Hallitse projektin kustannuksia parantaaksesi kannattavuutta

Kustannusten hallinta on tärkeä rooli kaikissa rahoitusstrategioissa. Kuinka pysyt budjetissa, kun seuraat projektisi taloutta? Aivan kuten henkilökohtaisen budjetin laatimisessa, käytettävissäsi on useita vaihtoehtoja: luokittele kulut, määritä kalleimmat kohteet ja etsi ratkaisuja kulujen rajoittamiseen kullakin alueella. Kun olet suorittanut kaikki nämä toimet, voit hallita budjettia, analysoidaksesi kannattavuuttasi ja kasvattaa voittoja.

Kustannusten hallinnan perusperiaatteet ovat samat kaikissa budjeteissa, niin yritys- kuin henkilökohtaisissakin. Tässä artikkelissa, Finance de Demain Consulting Selvittää kustannustenhallinnan käsitteen ja kuinka se sopii suurempaan kustannustenhallintajärjestelmään.

Mitä on kustannusten hallinta?

Kustannushallinta on kustannusten tunnistamisen ja vähentämisen periaate, jolla pyritään kasvattamaan yrityksen voittoa. Se voidaan toteuttaa projektitasolla tai koko yritystasolla.

Tässä tapauksessa keskitymme kustannustenhallintaprosessin soveltamiseen projektin tai projektiryhmän puitteissa.

Projektipäällikkönä kustannusten hallinta auttaa sinua seuraamaan resurssienhallintasuunnitelmaasi ja reagoimaan budjettiylityksiin.

Jos ylität projektisi budjetin, raportointityökalu voi myös olla hyödyllinen. Oletetaan, että uuteen projektiin palkkaamasi freelance-suunnittelija kesti kuvien muokkaamisessa odotettua kauemmin.

Kun olet tunnistanut nämä lisäkustannukset, voit päättää palkata talon sisäisen suunnittelijan seuraavaan projektiisi kustannusten vähentämiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi.

Miten kustannusten hallinta voi vaikuttaa?

Eikö tiimisi täytä projektin laajuutta tai budjettia? Tässä kustannusten hallinnasta tulee tärkeää. Vaikka olet budjetissa, kustannusten hallitseminen voi auttaa sinua vähentämään niitä entisestään ja kasvattamaan tuloja matkan varrella.

Tämä prosessi antaa käsityksen yrityksen kokonaiskulutuksesta: se korostaa kalleimmat alueet ja yksilöi edelleen kulutuksen kullakin alueella.

Ensimmäisenä askeleena hankkeeseen voidaan soveltaa kustannusten hallintaa, jonka tavoitteena on vähentää kustannuksia tässä mittakaavassa ja siten mahdollisesti kasvattaa yrityksen voittoa.

Mitä ovat kustannustenhallintatekniikat?

Aluksi kustannusten hallinta voi tapahtua korkeammilla liiketoiminnan tasoilla, mutta se tapahtuu usein projektitasolla. Tällä tasolla voit arvioida todelliset kustannukset projektikohtaisesti ja hallita niitä tehokkaasti.

Tässä on viisi vaihetta, jotka sinun on noudatettava projektin kustannusten hallitsemiseksi paremmin:

1. Suunnittele budjettisi

Ensinnäkin sinun on suunniteltava budjettisi saadaksesi yksityiskohtaisen kustannusarvion ja kohdistaaksesi resurssit tehokkaasti. Yksityiskohtaisen projektisuunnitelman laatiminen vähentää kustannusvaihteluja, jotka ovat alkuperäisen budjetin ja todellisten kulujen välinen ero.

Sisällytä budjettisuunnitelmaasi:

• Projektiin tarvittava tiimin jäsenmäärä
• Arvio projektin toteuttamiseen tarvittavasta ajasta
• Projektiin tarvittavat materiaalit

Kun lasket projektiin tarvittavaa aikaa ja materiaaleja, pidä budjettisi löysällä. Odottamaton ei ole harvinaista, ja saatat joutua pidentämään projektin aikajanaa tai pyytämään lisäresursseja.

2. Tarkkaile kaikkia kuluja

Toinen vaihe projektin kustannusten hallinnassa on seurata projektin kulujen etenemistä. Voit tehdä korjaavia toimia helpommin, jos huomaat reaaliaikaisia ​​​​kustannusvaihteluita.

Projektin lopussa on liian myöhäistä, rahat käytetään. Tässä vaiheessa sinun tarvitsee vain oppia siitä, jotta tämä tilanne ei toistu tulevaisuudessa.

Voit seurata kulujasi tehokkaasti projektin aikana asettamalla hankkeen virstanpylväitä. Jokaisessa virstanpylväässä voit analysoida kulujasi ja varmistaa, että projektin laajuutta noudatetaan. Ja jos huomaat joskus ylityksiä tietyllä virstanpylväällä, voit löytää ratkaisun niiden vähentämiseen myöhemmin projektin aikana.

3. Käytä muutoksenhallintajärjestelmiä

Hankkeen suunnitteluvaiheessa on tärkeää asettaa selkeät tavoitteet. Näiden tavoitteiden saavuttamisen varmistamiseksi muutoksenhallintaprosessi voi olla tarpeen.

Muutoksenhallinta on joukko vaiheita, jotka ohjaavat kaikkia sidosryhmien projektin aikana tekemiä muutoksia. Sen avulla voit estää tavoitteiden ajautumisen valmistautumalla muutoksiin heti niiden ilmestyessä ja mukauttamalla projektia vastaavasti.

4. Valvontaprosessin vaiheet

pohjustus

Muutoksenhallintaprosessi alkaa, kun sidosryhmä pyytää muutosta projektiin. Pyyntö voi vaihdella: se voi olla määräaikojen pidentämistä tai uusia projektisuoritteita.

Arviointi

Projektipäällikkö tai osastopäällikkö skannaa pyynnön perustiedot, kuten tarvittavat resurssit, pyynnön vaikutuksen ja pyynnön vastaanottajat. Alkuarvioinnin jälkeen muutospyyntö siirtyy analyysivaiheeseen.

Analyysi

Analyysivaiheessa asianomainen projektipäällikkö hyväksyy tai hylkää pyynnön. Joissakin tapauksissa voidaan perustaa muutosvalvontakomitea valvomaan muutosten hyväksymistä. Projektipäällikkö hyväksyy tai hylkää pyynnön ja ilmoittaa siitä tiimille.

Projektin koosta riippuen projektipäällikkö voi kirjata muutoksen myös muutoslokiin varmistaakseen, että kaikki hankkeen sidosryhmät saavat tiedon.

Toteutus

Muutoksen toteuttaminen voi vaihdella projektin vaiheesta riippuen, mutta yleensä siihen kuuluu aikataulun ja suoritteiden päivittäminen sekä tiedottaminen projektitiimille.

Sinun tulee arvioida projektin laajuus ja varmistaa, että aikajanan muuttamisella ei ole suurta vaikutusta suunniteltuihin tavoitteisiin.

Aita

Pyynnön dokumentoinnin, levittämisen ja toteuttamisen jälkeen voit siirtyä sulkemisvaiheeseen. On suositeltavaa, että sinulla on virallinen lopetussuunnitelma, jotta kaikki tiimin jäsenet voivat käyttää näitä tietoja ja viitata niihin tulevaisuudessa.

Tarkastelemalla tehokkaasti projektiisi tehtyjä muutoksia, kustannusten hallinnan pitäisi olla luonnollista.

Budjetin ja projektin onnistumisen tarkka ennustaminen edellyttää tunnollisen johtamisen ylläpitämistä alusta loppuun. Odottamattomat tapahtumat matkan varrella ovat väistämättömiä, mutta tiettyjen järjestelmien luominen auttaa suojaamaan näitä poikkeamia vastaan.

4. Hallitse aikaasi

Ajanhallinta on olennainen osa kustannusten hallintaa: kun projektin kokonaiskesto kasvaa, myös projektin kokonaiskustannukset kasvavat. Jotta et ylittäisi varattua budjettia, sinun on ennen kaikkea noudatettava projektin aikataulua.

Ota käyttöön ajanhallintastrategioita lisätäksesi tuottavuutta ja auttaaksesi tiimin jäseniä suorittamaan työt ajallaan budjetin rajoissa.

Tässä muutamia ajanhallintavinkkejä:

Timeboxing

Timeboxing on tavoitteellinen ajanhallintastrategia, joka sisältää tehtävien suorittamisen " aikalohko '.

Esimerkiksi, jos sinun on kirjoitettava blogiteksti, voit luoda kahden tunnin lohkon sen hahmottamiseksi. Sitten tauon jälkeen voit palata toiseen kolmen tunnin lohkoon tehdäksesi ensimmäisen luonnoksen.

Ajan esto

Ajan esto on samanlainen kuin aikalaatikko, mutta sen sijaan, että asettaisit tietyn ajan kullekin yksittäiselle tehtävälle, suljet tiettyjä ajanjaksoja kalenteristasi siihen liittyvää työtä varten.

Pomodoro-menetelmä

Timeboxingin ja ajaneston tapaan Pomodoro-tekniikka auttaa sinua suorittamaan tehtäväsi lyhyessä ajassa ja pitämään taukoja työistuntojen välillä.

Esimerkiksi, työskentele 25 minuuttia ja pidä sitten viiden minuutin tauko neljä kertaa. Pidä sitten pidempi tauko neljännen työkerran jälkeen 20 tai 30 minuuttias.

niele rupikonna

SMark Twainin kuuluisan lainauksen mukaan: "Jos sinun on nieltävä rupikonna, sinun on parasta tehdä se ensin aamulla." Ajanhallintastrategia "syö sammakko" on saanut inspiraationsa näistä sanoista, ja se rohkaisee sinua hoitamaan tärkeät tai monimutkaiset tehtävät ennen kuin työskentelet vähemmän tärkeiden tai vähemmän kiireellisten tehtävien parissa.

Pareton periaate

Edelleen kutsutaan 80-20 sääntö Tämä periaate perustuu perussääntöön: omistamme 20 % ajastamme 80 %:n työstä tekemiseen. Konkreettisesti, kun pystymme käsittelemään nämä 80 % tehtävistä riittävän nopeasti, meillä jää siis enemmän aikaa työpäivän aikana hoitaa loput 20 %, mikä vie 80 % ajasta.

Asioiden tekeminen (GTD)

Keksijä David Allen 2000-luvun alussa menetelmä " Saada asiat tehtyä » tai ranskaksi "Getting things done", suosittelee kirjallisen listan tekemistä suunnitelluista tehtävistä etukäteen. Kun olet vapautettu näistä näkökohdista, voit ryhtyä toimiin sen sijaan, että luottaisit työnhallintatyökaluihin, ilman että sinun tarvitsee selvittää, mitä tehdä.

Saattaa tuntua epäintuitiiviselta keskittyä tuottavuuteen osana kustannusten hallintaa, mutta projektin suorituskyky on kassavirran kulmakivi.

Jos tiimisi ei ole tuottava, et noudata projektin määräaikoja, ja määräaikojen noudattamatta jättäminen aiheuttaa lisäkustannuksia. Loogisesti, jos projektisi maksaa enemmän, yrityksesi kassavirta pienenee. 

5. Seuraa ansaittua arvoa

Ansaitun arvon seuranta voi auttaa sinua ennustamaan projektin taloudellisen tuloksen. Tämä kustannustenhallintamenetelmä edellyttää kustannuslaskennan tuntemusta. Se voi auttaa havaitsemaan muuttuvien kustannusten alkamisen ja siten ehkäisemään vaihtelut tulevissa projekteissa.

Ansaittu arvo on projektissa todella suoritettujen tehtävien määrä. Jotta voit seurata ansaittua arvoa ja nähdä, oletko aikataulussa, sinun on kerrottava suoritettujen tehtävien prosenttiosuus projektin budjetilla.

Toimenpiteet ansaitun arvon seuraamiseksi

Seuraa ansaittua arvoa seuraavasti:

Vaihe 1: määrittää kunkin tehtävän valmistumisaste prosentteina.

Vaihe 2: aseta suunniteltu arvo (Suunniteltu arvo tai PV) tai suunnitellun työn budjetoidut kustannukset. Tämä on budjetti, jolla on lupa suunnitellun työn suorittamiseen.

Vaihe 3: määritä ansaittu arvo (Earned Value tai EV) tai tehdyn työn budjetoidut kustannukset. Tämä on tosiasiallisesti suoritetun työn määrä.

Vaihe 4: määrittää todelliset kustannukset (Todelliset kustannukset tai AC), joka edustaa suoritetun työn todellisia kustannuksia. Nämä ovat jo tehtyihin töihin liittyviä kuluja.

Vaihe 5: laske kustannusvaihtelut (Kustannusvaihtelu tai CV) vähentämällä ansaittu arvo todellisista kustannuksista (CV = EV – AC).

Vaihe 6: koota tulokset.

Kolmea ensimmäistä vaihetta varten sinun on kerättävä kustannustiedot projektistasi, kun taas kolmessa viimeisessä vaiheessa sinun on suoritettava laskelmat ja analyysit. Kustannusvaihtelut edustavat projektisi kustannustilaa.

Kun hallitset kustannuksia, CV:si on mittari, joka määrittää, onko projektisi hyvin budjetissa. A Negatiivinen CV tarkoittaa, että projekti ylittää budjetin.

Pitäisikö sinun hallita kustannuksia vai hallita kustannuksia?

On yleistä sekoittaa kustannusten hallinta kustannusten hallintaan. Nämä ovat kaksi erillistä termiä, jotka on määriteltävä ja ymmärrettävä oikein. Kustannusten hallinta on osaprosessi laajemmassa kustannustenhallintajärjestelmässä.

Kustannusten hallinnassa on kyse kustannusten tunnistamisesta ja niiden vähentämisestä voittojen lisäämiseksi, kun taas kustannusten hallinta on kokonaisvaltainen prosessi projektin kustannusten arvioimiseksi, budjetoimiseksi ja hallitsemiseksi.

Yritykselläsi on luultavasti paljon työntekijöitä, jotka osallistuvat kustannusten hallintaan. Ryhmäsi koosta riippuen eri ihmiset voivat työskennellä resurssien suunnittelun ja budjetoinnin parissa.

Tehokkaan kustannusten hallinnan varmistamiseksi tiimien on seurattava kuluja liiketoiminnan eri tasoilla kiinnittääkseen riittävästi huomiota jokaiseen liiketoimintabudjetin osaan ja analysoidakseen niitä perusteellisesti.

Käytä kustannusten hallintaa seurataksesi ja vähentääksesi projektisi kustannuksia

Kustannustietojen seuraaminen projektikulujen vähentämiseksi on työläs prosessi, mutta kustannusten hallinnalla on suora vaikutus kannattavuuteen.

Voit hallita kustannuksia tehokkaasti luomalla mukautettavan kojetaulun, jossa kaikki tiedot ovat käden ulottuvilla. Tämän automaation avulla voit jongleerata projektinhallinnan ja kustannustenhallinnan välillä yhdessä paikassa.

Jätä meille kommentti. Mutta ennen kuin lähdet, tässä robotti, jonka avulla voit ansaita erittäin helposti EUR/USD-kaupalla.