अधिक लाभप्रदता के लिए नियंत्रण परियोजना लागत

किसी भी वित्तीय रणनीति में लागत नियंत्रण एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। जब आप अपने प्रोजेक्ट के वित्त पर नज़र रखते हैं तो आप बजट पर कैसे टिके रहते हैं? व्यक्तिगत बजट विकसित करने की तरह, आपके लिए कई विकल्प उपलब्ध हैं: खर्चों को वर्गीकृत करें, सबसे महंगी वस्तुओं का निर्धारण करें और प्रत्येक क्षेत्र में खर्चों को सीमित करने के लिए समाधान खोजें। इन सभी कार्यों को पूरा करने के बाद आप बजट को नियंत्रित करने में सक्षम होंगे, अपनी लाभप्रदता का विश्लेषण करने के लिए और मुनाफा बढ़ाएं.

लागत नियंत्रण के मूल सिद्धांत सभी बजटों के लिए समान हैं, चाहे कॉर्पोरेट हो या व्यक्तिगत। इस आलेख में, Finance de Demain Consulting लागत नियंत्रण की अवधारणा की व्याख्या करता है और यह कैसे एक बड़ी लागत प्रबंधन प्रणाली में फिट बैठता है।

लागत नियंत्रण क्या है?

लागत नियंत्रण कंपनी के मुनाफे को बढ़ाने के उद्देश्य से खर्चों को पहचानने और कम करने का एक सिद्धांत है। इसे परियोजना स्तर पर या संपूर्ण कंपनी स्तर पर किया जा सकता है।

इस मामले में, हम किसी परियोजना या परियोजनाओं के समूह के ढांचे के भीतर लागत नियंत्रण प्रक्रिया को लागू करने पर ध्यान केंद्रित करेंगे।

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, लागत नियंत्रण आपकी संसाधन प्रबंधन योजना की निगरानी करने और बजट ओवररन पर प्रतिक्रिया करने के लिए आपकी सेवा करेगा।

यदि आप अपने प्रोजेक्ट के लिए बजट से अधिक जाते हैं, तो एक रिपोर्टिंग टूल भी काम आ सकता है। मान लीजिए कि आपने एक नई परियोजना के लिए जिस फ्रीलांस डिजाइनर को काम पर रखा है, वह छवियों को संपादित करने में अपेक्षा से अधिक समय लेता है।

इस अतिरिक्त लागत की पहचान करने के बाद, आप लागत कम करने और दक्षता हासिल करने के लिए अपने अगले प्रोजेक्ट के लिए इन-हाउस डिज़ाइनर को नियुक्त करने का निर्णय ले सकते हैं।

लागतों को नियंत्रित करने से कैसे फर्क पड़ सकता है?

क्या आपकी टीम प्रोजेक्ट स्कोप या बजट को पूरा करने में असफल हो रही है? यहीं पर लागत नियंत्रण महत्वपूर्ण हो जाता है। यहां तक ​​कि अगर आप बजट पर हैं, तो लागतों को नियंत्रित करने से आपको इसे और कम करने और रास्ते में राजस्व बढ़ाने में मदद मिल सकती है।

यह प्रक्रिया समग्र कंपनी खर्च में अंतर्दृष्टि प्रदान करती है: यह सबसे महंगे क्षेत्रों को हाइलाइट करती है और इनमें से प्रत्येक क्षेत्र में खर्च की पहचान करती है।

पहले कदम के रूप में, लागत नियंत्रण को इस पैमाने पर लागत कम करने के उद्देश्य से परियोजना पर लागू किया जा सकता है और इस प्रकार कंपनी के मुनाफे में संभावित वृद्धि हो सकती है।

लागत नियंत्रण तकनीकें क्या हैं?

प्रारंभ में, व्यवसाय के उच्च स्तरों पर लागत नियंत्रण हो सकता है, लेकिन यह अक्सर परियोजना स्तर पर होता है। यह इस स्तर पर है कि आप प्रति परियोजना वास्तविक लागतों का आकलन कर सकते हैं और उन्हें प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं।

किसी परियोजना की लागत को बेहतर ढंग से नियंत्रित करने के लिए यहां पांच चरण दिए गए हैं:

1. अपने बजट की योजना बनाएं

विस्तृत लागत अनुमान प्राप्त करने और संसाधनों को प्रभावी ढंग से आवंटित करने के लिए सबसे पहले आपको अपने बजट की योजना बनाने की आवश्यकता है। एक विस्तृत परियोजना योजना विकसित करने से लागत भिन्नता कम हो जाएगी, जो आपके मूल बजट और वास्तविक व्यय के बीच का अंतर है।

अपनी बजट योजना में शामिल करें:

• परियोजना के लिए आवश्यक टीम के सदस्यों की संख्या
• परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक समय का अनुमान
• परियोजना के लिए आवश्यक सामग्री

परियोजना के लिए आवश्यक समय और सामग्री की गणना करते समय, अपने बजट में कुछ कमी रखें। अनपेक्षित असामान्य नहीं है और आपको प्रोजेक्ट समयरेखा बढ़ाने या अतिरिक्त संसाधनों का अनुरोध करने की आवश्यकता हो सकती है।

2. सभी खर्चों पर नजर रखें

परियोजना लागत नियंत्रण में दूसरा चरण परियोजना व्यय की प्रगति की निगरानी करना है। यदि आप वास्तविक समय में लागत भिन्नता देखते हैं तो आप सुधारात्मक कार्रवाई अधिक आसानी से कर पाएंगे।

परियोजना के अंत में, बहुत देर हो चुकी होगी, पैसा खर्च होगा। इस बिंदु पर, आपको बस इतना करना है कि भविष्य में इस स्थिति को फिर से होने से रोकने के लिए इससे सीखें।

किसी परियोजना के दौरान अपने खर्चों पर प्रभावी ढंग से निगरानी रखने के लिए, परियोजना के मील के पत्थर निर्धारित करें। प्रत्येक मील के पत्थर पर, आप अपने खर्चों का विश्लेषण कर सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि परियोजना का दायरा सम्मानित है। और यदि आपको कभी भी किसी मील के पत्थर पर लागत में वृद्धि दिखाई देती है, तो आप बाद में परियोजना में उन्हें कम करने का समाधान पा सकते हैं।

3. परिवर्तन नियंत्रण प्रणाली का प्रयोग करें

परियोजना के नियोजन चरण के दौरान स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित करना आवश्यक है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप इन लक्ष्यों को प्राप्त कर लें, परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया आवश्यक हो सकती है।

परिवर्तन नियंत्रण एक परियोजना के दौरान हितधारकों द्वारा किए गए सभी परिवर्तनों को नियंत्रित करने वाले कदमों का एक समूह है। यह आपको प्रकट होते ही परिवर्तनों के लिए तैयार करके और इस प्रकार परियोजना को तदनुसार अनुकूलित करके उद्देश्यों के बहाव को रोकने की अनुमति देता है।

4. एक नियंत्रण प्रक्रिया के चरण

भड़काना

परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया तब शुरू होती है जब एक हितधारक परियोजना में बदलाव का अनुरोध करता है। अनुरोध अलग-अलग हो सकता है: यह समय सीमा या नई परियोजना डिलिवरेबल्स का विस्तार हो सकता है।

मूल्यांकन

परियोजना प्रबंधक या विभाग प्रमुख बुनियादी जानकारी के लिए अनुरोध को स्कैन करता है, जैसे आवश्यक संसाधन, अनुरोध का प्रभाव और अनुरोध के प्राप्तकर्ता। प्रारंभिक मूल्यांकन के बाद, परिवर्तन अनुरोध विश्लेषण चरण में चला जाता है।

ल का विश्लेषण

विश्लेषण चरण के दौरान, संबंधित परियोजना प्रबंधक अनुरोध को स्वीकार या अस्वीकार करता है। कुछ मामलों में, परिवर्तनों की स्वीकृति को नियंत्रित करने के लिए एक परिवर्तन नियंत्रण समिति का गठन किया जा सकता है। परियोजना प्रबंधक अनुरोध को स्वीकार या अस्वीकार करता है, और टीम को सूचित करता है।

परियोजना के आकार के आधार पर, परियोजना प्रबंधक यह सुनिश्चित करने के लिए परिवर्तन लॉग में परिवर्तन लॉग कर सकता है कि सभी परियोजना हितधारकों को जानकारी प्राप्त हो।

कार्यान्वयन

परिवर्तन को लागू करना परियोजना के चरण के आधार पर अलग-अलग हो सकता है, लेकिन आम तौर पर इसमें समयरेखा और डिलिवरेबल्स को अपडेट करने के साथ-साथ प्रोजेक्ट टीम को सूचित करना भी शामिल होता है।

आपको परियोजना के दायरे का आकलन करना चाहिए और सत्यापित करना चाहिए कि समयरेखा बदलने से नियोजित उद्देश्यों पर कोई बड़ा प्रभाव नहीं पड़ेगा।

बाड़

दस्तावेज़ीकरण, प्रसार और अनुरोध को लागू करने के बाद, आप समापन चरण पर जा सकते हैं। यह अनुशंसा की जाती है कि आपके पास एक औपचारिक समापन योजना हो ताकि टीम के सभी सदस्य भविष्य में इस जानकारी तक पहुंच सकें और इसका संदर्भ ले सकें।

अपनी परियोजनाओं में परिवर्तनों की प्रभावी ढंग से समीक्षा करके, लागत नियंत्रण स्वाभाविक रूप से आना चाहिए।

किसी परियोजना के बजट और सफलता का सटीक पूर्वानुमान लगाने में शुरू से अंत तक कर्तव्यनिष्ठ प्रबंधन बनाए रखना शामिल है। रास्ते में अप्रत्याशित घटनाएँ अपरिहार्य हैं, लेकिन कुछ प्रणालियों की स्थापना से इन विचलनों से बचाव में मदद मिलती है।

4. अपना समय प्रबंधित करें

समय प्रबंधन लागत नियंत्रण का एक अभिन्न अंग है: जब किसी परियोजना की कुल अवधि बढ़ जाती है, तो परियोजना की कुल लागत भी बढ़ जाती है। आवंटित बजट से अधिक नहीं होने के लिए, आपको सबसे पहले परियोजना कार्यक्रम का सम्मान करना चाहिए।

उत्पादकता बढ़ाने के लिए समय प्रबंधन रणनीतियों को अपनाएं और टीम के सदस्यों को बजट के भीतर समय पर काम पूरा करने में मदद करें।

यहाँ कुछ समय प्रबंधन युक्तियाँ दी गई हैं:

टाइमबॉक्सिंग

टाइमबॉक्सिंग एक लक्ष्य-उन्मुख समय प्रबंधन रणनीति है जिसमें "समय सीमा" के भीतर कार्यों को पूरा करना शामिल है। समय का अवरोध '.

उदाहरण के लिये, अगर आपको एक ब्लॉग पोस्ट लिखने की आवश्यकता है, तो आप इसकी रूपरेखा तैयार करने के लिए दो घंटे का ब्लॉक बना सकते हैं। फिर, एक ब्रेक के बाद, आप पहला ड्राफ्ट बनाने के लिए तीन घंटे के दूसरे ब्लॉक में वापस जा सकते हैं।

समय अवरुद्ध

टाइम ब्लॉकिंग टाइमबॉक्सिंग के समान है, लेकिन प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य के लिए एक निश्चित समय निर्धारित करने के बजाय, आप संबंधित कार्य के लिए अपने कैलेंडर की विशिष्ट अवधियों को ब्लॉक कर देंगे।

पोमोडोरो विधि

टाइमबॉक्सिंग और टाइम ब्लॉकिंग की तरह, पोमोडोरो तकनीक आपको कम समय में अपने कार्यों को पूरा करने और कार्य सत्रों के बीच ब्रेक लेने में मदद करती है।

उदाहरण के लिये25 मिनट काम करें, फिर चार बार पांच मिनट का ब्रेक लें। फिर चौथे वर्क सेशन के बाद एक लंबा ब्रेक लें 20 या 30 मिनटs.

मेंढक निगल

Sमार्क ट्वेन के एक प्रसिद्ध उद्धरण के अनुसार: "यदि आपको एक टोड निगलना है, तो बेहतर होगा कि आप इसे सुबह सबसे पहले निगलें।" समय प्रबंधन रणनीति "मेंढक खाओ" इन शब्दों से प्रेरित है और आपको कम महत्वपूर्ण या कम जरूरी कार्यों पर काम करने से पहले महत्वपूर्ण या जटिल कार्यों का ध्यान रखने के लिए प्रोत्साहित करता है।

पारेटो सिद्धांत

अभी भी कहा जाता है 80-20 नियम यह सिद्धांत एक बुनियादी नियम पर आधारित है: हम अपना 20% समय 80% काम पूरा करने में लगाते हैं। ठोस रूप से, इन 80% कार्यों को पर्याप्त रूप से जल्दी से संसाधित करने में सक्षम होने के कारण हमारे कार्य दिवस के दौरान शेष 20% की देखभाल करने के लिए हमें अधिक समय मिलता है जो हमें 80% समय लगेगा।

काम पूरा करना (जीटीडी)

द्वारा आविष्कार डेविड एलन 2000 के दशक की शुरुआत में, विधि " हो रही बातें किया »या फ़्रेंच में "काम पूरा करना", पहले से लिखित रूप में नियोजित कार्यों की एक सूची बनाने की अनुशंसा करता है। एक बार इन विचारों से मुक्त होने के बाद, कार्य प्रबंधन उपकरणों पर निर्भर रहने के बजाय, आप यह सोचे बिना कि क्या करना है, कार्रवाई करने में सक्षम होंगे।

लागत नियंत्रण के हिस्से के रूप में उत्पादकता पर ध्यान केंद्रित करना उल्टा लग सकता है, लेकिन परियोजना का प्रदर्शन नकदी प्रवाह की आधारशिला है।

यदि आपकी टीम उत्पादक नहीं है, तो आप परियोजना की समय सीमा को पूरा नहीं कर पाएंगे, और समय सीमा को पूरा करने में विफलता अतिरिक्त लागत उत्पन्न करती है। तार्किक रूप से, यदि आपकी परियोजना की लागत अधिक है, तो आपकी कंपनी का नकदी प्रवाह कम हो जाता है। 

5. अर्जित मूल्य को ट्रैक करें

अपने अर्जित मूल्य को ट्रैक करने से आपको किसी परियोजना के वित्तीय परिणाम का अनुमान लगाने में मदद मिल सकती है। इस लागत नियंत्रण पद्धति के लिए लागत लेखांकन के ज्ञान की आवश्यकता होती है। यह आपको परिवर्तनीय लागतों की शुरुआत का पता लगाने में मदद कर सकता है और इसलिए भविष्य की परियोजनाओं में भिन्नता को रोक सकता है।

अर्जित मूल्य वास्तव में एक परियोजना के भीतर पूर्ण किए गए कार्यों की मात्रा है। अर्जित मूल्य को ट्रैक करने और यह देखने के लिए कि क्या आप शेड्यूल पर हैं, आपको प्रोजेक्ट बजट द्वारा पूर्ण किए गए कार्यों का प्रतिशत गुणा करना होगा।

अर्जित मूल्य को ट्रैक करने के लिए कदम

अर्जित मूल्य को ट्रैक करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

चरण 1: प्रतिशत के रूप में प्रत्येक कार्य के पूरा होने की डिग्री निर्धारित करें।

चरण 2: नियोजित मूल्य निर्धारित करें (नियोजित मूल्य या पी.वी) या नियोजित कार्य की बजटीय लागत। यह नियोजित कार्य को पूरा करने के लिए अधिकृत बजट है।

चरण 3: अर्जित मूल्य निर्धारित करें (ईअर्जित मूल्य या ईवी), या प्रदर्शन किए गए कार्य की बजटीय लागत। यह वास्तव में पूर्ण किये गये कार्य की मात्रा है।

चरण 4: वास्तविक लागत स्थापित करें (वास्तविक लागत या ए.सी), जो प्रदर्शन किए गए कार्य की वास्तविक लागत का प्रतिनिधित्व करता है। ये पहले से किए गए कार्य से संबंधित खर्च हैं।

चरण 5: लागत भिन्नता की गणना करें (लागत भिन्नता या सी.वी) वास्तविक लागत (सीवी = ईवी - एसी) से अर्जित मूल्य घटाकर।

चरण 6: परिणाम संकलित करें।

पहले तीन चरणों के लिए, आपको अपनी परियोजना के लिए लागत की जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता होती है, जबकि अंतिम तीन चरणों के लिए, आपको गणना और विश्लेषण करने की आवश्यकता होती है। लागत संस्करण आपके प्रोजेक्ट की लागत स्थिति का प्रतिनिधित्व करते हैं।

जब आप लागतों को नियंत्रित करते हैं, तो आपका सीवी वह मीट्रिक होता है जो यह निर्धारित करता है कि आपका प्रोजेक्ट बजट के अनुरूप है या नहीं। ए नकारात्मक सी.वी इसका मतलब है कि परियोजना बजट से अधिक है।

क्या आपको लागतों को नियंत्रित करना चाहिए या लागतों का प्रबंधन करना चाहिए?

लागत प्रबंधन के साथ लागत नियंत्रण को भ्रमित करना आम बात है। ये दो अलग-अलग शब्द हैं जिन्हें परिभाषित करने और सही ढंग से समझने की आवश्यकता है। लागत प्रबंधन की बड़ी प्रणाली के भीतर लागत नियंत्रण एक उप-प्रक्रिया है।

जबकि लागत नियंत्रण खर्चों की पहचान करने और मुनाफा बढ़ाने के लिए उन्हें कम करने के बारे में है, लागत प्रबंधन एक परियोजना की लागतों का अनुमान लगाने, बजट बनाने और नियंत्रित करने की समग्र प्रक्रिया है।

आपकी कंपनी में संभवतः लागत प्रबंधन में शामिल कई कर्मचारी हैं। आपकी टीम के आकार के आधार पर, अलग-अलग लोग संसाधन नियोजन और बजट बनाने पर काम कर सकते हैं।

प्रभावी लागत नियंत्रण के लिए, टीमों को व्यवसाय बजट के प्रत्येक भाग पर पर्याप्त ध्यान देने और इसका गहन विश्लेषण करने के लिए व्यवसाय के विभिन्न स्तरों पर खर्च की निगरानी करने की आवश्यकता होती है।

अपने प्रोजेक्ट खर्चों को ट्रैक करने और कम करने के लिए लागत नियंत्रण का उपयोग करें

परियोजना खर्च को कम करने के लिए लागत डेटा को ट्रैक करना एक कठिन प्रक्रिया है, लेकिन लागत प्रबंधन का लाभप्रदता पर सीधा प्रभाव पड़ता है।

प्रभावी ढंग से लागतों का प्रबंधन करने के लिए, अपनी उंगलियों पर सभी जानकारी रखने के लिए एक अनुकूलन योग्य डैशबोर्ड बनाएं। यह स्वचालन आपको परियोजना प्रबंधन और लागत नियंत्रण के बीच सब कुछ एक ही स्थान पर करने की अनुमति देगा।

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