Kontrolirajte troškove projekta za veću profitabilnost

Kontrola troškova igra vitalnu ulogu u svakoj financijskoj strategiji. Kako ostajete na proračunu kada pratite financije svog projekta? Kao i kod izrade osobnog proračuna, na raspolaganju vam je nekoliko opcija: klasificirajte troškove, odredite najskuplje stavke i pronađite rješenja za ograničavanje troškova u svakom području. Nakon što izvršite sve ove radnje, moći ćete kontrolirati proračun, analizirati vašu profitabilnost i povećati profit.

Osnovna načela kontrole troškova ista su za sve proračune, korporativne ili osobne. U ovom članku, Finance de Demain Consulting Objašnjava koncept kontrole troškova i kako se uklapa u veći sustav upravljanja troškovima.

Što je kontrola troškova?

Kontrola troškova je princip utvrđivanja i smanjivanja troškova s ​​ciljem povećanja dobiti poduzeća. Može se provoditi na razini projekta ili na razini cijele tvrtke.

U ovom slučaju fokusirat ćemo se na primjenu procesa kontrole troškova u okviru projekta ili grupe projekata.

Kao voditelju projekta, kontrola troškova služit će vam za praćenje vašeg plana upravljanja resursima i reagiranje na prekoračenja proračuna.

Ako prekoračite proračun za svoj projekt, alat za izvješćivanje također vam može dobro doći. Pretpostavimo da je slobodnom dizajneru kojeg ste angažirali za novi projekt trebalo puno više vremena od očekivanog da uredi slike.

Nakon što utvrdite ovaj dodatni trošak, možete odlučiti angažirati internog dizajnera za vaš sljedeći projekt kako biste smanjili troškove i povećali učinkovitost.

Kako kontrola troškova može učiniti razliku?

Ne uspijeva li vaš tim ispuniti opseg projekta ili proračun? Ovdje kontrola troškova postaje važna. Čak i ako imate proračun, kontroliranje troškova može vam pomoći da ih dodatno smanjite i usput povećate prihod.

Ovaj proces pruža uvid u ukupnu potrošnju tvrtke: ističe najskuplja područja i dalje identificira potrošnju u svakom od tih područja.

Kao prvi korak, kontrola troškova može se primijeniti na projekt s ciljem smanjenja troškova na ovoj razini i time potencijalno povećati profit tvrtke.

Što su tehnike kontrole troškova?

U početku se kontrola troškova može pojaviti na višim razinama poslovanja, ali često se odvija na razini projekta. Na ovoj razini možete procijeniti stvarne troškove po projektu i njima učinkovito upravljati.

Evo pet koraka koje treba slijediti kako biste bolje kontrolirali troškove projekta:

1. Planirajte svoj proračun

Prvo morate planirati svoj proračun kako biste dobili detaljnu procjenu troškova i učinkovito rasporedili resurse. Izrada detaljnog plana projekta smanjit će odstupanja u troškovima, što je razlika između vašeg izvornog proračuna i stvarnih troškova.

Uključite u svoj proračunski plan:

• Broj članova tima potreban za projekt
• Procjena vremena potrebnog za završetak projekta
• Materijali potrebni za projekt

Kada izračunavate vrijeme i materijale potrebne za projekt, imajte malo vremena u proračunu. Neočekivano nije neuobičajeno i možda ćete morati produljiti vremenski okvir projekta ili zatražiti dodatne resurse.

2. Pratite sve troškove

Drugi korak u kontroli troškova projekta je praćenje napretka troškova projekta. Moći ćete lakše poduzeti korektivne mjere ako primijetite odstupanja u troškovima u stvarnom vremenu.

Na kraju projekta bit će kasno, novac će biti potrošen. U ovom trenutku, sve što morate učiniti je učiti iz toga kako biste spriječili da se ova situacija ponovi u budućnosti.

Kako biste učinkovito nadzirali svoje troškove tijekom projekta, postavite prekretnice projekta. Na svakoj prekretnici možete analizirati svoje troškove i osigurati da se poštuje opseg projekta. A ako ikada primijetite prekoračenje troškova na određenoj prekretnici, možete pronaći rješenje za njihovo smanjenje kasnije u projektu.

3. Koristite sustave kontrole promjena

Bitno je postaviti jasne ciljeve tijekom faze planiranja projekta. Kako biste osigurali postizanje ovih ciljeva, možda će biti potreban postupak kontrole promjena.

Kontrola promjena skup je koraka koji upravljaju svim promjenama koje učine dionici tijekom projekta. Omogućuje vam da spriječite pomicanje ciljeva tako što vas priprema za promjene čim se pojave i tako prilagođava projekt u skladu s tim.

4. Faze procesa kontrole

grundiranje

Proces kontrole promjena počinje kada dionik zatraži promjenu projekta. Zahtjevi mogu varirati: to može biti produljenje rokova ili novi rezultati projekta.

Evaluacija

Voditelj projekta ili voditelj odjela skenira zahtjev za osnovne informacije, kao što su potrebni resursi, učinak zahtjeva i primatelji zahtjeva. Nakon početne procjene, zahtjev za promjenom prelazi u fazu analize.

analiza

Tijekom faze analize, relevantni voditelj projekta odobrava ili odbija zahtjev. U nekim slučajevima može se uspostaviti komisija za kontrolu promjena koja će kontrolirati odobravanje promjena. Voditelj projekta odobrava ili odbija zahtjev i obavještava tim.

Ovisno o veličini projekta, voditelj projekta također može zabilježiti promjenu u dnevniku promjena kako bi osigurao da svi dionici projekta prime informacije.

Implementacija

Provedba promjene može varirati ovisno o fazi projekta, ali općenito uključuje ažuriranje vremenskog okvira i rezultata, kao i informiranje projektnog tima.

Trebali biste procijeniti opseg projekta i potvrditi da promjena vremenskog okvira neće imati veliki utjecaj na planirane ciljeve.

Ograda

Nakon dokumentiranja, distribucije i provedbe zahtjeva, možete prijeći na fazu zatvaranja. Preporuča se da imate službeni plan zatvaranja kako bi svi članovi tima mogli pristupiti ovim informacijama i koristiti ih u budućnosti.

Učinkovitim pregledom promjena na vašim projektima, kontrola troškova trebala bi doći sama po sebi.

Točno predviđanje proračuna i uspjeha projekta uključuje održavanje savjesnog upravljanja od početka do kraja. Nepredviđeni događaji na putu su neizbježni, ali uspostava određenih sustava pomaže u zaštiti od tih odstupanja.

4. Upravljajte svojim vremenom

Upravljanje vremenom sastavni je dio kontrole troškova: kada se ukupno trajanje projekta povećava, povećava se i ukupni trošak projekta. Kako ne biste prekoračili dodijeljeni proračun, prije svega morate poštovati raspored projekta.

Usvojite strategije upravljanja vremenom kako biste povećali produktivnost i pomogli članovima tima da završe posao na vrijeme unutar proračuna.

Evo nekoliko savjeta za upravljanje vremenom:

Timeboxing

Timeboxing je ciljno orijentirana strategija upravljanja vremenom koja uključuje dovršavanje zadataka unutar " blok vremena ".

na primjer, ako trebate napisati post na blogu, možete napraviti dvosatni blok da ga ocrtate. Zatim, nakon pauze, možete se vratiti na drugi blok od tri sata da napravite prvi nacrt.

Blokiranje vremena

Blokiranje vremena slično je vremenskom rasporedu, ali umjesto postavljanja određenog vremena za svaki pojedinačni zadatak, blokirat ćete određena razdoblja svog kalendara za povezane poslove.

Pomodoro metoda

Kao i timeboxing i time blocking, Pomodoro tehnika vam pomaže da završite svoje zadatke u kratkom vremenu i napravite pauze između radnih sesija.

na primjer, radite 25 minuta, zatim četiri puta napravite pauzu od pet minuta. Zatim, nakon četvrte radne sesije, napravite dužu pauzu 20 ili 30 minutas.

progutati krastaču

SPrema poznatom citatu Marka Twaina: "Ako morate progutati žabu krastaču, bolje to učinite odmah ujutro." Strategija upravljanja vremenom “Pojedi žabu” nadahnut je ovim riječima i potiče vas da se prvo pozabavite važnim ili složenim zadacima prije nego što počnete s manje važnima ili manje hitnima.

Paretovo načelo

I dalje se zove pravilo 80-20 Ovo načelo temelji se na temeljnom pravilu: posvećujemo 20% svog vremena da bismo obavili 80% posla. Konkretno, mogućnost obrade ovih 80% zadataka dovoljno brzo ostavlja nam više vremena tijekom radnog dana da se pobrinemo za preostalih 20% što će nam oduzeti 80% vremena.

Obavljanje stvari (GTD)

Izumio David Allen početkom 2000-ih, metoda “ Obavljati stvari » ili "Dovršavanje stvari" na francuskom, preporučuje izradu popisa planiranih zadataka u pisanom obliku unaprijed. Nakon što se oslobodite ovih razmatranja, umjesto da se oslanjate na alate za upravljanje radom, moći ćete poduzeti akciju bez potrebe da smislite što učiniti.

Može se činiti kontraintuitivnim fokusirati se na produktivnost kao dio kontrole troškova, ali izvedba projekta kamen je temeljac novčanog toka.

Ako vaš tim nije produktivan, nećete poštovati rokove projekta, a nepoštivanje rokova stvara dodatne troškove. Logično, ako vaš projekt košta više, novčani tijek vaše tvrtke se smanjuje. 

5. Pratite zarađenu vrijednost

Praćenje zarađene vrijednosti može vam pomoći u predviđanju financijskog ishoda projekta. Ova metoda kontrole troškova zahtijeva poznavanje troškovnog računovodstva. Može vam pomoći otkriti pojavu varijabilnih troškova i stoga spriječiti odstupanja u budućim projektima.

Zarađena vrijednost je količina stvarno dovršenih zadataka unutar projekta. Da biste pratili zarađenu vrijednost i vidjeli jeste li u skladu s rasporedom, trebate pomnožiti postotak dovršenih zadataka s proračunom projekta.

Koraci za praćenje zarađene vrijednosti

Za praćenje zarađene vrijednosti slijedite ove korake:

Korak 1: odrediti stupanj dovršenosti svakog zadatka kao postotak.

Korak 2: postaviti planiranu vrijednost (Planirana vrijednost ili PV) ili proračunski trošak planiranog rada. Ovo je proračun odobren za izvršenje planiranog posla.

Korak 3: odrediti zarađenu vrijednost (Ezarađena vrijednost ili EV), ili proračunski trošak obavljenog posla. Ovo je količina posla koji je stvarno dovršen.

Korak 4: utvrditi stvarni trošak (Stvarni trošak ili AC), što predstavlja stvarnu cijenu izvedenih radova. To su troškovi koji se odnose na već obavljene radove.

Korak 5: izračunati odstupanja troškova (Varijanca troškova ili CV) oduzimanjem zarađene vrijednosti od stvarnog troška (CV = EV – AC).

Korak 6: sastaviti rezultate.

Za prva tri koraka morate prikupiti informacije o troškovima za svoj projekt, dok za posljednja tri morate izvršiti izračune i analizu. Odstupanja u troškovima predstavljaju status troškova vašeg projekta.

Kada kontrolirate troškove, vaš životopis je metrika koja određuje ide li vaš projekt prema proračunu. A Negativan CV znači da projekt premašuje proračun.

Trebate li kontrolirati troškove ili upravljati troškovima?

Uobičajeno je brkati kontrolu troškova s ​​upravljanjem troškovima. Ovo su dva različita pojma koja treba definirati i ispravno razumjeti. Kontrola troškova je podproces unutar šireg sustava upravljanja troškovima.

Dok se kontrola troškova odnosi na prepoznavanje troškova i njihovo smanjenje kako bi se povećala dobit, upravljanje troškovima je cjelokupni proces procjene, proračuna i kontrole troškova projekta.

Vaša tvrtka vjerojatno ima mnogo zaposlenika uključenih u upravljanje troškovima. Ovisno o veličini vašeg tima, različiti ljudi mogu raditi na planiranju resursa i proračunu.

Za učinkovitu kontrolu troškova, timovi trebaju pratiti potrošnju na različitim razinama poslovanja kako bi posvetili dovoljno pažnje svakom dijelu poslovnog proračuna i temeljito ga analizirali.

Koristite kontrolu troškova kako biste pratili i smanjili troškove projekta

Praćenje podataka o troškovima kako bi se smanjila potrošnja projekta zamoran je proces, ali upravljanje troškovima ima izravan utjecaj na profitabilnost.

Kako biste učinkovito upravljali troškovima, izradite prilagodljivu nadzornu ploču kako biste imali sve informacije na dohvat ruke. Ova automatizacija omogućit će vam žongliranje između upravljanja projektima i kontrole troškova, sve na jednom mjestu.

Ostavite nam komentar. Ali prije nego što odete, evo robot koji vam omogućuje vrlo jednostavnu zaradu s trgovanjem EUR/USD.