De rol fan in firtuele assistint yn in bedriuw

As jo ​​binne lykas de measte bloggers, hawwe jo altyd tocht dat jo it allinich moatte gean? Is dit dyn gefal? En ja, de measte ûndernimmers begjinne op har eigen of hiere in firtuele assistint.

Yn dit artikel lit ik jo sjen wêrom in firtuele assistint wichtich is foar jo bedriuw. Mar earst, hjir is in oplieding dy't sil makket it mooglik om te slagjen yn ûndernimmerskip.

Wat is in firtuele assistint?

In firtuele assistint (VA) is ien dy't stipetsjinsten leveret oan oare bedriuwen fanôf in lokaasje op ôfstân.

De term waard berne yn de jierren 1990 út de mooglikheid fan wurkjen praktysk tank oan technologyske ferbetterings. In firtuele assistint is ien dy't wurdt ynhierd om de saaie deistige taken fan jo bedriuw út te fieren.

It kin wêze yn in oare stêd, steat of lân. It kinne ek minsken wêze dy't nei jo kantoar komme of ien kear yn 'e wike yn in coworking-romte moetsje. It hinget echt fan dy ôf.

It wichtichste is dat se soargje foar it foltôgjen fan de taken dy't har kliïnt nedich is sûnder probleem, itsij om't se it haatsje dwaan of om't it te folle tiid nimt.

Firtuele assistinten wurde benammen socht troch ûndernimmers en online bedriuwen. Dizze bedriuwen hawwe help nedich, mar wolle gjin personiel fysyk ynhiere. Om jo te tsjinjen, Finance de Demain wurket mei gemiddeld twa firtuele assistinten.

Wat docht in firtuele assistint

Yn teory kin in firtuele assistint alles dwaan wat in oar stipepersoniel docht. Firtuele stipetaken binne lykwols net beheind ta kantoarwurk. In protte firtuele assistinten leverje marketing tsjinsten, webûntwerp en oaren.

Guon firtuele assistinten spesjalisearje yn in spesifike feardigensset. Bygelyks, in firtuele marketingassistent docht allinich marketingwurk. Oare firtuele assistinten fiere in ferskaat oan taken, mar yn in spesifike yndustry. Bygelyks, in firtuele assistint foar unreplik guod bedriuwen.

De measte firtuele assistinten hawwe har eigen hûs-basearre firtuele assistintbedriuw. Hjirmei kinne se mear fertsjinje en bettere kontrôle hawwe oer de taken dy't se útfiere. In protte lytse bedriuwen hiere lykwols firtuele assistinten as ûnderdiel fan in baan as kontrakt.

Uteinlik brûke in protte VA's freelance-siden as coworking-sites om rappe, tiidbeheinde projekten te finen.

Hoe kin in firtuele assistint jo bedriuw profitearje?

Om't taken delegearje dy't jo tiid en enerzjy ferbrûke, dy't jo net genietsje fan dwaan, en dy't jo yn 'e syklus hâlde fan it ferpleatsen fan de iene ferfeelsume taak nei de oare, sil in VA jo tastean om kontrôle oer jo saken werom te krijen.

Jo team groeie betsjut dat jo essensjeel wurk kinne dwaan, fokusje op strategy en it grutte byld. Jo kinne begjinne te dreamen en plannen op in gruttere skaal.

Hoe wite jo wannear't jo ree binne om in firtuele assistint te hieren?

Wannear't jo ree binne om te hieren, is foar elkenien oars, wat it beslút sa lestich makket. Wy riede oan om in VA yn te hieren foardat jo tinke dat jo ree binne om te gean.

De reden hjirfoar is dat de measte minsken (mysels ynbegrepen!) wachtsje oant wy al op in punt fan "dranksinnigens" binne om te begjinnen mei delegearjen en om help te freegjen mei it bedriuw. Dat, as jo ree binne om jo bedriuw te groeien en tinke dat jo klear binne, ried ik tige oan dat jo begjinne te sykjen nei jo firtuele assistint.

It sil foar jo beide folle makliker wêze as jo ien yn it team bringe as it wat rêstiger is, dus dingen rinne soepel as se de drokste tiden reitsje.

Hjir binne wat fragen om te beantwurdzjen foardat jo it definitive ynhierbeslút nimme:

• Binne jo ree om jo bedriuw rapper te groeien dan it oant no ta west hat?
• Kin jo betelje om ien elke moanne te beteljen?
• Hawwe jo definieare taken om te begjinnen mei delegearjen?

As jo ​​​​ja hawwe beäntwurde op al dizze fragen, dan binne jo ree om it VA-hierproses te begjinnen.

Hoe kinne jo in VA hiere?

Wylst firtuele bystân in geweldig idee foar hûsbedriuw is, is it krijen fan firtuele help krúsjaal foar eigners fan hûsbedriuwen om har ynkomsten te maksimalisearjen en groei te fasilitearjen. As eigner fan hûsbedriuw komt der in tiid dat it ûnmooglik is om alles te dwaan, op syn minst goed genôch om effektyf en effisjint te wêzen.

It ynhieren fan in firtuele assistint sil jo tiid frijmeitsje, sadat jo kinne rjochtsje op jo wurk, op de taken dy't de bêste saaklike resultaten foar jo produsearje. Boppedat, in protte firtuele assistinten binne better as jo yn guon taken.

Op 'e lange termyn is it altyd rapper en goedkeaper om banen te hieren wêr't jo net kwalifisearre binne om te dwaan.

De earste stap fan ynhier fan in firtuele assistint is om in list te meitsjen fan 'e taken dy't jo wolle útbesteegje. Meitsje in wiidweidige list, prioritearje de aktiviteiten dy't jo earst wolle delegearje. Bygelyks, e-postbehear is tiidslinend en ferfeelsum, set it boppe oan jo list.

Of miskien nimme technologyproblemen te folle fan jo tiid, jo kinne jo websidebehear útbesteegje. Of hâld de akkounts fan jo bedriuw bywurke.

De folgjende stap is útfine wa't te hieren. D'r binne in protte manieren om in firtuele assistint te hieren. Jo kinne in VA-tsjinst brûke dy't se hiert en opliedt, en dan jouwe se jo in persoan ta op basis fan 'e tsjinsten dy't jo nedich binne.

De lêste opsje is om immen yn jo netwurk te hieren dy't referinsjes hat. Wylst jo in advertinsje kinne pleatse op syk nei in firtuele assistint, sil jo tiid en hoofdpijn besparje troch ien te finen dy't al fertroude bewiisbrieven hat.

List fan tsjinsten firtuele assistinten kinne biede

kreatyf skriuwe

• Skriuw blog berjochten
• Skriuw e-boeken, boeken, nijsbrieven, e-posttrechters, ensfh.
• Skriuw of bewurkje audio- of fideotranskripsjes.
• Skriuw berjochten op sosjale media foar Facebook, Twitter of Instagram.
• Bewurkje en bewurkjen fan blogposten, boeken, websiden, nijsbrieven, resepten, ensfh.
• Meitsje e-postberjochten foar jo e-postmarketing
• Oanmeitsjen fan produktbeskriuwings foar online winkels (winkel / produktmanager)
• Kompilaasje / bewurkjen fan testimonials.
• Etc ...

Behearder / behear

• Klanteservice fia e-post, petear of telefoan.
• Folgje en antwurdzje op e-mails.
• Organisearje brievebussen
• Behear blog opmerkings.
• Live webinar-stipe
• Calendar behear
• Meitsje PowerPoint-presintaasjes
• Behear fan foarrieden en foarrieden
• Arrange ynterviews
• Beantwurdzje telefoantsjes
• Ynhâld opnij brûke (Bygelyks: in fideo konvertearje yn in skreaune blogpost of in blogpost yn in sosjale mediapost)
• Skriuw minuten fan fideokonferinsjegearkomsten
• Behear blog redaksje kalinders
• Opdrachten fan klanten lykas reagearje op e-mails en it yntsjinjen fan faktueren en kontrakten
• Folgje fan potensjele klanten / hjoeddeistige klanten
• Presintaasje fan de gasten
• Meitsje reis arranzjeminten
• Tarieding fan formulieren
• Ferfetsje skepping
• Ynhier en training fan nije teamleden
• oersetting
• Brainstorm foar blogposten, produkten, ensfh.

NB: Bestjoerlike taken hearre ta de meast socht tsjinsten. It helpen fan bedriuwseigners mei dizze deistige taken makket har tiid frij om mear jild te meitsjen. Hiel kostber!

Grafysk ûntwerp

• Grafiken meitsje foar blogposten
• Foto bewurkjen
• Oanmeitsjen fan dia's foar webinars of workshops.
• Untwerp fan visitekaarten, flyers, logo's, menu's, paadwizers, ensfh.
• Ofbyldingssykjen foar blogposten, boeken, sosjale media, ensfh.
• Skepping fan merk styl gidsen.
• Untwerp fan e-boeken as PDF-bestannen foar nijsbriefabonneminten

NB: Canva hat tonnen sjabloanen en it is maklik te brûken as jo op syk binne nei grafiken te meitsjen.

Sosjale media

• Planning sosjale media updates.
• Oanmeitsjen en behear fan Pinterest-akkount
• Meitsje en beheare promovearre pinnen
• Behear Facebook-groepen
• Oanmeitsjen en behear fan LinkedIn-groepen
• Meitsje polls op sosjale media
• Publikaasjeskema's oanpasse.
• Oanmeitsjen en behear fan berjochten op Instagram.
• Reagearje op sosjale media berjochten.

Account boekhâlding

• Behear fan betellingen en fakturearring.
• Ferwurkjen fan oarders en werom.
• Samling behear
• Payroll behear
• Billing en faktueren.

Hoe kinne jo dizze list mei tsjinsten foar firtuele assistint brûke?

Lykas jo kinne sjen, binne d'r in protte tsjinsten dy't jo kinne oanbiede as in firtuele assistint.

Ofhinklik fan it type tsjinst wêryn jo ynteressearre binne, kinne jo in bondel relatearre tsjinsten kombinearje en ferkeapje as in bondel tsjinsten: gefactureerd per projekt of as in trochgeande moanlikse tsjinst.

As jo ​​​​wat fine dat jo belangstelling wekket, doch dan mear ûndersyk. As jo ​​nei jo ûndersyk noch ynteressearre binne, fyn dan út hoe't jo de nedige feardigens kinne krije as jo se net al hawwe.

Jo kinne leare fan YouTube-fideo's, boeken op Amazon, of kursussen dy't jo online fine.

En tink derom, gewoan om't jo begjinne mei in tsjinst lykas VA betsjuttet net dat jo de rest fan jo libben fêst sille bliuwe dy tsjinst oanbiede. Jo binne frij om te upgrade of ekstra tsjinsten ta te foegjen.

Feardigens nedich om in firtuele assistint te wêzen

In protte fan 'e feardigens dy't nedich binne om in firtuele assistint te wêzen binne itselde as dy't nedich binne om in bestjoerlike assistint of sekretaris te wêzen. Bygelyks, jo moatte superieure organisatoaryske feardichheden hawwe. Jo moatte ek noflik telefoangedrach en feardigens hawwe yn it brûken fan nije technologyen.

As VA sille jo ek spesifike feardigens nedich wêze foar selsstannigens. Bygelyks, jo moatte multitaske kinne, foaral as jo mei meardere kliïnten jonglere.

Jo moatte jo kinne konsintrearje op wurk, yn jo thúsomjouwing. Jo hawwe ek de juste apparatuer nedich yn jo thúskantoar.

Guon firtuele assistint banen fereaskje ekstra feardichheden, ynklusyf web ûntwerp, evenemint planning, boekhâlding en folle mear.

Jo kinne sykje nei banen foar Virtual Assistance dy't jo bepaalde feardigens nedich binne. Neist spesifike feardichheden sykje wurkjouwers faaks kandidaten mei training en/of kantoarûnderfining yn guon bestjoerlike kapasiteit.

De essensjele kwaliteiten fan in firtuele assistint

Betrouberens

Dit is ien fan de meast wichtige omdat, spitigernôch, it liket te wêzen de meast foarkommende. In protte kliïnten hawwe my ferteld dat se teloarsteld binne mei VA's dy't har foarútgong net rapporteare, of gewoan net levere.

Dit is folslein net te ferûntskuldigjen en net allinich jout it de firtuele assistinsje-yndustry in minne namme, mar de folgjende firtuele assistint neamd moat de fertochten en twifels fan 'e kliïnt drage oer de effektiviteit fan it brûken fan dizze soarten tsjinsten. .

Profesjonaliteit is foarop yn dizze yndustry, dus as in klant jo ropt, moatte jo se werom skilje. As jo ​​in e-mail ûntfange, moatte jo reagearje! It hoecht net fuortendaliks, mar it moat teminsten de oare deis.

Goede kommunikaasjefeardigens

Fan it earste punt ôf moatte jo de klant ynformearje oer de fuortgong fan jo wurk, dus fêststelle hoe en wannear't se har bywurkje as hy in klant wurdt, en foardat elke nije taak begjint.

As in klant jo konstant moat jage foar updates, dan dogge jo jo wurk net goed.

Tiid Management

Undersyk seit blykber dat jo allinich moatte rjochtsje op ien ding en dat is net effisjint foar multitasking. Fansels moatte jo rjochtsje op 'e taak by de hân, mar jo sille ek wurkje mei meardere kliïnten; dy't tinke dat se jo ien en wichtichste klant binne.

Jo hawwe wierskynlik in protte te dwaan yn in dei, dus plan foarút. Plan taken as jo it meast effisjint binne. Brûk in Google kalinder en markearje persoanlike items ien kleur en wurk items in oare.

As jo ​​​​witte dat jo moarns it bêste skriuwe, besykje dan gearkomsten te plannen foar lette middei. Jo kinne ek al jo wurktaken yn jo kalinder passe (ynklusyf planningtiid) om realistysk te witten as jo tiid hawwe om alles te dwaan.

Helpmiddel

Jo sille faak e-postberjochten krije mei jo technyske fragen, dy't se maklik kinne fine mei Google, of freegje hoefolle jo tsjinsten kostje, as se net iens de muoite hawwe om jo webside en/of jo sosjale netwurken te besykjen.

Jo wurde frege in dwaan in soad dingen dy't jo ha nea dien foar, en jo moatte gewoan útfine hoe't jo it dwaan. VA's wurde ferwachte dat se oplossingen leverje en klantproblemen oplosse.

As jo ​​net de mooglikheid hawwe om in probleem op te lossen en út te finen hoe't jo wat dwaan kinne, dan sille jo gjin goede VA wêze.

De firtuele assistint is gjin Yoda, dus it is net realistysk om oan te nimmen dat hy it allegear kin dwaan. Mar jo moatte witte hoe't jo ûndersykje om de ynformaasje op jo eigen te finen. Salang't jo earlik binne mei jo klant oer de omfang fan jo feardigens, sil it goed wêze.

Klanten ferwachtsje ek net dat jo alles witte. Fertel harren dat jo dizze bepaalde baan noch noait dien hawwe; mar jo binne bliid om út te finen hoe en komme werom nei it.

Jo moatte trochgean te trenen, wêr't jo YouTube-fideo's kinne besjen, feardigens kinne hannelje mei oare VA's, fragen stelle op VA-forums, en oer it algemien meidwaan.

Besykje op 'e hichte te bliuwen fan wat beweecht en feroaret, sawol yn jo sektor as yn' e techwrâld. Beslute oer de dingen wêr't jo mear oer witte wolle, doch dan jo ûndersyk.

Ferwachtings beheare en fertrouwen bouwe

Jo moatte net allinich witte wat jo dogge, mar jo moatte ek soargje dat de klant wit wat se dogge. Faak hat in klant noait wurke mei in firtuele assistint, dus as se net witte wat se kinne dwaan en hoe't it allegear wurket, sille se serieus twifelje oan jo fermogen om har te helpen.

In nije klant sil jo wierskynlik sykje om har troch it proses te lieden, dus jo moatte witte en útlizze hoe't jo wurkje. Dit komt meast mei ûnderfining, mar oefenje jo nije list mei fragen of rollenspul; en sels frijwilligerswurk foar in oannimmer dy't jo kenne, sadat jo in tsjûgenis krije kinne en it besykje, as dat jo soargen makket.

Allinne wurkje

It liket hiel gewoan te wêzen foar freelancers om har iensum te fielen, wat my ferrast, om't ik folslein bliid bin om allinich te wurkjen en noait tocht dat guon minsken sille misse om oaren yn 'e buert te hawwen.

Wis, soms brûk ik gearwurkjende romten en oare kearen wurkje ik yn kafees, mar de hiele wike allinne wêze is wat om yn gedachten te hâlden.

As jo ​​​​ûnderfining hawwe oer firtuele assistinsje, ferjit dan net om my in reaksje efter te litten. Ik kin jo lykwols net ferlitte sûnder dizze premium training oer persoanlike finânsjes te presintearjen.