एक कंपनी में एक आभासी सहायक की भूमिका

यदि आप अधिकांश ब्लॉगर्स की तरह हैं, तो क्या आपने हमेशा सोचा है कि आपको यह अकेले ही करना होगा? क्या यह आपका मामला है? और हाँ, अधिकांश उद्यमी स्वयं ही शुरुआत करते हैं या किसी आभासी सहायक को नियुक्त करते हैं।

इस लेख में, मैं आपको दिखाता हूँ कि एक आभासी सहायक आपके व्यवसाय के लिए क्यों महत्वपूर्ण है। लेकिन सबसे पहले, यहां एक प्रशिक्षण पाठ्यक्रम है जो होगा उद्यमिता में सफल होना संभव बनाता है।

वर्चुअल असिस्टेंट क्या है?

एक आभासी सहायक (VA) वह होता है जो दूरस्थ स्थान से अन्य व्यवसायों को सहायता सेवाएँ प्रदान करता है।

यह शब्द 1990 के दशक में तकनीकी सुधारों के कारण वस्तुतः काम करने की संभावना से पैदा हुआ था। एक आभासी सहायक वह होता है जिसे आपके व्यवसाय के दिन-प्रतिदिन के थकाऊ कार्यों को करने के लिए काम पर रखा जाता है।

यह किसी दूसरे शहर, राज्य या देश में हो सकता है। यह वे लोग भी हो सकते हैं जो सप्ताह में एक बार आपके कार्यालय आते हैं या किसी सहकर्मी स्थान पर मिलते हैं। यह वास्तव में आप पर निर्भर करता है।

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वे अपने ग्राहक के कार्यों को बिना किसी समस्या के पूरा करने का ध्यान रखते हैं, या तो क्योंकि वे इसे करने से नफरत करते हैं या क्योंकि इसमें बहुत अधिक समय लगता है।

आभासी सहायक विशेष रूप से उद्यमियों और ऑनलाइन व्यवसायों द्वारा मांगे जाते हैं। इन कंपनियों को मदद की जरूरत है लेकिन वे कर्मचारियों को शारीरिक रूप से नियुक्त नहीं करना चाहती हैं। आपकी सेवा मे, Finance de Demain औसतन दो आभासी सहायकों के साथ काम करता है।

एक आभासी सहायक क्या करता है

सिद्धांत रूप में, एक आभासी सहायक वह सब कुछ कर सकता है जो कोई अन्य सहायक कर्मचारी करता है। हालाँकि, आभासी समर्थन कार्य कार्यालय के काम तक ही सीमित नहीं हैं। कई वर्चुअल असिस्टेंट प्रदान करते हैं मार्केटिंग सेवाएं, वेब डिजाइन और अन्य।

कुछ आभासी सहायक एक विशिष्ट कौशल सेट के विशेषज्ञ होते हैं। उदाहरण के लिए, एक मार्केटिंग वर्चुअल असिस्टेंट केवल मार्केटिंग का काम करता है। अन्य आभासी सहायक विभिन्न प्रकार के कार्य करते हैं लेकिन एक विशिष्ट उद्योग में। उदाहरण के लिए, रियल एस्टेट कंपनियों के लिए एक आभासी सहायक।

अधिकांश आभासी सहायकों का अपना घर-आधारित आभासी सहायक व्यवसाय होता है। इससे उन्हें अधिक कमाई करने और उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों पर बेहतर नियंत्रण प्राप्त करने की अनुमति मिलती है। हालाँकि, कई छोटे व्यवसाय नौकरी या अनुबंध के हिस्से के रूप में आभासी सहायकों को नियुक्त करते हैं।

अंत में, कई VA त्वरित, समय-सीमित परियोजनाओं को खोजने के लिए फ्रीलांस साइट्स या सहकर्मी साइटों का उपयोग करते हैं।

एक आभासी सहायक आपके व्यवसाय को कैसे लाभ पहुँचा सकता है?

क्योंकि ऐसे कार्यों को सौंपना जो आपके समय और ऊर्जा का उपभोग करते हैं, जिन्हें करने में आपको आनंद नहीं आता है, और जो आपको एक कठिन कार्य से दूसरे में जाने के चक्र में रखते हैं, एक वीए आपको अपने मामलों पर नियंत्रण हासिल करने की अनुमति देगा।

अपनी टीम को बढ़ाने का मतलब है कि आप आवश्यक काम कर सकते हैं, रणनीति और बड़ी तस्वीर पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। आप बड़े पैमाने पर सपने देखना और योजना बनाना शुरू कर सकते हैं।

आपको कैसे पता चलेगा कि आप वर्चुअल असिस्टेंट को हायर करने के लिए तैयार हैं?

जब आप किराए पर लेने के लिए तैयार होंगे तो यह हर किसी के लिए अलग होता है, जो निर्णय को इतना कठिन बना देता है। इससे पहले कि आपको लगे कि आप जाने के लिए तैयार हैं, हम एक VA को काम पर रखने की सलाह देते हैं।

इसका कारण यह है कि अधिकांश लोग (स्वयं सहित!) तब तक प्रतीक्षा करते हैं जब तक कि हम पहले से ही "पागलपन" के एक बिंदु पर न हों और व्यवसाय के लिए सहायता मांगना शुरू कर दें। इसलिए, यदि आप अपना व्यवसाय बढ़ाने के लिए तैयार हैं और आपको लगता है कि आप तैयार हैं, तो मैं अत्यधिक अनुशंसा करता हूं कि आप अपने आभासी सहायक की तलाश शुरू कर दें।

अगर आप किसी को टीम में तब लाते हैं जब चीजें थोड़ी शांत होती हैं, तो आप दोनों के लिए यह बहुत आसान हो जाएगा, ताकि व्यस्ततम समय में चीजें सुचारू रूप से चलती रहें।

भर्ती का अंतिम निर्णय लेने से पहले उत्तर देने के लिए यहां कुछ प्रश्न दिए गए हैं:

• क्या आप अपने व्यवसाय को अब तक की तुलना में तेजी से बढ़ाने के लिए तैयार हैं?
• क्या आप हर महीने किसी को भुगतान कर सकते हैं?
• क्या आपने प्रतिनिधि शुरू करने के लिए कार्यों को परिभाषित किया है?

यदि आपने इन सभी प्रश्नों का उत्तर हाँ में दिया है, तो आप VA भर्ती प्रक्रिया शुरू करने के लिए तैयार हैं।

वीए कैसे किराये पर लें?

जबकि आभासी सहायता एक बेहतरीन घरेलू व्यवसाय विचार है, घरेलू व्यवसाय मालिकों के लिए अपने राजस्व को अधिकतम करने और विकास को सुविधाजनक बनाने के लिए आभासी सहायता प्राप्त करना महत्वपूर्ण है। एक घरेलू व्यवसाय के मालिक के रूप में, एक समय ऐसा आता है जब सब कुछ करना असंभव हो जाता है, कम से कम प्रभावी और कुशल होने के लिए पर्याप्त।

एक आभासी सहायक को काम पर रखने से आपका समय खाली हो जाएगा ताकि आप अपने काम पर ध्यान केंद्रित कर सकें, उन कार्यों पर जो आपके लिए सर्वोत्तम व्यावसायिक परिणाम उत्पन्न करते हैं। इसके अलावा, कई आभासी सहायक आपसे बेहतर हैं कुछ कार्यों में।

लंबे समय में, उन नौकरियों को किराए पर लेना हमेशा तेज़ और सस्ता होता है जिन्हें करने के लिए आप योग्य नहीं हैं।

भर्ती का पहला चरण एक आभासी सहायक का काम उन कार्यों की सूची बनाना है जिन्हें आप आउटसोर्स करना चाहते हैं। उन गतिविधियों को प्राथमिकता देते हुए एक व्यापक सूची बनाएं, जिन्हें आप पहले सौंपना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, ईमेल प्रबंधन समय लेने वाला और थकाऊ है, इसे अपनी सूची में सबसे ऊपर रखें।

या हो सकता है कि तकनीकी समस्याएं आपका बहुत अधिक समय ले रही हों, आप अपने वेबसाइट प्रबंधन को आउटसोर्स कर सकते हैं। या अपनी कंपनी के खातों को अद्यतित रखें।

अगला चरण यह पता लगा रहा है कि किसे नियुक्त करना है। वर्चुअल असिस्टेंट को हायर करने के कई तरीके हैं। आप एक वीए सेवा का उपयोग कर सकते हैं जो उन्हें काम पर रखता है और प्रशिक्षित करता है, और फिर वे आपको आवश्यक सेवाओं के आधार पर एक व्यक्ति को नियुक्त करते हैं।

अंतिम विकल्प आपके नेटवर्क में किसी ऐसे व्यक्ति को किराए पर लेना है जिसके पास संदर्भ हों। जब आप एक आभासी सहायक की तलाश में एक विज्ञापन पोस्ट कर सकते हैं, तो पहले से ही विश्वसनीय क्रेडेंशियल्स खोजने से आपका समय और सिरदर्द बचेगा।

सेवाओं की सूची आभासी सहायक प्रदान कर सकते हैं

रचनात्मक लेखन

• ब्लॉग पोस्ट लिखें
• ई-पुस्तकें, किताबें, समाचार पत्र, ईमेल फ़नल आदि लिखें।
• ऑडियो या वीडियो ट्रांसक्रिप्ट लिखें या संपादित करें।
• फेसबुक, ट्विटर या इंस्टाग्राम के लिए सोशल मीडिया पोस्ट लिखें।
• ब्लॉग पोस्ट, किताबें, वेबसाइट, न्यूज़लेटर्स, रेसिपी आदि का संपादन और संशोधन।
• अपने ईमेल मार्केटिंग के लिए ईमेल तैयार करें
• ऑनलाइन स्टोर (स्टोर / उत्पाद प्रबंधक) के लिए उत्पाद विवरण तैयार करना
• प्रशंसापत्रों का संकलन/संपादन।
• आदि ...

प्रशासक / प्रबंधन

• ईमेल, चैट या फोन के माध्यम से ग्राहक सेवा।
• ईमेल का पालन करें और उत्तर दें।
• मेलबॉक्स व्यवस्थित करें
• ब्लॉग टिप्पणियाँ प्रबंधित करें।
• लाइव वेबिनार समर्थन
• कैलेंडर प्रबंधन
• PowerPoint प्रस्तुतियाँ बनाएँ
• आपूर्ति और आपूर्ति का प्रबंधन
• साक्षात्कार की व्यवस्था करें
• फोन कॉल का जवाब दें
• सामग्री का पुन: उपयोग करें (उदाहरण: किसी वीडियो को लिखित ब्लॉग पोस्ट में या ब्लॉग पोस्ट को सोशल मीडिया पोस्ट में परिवर्तित करना)
• वीडियोकांफ्रेंसिंग बैठकों के मिनट लिखें
• ब्लॉग संपादकीय कैलेंडर प्रबंधित करें
• ग्राहक ऑनबोर्डिंग कार्य जैसे ईमेल का जवाब देना और चालान और अनुबंध जमा करना
• संभावित ग्राहकों / वर्तमान ग्राहकों का अनुवर्ती
• अतिथियों की प्रस्तुति
• यात्रा की व्यवस्था करें
• प्रपत्रों की तैयारी
• रचना फिर से शुरू करें
• नई टीम के सदस्यों की भर्ती और प्रशिक्षण
• अनुवाद
• ब्लॉग पोस्ट, उत्पादों आदि के लिए मंथन करें।

नायब: प्रशासनिक कार्य सबसे अधिक मांग वाली सेवाओं में से हैं। व्यापार मालिकों को इन दैनिक कार्यों में मदद करने से अधिक पैसा बनाने के लिए उनका समय खाली हो जाता है। बहुत महंगा !

ग्राफ़िक डिज़ाइन

• ब्लॉग पोस्ट के लिए ग्राफिक्स बनाना
• फोटो एडिटींग
• वेबिनार या वर्कशॉप के लिए स्लाइड बनाना।
• व्यवसाय कार्ड, फ़्लायर्स, लोगो, मेनू, साइनेज, आदि का डिज़ाइन।
• ब्लॉग पोस्ट, किताबें, सोशल मीडिया आदि के लिए छवि खोज।
• ब्रांड स्टाइल गाइड का निर्माण।
• न्यूज़लेटर सदस्यता के लिए ई-पुस्तकों या पीडीएफ फाइलों का डिज़ाइन

नायब: Canva में ढेर सारे टेम्पलेट हैं और यदि आप ग्राफ़िक्स बनाना चाहते हैं तो इसका उपयोग करना आसान है।

सामाजिक मीडिया

• सोशल मीडिया अपडेट शेड्यूल करना।
• Pinterest खाते का निर्माण और प्रबंधन
• प्रचारित पिन बनाएं और प्रबंधित करें
• फेसबुक समूह प्रबंधित करें
• लिंक्डइन समूहों का निर्माण और प्रबंधन
• सोशल मीडिया पोल बनाएं
• प्रकाशन कार्यक्रम समायोजित करें।
• Instagram पर पोस्ट का निर्माण और प्रबंधन।
• सोशल मीडिया संदेशों का जवाब दें।

खाता बहीखाता

• भुगतान और चालान का प्रबंधन।
• प्रसंस्करण आदेश और रिटर्न।
• संग्रह प्रबंधन
• पेरोल प्रबंधन
• बिलिंग और चालान।

आभासी सहायक सेवाओं की इस सूची का उपयोग कैसे करें?

जैसा कि आप देख सकते हैं, वर्चुअल असिस्टेंट के रूप में आप कई सेवाएं दे सकते हैं।

आप जिस प्रकार की सेवा में रुचि रखते हैं, उसके आधार पर आप संबंधित सेवाओं के बंडल को जोड़ सकते हैं और सेवाओं के बंडल के रूप में बेच सकते हैं: प्रति प्रोजेक्ट या चालू मासिक सेवा के रूप में बिल किया जाता है।

यदि आपको कुछ ऐसा मिलता है जो आपकी रुचि को प्रभावित करता है, तो अधिक शोध करें। यदि आपके शोध के बाद भी आप रुचि रखते हैं, तो पता करें कि यदि आपके पास पहले से ही आवश्यक कौशल नहीं हैं तो आप उन्हें कैसे प्राप्त कर सकते हैं।

आप YouTube वीडियो, Amazon पर किताबें, या ऑनलाइन मिलने वाले कोर्स से सीख सकते हैं।

और याद रखें, सिर्फ इसलिए कि आप VA जैसी सेवा के साथ शुरुआत कर रहे हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आप जीवन भर उस सेवा की पेशकश करते रहेंगे। आप अतिरिक्त सेवाओं को अपग्रेड करने या जोड़ने के लिए स्वतंत्र हैं।

आभासी सहायक बनने के लिए आवश्यक कौशल

एक आभासी सहायक बनने के लिए आवश्यक कई कौशल वही हैं जो एक प्रशासनिक सहायक या सचिव बनने के लिए आवश्यक हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास बेहतर संगठनात्मक कौशल होना चाहिए। नई तकनीकों का उपयोग करने के लिए आपके पास सुखद टेलीफोन व्यवहार और कौशल भी होना चाहिए।

एक वीए के रूप में, आपको स्वरोजगार के लिए विशिष्ट कौशल की भी आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, आपको मल्टीटास्क करने में सक्षम होना चाहिए, खासकर यदि आप कई क्लाइंट्स को चकमा दे रहे हैं।

आपको अपने घर के माहौल में काम पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होना चाहिए। आपको अपने गृह कार्यालय में सही उपकरण की भी आवश्यकता है।

कुछ आभासी सहायक नौकरियों के लिए अतिरिक्त कौशल की आवश्यकता होती है, जिनमें शामिल हैं वेब डिजाइन, इवेंट प्लानिंग, अकाउंटिंग और भी बहुत कुछ।

आप वर्चुअल असिस्टेंस जॉब खोज सकते हैं जिसके लिए आपके विशेष कौशल की आवश्यकता होती है। विशिष्ट कौशल के अलावा, नियोक्ता अक्सर कुछ प्रशासनिक क्षमता में प्रशिक्षण और/या कार्यालय अनुभव वाले उम्मीदवारों की तलाश करते हैं।

एक आभासी सहायक के आवश्यक गुण

Fiabilité

यह सबसे महत्वपूर्ण में से एक है क्योंकि, दुर्भाग्य से, यह सबसे आम प्रतीत होता है। कई ग्राहकों ने मुझे बताया है कि वे VA से निराश हैं जिन्होंने अपनी प्रगति की सूचना नहीं दी, या केवल वितरित नहीं की।

यह पूरी तरह से अक्षम्य है और यह न केवल आभासी सहायता उद्योग को बदनाम करता है, बल्कि अगले आभासी सहायक को इस प्रकार की सेवाओं का उपयोग करने की प्रभावशीलता के बारे में ग्राहक के संदेह और संदेहों को सहन करना चाहिए।

इस उद्योग में व्यावसायिकता सर्वोपरि है, इसलिए यदि कोई ग्राहक आपको कॉल करता है, तो आपको उन्हें वापस कॉल करना चाहिए। अगर आपको एक ईमेल प्राप्त होता है, तो आपको जवाब देना चाहिए! यह तुरंत नहीं होना चाहिए, लेकिन कम से कम अगले दिन होना चाहिए।

अच्छा संचार कौशल

पहले बिंदु से, आपको क्लाइंट को अपने काम की प्रगति के बारे में सूचित करना चाहिए, इसलिए यह स्थापित करें कि जब वह क्लाइंट बन जाए, और प्रत्येक नए कार्य को शुरू करने से पहले उन्हें कैसे और कब अपडेट किया जाए।

अगर किसी ग्राहक को अपडेट के लिए लगातार आपका पीछा करना पड़ता है, तो आप अपना काम ठीक से नहीं कर रहे हैं।

समय प्रबंधन

अनुसंधान स्पष्ट रूप से कहता है कि आपको केवल एक चीज पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए और वह मल्टीटास्किंग के लिए अक्षम है। बेशक, आपको काम पर ध्यान देना होगा, लेकिन आप कई ग्राहकों के साथ भी काम कर रहे होंगे; जो सोचते हैं कि वे आपके एक और सबसे महत्वपूर्ण ग्राहक हैं।

आपको शायद एक दिन में बहुत कुछ करना है, इसलिए आगे की योजना बनाएं। कार्यों को शेड्यूल करें जब आप सबसे अधिक कुशल हों। एक Google कैलेंडर का उपयोग करें और व्यक्तिगत वस्तुओं को एक रंग और काम की वस्तुओं को दूसरे रंग में चिह्नित करें।

यदि आप जानते हैं कि आप सुबह सबसे अच्छा लिखते हैं, तो देर दोपहर के लिए मीटिंग शेड्यूल करने का प्रयास करें। वास्तविक रूप से यह जानने के लिए कि क्या आपके पास सब कुछ करने का समय है, आप अपने सभी कार्य कार्यों को अपने कैलेंडर (योजना समय सहित) में फिट कर सकते हैं।

संसाधन

आपको अक्सर तकनीकी प्रश्न पूछने वाले ईमेल प्राप्त होंगे, जिन्हें वे आसानी से Google का उपयोग करके खोज सकते हैं, या पूछ सकते हैं कि आपकी सेवाओं की लागत कितनी है, जबकि उन्होंने आपकी वेबसाइट और/या या आपके सामाजिक नेटवर्क पर जाने की परवाह भी नहीं की है।

आपसे बहुत सी ऐसी चीज़ें करने के लिए कहा जाएगा जो आपने पहले कभी नहीं की हैं, और आपको बस यह पता लगाना है कि इसे कैसे करना है। VA से समाधान प्रदान करने और ग्राहकों की समस्याओं को हल करने की अपेक्षा की जाती है।

यदि आपके पास किसी समस्या को हल करने और कुछ करने का तरीका जानने की क्षमता नहीं है, तो आप एक अच्छे VA नहीं होंगे।

आभासी सहायक योदा नहीं है, इसलिए यह मान लेना अवास्तविक है कि वह यह सब करने में सक्षम होगा। लेकिन आपको यह जानना होगा कि अपने दम पर जानकारी खोजने के लिए कैसे शोध किया जाए। जब तक आप अपने ग्राहक के साथ अपने कौशल की सीमा के बारे में ईमानदार हैं, तब तक आप ठीक रहेंगे।

ग्राहक भी आपसे सब कुछ जानने की उम्मीद नहीं करते हैं। उन्हें बताएं कि आपने यह विशेष काम पहले कभी नहीं किया है; लेकिन आप यह जानकर खुश हैं कि कैसे और इस पर वापस आएं।

आपको प्रशिक्षित करना जारी रखना चाहिए, जहां आप YouTube वीडियो देख सकते हैं, अन्य VA के साथ कौशल का व्यापार कर सकते हैं, VA मंचों पर प्रश्न पूछ सकते हैं और आम तौर पर भाग ले सकते हैं।

अपने उद्योग और तकनीकी दुनिया दोनों में क्या चल रहा है और क्या बदल रहा है, इसके साथ अद्यतित रहने का प्रयास करें। उन चीजों के बारे में निर्णय लें जिनके बारे में आप अधिक जानना चाहते हैं, फिर अपना शोध करें।

उम्मीदों का प्रबंधन और विश्वास का निर्माण

न केवल आपको यह जानने की आवश्यकता है कि आप क्या कर रहे हैं, बल्कि आपको यह सुनिश्चित करने की भी आवश्यकता है कि ग्राहक जानता है कि वे क्या कर रहे हैं। अक्सर एक ग्राहक ने कभी भी आभासी सहायक के साथ काम नहीं किया है, इसलिए यदि वे नहीं जानते कि वे क्या कर सकते हैं और यह कैसे काम करता है, तो वे उनकी मदद करने की आपकी क्षमता पर गंभीरता से संदेह करेंगे।

एक नया ग्राहक आपको प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करने के लिए खोज सकता है, इसलिए आपको यह जानने और समझाने की आवश्यकता है कि आप कैसे काम करते हैं। यह ज्यादातर अनुभव के साथ आता है, लेकिन अपने प्रश्नों की नई सूची या रोल-प्ले का अभ्यास करें; और यहां तक ​​कि स्वेच्छा से एक ठेकेदार के लिए काम करते हैं जिसे आप जानते हैं, ताकि आप एक प्रशंसापत्र प्राप्त कर सकें और इसे आजमा सकें, अगर यह आपको चिंतित करता है।

अकेले काम करें

ऐसा लगता है कि फ्रीलांसरों के लिए अकेलापन महसूस करना काफी सामान्य है, जो मुझे आश्चर्यचकित करता है क्योंकि मैं अकेले काम करके पूरी तरह से खुश हूं और कभी नहीं सोचा था कि कुछ लोग दूसरों के आसपास रहने से चूक जाएंगे।

निश्चित रूप से, कभी-कभी मैं सह-कार्यस्थल का उपयोग करता हूं और दूसरी बार मैं कैफे में काम करता हूं, लेकिन पूरे सप्ताह अकेले रहना कुछ ध्यान में रखना है।

यदि आपके पास आभासी सहायता पर कोई अनुभव है, तो मुझे एक टिप्पणी छोड़ना न भूलें। हालाँकि, मैं आपको व्यक्तिगत वित्त पर यह प्रीमियम प्रशिक्षण प्रस्तुत किए बिना नहीं छोड़ सकता।