Virtuaalse assistendi roll ettevõttes

Kui olete nagu enamik blogijaid, kas olete alati mõelnud, et peate selle üksi hakkama saama? Kas see on teie juhtum? Ja jah, enamik ettevõtjaid alustab iseseisvalt või palkab virtuaalse assistendi.

Selles artiklis näitan teile, miks on virtuaalne assistent teie ettevõtte jaoks oluline. Kuid esiteks on siin koolituskursus, mis aitab võimaldab ettevõtluses läbi lüüa.

Mis on virtuaalne assistent?

Virtuaalne assistent (VA) on keegi, kes pakub tugiteenuseid teistele ettevõtetele kauges asukohas.

Mõiste sündis 1990ndatel tänu tehnoloogilistele täiustustele virtuaalse töötamise võimalusest. Virtuaalne assistent on keegi, kes on palgatud teie ettevõtte tüütuid igapäevaseid ülesandeid täitma.

See võib asuda mõnes teises linnas, osariigis või riigis. Need võivad olla ka inimesed, kes tulevad kord nädalas teie kontorisse või kohtuvad tööruumis. See sõltub tõesti teist.

Kõige tähtsam on see, et nad hoolitseksid selle eest, et kliendid saaksid probleemideta lõpule viia oma kliendile vajalikud ülesanded, kas sellepärast, et nad vihkavad seda teha või kuna see võtab liiga palju aega.

Virtuaalassistente otsivad eriti ettevõtjad ja veebiettevõtted. Need ettevõtted vajavad abi, kuid ei soovi töötajaid füüsiliselt palgata. Teid teenindada, Finance de Demain töötab keskmiselt kahe virtuaalse assistendiga.

Mida teeb virtuaalne assistent

Teoreetiliselt saab virtuaalne assistent teha kõike, mida teeb iga teine ​​tugipersonal. Virtuaalsed tugiülesanded ei piirdu aga ainult kontoritööga. Paljud virtuaalsed assistendid pakuvad turundusteenused, veebidisain ja muud.

Mõned virtuaalsed assistendid on spetsialiseerunud teatud oskuste kogumile. Näiteks, turunduse virtuaalne assistent teeb ainult turundustööd. Teised virtuaalsed assistendid täidavad mitmesuguseid ülesandeid, kuid konkreetses valdkonnas. Näiteks, virtuaalne assistent kinnisvarafirmadele.

Enamikul virtuaalassistentidel on oma kodus asuv virtuaalse assistendi ettevõte. See võimaldab neil teenida rohkem ja paremini kontrollida oma ülesannete üle. Paljud väikeettevõtted palkavad aga töö või lepingu raames virtuaalseid assistente.

Lõpuks kasutavad paljud VA-d vabakutselisi saite või koostöösaite, et leida kiireid ja piiratud ajaga projekte.

Kuidas saab virtuaalne assistent teie ettevõttele kasu saada?

Kuna selliste ülesannete delegeerimine, mis kulutavad teie aega ja energiat, mille tegemine teile ei meeldi ja mis hoiavad teid ühest tüütust ülesandest teise liikumise tsüklis, võimaldab VA teil oma asjade üle kontrolli taastada.

Meeskonna kasvatamine tähendab, et saate teha olulist tööd, keskenduda strateegiale ja suurele pildile. Võite hakata unistama ja planeerima suuremas plaanis.

Kuidas teate, kas olete valmis virtuaalse assistendi palkama?

Millal olete valmis tööle võtma, on igaühe jaoks erinev, mis teeb otsuse nii keeruliseks. Soovitame palgata VA enne, kui arvate, et olete valmis minema.

Selle põhjuseks on asjaolu, et enamik inimesi (kaasa arvatud mina!) ootavad, kuni oleme juba "hulluse" punktis, et hakata delegeerima ja ettevõttega abi paluma. Seega, kui olete valmis oma ettevõtet kasvatama ja arvate, et olete valmis, soovitan tungivalt alustada oma virtuaalse assistendi otsimist.

Teil on mõlemal palju lihtsam, kui toote kellegi meeskonda siis, kui asjad on veidi rahulikumad, nii et kõige kiirematel aegadel sujuvad asjad sujuvalt.

Siin on mõned küsimused, millele vastata enne lõpliku värbamisotsuse tegemist:

• Kas olete valmis oma ettevõtet senisest kiiremini kasvatama?
• Kas saate endale lubada maksta kellelegi iga kuu?
• Kas teil on delegeerimise alustamiseks määratletud ülesanded?

Kui vastasite kõigile neile küsimustele jaatavalt, olete valmis VA värbamisprotsessi alustama.

Kuidas palgata VA-d?

Kuigi virtuaalne abi on suurepärane koduettevõtte idee, on virtuaalse abi saamine koduettevõtete omanike jaoks ülioluline, et maksimeerida oma tulusid ja hõlbustada majanduskasvu. Koduettevõtte omanikuna saabub aeg, mil on võimatu kõike teha, vähemalt piisavalt hästi, et olla tõhus ja tõhus.

Virtuaalse assistendi palkamine vabastab teie aega, et saaksite keskenduda oma tööle, ülesannetele, mis toovad teie jaoks parimaid äritulemusi. Pealegi paljud virtuaalsed assistendid on sinust paremad mõnes ülesandes.

Pikemas perspektiivis on alati kiirem ja odavam palgata töid, milleks te ei ole kvalifitseeritud.

Esimene samm töölevõtmisel virtuaalse assistendi jaoks on koostada nimekiri ülesannetest, mida soovite allhanke korras tellida. Koostage põhjalik nimekiri, seades prioriteediks tegevused, mida soovite kõigepealt delegeerida. Näiteks, e-posti haldamine on aeganõudev ja tüütu, pange see oma nimekirja tippu.

Või võtavad tehnoloogiaprobleemid liiga palju teie aega, võite oma veebisaidi haldamise tellida. Või hoidke oma ettevõtte raamatupidamist ajakohasena.

Järgmine samm mõtleb välja, keda palgata. Virtuaalse assistendi palkamiseks on palju võimalusi. Saate kasutada VA-teenust, mis neid palkab ja koolitab ning seejärel määravad nad teile vajalike teenuste alusel inimese.

Viimane võimalus on palgata keegi oma võrgustikust, kellel on viiteid. Kuigi saate postitada virtuaalse assistendi otsimise kuulutuse, säästate aega ja peavalu, kui leiate sellise, millel on juba usaldusväärsed mandaadid.

Teenuste loend, mida virtuaalsed assistendid saavad pakkuda

loominguline kirjutamine

• Kirjutage ajaveebi postitusi
• Kirjutage e-raamatuid, raamatuid, uudiskirju, meililehtreid jne.
• Heli või video transkriptsioonide kirjutamine või redigeerimine.
• Kirjutage Facebooki, Twitteri või Instagrami sotsiaalmeedia postitusi.
• Blogipostituste, raamatute, veebisaitide, uudiskirjade, retseptide jms toimetamine ja ülevaatamine.
• Valmistage e-kirjad ette oma meiliturunduse jaoks
• Veebipoodide tootekirjelduste koostamine (pood / tootejuht)
• Iseloomustuste koostamine/toimetamine.
• Jne ...

Administraator / juhtkond

• Klienditeenindus meili, vestluse või telefoni teel.
• Jälgige ja vastake meilidele.
• Korraldage postkastid
• Blogi kommentaaride haldamine.
• Reaalajas veebiseminari tugi
• Kalendri haldamine
• Looge PowerPointi esitlusi
• Varude ja tarvikute haldamine
• Korraldage intervjuud
• Vasta telefonikõnedele
• Sisu taaskasutamine (näide: video muutmine kirjalikuks ajaveebipostituseks või ajaveebipostituse teisendamine sotsiaalmeedia postituseks)
• Kirjutage videokonverentsi koosolekute protokollid
• Hallake ajaveebi toimetuskalendreid
• Kliendi kaasamisülesanded, nagu meilidele vastamine ning arvete ja lepingute esitamine
• Potentsiaalsete klientide / praeguste klientide järelkontroll
• Külaliste esitlus
• Tehke reisikorraldused
• Vormide koostamine
• Jätkake loomist
• Uute meeskonnaliikmete palkamine ja koolitamine
• tõlkimine
• Ajurünnak blogipostituste, toodete jms osas.

NB! Haldusülesanded on ühed nõutumad teenused. Ettevõtete omanike abistamine nende igapäevaste ülesannetega vabastab nende aega raha teenimiseks. Väga hinnaline!

Graafiline disain

• Graafika loomine ajaveebi postitustele
• Fototöötlus
• Slaidide loomine veebiseminaride või töötubade jaoks.
• Visiitkaartide, flaierite, logode, menüüde, siltide jms kujundamine.
• Pildiotsing blogipostituste, raamatute, sotsiaalmeedia jms jaoks.
• Brändi stiilijuhiste loomine.
• E-raamatute või PDF-failide kujundamine uudiskirjade tellimiseks

NB! Canval on palju malle ja seda on lihtne kasutada, kui soovite graafikat luua.

Sotsiaalmeedia

• Sotsiaalmeedia uuenduste ajastamine.
• Pinteresti konto loomine ja haldamine
• Looge ja hallake reklaamitud tihvte
• Hallake Facebooki gruppe
• LinkedIn gruppide loomine ja haldamine
• Looge sotsiaalmeedia küsitlusi
• Reguleerige avaldamise ajakavasid.
• Postituste loomine ja haldamine Instagramis.
• Vastake sotsiaalmeedia sõnumitele.

Konto raamatupidamine

• Maksete ja arvete haldamine.
• Tellimuste ja tagastamiste töötlemine.
• Kogude haldamine
• Palgaarvestus
• Arveldamine ja arved.

Kuidas seda virtuaalse assistendi teenuste loendit kasutada?

Nagu näete, saate virtuaalse assistendina pakkuda palju teenuseid.

Sõltuvalt teid huvitava teenuse tüübist saate kombineerida seotud teenuste paketi ja müüa teenuste kogumina: arve projekti kohta või jooksva igakuise teenusena.

Kui leiate midagi, mis teid huvitab, uurige rohkem. Kui olete pärast uurimistööd endiselt huvitatud, uurige, kuidas saate omandada vajalikud oskused, kui teil neid veel pole.

Saate õppida YouTube'i videotest, Amazoni raamatutest või veebist leitud kursustest.

Ja pidage meeles, et see, et alustate teenusega nagu VA, ei tähenda, et jääksite seda teenust pakkuma kogu oma ülejäänud eluks. Võite vabalt uuendada või lisada lisateenuseid.

Virtuaalse assistendi oskused

Paljud virtuaalse assistendi oskused on samad, mis haldusassistendiks või sekretäriks. Näiteks, sul peavad olema suurepärased organiseerimisoskused. Samuti peab olema meeldiv telefonikäitumine ja oskused uute tehnoloogiate kasutamisel.

VA-na vajate ka spetsiifilisi oskusi füüsilisest isikust ettevõtjana tegutsemiseks. Näiteks, peaksite suutma mitut toimingut teha, eriti kui žongleerite mitme kliendiga.

Peate suutma keskenduda tööle, koduses keskkonnas. Õiget varustust vajate ka oma kodukontoris.

Mõned virtuaalse assistendi töökohad nõuavad lisaoskusi, sealhulgas veebidisain, sündmuste planeerimine, raamatupidamine ja palju muud.

Saate otsida virtuaalse abi töökohti, mis nõuavad teie konkreetseid oskusi. Lisaks spetsiifilistele oskustele otsivad tööandjad sageli kandidaate, kellel on koolitus ja/või bürookogemus teatud haldussuutlikkuses.

Virtuaalse assistendi põhiomadused

Usaldusväärsus

See on üks olulisemaid, sest kahjuks tundub see olevat kõige levinum. Paljud kliendid on mulle öelnud, et nad on pettunud VA-des, kes ei teavitanud oma edusammudest või lihtsalt ei esitanud.

See on täiesti vabandamatu ja mitte ainult ei tee virtuaalse abi tööstusele halba nime, vaid järgmine virtuaalne assistent, kellele helistatakse, peab kandma kliendi kahtlusi ja kahtlusi seda tüüpi teenuste kasutamise tõhususe suhtes.

Professionaalsus on selles valdkonnas ülimalt tähtis, nii et kui klient teile helistab, peaksite talle tagasi helistama. Kui saate meili, peate vastama! See ei pea olema kohe, aga vähemalt järgmisel päeval.

Head suhtlemisoskused

Esimesest punktist alates peate klienti oma töö edenemisest teavitama, nii et tehke kindlaks, kuidas ja millal neid värskendada, kui temast saab klient ja enne iga uue ülesande alustamist.

Kui klient peab teid pidevalt värskendusi taga ajama, siis ei tee te oma tööd õigesti.

Aja planeerimine

Uuringud näitavad ilmselt, et peaksite keskenduma ainult ühele asjale ja see on mitmetegumiste jaoks ebaefektiivne. Loomulikult peate keskenduma käsilolevale ülesandele, kuid töötate ka mitme kliendiga; kes arvavad, et nad on teie üks ja kõige olulisem klient.

Tõenäoliselt on teil päeva jooksul palju tegemist, nii et planeerige ette. Planeerige ülesanded siis, kui olete kõige tõhusam. Kasutage Google'i kalendrit ja märkige isiklikud esemed ühte värvi ja tööesemed teist värvi.

Kui teate, et kirjutate kõige paremini hommikul, proovige koosolekud ajastada hiliseks pärastlõunaks. Samuti saate kõik oma tööülesanded kalendrisse mahutada (sh aja planeerimine), et reaalselt teada, kas teil on aega kõigeks teha.

Ressurss

Saate sageli e-kirju, milles esitatakse tehnilisi küsimusi, mida nad saaksid Google'i abil hõlpsasti leida, või kui palju teie teenused maksavad, kui nad pole isegi vaevunud teie veebisaiti ja/või suhtlusvõrgustikke külastama.

Teil palutakse teha palju asju, mida te pole kunagi varem teinud, ja peate lihtsalt välja mõtlema, kuidas seda teha. VA-delt oodatakse lahenduste pakkumist ja klientide probleemide lahendamist.

Kui teil pole oskust probleemi lahendada ja midagi teha, siis ei saa teist head VA.

Virtuaalne assistent ei ole Yoda, seega on ebareaalne eeldada, et ta suudab seda kõike teha. Kuid teabe iseseisvaks leidmiseks peate teadma, kuidas uurida. Kuni olete oma oskuste osas kliendiga aus, on kõik korras.

Kliendid ei eelda ka, et te kõike teate. Öelge neile, et te pole seda konkreetset tööd kunagi varem teinud; kuid teil on hea meel teada saada, kuidas seda teha, ja tulla selle juurde tagasi.

Peaksite jätkama koolitust, kus saate vaadata YouTube'i videoid, vahetada oskusi teiste VA-dega, esitada VA foorumites küsimusi ja üldiselt osaleda.

Püüdke olla kursis sellega, mis liigub ja muutub nii oma valdkonnas kui ka tehnikamaailmas. Otsustage, milliste asjade kohta soovite rohkem teada saada, ja seejärel uurige.

Ootuste juhtimine ja usalduse loomine

Te ei pea mitte ainult teadma, mida teete, vaid peate ka veenduma, et klient teab, mida ta teeb. Sageli pole klient kunagi virtuaalse assistendiga koostööd teinud, nii et kui ta ei tea, mida ta teha saab ja kuidas see kõik toimib, kahtleb ta tõsiselt teie võimes teda aidata.

Tõenäoliselt otsib uus klient teid, et teda protsessis juhendada, seega peate teadma ja selgitama, kuidas te töötate. See tuleb enamasti kogemusega, kuid harjuta oma uut küsimuste loendit või rollimängu; ja isegi vabatahtlikku tööd mõne tuttava töövõtja juures, et saaksite iseloomustuse ja proovige, kui see teile muret valmistab.

Töötage üksi

Näib, et vabakutselised tunnevad end üksikuna, mis mind üllatab, kuna olen üksi töötades täiesti õnnelik ega arvanud, et mõned inimesed tunnevad puudust teistest.

Muidugi, mõnikord kasutan tööruume ja mõnikord töötan kohvikutes, kuid terve nädal üksi olemist tasub meeles pidada.

Kui teil on virtuaalse abiga kogemusi, ärge unustage mulle kommentaari jätta. Siiski ei saa ma teid jätta esitamata seda isiklikku rahandust käsitlevat esmaklassilist koolitust.