Projektisuunnitelman vaiheet, jotka varmistavat projektin onnistumisen

Projektisuunnitelma on projektipäällikön huolellisen suunnittelun huipentuma. Se on pääasiakirja, joka ohjaa projektin etenemistä. Tämä on projektipäällikön opas.

Vaikka projektisuunnitelmat vaihtelevat yhtiöittäin, projektisuunnitelmassa on ehdottomasti oltava kymmenen vaihetta, jotta vältytään sekaannuksista ja pakotetusta improvisaatiosta projektin toteutusvaiheessa.

Tässä artikkelissa Annan sinulle neuvoni, joka auttaa sinua kirjoittamaan projektisuunnitelmasi hyvin. Jos haluat toteuttaa projektisi onnistuneesti, projektisuunnitelmasi tulee sisältää ehdottomasti seuraavat elementit:

1. Hankkeen tavoitteet

Hankkeen tavoitteet on määritelty hankkeen peruskirjassa. Ne tulisi kuitenkin sisällyttää myös hankesuunnitelmaan hankkeen tavoitteiden selventämiseksi. Vaikka projektipäällikkö päättää sisällyttää tavoitteet projektisuunnitelmaan, tärkeintä on säilyttää selkeä yhteys hankkeen peruskirja – hankkeen ensimmäinen avainasiakirja – ja hankkeen toinen avainasiakirja, sen projektisuunnitelma.

2. Projektin laajuus

Kuten hankkeen tavoitteet, laajuus on määritelty peruskirjassa, ja projektipäällikön tulee tarkentaa sitä edelleen projektisuunnitelmassa. Määrittämällä laajuuden projektipäällikkö voi alkaa näyttää, miltä se näyttää hankkeen tavoite.

Jos laajuutta ei ole määritelty, se voi ulottua koko projektin ajan. Tämä johtaa kustannusten ylittymiseen ja määräaikojen ylittymiseen.

Luettava artikkeli: Kuinka johtaa menestyvää liiketoimintaa?

Jos esimerkiksi johdat markkinointitiimiä luomaan esitteen yrityksen tuotelinjalle, sinun tulee luetella sivujen määrä ja antaa esimerkkejä siitä, miltä valmis tuote näyttää.

Joillekin tiimin jäsenille esite voi tarkoittaa kahta sivua, kun taas toiset pitävät kymmentä sivua riittävänä. Laajuuden määrittäminen voi saada koko tiimin alusta alkaen samalle sivulle.

3. Välitavoitteet ja tärkeimmät suoritteet

Projektin pääsaavutuksia kutsutaan virstanpylväiksi ja päätyötuotteita päätoimituksiksi. Ne molemmat edustavat projektin parissa työskentelemisen pääkomponentteja. Projektisuunnitelmassa tulee tunnistaa nämä elementit, määritellä ne ja asettaa aikataulut niiden valmistumiselle.

Jos organisaatio on toteuttamassa uuden ohjelmiston kehittämisprojektia, tärkeimmät suoritukset voivat olla lopullinen luettelo liiketoiminnan vaatimuksista ja niiden toteuttamisesta.

Sitten projektilla voi olla virstanpylväitä suunnittelun valmistumiselle, järjestelmän testaamiselle, käyttäjien hyväksyntätestauksille ja ohjelmiston käyttöönottopäivälle. Nämä virstanpylväät liittyvät työtuotteisiin, mutta ne liittyvät enemmän prosesseihin kuin itse tuotteisiin.

Luettava artikkeli: Digimarkkinoinnin paikka liiketoiminnassa

Virstanpylväiden ja keskeisten toimitusaikojen ei tarvitse olla tarkkoja päivämääriä, mutta mitä tarkempia, sen parempi. Tarkat päivämäärät auttavat projektipäälliköitä hajottamaan työrakenteita tarkemmin.

Suunnitelman tässä vaiheessa luot virstanpylväitä, jotta voit ottaa suuria tai korkean tason suoritteita ja jakaa ne pienempiin suoritteisiin, jotka voidaan kuvata seuraavassa vaiheessa.

4. Työnjakorakenne

Työn jakautumisrakenne jakaa projektin virstanpylväät ja tärkeimmät suoritteet pienempiin osiin, jotta jokaisesta osa-alueesta voidaan määrittää yksi henkilö.

Tätä rakennetta kehitettäessä projektipäällikkö ottaa huomioon monia tekijöitä, kuten projektiryhmän jäsenten vahvuudet ja heikkoudet, tehtävien väliset riippuvuudet, käytettävissä olevat resurssit ja projektin kokonaismääräaika.

Projektipäälliköt ovat viime kädessä vastuussa projektin onnistumisesta, mutta he eivät voi tehdä työtä yksin. Jakorakenne on työkalu, jota projektipäällikkö käyttää varmistaakseen vastuullisuuden projektista.

Luettava artikkeli: Tässä on 14 rikastu nopeasti -vinkkiä

Tämä työkalu kertoo myös hankkeen sidosryhmille, kuka on vastuussa mistäkin. Jos projektipäällikkö on huolissaan jostakin tehtävästä, hän tietää tarkalleen, kenen kanssa hänen tulee tavata.

5. Investointibudjetti

Hankkeen budjetti osoittaa, kuinka paljon rahaa on varattu hankkeen loppuun saattamiseen. Projektipäällikkö on vastuussa näiden resurssien asianmukaisesta allokoinnista.

Hankkeessa, jossa on tavarantoimittajia, projektipäällikkö varmistaa, että suoritteet valmistuvat sopimusehtojen mukaisesti, kiinnittäen erityistä huomiota laatuun. Osa hankkeiden budjeteista on sidottu henkilöstösuunnitelmaan.

On tärkeää määrittää kunkin vaiheen kustannukset tarkastelemalla tehtävien suorittamiseen tarvittavaa aikaa ja työvoimakustannuksia. Hankkeen kustannukset liittyvät hankkeen kestoon, joka riippuu projektin laajuudesta. Laajuuden, virstanpylväiden, tehtävien ja budjetin tulee olla linjassa ja realistisia.

6. Henkilöstösuunnitelma

Henkilöstösuunnitelmassa näkyy, kuinka hankkeen henkilöstö tulee olemaan. Se määrittelee, ketkä ovat osa projektitiimiä ja kuinka kauan kunkin henkilön on sitouduttava.

Tätä suunnitelmaa laatiessaan projektipäällikkö neuvottelee tiimin jäsenten ja heidän esimieheensä kanssa, kuinka paljon aikaa kukin tiimin jäsen voi käyttää projektiin. Jos projektin konsultoimiseen tarvitaan lisähenkilöstöä, mutta he ovat osa projektitiimiä, tämä dokumentoidaan myös henkilöstösuunnitelmassa. Jälleen kuullaan asianmukaisia ​​valvojia.

7. Riskienhallintasuunnitelma

Monet asiat voivat mennä pieleen projektia ajaessa. Vaikka kaikkia mahdollisia katastrofeja tai pieniä välikohtauksia on vaikea ennakoida, monet sudenkuopat voidaan ennustaa. Riskienhallintasuunnitelmassa projektipäällikkö tunnistaa kaikki projektin riskit. Se määrittää myös näiden skenaarioiden toteutumisen todennäköisyyden ja strategiat niiden lieventämiseksi.

Tätä suunnitelmaa laatiessaan projektipäällikkö voi pyytää panoksensa projektin sponsorilta tai hänen projektiryhmältään.

Riskien lieventämisstrategioita otetaan käyttöön sellaisia ​​riskejä varten, joita todennäköisesti esiintyy tai joihin liittyy korkeita kustannuksia. Riskit, joiden toteutuminen on epätodennäköistä, ja ne, joiden kustannukset ovat alhaiset, on merkitty suunnitelmaan, vaikka niillä ei olisikaan lieventämisstrategioita.

8. Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelmassa kuvataan, kuinka projekti viestitään eri yleisöille. Kuten työnjakorakenne, viestintäsuunnitelma antaa vastuun kunkin komponentin suorittamisesta projektiryhmän jäsenelle.

Tässä vaiheessa on tärkeää kuvata, kuinka ongelmista tiedotetaan ja miten tiimissä ratkaistaan. Myös ryhmän ja sidosryhmien kanssa käytävän yhteydenpidon tiheys on määriteltävä. Jokaisella viestillä on kohdeyleisö. Se auttaa projektipäälliköitä varmistamaan, että oikea tieto pääsee oikeille ihmisille oikeaan aikaan.

Luettava artikkeli: 1 taloudellista vinkkiä vastaparille

9. Sidosryhmien hallintasuunnitelma

Sidosryhmien johtamissuunnitelmassa määritellään, kuinka sidosryhmiä käytetään hankkeessa. Joskus sidosryhmien tarvitsee vain saada tietoa. Tämä voidaan ottaa huomioon viestintäsuunnitelmassa.

10. Muutoksenhallintasuunnitelma

Muutoksenhallintasuunnitelma luo puitteet hankkeen muutosten tekemiselle. Vaikka projektipäälliköt haluavat yleensä välttää muutoksia projektiin, ne ovat joskus väistämättömiä.

Muutoksenhallintasuunnitelma sisältää protokollat ​​ja prosessit muutosten tekemiseen. Vastuullisuuden ja läpinäkyvyyden kannalta on olennaista, että projektin sponsorit, projektipäälliköt ja projektitiimin jäsenet noudattavat muutoksenhallintasuunnitelmaa.

Yhteenvetona….

Projektisuunnitelma on tärkeä asiakirja hankkeen onnistumiselle. Se toimii kompassina projektin toteutuksessa alusta loppuun. Siksi se edellyttää kaikkien sidosryhmien aktiivista osallistumista eri kohdista sopimiseen. On myös tärkeää käyttää kaikki tarvittava aika sen määrittelemiseen.

Huonosti määritellyn suunnitelman suurin riski on se, että joudut ratkaisemaan riita-asioita, joita ei ole määritelty.

Kehotan sinua jakamaan mielipiteesi ja kokemuksesi kommenteissa.