Kontrolearje projektkosten foar gruttere profitabiliteit

Kostenkontrôle spilet in fitale rol yn elke finansjele strategy. Hoe bliuwe jo op budzjet as jo jo projektfinansjes byhâlde? Krekt as it ûntwikkeljen fan in persoanlik budzjet, binne ferskate opsjes beskikber foar jo: klassifisearje útjeften, bepale de djoerste items en fyn oplossingen om útjeften yn elk gebiet te beheinen. Nei it foltôgjen fan al dizze aksjes sille jo it budzjet kinne kontrolearje, om jo profitabiliteit te analysearjen en fergrutsje winst.

De basisprinsipes fan kostenkontrôle binne itselde foar alle budzjetten, itsij bedriuw as persoanlik. Yn dit artikel, Finance de Demain Consulting Ferklearret it konsept fan kostenkontrôle en hoe't it past yn in grutter kostenbehearsysteem.

Wat is kostenkontrôle?

Kostenkontrôle is in prinsipe foar it identifisearjen en ferminderjen fan útjeften dy't rjochte binne op it fergrutsjen fan bedriuwswinsten. It kin útfierd wurde op it projektnivo of op it heule bedriuwsnivo.

Yn dit gefal sille wy rjochtsje op it tapassen fan it kostenkontrôleproses yn it ramt fan in projekt of groep projekten.

As projektmanager sil kostenkontrôle jo tsjinje om jo plan foar boarnebehear te kontrolearjen en te reagearjen op budzjetoerienkomsten.

As jo ​​​​oer budzjet foar jo projekt geane, kin in rapportaazjeark ek fan pas komme. Stel dat de freelance ûntwerper dy't jo ynhierd hawwe foar in nij projekt folle langer duorre dan ferwachte om de ôfbyldings te bewurkjen.

Nei it identifisearjen fan dizze ekstra kosten, kinne jo beslute om in eigen ûntwerper te hieren foar jo folgjende projekt om kosten te ferminderjen en effisjinsje te krijen.

Hoe kin it kontrolearjen fan kosten in ferskil meitsje?

Is jo team net foldogge oan projektomfang of budzjet? Dit is wêr't kostenkontrôle wichtich wurdt. Sels as jo op budzjet binne, kin it kontrolearjen fan kosten jo helpe om it fierder te ferminderjen en ynkomsten ûnderweis te ferheegjen.

Dit proses jout ynsjoch yn 'e totale bedriuwsútjeften: it markearret de djoerste gebieten en identifisearret bestegingen yn elk fan dizze gebieten fierder.

As earste stap kin kostenkontrôle wurde tapast op it projekt mei it doel om kosten op dizze skaal te ferminderjen en sa mooglik de winst fan it bedriuw te ferheegjen.

Wat binne techniken foar kostenkontrôle?

Yn earste ynstânsje kin kostenkontrôle foarkomme op hegere nivo's fan it bedriuw, mar it fynt faak plak op projektnivo. It is op dit nivo dat jo de werklike kosten per projekt kinne beoardielje en se effektyf beheare.

Hjir binne de fiif stappen om te folgjen om de kosten fan in projekt better te kontrolearjen:

1. Plan dyn budzjet

Earst moatte jo jo budzjet planne om in detaillearre kostenskatting te krijen en boarnen effisjint te allocearjen. It ûntwikkeljen fan in detaillearre projektplan sil kostenferskillen ferminderje, wat it ferskil binne tusken jo orizjinele budzjet en werklike útjeften.

Opnimme yn jo budzjetplan:

• It oantal teamleden nedich foar it projekt
• In skatting fan 'e tiid dy't nedich is om it projekt te foltôgjen
• Materialen nedich foar it projekt

By it berekkenjen fan de tiid en materialen dy't nedich binne foar it projekt, hâld wat slack yn jo budzjet. It ûnferwachte is net ûngewoan en jo moatte miskien de projekttiidline ferlingje of ekstra boarnen oanfreegje.

2. Monitor alle útjeften

De twadde stap yn projektkostenkontrôle is om de fuortgong fan projektkosten te kontrolearjen. Jo sille makliker korrigearjende aksje kinne nimme as jo kostenferskillen yn realtime fernimme.

Oan 'e ein fan it projekt sil it te let wêze, it jild wurdt útjûn. Op dit punt, alles wat jo hoege te dwaan is derfan te learen om te foarkommen dat dizze situaasje yn 'e takomst wer bart.

Om jo útjeften effektyf te kontrolearjen tidens in projekt, set projektmylpalen yn. By elke mylpeal kinne jo jo útjeften analysearje en derfoar soargje dat de omfang fan it projekt wurdt respektearre. En as jo ea fernimme kosten oerrinners op in opjûne mylpeal, kinne jo fine in oplossing te ferminderjen se letter yn it projekt.

3. Brûk feroaring control systemen

It is essensjeel om dúdlike doelen yn te stellen yn 'e planningsfaze fan it projekt. Om te soargjen dat jo dizze doelen berikke, kin in proses foar feroaringskontrôle nedich wêze.

Feroaringskontrôle is in set fan stappen dy't alle wizigingen regelje dy't makke binne troch belanghawwenden tidens in projekt. It lit jo de drift fan doelstellingen foarkomme troch jo foar te bereiden op feroaringen sa gau as se ferskine, en sa it projekt dêrop oan te passen.

4. De stadia fan in kontrôle proses

priming

It proses foar feroaringskontrôle begjint as in belanghawwende in feroaring oan it projekt freget. It fersyk kin ferskille: it kin de ferlinging fan deadlines wêze as nije projektleveringen.

Evaluaasje

De projektmanager of ôfdielingshaad scant it fersyk foar basisynformaasje, lykas de nedige boarnen, de ynfloed fan it fersyk, en de ûntfangers fan it fersyk. Nei de earste beoardieling giet it wizigingsfersyk nei de analysefaze.

analyze

Tidens de analyze faze, de oanbelangjende projekt manager goedkard of ôfwiist it fersyk. Yn guon gefallen kin in wizigingskontrôlekommisje ynsteld wurde om de goedkarring fan wizigingen te kontrolearjen. De projektmanager goedkart of wegeret it fersyk, en meldt it team.

Ofhinklik fan 'e grutte fan it projekt kin de projektmanager de wiziging ek oanmelde yn in wizigingslog om te soargjen dat alle projektbelanghebbenden de ynformaasje krije.

Útfiering

It útfieren fan in wiziging kin ferskille ôfhinklik fan it poadium fan it projekt, mar giet oer it algemien om it bywurkjen fan 'e tiidline en leveringen, en ek it ynformearjen fan it projektteam.

Jo moatte de omfang fan it projekt beoardielje en ferifiearje dat it feroarjen fan 'e tiidline gjin grutte ynfloed sil hawwe op' e plande doelen.

Stek

Nei it dokumintearjen, fersprieden en útfieren fan it fersyk kinne jo trochgean nei de slutingsfaze. It wurdt oanrikkemandearre dat jo in formeel ôfslutingsplan hawwe yn plak, sadat alle teamleden tagong krije kinne en ferwize nei dizze ynformaasje yn 'e takomst.

Troch wizigingen oan jo projekten effektyf te besjen, moat kostenkontrôle fansels komme.

It krekte foarsizzen fan it budzjet en it sukses fan in projekt omfettet it behâld fan konsjinsjeuze behear fan begjin oant ein. Unfoarsjoene eveneminten ûnderweis binne ûnûntkomber, mar de oprjochting fan bepaalde systemen helpt te beskermjen tsjin dizze ôfwikingen.

4. Behear dyn tiid

Tiidbehear is in yntegraal ûnderdiel fan kostenkontrôle: as de totale doer fan in projekt tanimt, nimt de totale kosten fan it projekt ek ta. Om it tawiisde budzjet net te boppe te gean, moatte jo foaral it projektplan respektearje.

Oannimme tiidbehearstrategyen om de produktiviteit te ferheegjen en teamleden te helpen wurk op tiid binnen budzjet te foltôgjen.

Hjir binne wat tips foar tiidbehear:

Timeboxing

Timeboxing is in doelrjochte tiidbehearstrategy dy't it foltôgjen fan taken binnen in " blok fan tiid ".

Bygelyks, as jo in blogpost skriuwe moatte, kinne jo in blokje fan twa oeren meitsje om it te sketsen. Dan kinne jo nei in skoft weromgean nei in oar blok fan trije oeren om in earste ûntwerp te meitsjen.

Tiid blokkearje

Tiidblokkering is gelyk oan timeboxing, mar ynstee fan in bepaalde tiid yn te stellen foar elke yndividuele taak, blokkearje jo spesifike perioaden fan jo kalinder foar relatearre wurk.

De Pomodoro-metoade

Lykas timeboxing en tiidblokkearjen, helpt de Pomodoro-technyk jo jo taken yn in koarte tiid te foltôgjen en pauzes te nimmen tusken wurksesjes.

Bygelyks, wurkje foar 25 minuten, nim dan fjouwer kear in pauze fan fiif minuten. Nim dan, nei de fjirde wurksesje, in langere skoft fan 20 of 30 minutens.

slikke de padde

SNeffens in ferneamde sitaat fan Mark Twain: "As jo ​​​​in padde moatte slikke, dan kinne jo it better moarns earst dwaan." De tiidbehearstrategy "Eat the frog" is ynspirearre troch dizze wurden en moediget jo oan om earst wichtige of komplekse taken te fersoargjen foardat jo wurkje oan minder wichtige of minder driuwende.

It Pareto-prinsipe

Noch altyd neamd de 80-20 regel Dit prinsipe is basearre op in fûnemintele regel: wy besteegje 20% fan ús tiid oan it útfieren fan 80% fan it wurk. Konkreet, om dizze 80% fan taken genôch fluch genôch te ferwurkjen lit ús dêrom mear tiid oer op ús wurkdei om te soargjen foar de oerbleaune 20% ​​wat ús 80% fan 'e tiid sil nimme.

Dingen dien wurde (GTD)

Útfûn troch David Allen yn 'e iere 2000's, de metoade " Taken wurde dien » of "Dingen dien wurde" yn it Frânsk, advisearret it meitsjen fan in list mei plande taken foarôf skriftlik. Ienris frij fan dizze oerwegingen, ynstee fan te fertrouwen op ark foar wurkbehear, kinne jo aksje nimme sûnder hoege út te finen wat te dwaan.

It kin tsjinoersteld wêze om te fokusjen op produktiviteit as ûnderdiel fan kostenkontrôle, mar projektprestaasjes is de hoekstien fan cashflow.

As jo ​​​​team net produktyf is, sille jo projektdeadlines net foldwaan, en it net foldwaan oan deadlines genereart ekstra kosten. Logysk, as jo projekt mear kostet, nimt de cashflow fan jo bedriuw ôf. 

5. Track Earned Wearde

It folgjen fan jo fertsjinne wearde kin jo helpe om it finansjele resultaat fan in projekt te foarsizzen. Dizze metoade foar kostenkontrôle fereasket kennis fan kostenberekkening. It kin jo helpe om it begjin fan fariabele kosten te ûntdekken en dêrom ôfwikingen yn takomstige projekten te foarkommen.

Fertsjinne wearde is it bedrach fan taken dy't eins foltôge binne binnen in projekt. Om de fertsjinne wearde te folgjen en te sjen oft jo op skema binne, moatte jo it persintaazje taken fermannichfâldigje mei it projektbudzjet.

Stappen foar Track Earned Wearde

Folgje dizze stappen om fertsjinne wearde te folgjen:

Stap 1: bepale de graad fan foltôging fan elke taak as persintaazje.

Stap 2: set de plande wearde (Planne wearde as PV) of de begruttingskosten fan it plande wurk. Dit is it budzjet dat autorisearre is om it plande wurk út te fieren.

Stap 3: bepale de fertsjinne wearde (Earned Wearde of EV), of de begruttingskosten fan it útfierde wurk. Dit is it bedrach fan wurk dat eins foltôge is.

Stap 4: fêststelle de werklike kosten (Eigentlike kosten of AC), dy't de werklike kosten fan it útfierde wurk fertsjintwurdiget. Dit binne útjeften dy't ferbân hâlde mei al útfierd wurk.

Stap 5: berekkenje kosten fariaasjes (Kosten Variance of CV) troch de fertsjinne wearde te subtrahearjen fan 'e werklike kosten (CV = EV - AC).

Stap 6: kompilearje de resultaten.

Foar de earste trije stappen moatte jo kostenynformaasje sammelje foar jo projekt, wylst jo foar de lêste trije berekkeningen en analyze moatte útfiere. Kosten fariaasjes fertsjintwurdigje de kosten status fan jo projekt.

As jo ​​​​kosten kontrolearje, is jo CV de metrik dy't bepaalt oft jo projekt op koers is mei it budzjet. IN Negatyf CV betsjut dat it projekt boppe budzjet is.

Moatte jo kosten kontrolearje of kosten beheare?

It is gewoan om kostenkontrôle te betize mei kostenbehear. Dit binne twa ûnderskate termen dy't moatte wurde definiearre en goed begrepen. Kostenkontrôle is in subproses binnen it gruttere systeem fan kostenbehear.

Wylst kostenkontrôle giet oer it identifisearjen fan útjeften en it ferminderjen fan se om winsten te ferheegjen, is kostenbehear it algemiene proses fan skatting, budzjetearring en kontrôle fan de kosten fan in projekt.

Jo bedriuw hat wierskynlik in protte meiwurkers belutsen by kostenbehear. Ofhinklik fan 'e grutte fan jo team kinne ferskate minsken wurkje oan boarneplanning en budzjet.

Foar effektive kostenkontrôle moatte teams de útjeften op ferskate nivo's fan it bedriuw kontrolearje om genôch omtinken te jaan oan elk diel fan it bedriuwsbudzjet en it yngeand te analysearjen.

Brûk kostenkontrôle om jo projektkosten te folgjen en te ferminderjen

It folgjen fan kostengegevens om projektútjeften te ferminderjen is in ferfeelsum proses, mar kostenbehear hat in direkte ynfloed op profitabiliteit.

Om kosten effektyf te behearjen, meitsje in oanpasber dashboard om alle ynformaasje binnen handbereik te hawwen. Dizze automatisearring lit jo jongleren tusken projektbehear en kostenkontrôle, allegear op ien plak.

Lit ús in reaksje. Mar foardat jo fuortgean, hjir is in robot wêrmei jo te fertsjinjen hiel maklik mei EUR / USD trading.