Virtuaaliassistentin rooli yrityksessä

Jos olet kuten useimmat bloggaajat, oletko aina ajatellut, että sinun on selviydyttävä yksin? Onko tämä sinun tapauksesi? Ja kyllä, useimmat yrittäjät aloittavat toiminnan yksin tai palkkaavat virtuaalisen avustajan.

Tässä artikkelissa näytän sinulle, miksi virtuaaliassistentti on tärkeä yrityksellesi. Mutta ensin, tässä on koulutus, joka tulee mahdollistaa menestymisen yrittäjyydessä.

Mikä on virtuaaliassistentti?

Virtuaaliassistentti (VA) on henkilö, joka tarjoaa tukipalveluita muille yrityksille etäältä.

Termi syntyi 1990-luvulla mahdollisuudesta työskennellä virtuaalisesti teknisten parannusten ansiosta. Virtuaaliassistentti on henkilö, joka on palkattu suorittamaan yrityksesi ikäviä päivittäisiä tehtäviä.

Se voi olla toisessa kaupungissa, osavaltiossa tai maassa. Se voi olla myös ihmisiä, jotka tulevat toimistollesi tai tapaavat coworking-tilassa kerran viikossa. Se riippuu todella sinusta.

Tärkeintä on, että he huolehtivat asiakkaan tarvitsemien tehtävien suorittamisesta ilman ongelmia, joko siksi, että he vihaavat sitä tai koska se vie liian paljon aikaa.

Virtuaaliavustajat ovat erityisen haluttuja yrittäjien ja verkkoyritysten keskuudessa. Nämä yritykset tarvitsevat apua, mutta eivät halua palkata henkilöstöä fyysisesti. palvella sinua, Finance de Demain toimii keskimäärin kahden virtuaaliassistentin kanssa.

Mitä virtuaaliassistentti tekee

Teoriassa virtuaaliassistentti voi tehdä kaiken, mitä muut tukihenkilöt tekevät. Virtuaaliset tukitehtävät eivät kuitenkaan rajoitu toimistotyöhön. Monet virtuaaliset avustajat tarjoavat markkinointipalvelut, web-suunnittelu ja muut.

Jotkut virtuaaliassistentit ovat erikoistuneet tiettyyn taitoon. Esimerkiksi, markkinoinnin virtuaaliassistentti tekee vain markkinointityötä. Muut virtuaaliassistentit suorittavat erilaisia ​​tehtäviä, mutta tietyllä toimialalla. Esimerkiksi, virtuaaliassistentti kiinteistöyhtiöille.

Useimmilla virtuaaliassistenteilla on oma kotona toimiva virtuaaliassistenttiyritys. Tämä antaa heille mahdollisuuden ansaita enemmän ja hallita paremmin suorittamiaan tehtäviä. Monet pienyritykset palkkaavat kuitenkin virtuaalisia avustajia osana työtä tai sopimusta.

Lopuksi monet VA:t käyttävät freelance-sivustoja tai coworking-sivustoja löytääkseen nopeita, ajallisesti rajoitettuja projekteja.

Miten virtuaaliassistentti voi hyötyä yrityksellesi?

Koska delegoimalla tehtäviä, jotka kuluttavat aikaasi ja energiaasi, joista et pidä tekemästäsi ja jotka pitävät sinut siirtyessäsi ikävästä tehtävästä toiseen, VA:n avulla voit saada asiat takaisin hallintaan.

Ryhmäsi kasvattaminen tarkoittaa, että voit tehdä olennaisen työn, keskittyä strategiaan ja kokonaisuuteen. Voit alkaa haaveilla ja suunnitella suuremmassa mittakaavassa.

Mistä tiedät, milloin olet valmis palkkaamaan virtuaaliassistentin?

Milloin olet valmis palkkaamaan, on jokaiselle erilainen, mikä tekee päätöksen tekemisestä niin vaikeaa. Suosittelemme palkkaamaan VA:n ennen kuin luulet olevasi valmis lähtemään.

Syynä tähän on se, että useimmat ihmiset (minä mukaan lukien!) odottavat, kunnes olemme jo "hulluuden" pisteessä aloittaakseen delegoinnin ja avun pyytämisen yritykseen. Joten jos olet valmis kasvattamaan liiketoimintaasi ja uskot olevasi valmis, suosittelen, että aloitat virtuaaliassistentin etsimisen.

Teille molemmille on paljon helpompaa, jos tuotte jonkun tiimiin silloin, kun asiat ovat hieman rauhallisempia, jotta asiat sujuvat mutkattomasti kiireisimpien aikojen sattuessa.

Tässä on muutamia kysymyksiä, joihin sinun on vastattava ennen lopullisen rekrytointipäätöksen tekemistä:

• Oletko valmis kasvattamaan liiketoimintaasi nopeammin kuin se on ollut tähän mennessä?
• Onko sinulla varaa maksaa jollekin joka kuukausi?
• Onko sinulla määriteltyjä tehtäviä aloittaaksesi delegoinnin?

Jos vastasit kaikkiin näihin kysymyksiin kyllä, olet valmis aloittamaan VA-vuokrausprosessin.

Kuinka palkata VA?

Vaikka virtuaalinen apu on loistava kotiyritysidea, virtuaalisen avun saaminen on ratkaisevan tärkeää kotiyritysten omistajille, jotta he voivat maksimoida tulonsa ja edistää kasvua. Kotiyrityksen omistajana tulee aika, jolloin on mahdotonta tehdä kaikkea, ainakin tarpeeksi hyvin ollakseen tehokasta ja tehokasta.

Virtuaaliassistentin palkkaaminen vapauttaa aikaasi, jotta voit keskittyä työhön, tehtäviin, jotka tuottavat sinulle parhaat liiketoimintatulokset. Lisäksi monet virtuaaliset avustajat ovat parempia kuin sinä tietyissä tehtävissä.

Pitkällä aikavälillä on aina nopeampaa ja halvempaa palkata töitä, joihin sinulla ei ole pätevyyttä.

Ensimmäinen askel palkkaamisessa Virtuaaliavustajan tehtävänä on tehdä luettelo tehtävistä, jotka haluat ulkoistaa. Tee kattava luettelo priorisoimalla ensin ne toiminnot, jotka haluat delegoida. Esimerkiksi, sähköpostin hallinta on aikaa vievää ja työlästä, aseta se luettelosi kärkeen.

Tai ehkä teknologiaongelmat vievät liikaa aikaasi, voit ulkoistaa verkkosivustosi hallinnan. Tai pidä yrityksesi kirjanpito ajan tasalla.

Seuraava vaihe miettii kenet palkata. Virtuaaliassistentin palkkaamiseen on monia tapoja. Voit käyttää VA-palvelua, joka palkkaa ja kouluttaa heidät, ja sitten he määräävät sinulle henkilön tarvitsemiesi palvelujen perusteella.

Viimeinen vaihtoehto on palkata joku verkostostasi, jolla on referenssejä. Vaikka voit lähettää mainoksen etsimässä virtuaalista avustajaa, sellaisen löytäminen, jolla on jo luotettavat tunnistetiedot, säästää aikaa ja päänsärkyä.

Luettelo palveluista, joita virtuaaliassistentit voivat tarjota

luovaa kirjoittamista

• Kirjoita blogitekstejä
• Kirjoita e-kirjoja, kirjoja, uutiskirjeitä, sähköpostikanavia jne.
• Kirjoita tai muokkaa ääni- tai videotranskriptioita.
• Kirjoita sosiaalisen median viestejä Facebookiin, Twitteriin tai Instagramiin.
• Muokkaa ja tarkista blogitekstejä, kirjoja, verkkosivustoja, uutiskirjeitä, reseptejä jne.
• Valmistele sähköpostit sähköpostimarkkinointiasi varten
• Tuotekuvausten luominen verkkokauppoihin (myymälä / tuotepäällikkö)
• Kertomusten kokoaminen / editointi.
• Jne ...

Ylläpitäjä / johto

• Asiakaspalvelu sähköpostitse, chatissa tai puhelimitse.
• Seuraa ja vastaa sähköposteihin.
• Järjestä postilaatikot
• Hallinnoi blogikommentteja.
• Live webinaarin tuki
• Agendan hallinta
• Luo PowerPoint-esityksiä
• Tarvikkeiden ja tarvikkeiden hallinta
• Järjestä haastattelut
• Vastaa puheluihin
• Käytä sisältöä uudelleen (esimerkki: videon muuntaminen kirjoitetuksi blogitekstiksi tai blogiviestin muuntaminen sosiaalisessa mediassa)
• Kirjoita videokonferenssikokouksista pöytäkirjat
• Hallinnoi blogin toimituksellisia kalentereita
• Asiakkaan perehdytystehtävät, kuten sähköposteihin vastaaminen ja laskujen ja sopimusten lähettäminen
• Potentiaalisten asiakkaiden/nykyisten asiakkaiden seuranta
• Vieraiden esittely
• Tee matkajärjestelyt
• Lomakkeiden valmistelu
• Jatka luomista
• Uusien tiimiläisten palkkaaminen ja kouluttaminen
• Käännös
• Aivoriihi blogikirjoituksille, tuotteille jne.

Huom: Hallintotehtävät ovat halutuimpia palveluita. Yritysten omistajien auttaminen näissä päivittäisissä tehtävissä vapauttaa heidän aikaa ansaitakseen enemmän rahaa. Erittäin arvokasta!

Graafinen suunnittelu

• Grafiikan luominen blogikirjoituksille
• kuvan muokkaus
• Diojen luominen webinaareihin tai työpajoihin.
• Käyntikorttien, lentolehtisten, logojen, valikoiden, kylttien jne. suunnittelu.
• Kuvahaku blogikirjoituksille, kirjoille, sosiaaliselle medialle jne.
• Brändityylioppaiden luominen.
• E-kirjojen tai PDF-tiedostojen suunnittelu uutiskirjeen tilaamista varten

Huom: Canvassa on paljon malleja, ja sitä on helppo käyttää, jos haluat luoda grafiikkaa.

Sosiaalinen media

• Sosiaalisen median päivitysten ajoittaminen.
• Pinterest-tilin luominen ja hallinta
• Luo ja hallinnoi korotettuja nastaja
• Hallitse Facebook-ryhmiä
• LinkedIn-ryhmien luominen ja hallinta
• Luo sosiaalisen median kyselyjä
• Säädä julkaisuaikatauluja.
• Postausten luominen ja hallinta Instagramissa.
• Vastaa sosiaalisen median viesteihin.

Tilikirjanpito

• Maksujen ja laskutuksen hallinta.
• Tilausten ja palautusten käsittely.
• Kokoelman hallinta
• Palkanlaskenta
• Laskutus ja laskut.

Kuinka käyttää tätä virtuaaliassistenttipalveluiden luetteloa?

Kuten näet, virtuaaliavustajana voit tarjota monia palveluita.

Kiinnostavasta palvelutyypistä riippuen voit yhdistää nippuun liittyviä palveluita ja myydä palvelupakettina: laskutetaan projektikohtaisesti tai jatkuvana kuukausittaisena palveluna.

Jos löydät jotain, joka herättää kiinnostuksesi, tee lisää tutkimusta. Jos olet tutkimuksen jälkeen edelleen kiinnostunut, ota selvää, kuinka voit hankkia tarvittavat taidot, jos sinulla ei niitä vielä ole.

Voit oppia YouTube-videoista, Amazonin kirjoista tai verkkokursseista.

Ja muista, että vain siksi, että aloitat palvelulla, kuten VA, ei tarkoita, että joudut tarjoamaan tätä palvelua loppuelämäsi ajaksi. Voit vapaasti päivittää tai lisätä palveluita.

Virtuaaliavustajan taitoja tarvitaan

Monet virtuaaliassistenttina vaadittavista taidoista ovat samat kuin hallinnollisen assistentin tai sihteerin taidot. Esimerkiksi, sinulla on oltava erinomaiset organisointitaidot. Sinulla tulee olla myös miellyttävä puhelinkäyttäytyminen ja uuden teknologian käyttötaidot.

VA: na tarvitset myös erityisiä taitoja itsenäiseen ammatinharjoittamiseen. Esimerkiksi, sinun pitäisi pystyä tekemään moniajoja, varsinkin jos jongleerit useiden asiakkaiden kanssa.

Sinun tulee pystyä keskittymään työhön, kotiympäristöösi. Tarvitset myös oikeat laitteet kotitoimistoosi.

Jotkut virtuaalisen avustajan työt vaativat lisätaitoja, mukaan lukien Web-suunnittelu, tapahtumasuunnittelu, kirjanpito ja paljon muuta.

Voit etsiä Virtuaaliavun työpaikkoja, jotka vaativat erityisiä taitojasi. Erityistaitojen lisäksi työnantajat etsivät usein hakijoita, joilla on koulutusta ja/tai toimistokokemusta joissakin hallinnollisissa tehtävissä.

Virtuaaliassistentin olennaiset ominaisuudet

Fiabilité

Tämä on yksi tärkeimmistä, koska valitettavasti se näyttää olevan yleisin. Monet asiakkaat ovat kertoneet minulle, että he ovat pettyneet VA:ihin, jotka eivät raportoineet edistymisestään tai eivät yksinkertaisesti toimittaneet.

Tämä on täysin anteeksiantamatonta, eikä se pelkästään anna virtuaaliavustajateollisuudelle huonoa mainetta, vaan seuraavan virtuaaliassistentin on kannettava asiakkaan epäilykset ja epäilykset tällaisten palvelujen käytön tehokkuudesta.

Ammattimaisuus on ensiarvoisen tärkeää tällä alalla, joten jos asiakas soittaa sinulle, sinun tulee soittaa hänelle takaisin. Jos saat sähköpostin, sinun on vastattava! Sen ei tarvitse olla heti, mutta ainakin seuraavana päivänä.

Hyvät kommunikointitaidot

Ensimmäisestä kohdasta lähtien sinun on ilmoitettava asiakkaalle työsi edistymisestä, joten selvitä, miten ja milloin päivität ne, kun hänestä tulee asiakas ja ennen jokaisen uuden tehtävän aloittamista.

Jos asiakkaan on jatkuvasti jahdattava sinulta päivityksiä, et tee työtäsi oikein.

Ajanhallinta

Tutkimus ilmeisesti sanoo, että sinun pitäisi keskittyä vain yhteen asiaan, ja se on tehotonta moniajossa. Tietenkin sinun on keskityttävä käsillä olevaan tehtävään, mutta työskentelet myös useiden asiakkaiden kanssa; jotka luulevat olevansa yksi ja tärkein asiakkaasi.

Sinulla on luultavasti paljon tehtävää päivässä, joten suunnittele etukäteen. Suunnittele tehtävät silloin, kun olet tehokkain. Käytä Google-kalenteria ja merkitse henkilökohtaiset tavarat yhdellä värillä ja työkohteet toisella.

Jos tiedät kirjoittavasi parhaiten aamulla, yritä ajoittaa kokoukset myöhään iltapäivälle. Voit myös sovittaa kaikki työtehtäväsi kalenteriisi (mukaan lukien suunnitteluaika), jotta tiedät realistisesti, onko sinulla aikaa tehdä kaikki.

ressource

Saat usein sähköposteja, joissa kysytään teknisiä kysymyksiä, jotka he löytävät helposti Googlen avulla, tai kuinka paljon palvelusi maksavat, kun he eivät ole edes vaivautuneet vierailemaan verkkosivustollasi ja/tai sosiaalisissa verkostoissasi.

Sinua pyydetään tekemään monia asioita, joita et ole koskaan ennen tehnyt, ja sinun on vain keksittävä, miten se tehdään. VA:iden odotetaan tarjoavan ratkaisuja ja ratkaisevan asiakkaiden ongelmia.

Jos sinulla ei ole kykyä ratkaista ongelmaa ja selvittää, miten jotain tehdään, et ole hyvä VA.

Virtuaaliassistentti ei ole Yoda, joten on epärealistista olettaa, että hän pystyisi tekemään kaiken. Mutta sinun on osattava tehdä tutkimusta löytääksesi tiedot itse. Niin kauan kuin olet rehellinen asiakkaallesi taitosi laajuudesta, pärjäät hyvin.

Asiakkaat eivät myöskään odota sinun tietävän kaikkea. Kerro heille, ettet ole koskaan tehnyt tätä erityistä työtä ennen; mutta olet iloinen saadessasi tietää miten ja palata asiaan.

Sinun tulisi jatkaa harjoittelua, jossa voit katsella YouTube-videoita, vaihtaa taitoja muiden VA:iden kanssa, esittää kysymyksiä VA-foorumeilla ja yleensä osallistua.

Yritä pysyä ajan tasalla siitä, mikä liikkuu ja muuttuu sekä alallasi että teknologiamaailmassa. Päätä asioista, joista haluat tietää enemmän, ja tee sitten tutkimus.

Hallitse odotuksia ja rakentaa luottamusta

Sinun ei vain tarvitse tietää mitä olet tekemässä, vaan sinun on myös varmistettava, että asiakas tietää mitä he tekevät. Usein asiakas ei ole koskaan työskennellyt virtuaaliassistentin kanssa, joten jos hän ei tiedä, mitä hän voi tehdä ja miten se kaikki toimii, hän epäilee vakavasti kykyäsi auttaa heitä.

Uusi asiakas todennäköisesti etsii sinut opastamaan häntä prosessin läpi, joten sinun on tiedettävä ja selitettava, miten työskentelet. Tämä tulee enimmäkseen kokemuksen myötä, mutta harjoittele uutta kysymyslistaasi tai roolipeliäsi; ja jopa vapaaehtoistyötä tuntemallesi urakoitsijalle, joten voit saada suosittelun ja kokeilla sitä, jos se huolestuttaa sinua.

Työskennellä yksin

Näyttää olevan melko yleistä, että freelancerit tuntevat olonsa yksinäisiksi, mikä yllättää minut, sillä olen täysin onnellinen yksin työskentelystä enkä koskaan uskonut, että jotkut ihmiset kaipaisivat muita.

Toki joskus käytän co-working-tiloja ja toisinaan kahviloissa, mutta koko viikon yksin oleminen on muistettava asia.

Jos sinulla on kokemusta virtuaaliavusta, älä unohda jättää minulle kommenttia. En kuitenkaan voi jättää sinua esittämättä tätä henkilökohtaiseen rahoitukseen liittyvää premium-koulutusta.