Todo lo que necesitas saber sobre la firma electrónica

La transformación digital ha cambiado la dinámica del mundo empresarial. Todas las empresas deben adaptarse a él para ganar más cuota de mercado. la la computación en nube, 5G, Internet de las cosas (IoT) y la realidad virtual están en la cima de las innovaciones que prometen cambiar la forma en que consumimos e interactuamos con el consumidor. En este movimiento, la firma electrónica ha experimentado un perseo deslumbrante en los últimos años.

En este tsunami de tecnologías hay una imprescindible para aumentar la productividad empresarial y transversal a todos los segmentos: la firma electrónica.

Junto a estas tecnologías, tenemos Assurtechs, Proptechs, Fintechs, los regtechs. En este otro artículo he dedicado más de 2000 palabras para contarte todo lo que necesitas saber sobre la firma electrónica.

Lea cuidadosamente !

??? ¿Qué es la firma electrónica?

En primer lugar, existe una amplia gama de autenticaciones electrónicas involucradas en un mismo grupo de firmas electrónicas. Se puede tener :

• Certificados digitales;
• Firmas digitalizadas (en papel);
• reconocimiento de propiedad intelectual;
• biometría
• Simbólico;
• Autenticación con nombre de usuario y contraseña (por ejemplo, para banca por Internet);
• Autenticación social (con redes sociales, como LinkedIn);
• Otro

La firma electrónica es un término que generalmente representa el tipo de autenticación que reemplaza a la firma autógrafa. De hecho, es la forma más fácil de autenticar un documento, porque utiliza medios informáticos para completar un documento.

Actualmente, existe un fuerte aumento en la adopción de este tipo de autenticación en todo el mundo para formalizar acuerdos entre socios.

Ahora es el momento de hablar de los beneficios generales que esta tecnología ofrece a las empresas sin importar la categoría, incluso con el estado.

??? ¿Cuáles son los beneficios de utilizar la firma electrónica?

La firma electrónica puede ofrecer diversas funciones según el tipo de usos. Los más básicos se utilizan para autenticar un documento, identificando al autor. Sus avances aseguran la integridad total asegurando que el mensaje de datos no haya sido alterado.

Algunos de los beneficios más notables de la firma electrónica incluyen:

1. Reducción de costos

Una oficina sin papel reduce las inversiones en la compra de papel, impresoras, bolígrafos, tóner, archivos y espacio de almacenamiento. Esto hace una gran diferencia en los resultados obtenidos.

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Por tanto, la firma electrónica es una fuente de ahorro para las empresas.

2. Organización eficaz y eficiente

La gestión de documentos es más eficiente con la adopción de firmas electrónicas. Significa ahorrar tiempo. Las organizaciones pierden tiempo imprimiendo, lanzando, enviando o buscando documentos en sus archivos físicos.

Además, colabora para que las oficinas y los equipos estén más organizados, ya que todos los documentos quedan almacenados en la nube, pudiendo buscarlos en cualquier momento y por cualquier medio autorizado por el dispositivo de seguridad. Solo se necesita una búsqueda en línea para recuperar un documento y revisarlo inmediatamente.

De esta forma no pierdes tiempo ni dinero y al mismo tiempo tienes una copia de seguridad.

3. Movilidad

Al firmar digitalmente un contrato, tiene acceso al contenido en cualquier momento y en cualquier lugar con el apoyo de una computadora, tableta o computadora portátil. Por lo tanto, es más práctico que un documento en papel, ya que se envía directamente al correo electrónico del firmante y se puede transmitir a su conveniencia.

En cambio, la firma en papel es única. Por ejemplo, si el documento se pierde, debe crear otro e iniciar el proceso para firmarlo nuevamente, contactando a la entidad encargada para solicitar una copia certificada si está registrada. De lo contrario, ¡perderás todo el proceso!

4. seguridad

A diferencia de los documentos en papel, los que tienen firma electrónica no se pueden editar ni modificar.

Los sistemas de protección digital son muy eficientes y completamente fiables, por lo que esta certificación destaca sobre todo por su fiabilidad. En otras palabras, ¡las posibilidades de fraude son cero!

5. Aumento de la productividad empresarial

En el caso de las empresas, la firma electrónica permite reducir un gran número de trámites y trámites burocráticos para ejecutar o recibir solicitudes. Al simplificar el proceso de autenticación, es posible acelerar los procesos y tareas organizacionales para generar más dividendos y mejores resultados comerciales.

6. Optimización de la experiencia del usuario

La firma electrónica también mejora significativamente la atención al cliente en las empresas que utilizan esta tecnología para vender sus productos y servicios.

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Por ejemplo, en las instituciones bancarias, la firma electrónica brinda una plataforma donde los clientes pueden realizar todos sus trámites y pedidos de manera digital, lo que agrega gran comodidad y seguridad en las transacciones.

7. Eliminación de papel

Una preocupación que se aborda desde varios puntos en múltiples industrias es el uso excesivo de papel en sus operaciones: en este sentido, la firma electrónica es una solución.

Cette méthode de certification numérique est en train de changer la manière dont les transactions sont effectuées et de par son utilisation dans le monde entier, elle peut être la réponse pour réduire la consommation de papier inutile, devenant un processus durable et un grand allié de l 'medio ambiente.

??? Tipos de acuerdos válidos para firmas electrónicas

El Código Civil -como explicaremos más adelante- refuerza y ​​garantiza la validez de los contratos celebrados mediante soluciones tecnológicas como la firma electrónica.

Para ello, requiere la producción de prueba de la autenticidad de los firmantes, la integridad de los documentos y la posibilidad de ser consultados en el futuro, tal y como prevé la ley de firma electrónica avanzada. Se autoriza la firma de documentos y contratos con este tipo de tecnología, siempre que las partes den su consentimiento.

Estos son algunos de los documentos, contratos y resoluciones que se benefician de la firma electrónica:

• Decisiones judiciales;
• Aprobación de cotizaciones;
• Contratos de prestación de servicios;
• Documentos de compra-venta;
• Contrato de empleo ;
• Documentos de ingresos;
• Notificaciones comerciales;
• Notificaciones de cambios a los términos y condiciones de uso;
• Avisos comerciales.

Una observación interesante a tener en cuenta es que diferentes regulaciones alrededor del mundo reconocen el uso de firmas electrónicas en diferentes tipos de acuerdos. Esto proporciona ahorros de costos y beneficios prácticos para múltiples operaciones.

Esto significa que es un sistema altamente probado y aceptado por la comunidad empresarial de todo el mundo, brindando además múltiples beneficios y agilizando los procesos internos de diversas organizaciones.

??? Proceso básico de firma electrónica

¿Cómo firmar un documento en línea? Para realizar un proceso básico de una firma electrónica simple, es necesario seguir los siguientes pasos:

• El firmante prepara y firma un documento electrónico.
• Gracias a la aplicación utilizada para firmar electrónicamente, se establece un resumen de dicho documento, que es único y no permite la edición, lo que es garantía de seguridad.
• La aplicación crea un resumen de la transacción: este nuevo documento es precisamente la firma electrónica.

Como resultado de todo este proceso, se genera un nuevo documento a partir del original y las claves del firmante, teniendo la firma electrónica siguiendo el mismo documento original.

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Pero, ¿qué hace que un documento sea válido para formar una firma electrónica? Te lo explicamos en detalle a continuación.

??? Condiciones para considerar válido un mensaje de datos

Las condiciones necesarias para validar la información y obtener una firma electrónica son:

• El contenido del mensaje de datos es aquella información con la que dos o más partes firman un acuerdo.
• Negocian y validan el contenido de dicho mensaje: una vez aceptado, se firma.
• Las partes se comprometen a utilizar la clave privada que genera la firma electrónica.

Por tanto, al firmar electrónicamente, se puede identificar a los firmantes y determinar que el mensaje no ha sido alterado y que existen pruebas suficientes para confirmar la autoría de las firmas. Por otro lado, la firma electrónica tiene varios tipos dependiendo de su ámbito y finalidad.

??? Tipos de firma electrónica

Los documentos escritos a mano y firmados ya están obsoletos para el mundo en el que vivimos. Las firmas electrónicas son parte de la transformación digital, ya que agilizan procesos y trámites, brindando innumerables beneficios a las empresas. Hoy en día, existen 4 tipos de firmas electrónicas legales, a saber:

1. La firma electrónica simple

La firma electrónica es una serie de datos en forma electrónica en un mensaje de datos cuya verificación requiere de un nombre de usuario y una contraseña para poder firmar digitalmente.

2. Firma avanzada

La firma avanzada es el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control. Por tanto, sólo se vincula al firmante ya los datos que le identifican como tal, ofreciendo la posibilidad de que ante cualquier intento de modificarlos, pueda ser detectado. Así, este tipo de firma tiene el mismo alcance que la firma autógrafa.

Los datos de creación de firma corresponden exclusivamente al firmante. Estos datos deben estar bajo el completo control del firmante. Es posible identificar cualquier modificación o alteración de la firma electrónica una vez realizada. Es posible detectar cualquier alteración de la integridad de la información del mensaje de datos después del momento de la firma.

De igual forma, se diferencia de la firma electrónica simple gracias a estos elementos:

• Funcionalidad cumple con el requisito de firma autógrafa y pertenece exclusivamente al firmante.
• Autenticidad: se puede verificar la identidad del firmante y garantizar su fiabilidad.
• Intégrité: utiliza medios tecnológicos para determinar si el contenido del mensaje de datos ha sido modificado.
• No repudio: el remitente no puede negar la autoría del contenido firmado.
• Confidencialidad: sólo el firmante está autorizado a descifrar el contenido de un documento.

Como puede ver, ¡obviamente está muy protegido con este tipo de firma!

3. Firma digital

La firma digital involucra un conjunto de datos en formato digital, que se transfieren en un mensaje de datos -adjuntos o asociados- con el fin de identificar al firmante e indicar que la información recopilada está aprobada.

4. Firma biométrica

La firma biométrica es una firma realizada por el firmante en dispositivos digitales, como tabletas o teléfonos inteligentes. Su objetivo es identificar al firmante, pero depende de parámetros mecánicos, físicos o biológicos, como la huella dactilar por ejemplo. Teniendo esto en cuenta, es necesario distinguirlas de otras asociadas a la firma electrónica.

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??? Diferencia entre firma electrónica, digital y escaneada

En ocasiones, algunos usuarios pueden confundirse acerca de la diferencia entre firma electrónica, digital o escaneada, ya que son conceptos muy similares.

De entrada, cabe señalar que firma electronica es la representación de una firma manuscrita. Para empezar, imagina que firmaste un contrato en papel con un bolígrafo. La imagen gráfica de su firma representa su consentimiento a todas las reglas de este documento.

la firma electronica reemplaza la evidencia tradicional, la imagen gráfica hecha con lápiz sobre papel, con un nuevo conjunto de evidencia electrónica. La fecha y hora de la firma, la dirección de correo electrónico y la dirección IP del firmante, entre otros datos.

ahora la firma digital es uno de los modelos de autenticación que puede utilizar una firma electrónica: además de representar al firmante y dejar constancia de su consentimiento, esta firma utiliza un certificado digital único que contiene claves criptográficas asimétricas, porque sin ellas no sería.

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Para decodificar el mensaje encriptado se generan dos claves: una pública y otra privada. El primero se adopta para cifrar el mensaje, mientras que el segundo se utiliza para decodificarlo. Por lo tanto, es posible agregar un nuevo nivel de confiabilidad a la formalización.

Por supuesto, los conceptos anteriores no deben confundirse con la firma digitalizada, que es la imagen de una firma autógrafa transferida al medio digital mediante un escáner. En general, la firma digitalizada no tiene valor legal, ya que no representa la forma original del consentimiento.

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