Projektiplaani etapid, mis tagavad projekti edu

Projektiplaan on projektijuhi hoolika planeerimise kulminatsioon. See on peamine dokument, mis juhib projekti edenemist. See on projektijuhi juhend.

Kuigi projektiplaanid on ettevõteteti erinevad, on projekti elluviimise faasis segaduse ja sundimprovisatsiooni vältimiseks projektiplaanis kindlasti kümme sammu, mis peavad kindlasti olema.

Selle artikli Toon teieni oma nõuanded, mis aitavad teil oma projektiplaani hästi kirjutada. Kui soovite oma projekti edukalt ellu viia, peab teie projektiplaan kindlasti sisaldama järgmisi elemente:

1. Projekti eesmärgid

Projekti eesmärgid on määratletud projekti põhikirjas. Kuid need tuleks lisada ka projektiplaani, et selgitada projekti eesmärke. Ükskõik kui projektijuht otsustab eesmärgid projektiplaani lisada, on oluline säilitada nende vahel selge seos projekti harta – projekti esimene põhidokument – ​​ja projekti teine ​​põhidokument, selle projektiplaan.

2. Projekti ulatus

Sarnaselt projekti eesmärkidele on ulatus määratletud hartas ja projektijuht peab seda projektiplaanis täiendavalt täpsustama. Määrates ulatuse, saab projektijuht hakata näitama, kuidas see välja näeb projekti eesmärk.

Kui ulatust pole määratletud, võib see ulatuda kogu projekti vältel. See toob kaasa kulude ületamise ja tähtaegadest kinnipidamise.

Artikkel, mida lugeda: Kuidas juhtida edukat ettevõtet?

Näiteks kui juhite turundusmeeskonda ettevõtte tootesarja jaoks brošüüri loomisel, peaksite loetlema lehtede arvu ja esitama näiteid selle kohta, kuidas valmis toode välja näeb.

Mõne meeskonnaliikme jaoks võib brošüür tähendada kahte lehekülge, samas kui teised võivad pidada piisavaks kümmet lehekülge. Ulatuse määratlemine võib kogu meeskonna algusest peale ühele lehele saada.

3. Vahe-eesmärgid ja peamised tulemused

Projekti peamisi saavutusi nimetatakse verstapostideks ja peamisi töötooteid peamisteks tulemusteks. Nad mõlemad esindavad projekti kallal töötamise peamisi komponente. Projektiplaan peaks need elemendid kindlaks määrama, määratlema ja määrama nende täitmise ajakava.

Kui organisatsioon tegeleb uue tarkvara arendamise projektiga, võib peamisteks tulemusteks olla ärinõuete lõplik loetelu ja nende rakendamine.

Seejärel võiks projektil olla verstapostid disaini lõpetamiseks, süsteemi testimiseks, kasutajate aktsepteerimise testimiseks ja tarkvara juurutamise kuupäevaks. Neid verstaposte seostatakse töötoodetega, kuid need on seotud pigem protsesside kui toodete endaga.

Artikkel, mida lugeda: Digiturunduse koht ettevõtluses

Vertapostid ja peamised tarneajad ei pea olema täpsed kuupäevad, kuid mida täpsem, seda parem. Täpsed kuupäevad aitavad projektijuhtidel tööstruktuure täpsemalt jaotada.

Selles plaani etapis loote verstapostid, et saaksite võtta suuri või kõrgetasemelisi tulemusi ja jagada need väiksemateks tulemusteks, mida saab kirjeldada järgmises etapis.

4. Tööjaotuse struktuur

Tööde jaotusstruktuur jagab projekti verstapostid ja peamised tulemused väiksemateks tükkideks, nii et iga tahu eest saab määrata ühele inimesele vastutuse.

Selle struktuuri väljatöötamisel võtab projektijuht arvesse paljusid tegureid, nagu projektimeeskonna liikmete tugevad ja nõrgad küljed, ülesannete vastastikused sõltuvused, olemasolevad ressursid ja projekti üldine tähtaeg.

Projektijuhid vastutavad lõppkokkuvõttes projekti õnnestumise eest, kuid nad ei saa seda tööd üksi teha. Jaotusstruktuur on tööriist, mida projektijuht kasutab projekti eest vastutuse tagamiseks.

Artikkel, mida lugeda: Siin on 14 näpunäidet kiireks rikkaks saamiseks

See tööriist ütleb ka projekti sidusrühmadele, kes mille eest vastutab. Kui projektijuht on ülesande pärast mures, teab ta täpselt, kellega selle murega kohtuda.

5. Investeeringute eelarve

Projekti eelarve näitab, kui palju raha on projekti lõpuleviimiseks eraldatud. Projektijuht vastutab nende ressursside asjakohase eraldamise eest.

Projekti puhul, millel on tarnijad, tagab projektijuht, et tarned täidetakse vastavalt lepingutingimustele, pöörates erilist tähelepanu kvaliteedile. Mõned projekti eelarved on seotud personaliplaaniga.

Oluline on määrata kindlaks iga etapi maksumus, võttes arvesse ülesannete täitmiseks kuluvat aega ja tööjõu maksumust. Projekti maksumus on seotud projekti kestusega, mis taandub projekti mahule. Ulatus, vahe-eesmärgid, ülesanded ja eelarve peaksid olema kooskõlas ja realistlikud.

6. Personaliplaan

Personaliplaanis on näha, kuidas projekti personali komplekteeritakse. See määrab, kes projektimeeskonda kuuluvad ja kui kaua iga inimene peab pühenduma.

Selle plaani väljatöötamisel peab projektijuht meeskonnaliikmete ja nende juhendajatega läbirääkimisi, kui palju aega iga meeskonnaliige saab projektile pühendada. Kui projektiga konsulteerimiseks on vaja täiendavaid töötajaid, kuid nad on osa projektimeeskonnast, dokumenteeritakse see ka personaliplaanis. Jällegi konsulteeritakse asjakohaste järelevalveasutustega.

7. Riskijuhtimisplaan

Projekti käigus võivad paljud asjad valesti minna. Kuigi iga võimalikku katastroofi või väiksemat intsidenti on raske ette näha, võib ette näha palju lõkse. Riskijuhtimisplaanis tuvastab projektijuht kõik projekti riskid. See määrab ka nende stsenaariumide esinemise tõenäosuse ja strateegiad nende leevendamiseks.

Selle plaani koostamisel võib projektijuht küsida panust projekti sponsorilt või tema projektimeeskonnalt.

Leevendusstrateegiad võetakse kasutusele riskide jaoks, mis tõenäoliselt ilmnevad või millega kaasnevad suured kulud. Ebatõenäolised riskid ja madalate kuludega riskid on plaanis märgitud, isegi kui neil puuduvad leevendusstrateegiad.

8. Kommunikatsiooniplaan

Kommunikatsiooniplaan kirjeldab, kuidas projektist erinevatele sihtrühmadele edastatakse. Sarnaselt tööjaotuse struktuuriga määrab kommunikatsiooniplaan vastutuse iga komponendi täitmise eest projektimeeskonna liikmele.

Selles etapis on oluline kirjeldada, kuidas meeskonnas probleemidest teavitatakse ja neid lahendatakse. Samuti tuleks täpsustada meeskonna ja huvirühmadega suhtlemise sagedust. Igal sõnumil on sihtrühm. See aitab projektijuhtidel tagada, et õige teave jõuab õigete inimesteni õigel ajal.

Artikkel, mida lugeda: 1 finantsnõuannet noorpaaridele

9. Sidusrühmade juhtimiskava

Sidusrühmade halduskavas määratakse kindlaks, kuidas sidusrühmi projektis kasutatakse. Mõnikord peavad sidusrühmad lihtsalt teavet saama. Seda saab kommunikatsiooniplaanis arvestada.

10. Muudatuste juhtimise plaan

Muudatuste juhtimise plaan loob raamistiku projektis muudatuste tegemiseks. Kuigi projektijuhid kipuvad vältima projekti muutmist, on need mõnikord vältimatud.

Muudatuste juhtimisplaan sisaldab protokolle ja protsesse muudatuste tegemiseks. Vastutuse ja läbipaistvuse tagamiseks on oluline, et projekti sponsorid, projektijuhid ja projektimeeskonna liikmed järgiksid muudatuste juhtimisplaani.

Kokkuvõttes….

Projektiplaan on oluline dokument projekti õnnestumiseks. See toimib kompassina projekti läbiviimisel algusest lõpuni. Seetõttu nõuab see kõigi sidusrühmade aktiivset osalust, et erinevates punktides kokku leppida. Samuti on oluline võtta selle määratlemiseks kogu vajalik aeg.

Valesti määratletud plaani suurim oht ​​seisneb selles, et teil tekivad vaidlused, mis tuleb lahendada lahkarvamuste osas, mida ei ole määratletud.

Kutsun teid üles jagama oma arvamusi ja kogemusi kommentaarides.