प्रोजेक्ट चार्टर क्या है और इसकी भूमिका क्या है?

एक प्रोजेक्ट चार्टर एक औपचारिक दस्तावेज है जो आपके प्रोजेक्ट के व्यावसायिक उद्देश्य को रेखांकित करता है और जब स्वीकृत हो जाता है, तो प्रोजेक्ट शुरू करता है। यह परियोजना के मालिक द्वारा वर्णित परियोजना के लिए व्यावसायिक मामले के अनुसार बनाया गया है। यह एक निवेश परियोजना शुरू करने की प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। तो, आपके प्रोजेक्ट चार्टर का उद्देश्य परियोजना के लक्ष्यों, उद्देश्यों और व्यावसायिक मामले का दस्तावेजीकरण करना है।

एक बार बन जाने के बाद, प्रोजेक्ट चार्टर प्रोजेक्ट के मालिक और प्रोजेक्ट मैनेजर के बीच एक तरह के अनुबंध के रूप में कार्य करता है। यह उच्च-स्तरीय अपेक्षाओं का अवलोकन देता है और सही परिणाम प्राप्त करने के लिए संसाधन जुटाने के लिए परियोजना प्रबंधक को अधिकृत करता है।

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चलो चलें

परियोजना प्रबंधन में परियोजना चार्टर क्या है?

जैसा ऊपर बताया गया है, आपका प्रोजेक्ट चार्टर तीन मुख्य कार्य करता है:

1. यह काम के मूल लक्ष्यों, उद्देश्यों और उद्देश्य को परिभाषित करता है (ये सभी अंततः आपकी परियोजना योजना में शामिल होंगे)।

2. इससे पहले कि आप उनमें गहरी और गहरी खुदाई शुरू करें, इससे परियोजना के लक्ष्यों, उद्देश्यों और संसाधनों की ज़रूरतों की एक आम समझ पैदा होती है।

3. यह आपको उपरोक्त सभी को परियोजना हितधारकों को बाय-इन, निवेश और आगे बढ़ने की अनुमति प्राप्त करने के लिए प्रस्तुत करने की अनुमति देता है।

लेकिन इसका उपयोग केवल दीक्षा चरण में ही नहीं किया जाता है। आपका प्रोजेक्ट चार्टर कुछ ऐसा है जिसे आप अपने प्रोजेक्ट के पूरे जीवनचक्र में वापस आ सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपका काम उन प्रमुख लक्ष्यों और उद्देश्यों के साथ संरेखित हो जो आपने प्रोजेक्ट प्रायोजक और / या प्रमुख हितधारकों के साथ समझौते में निर्धारित किए हैं।

प्रोजेक्ट चार्टर क्यों महत्वपूर्ण है? ?

इन मुख्य कार्यों को पूरा करने के अलावा, प्रोजेक्ट चार्टर होने के कुछ अन्य लाभ भी हैं।

क्या परियोजना का लक्ष्य बिल्कुल स्पष्ट है?

क्योंकि एक परियोजना चार्टर स्पष्ट रूप से परियोजना के लिए व्यावसायिक मामला बताता है, इसका मतलब है कि हर कोई जानता है कि परियोजना कंपनी के समग्र रणनीतिक लक्ष्यों में कैसे योगदान करती है।

यह सुनिश्चित करता है कि आपकी परियोजना केवल मनमाना बॉक्स नहीं लगा रही है, बल्कि वास्तव में कुछ ऐसा कर रही है जो समग्र व्यावसायिक लक्ष्यों को प्रभावित करेगी।

यह आपको अपने हितधारकों की पहचान करने में मदद करता है

प्रोजेक्ट चार्टर आपकी समग्र परियोजना प्रबंधन योजना तैयार करने में बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, लेकिन उन क्षेत्रों में से एक जहां यह विशेष रूप से उपयोगी है, आपको प्रमुख परियोजना हितधारकों की पहचान करने में मदद करता है - ठीक शुरुआत से। ।

जैसे ही आपका प्रोजेक्ट चार्टर पूरा हो जाता है, आप अपने हितधारक विश्लेषण करना शुरू कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आप अपनी परियोजना योजना बनाने के साथ-साथ प्रमुख हितधारकों को शामिल करना शुरू कर सकते हैं।

यह प्रोजेक्ट मैनेजर को अधिकार देता है

ठीक है, ठीक है, "दे" कुछ भी मध्यकालीन लग सकता है। लेकिन चाहे आप उपहार दें, वसीयत करें, बंद करें, या अनुदान दें, आपका प्रोजेक्ट चार्टर औपचारिक रूप से आपके प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रोजेक्ट पर अधिकार देता है।

इसका मतलब है कि उनके पास परियोजना की योजना बनाने और उसे नियंत्रित करने की शक्ति है, और यह बाकी परियोजना टीम और हितधारकों की तुलना में उनकी भूमिका को स्थापित करता है।

यह आपका उत्तर सितारा है

ठीक है, हमने इसके बारे में पहले भी बताया है, लेकिन यह दोहराने लायक है। जबकि आपकी परियोजना योजना यह देखने के लिए बहुत अच्छी है कि क्या आप कार्यों और समय सीमा के साथ ट्रैक पर हैं, कभी-कभी वे सभी मिनट विवरण अधिक विचलित करने वाले हो सकते हैं।

दूसरी ओर, आपका प्रोजेक्ट चार्टर, आपके प्रोजेक्ट का पूर्ण सार है। इसलिए यदि आप कभी भी अनिश्चित हैं कि क्या कुछ आपको सही दिशा में इंगित कर रहा है या आपको पटरी से उतार रहा है, तो आपका प्रोजेक्ट चार्टर आपको और आपकी टीम को शोर से बचने में मदद करता है और यह आश्वस्त करता है कि आप जो काम कर रहे हैं वह आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप है या नहीं।

प्रोजेक्ट चार्टर में क्या शामिल है?

तो, प्रोजेक्ट चार्टर में वास्तव में क्या होता है? आपका प्रोजेक्ट चार्टर एक उच्च-स्तरीय अवलोकन है, लेकिन इसमें अभी भी बहुत कुछ शामिल हो सकता है। यहां कुछ प्रोजेक्ट चार्टर तत्व हैं जिन पर आपको अपने प्रोजेक्ट चार्टर दस्तावेज़ में शामिल करना चाहिए:

आपकी परियोजना का लक्ष्य

आप ऐसा क्यों कर रहे हैं? लक्ष्य और उद्देश्य क्या हैं? इसे एक संक्षिप्त लक्ष्य कथन तक सीमित करने का प्रयास करें। और इसे स्पष्ट करें! निम्नलिखित की तुलना करें:

उद्देश्य का एक बुरा बयान: "हम चाहते हैं कि यह परियोजना राजस्व में वृद्धि करे।

उद्देश्य का एक बेहतर कथन: "इस परियोजना का उद्देश्य 2 साल के भीतर हमारे कारोबार को Z% तक बढ़ाने के लिए Y समय में X को बाजार में एक नया उत्पाद पहुंचाना है।"

सुनिश्चित करें कि आप समझते हैं कि आप क्या कर रहे हैं और क्यों कर रहे हैं, क्योंकि एक अच्छा लक्ष्य कथन बाकी सब चीजों के लिए टोन सेट कर सकता है। (कोई दबाव नहीं !)

सफलता किस तरह की लगती है

आप इस परियोजना से क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं? मापने योग्य KPI के बारे में सोचना शुरू करने का यह एक अच्छा समय है ताकि आप एक ऐसी परियोजना योजना बना सकें जो सफलता के लिए आपके मानदंडों को ठोस रूप से पूरा करती हो।

प्रमुख खिलाड़ी

हो सकता है कि आप अभी तक इसमें शामिल सभी लोगों को नहीं जानते हों, लेकिन आरंभ करने के लिए आपको पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए: परियोजना प्रायोजक, परियोजना प्रबंधक, और कोई अन्य प्रमुख हितधारक। अब उन्हें और परियोजना के भीतर उनकी विशिष्ट भूमिकाओं को सूचीबद्ध करने का एक अच्छा समय है।

आपने जिन जोखिमों की पहचान की है

दोबारा, जब आप अपनी परियोजना योजना को विस्तार देते हैं तो आपको और अधिक पता चल जाएगा, लेकिन उच्च स्तर के जोखिमों को पहचानने के लिए यह एक अच्छी जगह है जिसके बारे में आप पहले से ही जानते हैं।

मुख्य उत्पाद

इस परियोजना के हिस्से के रूप में आपको वास्तव में क्या देने की आवश्यकता है?

संसाधनों का उच्च स्तरीय अवलोकन

यदि पूर्व-अनुमोदित संसाधन पहले से ही इस परियोजना के लिए निर्दिष्ट हैं, तो इसे अपने प्रोजेक्ट चार्टर में नोट करें ताकि आप जान सकें कि आप किसके साथ काम कर रहे हैं। एक उच्च स्तरीय सारांश कैलेंडर। आप बाद में गहराई तक जा सकते हैं, लेकिन यह आपकी परियोजना के लिए आधारभूत समयरेखा निर्धारित करने के साथ-साथ प्रमुख मील के पत्थर को चार्ट करने में मददगार है।

प्रोजेक्ट चार्टर कैसे तैयार करें?

आइए अब सीखते हैं कि प्रोजेक्ट चार्टर कैसे बनाया जाता है। ऊपर दी गई सूची में से आप जो भी आइटम शामिल करने या बाहर करने का निर्णय लेते हैं, उसे लिखते समय ध्यान में रखने के लिए यहां कुछ सामान्य सुझाव दिए गए हैं।

आपका संगठन इसे कैसे करता है, इससे परिचित हों

आपके पास मौजूद सभी मौजूदा संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्तियों का अधिकतम लाभ उठाएं। क्या कोई पिछला प्रोजेक्ट चार्टर उदाहरण है जिससे आप सीख सकते हैं? क्या आपके विभाग के पास प्रोजेक्ट चार्टर टेम्प्लेट है?

उदाहरण और टेम्प्लेट वास्तव में आपको यह समझने में मदद कर सकते हैं कि चीजें कैसे की जाती हैं - और आपके संगठन के लिए क्या महत्वपूर्ण है - ताकि आप सूट का पालन कर सकें और सही कदम उठा सकें।

इसे बुनियादी, आसानी से समझ में आने वाली भाषा में लिखें

अपने प्रोजेक्ट चार्टर को लिखते समय और अपने प्रोजेक्ट के महत्व के लिए केस बनाते समय, चीजों को और अधिक प्रभावशाली बनाने के लिए फैंसी शब्दों और जटिल शब्दावली का उपयोग करना आकर्षक हो सकता है। लेकिन वास्तव में, भाषा जितनी सरल होगी, उतना ही अच्छा होगा, खासकर जब बात आपके प्रोजेक्ट चार्टर की हो।

फ्लफ ब्रश करें

जंगली बयानों को काटें जिनका कोई मतलब नहीं है या आपकी परियोजना पर लागू होता है। इसे सीधे शब्दों में कहें, बिना शब्दजाल के, ताकि हर कोई आपके प्रोजेक्ट चार्टर को पढ़ सके, प्रोजेक्ट के उद्देश्य को समझ सके और जान सके कि यह क्यों मायने रखता है।

इसमें अस्पष्टता को दूर करने और व्याख्या के लिए कोई जगह नहीं छोड़ने का अतिरिक्त लाभ है, जो परियोजना प्रबंधन में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जहां अच्छा, स्पष्ट संचार सर्वोपरि है।

यदि आप ऐसा नहीं कर सकते हैं? जब तक आप कर सकते हैं तब तक काम करना और चीजों को काटना जारी रखें। यह दिखने में जितना कठिन लगता है, उससे कहीं ज्यादा कठिन है, लेकिन यह आपको मजबूर करता है कि आप जो वास्तव में करने की कोशिश कर रहे हैं, उसके शुद्धतम, सबसे शक्तिशाली सार को कम कर दें।

अपनी योजना और प्रोजेक्ट चार्टर को संभाल कर रखें

ठीक है, शायद करीब नहीं। लेकिन आपके प्रोजेक्ट चार्टर के वास्तव में काम करने के लिए, इसे केवल एक रूपक दराज में नहीं रखा जा सकता है। आपको इसे एक केंद्रीय स्थान पर रखना चाहिए जहां आप, आपकी परियोजना के प्रायोजक, और आपकी परियोजना टीम सभी जरूरत पड़ने पर इसका उल्लेख कर सकें।

हमें एक टिप्पणी दें। लेकिन आपके जाने से पहले, यहाँ है एक रोबोट जो आपको EUR/USD ट्रेडिंग से बहुत आसानी से कमाई करने की अनुमति देता है.