Suurema kasumlikkuse saavutamiseks kontrollige projekti kulusid

Kulude kontroll mängib igas finantsstrateegias üliolulist rolli. Kuidas püsite eelarves, kui jälgite oma projekti rahalisi vahendeid? Nii nagu isikliku eelarve koostamine, on ka Sulle saadaval mitu võimalust: klassifitseerida kulud, määrata kõige kallimad esemed ja leida lahendused kulude piiramiseks igas valdkonnas. Pärast kõigi nende toimingute tegemist saate eelarvet kontrollida, oma kasumlikkuse analüüsimiseks ja kasumit suurendada.

Kulude kontrollimise põhiprintsiibid on samad kõigi eelarvete puhul, olenemata sellest, kas need on ettevõtte või isiklikud. Selles artiklis Finance de Demain Consulting Selgitab kulude kontrolli mõistet ja selle sobitumist suuremasse kuluhaldussüsteemi.

Mis on kulude kontroll?

Kulude kontroll on põhimõte kulude tuvastamiseks ja vähendamiseks, mille eesmärk on ettevõtte kasumi suurendamine. Seda saab läbi viia projekti tasandil või kogu ettevõtte tasandil.

Sel juhul keskendume kulukontrolli protsessi rakendamisele projekti või projektirühma raames.

Projektijuhina aitab kulude kontroll teil jälgida oma ressursihaldusplaani ja reageerida eelarve ületamisele.

Kui ületate oma projekti eelarve, võib abiks olla ka aruandlustööriist. Oletame, et vabakutselisel disaineril, kelle palkasite uue projekti jaoks, kulus piltide redigeerimiseks oodatust palju kauem aega.

Pärast selle lisakulu kindlakstegemist võite otsustada palgata järgmise projekti jaoks ettevõttesisese disaineri, et vähendada kulusid ja suurendada tõhusust.

Kuidas saab kulude kontrollimine midagi muuta?

Kas teie meeskond ei suuda täita projekti ulatust ega eelarvet? Siin muutub oluliseks kulude kontroll. Isegi kui teil on eelarve piires, võib kulude kontrollimine aidata teil neid veelgi vähendada ja tulusid suurendada.

See protsess annab ülevaate ettevõtte üldistest kulutustest: see toob esile kõige kallimad valdkonnad ja täpsustab igas nimetatud valdkonna kulutusi.

Esimese sammuna saab projektile rakendada kulude kontrolli eesmärgiga vähendada sellises mahus kulusid ja seeläbi potentsiaalselt suurendada ettevõtte kasumit.

Mis on kulude kontrollimise tehnikad?

Algselt võib kulude kontroll toimuda ettevõtte kõrgematel tasanditel, kuid sageli toimub see projekti tasandil. Sellel tasemel saate hinnata tegelikke kulusid projekti kohta ja neid tõhusalt juhtida.

Siin on viis sammu, mida projekti kulude paremaks kontrollimiseks järgida.

1. Planeerige oma eelarve

Esiteks peate planeerima oma eelarve, et saada üksikasjalik kuluprognoos ja jaotada ressursse tõhusalt. Detailse projektiplaani koostamine vähendab kulude erinevusi, mis on erinevus teie esialgse eelarve ja tegelike kulude vahel.

Kaasake oma eelarveplaani:

• Projekti jaoks vajalik meeskonnaliikmete arv
• Projekti lõpuleviimiseks kuluva aja hinnang
• Projekti jaoks vajalikud materjalid

Projekti jaoks vajaliku aja ja materjalide arvutamisel jätke oma eelarves lõdvaks. Ootamatu ei ole haruldane ja teil võib tekkida vajadus projekti ajakava pikendada või lisaressursse taotleda.

2. Jälgi kõiki kulutusi

Projekti kulude kontrolli teine ​​samm on jälgida projekti kulude kulgu. Kui märkate reaalajas kulude erinevusi, on teil lihtsam parandusmeetmeid võtta.

Projekti lõppedes on juba hilja, raha kulub ära. Siinkohal tuleb vaid sellest õppida, et vältida sellise olukorra kordumist tulevikus.

Oma kulude tõhusaks jälgimiseks projekti ajal määrake projekti verstapostid. Igal verstapostil saate oma kulusid analüüsida ja tagada projekti ulatuse järgimise. Ja kui märkate kunagi teatud verstapostil kulude ületamist, võite leida lahenduse nende vähendamiseks hiljem projekti käigus.

3. Kasuta muutuste juhtimissüsteeme

Projekti planeerimise etapis on oluline seada selged eesmärgid. Nende eesmärkide saavutamise tagamiseks võib osutuda vajalikuks muudatuste kontrollimise protsess.

Muudatuste juhtimine on etappide kogum, mis reguleerib kõiki sidusrühmade poolt projekti jooksul tehtud muudatusi. See võimaldab teil vältida eesmärkide triivimist, valmistades teid ette muudatusteks kohe, kui need ilmnevad, ja kohandades seega projekti vastavalt.

4. Kontrolliprotsessi etapid

kruntimine

Muudatuste kontrolli protsess algab siis, kui sidusrühm taotleb projekti muutmist. Taotlus võib olla erinev: see võib olla tähtaegade pikendamine või projekti uued tulemused.

Hindamine

Projektijuht või osakonnajuhataja skannib päringu põhiteabe saamiseks, nagu vajalikud ressursid, päringu mõju ja päringu saajad. Pärast esmast hindamist liigub muudatustaotlus analüüsifaasi.

Analüüs

Analüüsifaasis kiidab asjaomane projektijuht taotluse heaks või lükkab selle tagasi. Mõnel juhul võidakse muudatuste heakskiitmise kontrollimiseks moodustada muudatuste kontrollikomisjon. Projektijuht kiidab taotluse heaks või lükkab tagasi ja teavitab meeskonda.

Olenevalt projekti mahust võib projektijuht muudatuse ka muudatuste logisse logida, et tagada teabe kättesaamine kõikidele projekti sidusrühmadele.

Rakendamine

Muudatuse rakendamine võib olenevalt projekti etapist erineda, kuid üldiselt hõlmab see ajakava ja tulemuste värskendamist ning projektimeeskonna teavitamist.

Peaksite hindama projekti ulatust ja veenduma, et ajakava muutmine ei avaldaks kavandatud eesmärkidele olulist mõju.

Aed

Pärast taotluse dokumenteerimist, levitamist ja rakendamist võite liikuda sulgemisfaasi. Soovitatav on koostada ametlik sulgemisplaan, et kõik meeskonnaliikmed saaksid sellele teabele edaspidi juurde pääseda ja sellele viidata.

Oma projektides tehtud muudatusi tõhusalt üle vaadates peaks kulude kontroll olema loomulik.

Projekti eelarve ja edu täpne prognoosimine eeldab kohusetundliku juhtimise säilitamist algusest lõpuni. Ettenägematud sündmused teel on vältimatud, kuid teatud süsteemide loomine aitab neid kõrvalekaldeid vältida.

4. Hallake oma aega

Aja juhtimine on kulude kontrolli lahutamatu osa: kui projekti kogukestus pikeneb, suureneb ka projekti kogumaksumus. Selleks, et mitte ületada eraldatud eelarvet, peate eelkõige järgima projekti ajakava.

Kasutage ajahaldusstrateegiaid, et suurendada tootlikkust ja aidata meeskonnaliikmetel eelarve piires tööd õigeaegselt lõpetada.

Siin on mõned ajajuhtimise näpunäited:

Timeboxing

Timeboxing on eesmärgile orienteeritud ajahaldusstrateegia, mis hõlmab ülesannete täitmist " ajaplokk '.

Näiteks, kui teil on vaja blogipostitus kirjutada, saate selle kirjeldamiseks luua kahetunnise ploki. Seejärel saate pärast pausi naasta järjekordsesse kolmetunnisesse plokki, et teha esimene mustand.

Aja blokeerimine

Aja blokeerimine sarnaneb ajakastiga, kuid selle asemel, et määrata iga üksiku ülesande jaoks teatud ajavahemik, blokeerite oma kalendri teatud perioodid seotud töö jaoks.

Pomodoro meetod

Nagu ajakast ja aja blokeerimine, aitab Pomodoro tehnika teil oma ülesanded lühikese ajaga lõpule viia ja teha tööseansside vahel pause.

Näiteks, töötage 25 minutit, seejärel tehke neli korda viieminutilise pausi. Seejärel tehke pärast neljandat töösessiooni pikem paus 20 või 30 minutits.

neelata kärnkonn

SMark Twaini kuulsa tsitaadi järgi: "Kui peate kärnkonna alla neelama, tehke seda parem hommikul." Aja juhtimise strateegia "Söö konn ära" on inspireeritud nendest sõnadest ja julgustab teid esmalt tegelema oluliste või keerukate ülesannetega, enne kui asute tegelema vähem oluliste või vähem pakiliste ülesannetega.

Pareto põhimõte

Ikka kutsus 80-20 reegel See põhimõte põhineb põhireeglil: pühendame 20% oma ajast 80% töö teostamisele. Konkreetselt, kui suudame need 80% ülesannetest piisavalt kiiresti töödelda, jätab meile tööpäeva jooksul rohkem aega ülejäänud 20% eest hoolitsemiseks, mis võtab meilt 80% ajast.

Asjade tegemine (GTD)

Leiutas David Allen 2000. aastate alguses meetod " Asjad teevad » või prantsuse keeles “Getting things done”, soovitab planeeritavatest ülesannetest eelnevalt kirjalikult nimekirja koostada. Kui olete nendest kaalutlustest vabanenud, saate selle asemel, et loota tööhaldustööriistadele, tegutseda, ilma et peaksite välja mõtlema, mida teha.

Võib tunduda vastuoluline keskenduda tootlikkusele kulude kontrolli osana, kuid projekti tulemuslikkus on rahavoo nurgakivi.

Kui teie meeskond ei ole produktiivne, ei pea te projekti tähtaegadest kinni ja tähtaegadest mittejärgimine tekitab lisakulusid. Loogiline, et kui teie projekt maksab rohkem, väheneb teie ettevõtte rahavoog. 

5. Jälgige teenitud väärtust

Teenitud väärtuse jälgimine võib aidata teil prognoosida projekti finantstulemust. See kulukontrolli meetod eeldab kuluarvestuse tundmist. See võib aidata teil tuvastada muutuvkulude tekkimist ja seega vältida erinevusi tulevastes projektides.

Teenitud väärtus on projekti raames tegelikult tehtud ülesannete hulk. Teenitud väärtuse jälgimiseks ja ajakava järgimise kontrollimiseks peate korrutama täidetud ülesannete protsendi projekti eelarvega.

Toimingud teenitud väärtuse jälgimiseks

Teenitud väärtuse jälgimiseks toimige järgmiselt.

Samm 1: määrata iga ülesande täitmise aste protsentides.

Samm 2: määrake planeeritud väärtus (Planeeritud väärtus ehk PV) või kavandatud tööde eelarvestatud maksumus. See on eelarve, mis on lubatud kavandatud tööde tegemiseks.

Samm 3: määrake teenitud väärtus (Earned Value ehk EV) või tehtud tööde eelarvestatud maksumust. See on tegelikult tehtud töö maht.

Samm 4: teha kindlaks tegelik maksumus (Tegelik kulu või vahelduvvool), mis näitab tehtud töö tegelikku maksumust. Need on juba tehtud töödega seotud kulud.

Samm 5: arvuta kulude erinevused (Kulude erinevus või CV), lahutades tegelikust kulust teenitud väärtuse (CV = EV – AC).

Samm 6: tulemused kokku panna.

Kolme esimese etapi jaoks peate koguma oma projekti kuluteavet, viimase kolme jaoks aga arvutused ja analüüsid. Kulude erinevused näitavad teie projekti kulu olekut.

Kui kontrollite kulusid, on teie CV mõõdik, mis määrab, kas teie projekt on eelarvega kooskõlas. A Negatiivne CV tähendab, et projekt on eelarvest üle.

Kas peaksite kontrollima kulusid või juhtima kulusid?

Tavaliselt aetakse kulude kontrolli segi kulude juhtimisega. Need on kaks erinevat mõistet, mis tuleb õigesti määratleda ja mõista. Kulude kontroll on alamprotsess suuremas kulude juhtimise süsteemis.

Kui kulude juhtimine seisneb kulude tuvastamises ja nende vähendamises, et suurendada kasumit, siis kulude juhtimine on projekti kulude prognoosimise, eelarvestamise ja kontrollimise üldine protsess.

Teie ettevõttes on tõenäoliselt palju kulude juhtimisega seotud töötajaid. Sõltuvalt teie meeskonna suurusest võivad ressursside planeerimise ja eelarvestamise kallal töötada erinevad inimesed.

Kulude tõhusaks kontrollimiseks peavad meeskonnad jälgima kulutusi ettevõtte erinevatel tasanditel, et pöörata piisavalt tähelepanu igale ettevõtte eelarve osale ja seda põhjalikult analüüsida.

Kasutage oma projekti kulude jälgimiseks ja vähendamiseks kulude kontrolli

Kuluandmete jälgimine projektikulude vähendamiseks on tüütu protsess, kuid kulude haldamisel on kasumlikkusele otsene mõju.

Kulude tõhusaks haldamiseks looge kohandatav armatuurlaud, et kogu teave oleks teie käeulatuses. See automatiseerimine võimaldab teil žongleerida projektijuhtimise ja kulude kontrolli vahel – kõik ühes kohas.

Jäta meile kommentaar. Aga enne lahkumist on siin robot, mis võimaldab väga lihtsalt teenida EUR/USD kauplemisega.