósito: "Este proyecto tiene como objetivo entregar un nuevo producto al mercado X en el tiempo Y para aumentar nuestra facturación en un Z% dentro de 2 años".

Asegúrese de entender lo que está haciendo y por qué, porque una buena declaración de objetivos puede marcar la pauta para todo lo demás. (Sin presión !)

¿Cómo se ve el éxito?

¿Qué esperas lograr con este proyecto? Ahora es un buen momento para comenzar a pensar en KPI medibles para que pueda crear un plan de proyecto que cumpla concretamente con sus criterios de éxito.

Los jugadores clave

Es posible que aún no conozca a todos los involucrados, pero debe saber lo suficiente para comenzar: el patrocinador del proyecto, el gerente del proyecto y cualquier otra parte interesada clave. Ahora es un buen momento para enumerarlos y sus funciones específicas dentro del proyecto.

Los riesgos que ha identificado

Nuevamente, descubrirá más a medida que desarrolla su plan de proyecto, pero este es un buen lugar para reconocer los riesgos de alto nivel que ya conocía desde el principio.

Entregables clave

¿Qué es lo que realmente necesitas entregar como parte de este proyecto?

Visión general de alto nivel de los recursos

Si los recursos preaprobados ya están asignados a este proyecto, anótelo en el acta de constitución de su proyecto para que sepa con qué está trabajando. Un calendario resumido de alto nivel. Puede profundizar más tarde, pero es útil establecer una línea de tiempo de referencia para su proyecto, así como trazar hitos clave en el camino.

¿Cómo crear una carta de proyecto?

Ahora aprendamos cómo crear un acta de constitución del proyecto. Independientemente de los elementos que decida incluir o excluir de la lista anterior, aquí hay algunos consejos generales para tener en cuenta al escribirlo.

Familiarícese con cómo lo hace su organización

Aproveche al máximo todos los activos de procesos organizacionales existentes que tiene. ¿Hay ejemplos de estatutos de proyectos anteriores de los que pueda aprender? ¿Tiene su departamento una plantilla de acta de constitución del proyecto?

Los ejemplos y las plantillas realmente pueden ayudarlo a tener una idea de cómo se hacen las cosas, y qué es importante para su organización, para que pueda hacer lo mismo y comenzar con el pie derecho.

Escríbelo en un lenguaje básico y fácil de entender.

Al escribir el acta de constitución de su proyecto y defender la importancia de su proyecto, puede ser tentador usar palabras elegantes y terminología complicada para hacer que las cosas se vean más impresionantes. Pero en realidad, cuanto más simple sea el lenguaje, mejor, especialmente cuando se trata de la carta del proyecto.

cepillar la pelusa

Elimine las declaraciones salvajes que no significan nada o se aplican a su proyecto. Dígalo directamente, sin jerga, para que todos puedan leer el acta de constitución de su proyecto, comprender el propósito del proyecto y saber por qué es importante.

Esto tiene el beneficio adicional de eliminar la ambigüedad y no dejar espacio para la interpretación, lo cual es especialmente importante en la gestión de proyectos donde la comunicación buena y clara es primordial.

Si no puedes hacer eso? Sigue trabajando y recortando cosas hasta que puedas. Es más difícil de lo que parece, pero te obliga a destilar lo que realmente estás tratando de hacer hasta su esencia más pura y poderosa.

Tenga a mano su plan y carta de proyecto

Está bien, tal vez no más cerca. Pero para que el acta de constitución de su proyecto realmente funcione, no se puede guardar en un cajón metafórico. Debe mantenerlo en un lugar central donde usted, los patrocinadores del proyecto y el equipo del proyecto puedan consultarlo cuando lo necesite.

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