Kako napraviti komunikacijski plan projekta?

Komunikacijski planovi važni su za vaše projekte. Učinkovita komunikacija, kako unutarnja tako i vanjska, jest bitne za uspjeh projekta. Neophodno je imati projektni komunikacijski plan koji opisuje tko su zainteresirane strane, kao i kada i kako do njih doći. Međutim, imajući dobar komunikacijska strategija može vam biti vrlo korisno. Ovaj članak pokriva:

• Prednosti projektnih komunikacijskih planova
• Što uključiti u komunikacijski plan
• Kako napisati komunikacijski plan
• I kako koristiti komunikacijski plan tijekom cijelog projekta

Ali prije nego što počnem, želio bih vam ispričati o ovoj vrhunskoj obuci koja mi je osobno omogućila povećanje stope konverzije na mojim web-lokacijama. Samo kliknite ovdje, to je affiliate link.

Prednosti komunikacijskih planova projekta

U svojoj srži, projektni komunikacijski planovi olakšavaju učinkovitu komunikaciju. Oni će omogućiti glatko odvijanje vaših projekata i pomoći vam da izbjegnete neuspjeh projekta. Ostale glavne prednosti uključuju postavljanje i upravljanje očekivanjima, bolje upravljanje dionicima i pomoć u procesu planiranja projekta.

Postavite očekivanja i upravljajte njima

Projektne komunikacije su dvosmjerna ulica. Slično kao i kod planiranja projekta, potrebno je postaviti očekivanja, a projektni tim i dionici klijenta moraju preuzeti odgovornost da komunikacija teče glatko.

Iako projekt ne počinje bez projektnog plana, o komunikacijskim planovima projekta nije lako raspravljati, ali trebalo bi biti.

Dajući klijentu do znanja rano u procesu projekta što može očekivati, postavljate ton za cijeli projekt, počevši od procesa prijedloga projekta.

Također im je od pomoći da unaprijed znaju što ćete od njih trebati kako bi se mogli pripremiti kada za to dođe vrijeme.

Upravljanje dionicima i kupcima

Tijekom cijelog projekta, uspješna komunikacija o usklađivanju s ciljevima i prekretnicama, te kasnije ponovno usklađivanje s njima kako se projekti mijenjaju, ključna je za sudjelovanje dionika i transparentnost statusa projekta.

Komunikacija je ključna za održavanje dobrog odnosa s klijentom, a komunikacijski plan projekta može vam pomoći da održite zajedničko razumijevanje onoga što se događa i što bi se trebalo događati tijekom vašeg projekta.

Planiranje projekta

Komunikacijski plan upravljanja projektom definira kako će se kritične informacije pružati tijekom projekta, tko će ih i koliko često. Dok dovršavate planiranje projekta, trebali biste dovršiti i planiranje komunikacija.

Nisu svi projekti jednaki i iz tog je razloga komunikacijski plan projekta jedinstven za vaš projekt, zbog čega je važno o njemu razmišljati prilikom izrade plana projekta nakon pokretanja.

Veliki projekti imaju drugačije komunikacijske potrebe od malih projekata, a isto vrijedi i za projekte s timovima dionika u odnosu na jedan projektni kontakt.

Projekti s ciljevima, proračunima, različiti rokovi, pa čak i različiti isporučeni rezultati, zahtijevaju komunikaciju prilagođenu tim potrebama, a to je nešto što treba imati na umu prilikom izrade komunikacijskog plana projekta.

Što uključiti u komunikacijske planove

Iako će se specifičnosti vašeg komunikacijskog plana razlikovati ovisno o vrsti i opsegu projekta, nekoliko ključnih elemenata treba biti uključeno u svaki komunikacijski plan projekta koji izradite:

Ključni dionici

Zapišite sve ključne dionike, uključujući vaš primarni kontakt s kupcima. Uključite podatke za kontakt kao što su telefonski brojevi i e-mailovi, tako da svatko tko pristupi komunikacijskom planu može pronaći te podatke.

Članovi tima

Uključite ključne članove tima vašeg projekta i njihove uloge. Ovo je zgodno za svakoga tko je nov ili nije upoznat s projektom. Navedite članove vašeg tima uključene u komunikaciju rezultata, vođenje strateških rasprava ili kako ćete upravljati tehničkim razgovorima između dionika i vašeg tima.

Komunikacijske metode

Opišite glavne metode komunikacije i različite kanale koje ćete koristiti za kontaktiranje dionika. Koristite e-poštu, telefonske pozive, sastanke licem u lice, video sastanke, društvene mreže ili bilo koje druge. Uključite bilješke o željenim kanalima dionika.

Tip komunikacije

Uključite vrste komunikacije, kako će se ta komunikacija dijeliti, što će biti uključeno i s kim će se ta komunikacija odvijati. Na primjer, možete pružiti tjedna izvješća o statusu kupcu.

Razmislite kako ćete to dostaviti, kome ćete to dostaviti i koje informacije treba uključiti u izvješće.

Komunikacijski stilovi

To se može raščlaniti prema dionicima i komunikacijskim metodama. Preferira li određeni dionik samo formalnu komunikaciju ili je možete uzeti malo ležernije?

Kalendar sastanaka

Iako to možete prilagoditi prema potrebi tijekom cijelog projekta, korisno je imati početnu predodžbu o tome koliko često ćete se sastajati sa dionicima.

Ovisno o opsegu projekta, također možete naznačiti koliko često ćete slati e-poštu klijentu. Također uključite interne timske sastanke u svoj kalendar sastanaka.

Ključne poruke

Za svakog dionika odredite ključnu poruku ili informaciju koju će im trebati priopćiti tijekom cijelog projekta. Ovo također uključuje sve informacije ili povratne informacije koje ćete trebati od njih.

Komunikacijski ciljevi

Komunikacijski plan koji uključuje komunikacijske ciljeve može vam pomoći u donošenju odluka na temelju onoga što pokušavate postići.

Kako napisati vlastiti plan komunikacije projekta

1. Razumite svoje postavke

Komunikacijski plan projekta ne mora biti formalan. Ali trebalo bi ga barem napisati za vlastitu referencu. Razmotrite gramatiku, ne zato što želite zvučati pametno, već zato što želite biti jasni i razumljivi.

Alati za pisanje mogu vam pomoći da to riješite bez oduzimanja previše vremena. S tim u redu, možete početi stvarati svoj sadržaj s povjerenjem.

Prvo, omogućuje vam da sjednete i postavite parametre projekta. To uključuje veličinu projekta, informacije o tvrtki klijenta, rezultate projekta, raspored i projektni tim.

Razmišljati stilovi komunikacije vašeg tima i tima vašeg klijenta:

• Koliko su komunikacije do sada bile uspješne?
• Je li vaš klijent naznačio sklonost komunikaciji: imaju li tendenciju telefonirati kada imaju pitanje ili su usredotočeni na e-poštu?
• Jeste li se upoznali osobno ili putem videa?
• Koliko često vaš tim komunicira izravno s vama na projektu? Više vole pisani kontekst od sastanaka?

Nakon što shvatite tim i klijente s kojima radite, to možete primijeniti na akcijski plan komunikacije.

2. Definirajte svoje ciljeve i svoje dionike

Navedite rezultate vašeg projekta i ključne dionike projekta. Zatim tom popisu dodajte svoje projektne ciljeve: razmislite o tome što je uspješna projektna komunikacija, ne samo sa svojim klijentom, već i sa svojim timom.

Ovaj će popis voditi odluke o komunikaciji.

3. Napravite komunikacijski plan

sada vrijeme je da se napravi plan. Definirajte svoj pristup komunikacijama koje ćete imati tijekom cijelog projekta. Poznavajući ciljeve svog projekta, razmislite koliko često ćete komunicirati s dionicima vašeg klijenta, kako ćete to učiniti i što će ta komunikacija uključivati.

Možete odlučiti koristiti više pristupa, poput tjednih telefonskih prijava za ažuriranje rasporeda i napretka proračuna, kao i dnevne e-pošte za pitanja u hodu i rjeđih osobnih sastanaka za predstavljanje ažuriranja. glavne prekretnice projekt.

Što god odlučili, imajte na umu svoje metrike i ciljeve. To bi vam trebalo pomoći da identificirate vrste komunikacija koje će biti najkorisnije za vaš projekt i koliko detaljne ili dubinske vaše komunikacije trebaju biti.

Kako koristiti komunikacijski plan projekta

1. Podijelite to sa svojim timom

Dijeljenjem plana sa svojim timom obavijestit ćete ih o ritmu vaše komunikacije, što utječe na njihov rad i datume isporuke, ali će im također dati više konteksta o tome kako ćete komunicirati i s kim.

Dijeljenje ovih informacija znači da vam vaš tim može pomoći u provedbi komunikacijskog plana.

2. Ostanite na pravom putu

Pobrinite se da vaš tim poznaje i razumije vaš komunikacijski plan kako bi vaš klijent dobio dosljedne i smislene informacije koje mu se dostavljaju tijekom cijelog projekta.

Rezervirajte sve ključne projektne sastanke čim imate plan i dodajte podsjetnike u svoj kalendar za redovite prijave, pa čak i projektne e-poruke kako biste ostali u toku s važnim stvarima koje ste postavili u svom planu.

Ako u bilo kojem trenutku odstupite od svog komunikacijskog plana i teško mu se vratite, preispitajte pristup koji ste postavili:

• Odgovara li još uvijek ciljevima vašeg projekta?
• Jesu li se ciljevi ili dionici na bilo koji način promijenili od početka projekta?
• Postoje li učinkovitiji načini za komuniciranje informacija o projektu u ovoj fazi?

Komunikacijski plan = uspjeh

Posjedovanje projektnog komunikacijskog plana daje vam alate za učinkovitu komunikaciju. Plan vam također može omogućiti da ponovno procijenite svoj pristup i potrebe vaših kupaca ako je potrebno.

Bez obzira na to koliko formalan ili neformalan bio vaš projektni komunikacijski plan, to može biti razlika između vrlo uspješnog i učinkovitog projekta i onog koji samo stoji bez čvrstog plana.

Zamislite to kao još jedan način postavljanja i provjere očekivanja tijekom projekta. Zamislite to kao način da s lakoćom osigurate smislenu i uspješnu komunikaciju.

Što misliš ?

Koliko je komunikacijski plan projekta bitan za uspjeh projekta? Mislite li da bi voditelji projekata uvijek trebali napisati komunikacijski plan za projekte, bez obzira na njihovu veličinu? Javite mi svoje mišljenje ostavljajući komentar!

Međutim, ako želite preuzeti kontrolu nad svojim osobnim financijama za šest mjeseci, toplo preporučujem ovaj vodič.

Ostavite nam komentar