Mikä on projektiperuskirja ja mikä on sen rooli?

Projektin peruskirja on muodollinen asiakirja, jossa hahmotellaan hankkeesi liiketoiminnallinen tarkoitus ja, kun se on hyväksytty, se käynnistää hankkeen. Se luodaan hankkeen liiketoimintamallin mukaisesti projektin omistajan kuvailemalla tavalla. Se on olennainen osa investointihankkeen aloitusprosessia. Joten projektisi peruskirjan tarkoituksena on dokumentoida projektin tavoitteet, tavoitteet ja liiketoimintamalli.

Kun projektin peruskirja on luotu, se toimii eräänlaisena sopimuksena projektin omistajan ja projektipäällikön välillä. Se antaa yleiskatsauksen korkean tason odotuksista ja valtuuttaa projektipäällikön mobilisoimaan resursseja oikeiden tulosten saavuttamiseksi.

Oho, kuulostaako liian monimutkaiselta? Älä huoli, Finance de Demain Consulting tarjoaa sinulle kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää. Mutta ennen kuin aloitat, tässä on koulutus, jonka avulla tiedät kuinka aloita kaupankäynti voittavilla kaupoilla.

Lähdetään

Mitä varten projektiperuskirja on projektinhallinnassa?

Kuten edellä mainittiin, projektisi peruskirjallasi on kolme päätehtävää:

1. Se määrittelee työn perustavoitteet, tavoitteet ja tarkoituksen (jotka kaikki lopulta sisällytetään projektisuunnitelmaasi).

2. Tämä luo yhteisymmärryksen projektin tavoitteista, tavoitteista ja resurssitarpeista, ennen kuin alat kaivaa niitä syvemmälle ja syvemmälle.

3. Tämän avulla voit esitellä kaikki edellä mainitut hankkeen sidosryhmille saadaksesi sisäänoston, investoinnin ja luvan siirtyä eteenpäin.

Mutta sitä ei käytetä vain aloitusvaiheessa. Projektisi peruskirja on asia, johon voit palata koko hankkeesi elinkaaren ajan varmistaaksesi, että työsi vastaa keskeisiä tavoitteita ja tavoitteita, jotka olet asettanut yhteisymmärryksessä projektin sponsorin ja/tai tärkeimpien sidosryhmien kanssa.

Miksi hankkeen peruskirja on tärkeä? ?

Näiden päätoimintojen lisäksi projektin peruskirjalla on muutamia muita etuja.

Onko hankkeen tavoite kristallinkirkas?

Koska hankkeen peruskirjassa mainitaan nimenomaisesti hankkeen liiketoimintaperusteet, se tarkoittaa, että kaikki tietävät, kuinka hanke edistää yrityksen yleisiä strategisia tavoitteita.

Tämä varmistaa, että projektisi ei vain rastita mielivaltaisia ​​ruutuja, vaan se todella tekee jotain, joka vaikuttaa yleisiin liiketoimintatavoitteisiin.

Se auttaa sinua tunnistamaan sidosryhmäsi

Projektin peruskirjalla on erittäin tärkeä rooli koko projektinhallintasuunnitelman laatimisessa, mutta yksi niistä alueista, joilla se on erityisen hyödyllinen, on auttaa sinua tunnistamaan hankkeen keskeiset sidosryhmät – heti alusta alkaen.

Heti kun projektisi peruskirja on valmis, voit aloittaa sidosryhmäanalyysin tekemisen, mikä tarkoittaa, että voit aloittaa tärkeimpien sidosryhmien osallistumisen projektisuunnitelman laatimisen kanssa.

Se antaa valtuudet projektipäällikölle

Okei, okei, "anna" mikä tahansa voi alkaa kuulostaa hieman keskiaikaiselta. Mutta riippumatta siitä, lahjoitat, testamentoit, lahjoitat tai myönnät, projektin peruskirja antaa muodollisesti projektipäälliköksi valtuudet projektiin.

Tämä tarkoittaa, että heillä on valta suunnitella ja valvoa projektia, ja se määrittää heidän roolinsa muuhun projektiryhmään ja sidosryhmiin nähden.

Se on sinun pohjoinen tähtesi

Okei, olemme viitanneet tähän aiemmin, mutta se on toistamisen arvoinen. Vaikka projektisuunnitelmasi on hyvä, kun haluat nähdä, oletko tehtävien ja määräaikojen kohdalla oikeilla jäljillä, joskus kaikki nuo pienet yksityiskohdat voivat olla enemmän häiriötekijöitä.

Toisaalta projektisi peruskirja on hankkeesi ehdoton ydin. Joten jos olet joskus epävarma, ohjaako jokin sinua oikeaan suuntaan tai suistaa sinut raiteilta, projektisi peruskirja auttaa sinua ja tiimiäsi selviytymään melusta ja arvioimaan uudelleen, sopiiko tekemäsi työ tarpeisiisi.

Mitä projektin peruskirja sisältää?

Joten mitä hankkeen peruskirjassa todella tapahtuu? Projektisi peruskirja on korkeatasoinen yleiskatsaus, mutta se voi silti kattaa paljon. Tässä on joitain hankkeen peruskirjan elementtejä, jotka sinun tulee harkita sisällyttämistä projektisi perustamisasiakirjaan:

Projektisi tavoite

Miksi teet sen? Mitkä ovat tavoitteet ja tavoitteet? Yritä tiivistää se ytimekkääksi tavoitteeksi. Ja tee se selväksi! Vertaa seuraavia:

Huono ilmaisu tarkoituksesta: "Haluamme tämän hankkeen lisäävän liikevaihtoa.

Parempi ilmaisu tarkoituksesta: "Tämän hankkeen tavoitteena on toimittaa uusi tuote markkinoille X ajassa Y, jotta liikevaihtomme kasvaisi Z% kahdessa vuodessa."

Varmista, että ymmärrät mitä teet ja miksi, koska hyvä tavoite voi antaa sävyn kaikelle muulle. (Ei paineita !)

Miltä menestys näyttää

Mitä toivot saavuttavasi tällä projektilla? Nyt on hyvä aika alkaa miettimään mitattavia KPI:itä, jotta voit luoda projektisuunnitelman, joka konkreettisesti täyttää menestyskriteerisi.

Avainpelaajat

Et ehkä vielä tunne kaikkia mukana olevia, mutta sinun pitäisi tietää tarpeeksi aloittaaksesi: projektin sponsori, projektipäällikkö ja muut keskeiset sidosryhmät. Nyt on hyvä aika luetella heidät ja heidän roolinsa projektissa.

Tunnistamasi riskit

Jälleen huomaat enemmän, kun viimeistelet projektisuunnitelmaasi, mutta tämä on hyvä paikka tunnistaa korkean tason riskejä, jotka olet tiennyt jo alusta alkaen.

Keskeiset toimitukset

Mitä sinun todella tarvitsee tarjota osana tätä projektia?

Korkeatasoinen yleiskatsaus resursseihin

Jos tälle projektille on jo määritetty ennalta hyväksyttyjä resursseja, merkitse tämä muistiin projektisi peruskirjaan, jotta tiedät, mitä työskentelet. Korkeatasoinen yhteenvetokalenteri. Voit kaivaa syvemmälle myöhemmin, mutta on hyödyllistä asettaa projektillesi perusaikajana sekä kartoittaa tärkeimmät virstanpylväät matkan varrella.

Kuinka luoda projektin peruskirja?

Nyt opitaan luomaan projektiperuskirja. Riippumatta siitä, mitä kohteita päätät sisällyttää tai jättää pois yllä olevasta luettelosta, tässä on joitain yleisiä vinkkejä, jotka tulee pitää mielessä sitä kirjoittaessa.

Tutustu siihen, miten organisaatiosi tekee sen

Hyödynnä kaikkea olemassa olevaa organisaatioprosessien omaisuutta. Onko olemassa esimerkkejä aiemmista projekteista, joista voit oppia? Onko osastollasi projektin peruskirjamalli?

Esimerkit ja mallit voivat todella auttaa sinua saamaan käsityksen siitä, miten asiat tehdään – ja mikä on tärkeää organisaatiollesi – jotta voit seurata esimerkkiä ja aloittaa oikealla jalalla.

Kirjoita se peruskielellä, jota on helppo ymmärtää

Kun kirjoitat projektisi peruskirjaa ja perustelet projektisi tärkeyttä, voi olla houkuttelevaa käyttää hienoja sanoja ja monimutkaista terminologiaa saadaksesi asiat näyttämään vaikuttavammilta. Mutta todella, mitä yksinkertaisempi kieli, sitä parempi, varsinkin kun on kyse projektisi peruskirjasta.

Harjaa nukkaa

Leikkaa villit lausunnot, jotka eivät tarkoita mitään tai pätevät projektiisi. Sano se suoraan, ilman ammattikieltä, jotta kaikki voivat lukea projektisi peruskirjasi, ymmärtää projektin tarkoituksen ja tietää, miksi sillä on merkitystä.

Tämän lisäetuna on se, että se poistaa epäselvyyttä eikä jätä tilaa tulkinnalle, mikä on erityisen tärkeää projektinhallinnassa, jossa hyvä, selkeä viestintä on ensiarvoisen tärkeää.

Jos et voi tehdä sitä? Jatka työtä ja leikkaa asioita, kunnes voit. Se on vaikeampaa kuin miltä näyttää, mutta se pakottaa sinut tislaamaan sen, mitä todella yrität tehdä, sen puhtaimpaan ja voimakkaimpaan olemukseen asti.

Pidä suunnitelmasi ja projektisi peruskirja käden ulottuvilla

Okei, ei ehkä lähempänä. Mutta jotta projektisi peruskirja todella toimisi, sitä ei voi vain piilottaa metaforiseen laatikkoon. Sinun tulee säilyttää se keskeisessä paikassa, jossa sinä, projektisponsorisi ja projektitiimisi voitte kaikki viitata siihen tarvittaessa.

Jätä meille kommentti. Mutta ennen kuin lähdet, tässä robotti, jonka avulla voit ansaita erittäin helposti EUR/USD-kaupalla.