एक परियोजना योजना के चरण जो परियोजना की सफलता सुनिश्चित करते हैं

एक परियोजना योजना एक परियोजना प्रबंधक द्वारा सावधानीपूर्वक योजना बनाने की परिणति है। यह मुख्य दस्तावेज है जो किसी परियोजना की प्रगति का मार्गदर्शन करता है। यह परियोजना प्रबंधक की मार्गदर्शिका है।

हालाँकि परियोजना योजनाएँ कंपनी से कंपनी में भिन्न होती हैं, फिर भी दस चरण हैं जो परियोजना निष्पादन चरण के दौरान भ्रम और मजबूर सुधार से बचने के लिए परियोजना योजना में बिल्कुल होने चाहिए।

इस अनुच्छेद में आपकी परियोजना योजना को अच्छी तरह से लिखने में आपकी मदद करने के लिए मैं आपको सलाह देता हूं। यदि आप अपने प्रोजेक्ट को सफलतापूर्वक निष्पादित करना चाहते हैं, तो आपके प्रोजेक्ट प्लान में निम्नलिखित तत्व अवश्य शामिल होने चाहिए:

1. परियोजना के उद्देश्य

परियोजना के उद्देश्यों को परियोजना चार्टर में परिभाषित किया गया है। हालांकि, परियोजना के उद्देश्यों को और स्पष्ट करने के लिए उन्हें परियोजना योजना में भी शामिल किया जाना चाहिए। हालाँकि एक परियोजना प्रबंधक परियोजना योजना में उद्देश्यों को शामिल करने का विकल्प चुनता है, महत्वपूर्ण बात यह है कि दोनों के बीच एक स्पष्ट संबंध बनाए रखा जाए परियोजना चार्टर - किसी परियोजना का पहला मुख्य दस्तावेज - और परियोजना का दूसरा मुख्य दस्तावेज, इसकी परियोजना योजना।

2. परियोजना का दायरा

परियोजना के उद्देश्यों की तरह, दायरे को चार्टर में परिभाषित किया गया है और परियोजना प्रबंधक द्वारा परियोजना योजना में इसे और परिष्कृत किया जाना चाहिए। कार्यक्षेत्र को परिभाषित करके, परियोजना प्रबंधक यह दिखाना शुरू कर सकता है कि यह कैसा दिखेगा परियोजना का उद्देश्य.

यदि दायरा परिभाषित नहीं है, तो यह पूरे प्रोजेक्ट में विस्तारित हो सकता है। इससे लागत अधिक हो जाती है और समय सीमा समाप्त हो जाती है।

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उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कंपनी की उत्पाद लाइन के लिए एक ब्रोशर बनाने के लिए एक मार्केटिंग टीम का नेतृत्व कर रहे हैं, तो आपको पृष्ठों की संख्या सूचीबद्ध करनी चाहिए और उदाहरण देना चाहिए कि तैयार उत्पाद कैसा दिखेगा।

टीम के कुछ सदस्यों के लिए, ब्रोशर का अर्थ दो पृष्ठ हो सकता है, जबकि अन्य दस पृष्ठों को पर्याप्त मान सकते हैं। कार्यक्षेत्र को परिभाषित करने से पूरी टीम शुरू से ही एक ही पृष्ठ पर आ सकती है।

3. मील के पत्थर और मुख्य डिलिवरेबल्स

किसी परियोजना की मुख्य उपलब्धियों को मील के पत्थर कहा जाता है और मुख्य कार्य उत्पादों को मुख्य डिलिवरेबल्स कहा जाता है। वे दोनों एक परियोजना पर काम करने के प्रमुख घटकों का प्रतिनिधित्व करते हैं। एक परियोजना योजना को इन तत्वों की पहचान करनी चाहिए, उन्हें परिभाषित करना चाहिए और उनके पूरा होने के लिए समय सीमा निर्धारित करनी चाहिए।

यदि कोई संगठन नया सॉफ्टवेयर विकसित करने के लिए एक परियोजना चला रहा है, तो मुख्य डिलिवरेबल्स व्यावसायिक आवश्यकताओं की अंतिम सूची हो सकती है और उन्हें कैसे लागू किया जा सकता है।

तब परियोजना में डिजाइन पूर्णता, सिस्टम परीक्षण, उपयोगकर्ता स्वीकृति परीक्षण और सॉफ्टवेयर परिनियोजन तिथि के लिए मील के पत्थर हो सकते हैं। ये मील के पत्थर काम के उत्पादों से जुड़े हैं, लेकिन वे खुद उत्पादों की तुलना में प्रक्रियाओं से अधिक संबंधित हैं।

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मील के पत्थर और प्रमुख वितरण समय सटीक तिथियां होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन जितना अधिक विशिष्ट होगा उतना बेहतर होगा। सटीक तिथियाँ परियोजना प्रबंधकों को कार्य संरचनाओं को अधिक सटीक रूप से तोड़ने में मदद करती हैं।

योजना के इस चरण में, आप मील के पत्थर बनाएंगे ताकि आप बड़े या उच्च-स्तरीय डिलिवरेबल्स ले सकें और उन्हें छोटे डिलिवरेबल्स में तोड़ सकें, जिसे अगले चरण में वर्णित किया जा सकता है।

4. वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर

एक कार्य ब्रेकडाउन संरचना एक परियोजना के मील के पत्थर और प्रमुख डिलिवरेबल्स को छोटे टुकड़ों में तोड़ देती है ताकि प्रत्येक पहलू के लिए एक व्यक्ति को जिम्मेदारी सौंपी जा सके।

इस संरचना को विकसित करते समय, परियोजना प्रबंधक कई कारकों को ध्यान में रखता है जैसे कि परियोजना टीम के सदस्यों की ताकत और कमजोरियां, कार्यों के बीच परस्पर निर्भरता, उपलब्ध संसाधन और परियोजना की समग्र समय सीमा।

परियोजना प्रबंधक अंततः परियोजना की सफलता के लिए जिम्मेदार होते हैं, लेकिन वे अकेले काम नहीं कर सकते। ब्रेकडाउन संरचना एक उपकरण है जिसका उपयोग परियोजना प्रबंधक परियोजना के लिए जवाबदेही सुनिश्चित करने के लिए करता है।

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यह उपकरण परियोजना के हितधारकों को यह भी बताता है कि किसके लिए कौन जिम्मेदार है। यदि प्रोजेक्ट मैनेजर किसी कार्य के बारे में चिंतित है, तो वह जानता है कि इस चिंता के बारे में किससे मिलना है।

5. निवेश बजट

एक परियोजना का बजट दर्शाता है कि परियोजना को पूरा करने के लिए कितना पैसा आवंटित किया गया है। परियोजना प्रबंधक इन संसाधनों के उचित आवंटन के लिए जिम्मेदार है।

एक परियोजना के लिए जिसमें आपूर्तिकर्ता हैं, परियोजना प्रबंधक यह सुनिश्चित करता है कि गुणवत्ता पर विशेष ध्यान देते हुए, अनुबंध की शर्तों के अनुसार डिलिवरेबल्स पूरे किए जाते हैं। कुछ परियोजना बजट मानव संसाधन योजना से जुड़े होते हैं।

आवश्यक समय और कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक श्रम की लागत को देखते हुए प्रत्येक चरण की लागत को स्थापित करना महत्वपूर्ण है। परियोजना की लागत परियोजना की अवधि से संबंधित है, जो परियोजना के दायरे में आती है। कार्यक्षेत्र, मील के पत्थर, कार्य और बजट को संरेखित और यथार्थवादी होना चाहिए।

6. मानव संसाधन योजना

मानव संसाधन योजना से पता चलता है कि परियोजना के कर्मचारी कैसे होंगे। यह परिभाषित करता है कि प्रोजेक्ट टीम का हिस्सा कौन होगा और प्रत्येक व्यक्ति को कितने समय के लिए प्रतिबद्ध होना चाहिए।

इस योजना को विकसित करते समय, परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों और उनके पर्यवेक्षकों के साथ बातचीत करता है कि टीम का प्रत्येक सदस्य परियोजना के लिए कितना समय दे सकता है। यदि परियोजना पर परामर्श करने के लिए अतिरिक्त कर्मचारियों की आवश्यकता है, लेकिन परियोजना टीम का हिस्सा हैं, तो यह स्टाफिंग योजना में भी प्रलेखित है। फिर से, उपयुक्त पर्यवेक्षकों से परामर्श किया जाता है।

7. जोखिम प्रबंधन योजना

प्रोजेक्ट चलाते समय कई चीजें गलत हो सकती हैं। हालांकि हर संभावित आपदा या छोटी घटना का अनुमान लगाना मुश्किल है, कई नुकसानों की भविष्यवाणी की जा सकती है। जोखिम प्रबंधन योजना में, परियोजना प्रबंधक सभी परियोजना जोखिमों की पहचान करता है। यह इन परिदृश्यों के होने की संभावना और उन्हें कम करने की रणनीतियों को भी निर्धारित करता है।

इस योजना को तैयार करने में, परियोजना प्रबंधक परियोजना प्रायोजक या उनकी परियोजना टीम से इनपुट मांग सकता है।

उन जोखिमों के लिए शमन रणनीतियां बनाई जाती हैं जो होने की संभावना होती है या जिनके साथ उच्च लागत जुड़ी होती है। जोखिम जो होने की संभावना नहीं है और जिनकी लागत कम है उन्हें योजना में नोट किया गया है, भले ही उनके पास कोई शमन रणनीति न हो।

8. संचार योजना

एक संचार योजना बताती है कि एक परियोजना को विभिन्न दर्शकों तक कैसे संप्रेषित किया जाएगा। कार्य विखंडन संरचना की तरह, एक संचार योजना प्रत्येक घटक को पूरा करने की जिम्मेदारी एक प्रोजेक्ट टीम के सदस्य को सौंपती है।

इस चरण में, यह वर्णन करना महत्वपूर्ण है कि टीम के भीतर मुद्दों को कैसे संप्रेषित और हल किया जाएगा। टीम और हितधारकों के साथ संचार की आवृत्ति भी निर्दिष्ट की जानी चाहिए। प्रत्येक संदेश में एक लक्षित दर्शक होता है। यह परियोजना प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि सही जानकारी सही लोगों को सही समय पर मिले।

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9. हितधारक प्रबंधन योजना

एक हितधारक प्रबंधन योजना यह पहचानती है कि परियोजना में हितधारकों का उपयोग कैसे किया जाएगा। कभी-कभी हितधारकों को केवल जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। इसे संचार योजना में ध्यान में रखा जा सकता है।

10. परिवर्तन प्रबंधन योजना

एक परिवर्तन प्रबंधन योजना परियोजना में परिवर्तन करने के लिए एक रूपरेखा स्थापित करती है। हालांकि परियोजना प्रबंधक परियोजना में बदलाव से बचना चाहते हैं, कभी-कभी वे अपरिहार्य होते हैं।

परिवर्तन प्रबंधन योजना परिवर्तन करने के लिए प्रोटोकॉल और प्रक्रियाएँ प्रदान करती है। उत्तरदायित्व और पारदर्शिता के लिए यह आवश्यक है कि परियोजना प्रायोजक, परियोजना प्रबंधक और परियोजना टीम के सदस्य परिवर्तन प्रबंधन योजना का पालन करें।

सारांश…।

परियोजना योजना परियोजना की सफलता के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है। यह परियोजना के संचालन में शुरू से अंत तक एक कम्पास के रूप में कार्य करता है। इसलिए, इसमें विभिन्न बिंदुओं पर सहमत होने के लिए सभी हितधारकों की सक्रिय भागीदारी की आवश्यकता है। इसे परिभाषित करने के लिए आवश्यक हर समय लेना भी महत्वपूर्ण है।

एक खराब परिभाषित योजना का प्रमुख जोखिम यह है कि आप असहमति के बिंदुओं पर हल किए जाने वाले विवादों के संपर्क में हैं जिन्हें तैयार नहीं किया गया है।

मैं आपको टिप्पणियों में अपनी राय और अनुभव साझा करने के लिए आमंत्रित करता हूं।