Faze projektnog plana koje osiguravaju uspjeh projekta

Projektni plan je vrhunac pažljivog planiranja od strane voditelja projekta. To je glavni dokument koji usmjerava napredak projekta. Ovo je vodič za voditelja projekta.

Iako se projektni planovi razlikuju od tvrtke do tvrtke, postoji deset koraka koji apsolutno moraju biti u projektnom planu kako bi se izbjegla zabuna i prisilna improvizacija tijekom faze izvođenja projekta.

U ovom članku Donosim vam svoje savjete koji će vam pomoći da dobro napišete svoj projektni plan. Ako želite uspješno izvesti svoj projekt, vaš projektni plan mora apsolutno sadržavati sljedeće elemente:

1. Ciljevi projekta

Ciljevi projekta definirani su projektnom poveljom. Međutim, oni bi također trebali biti uključeni u plan projekta kako bi se dodatno objasnili ciljevi projekta. Kako god voditelj projekta odluči uključiti ciljeve u plan projekta, važno je održavati jasnu vezu između projektnu povelju – prvi ključni dokument projekta – i drugi ključni dokument projekta, njegov projektni plan.

2. Opseg projekta

Kao i ciljevi projekta, opseg je definiran u povelji i voditelj projekta ga mora dodatno precizirati u planu projekta. Definiranjem opsega, voditelj projekta može početi pokazivati ​​kako će izgledati cilj projekta.

Ako opseg nije definiran, može se proširiti kroz cijeli projekt. To dovodi do prekoračenja troškova i propuštanja rokova.

Članak za čitanje: Kako voditi uspješan posao?

Na primjer, ako vodite marketinški tim za izradu brošure za liniju proizvoda tvrtke, trebali biste navesti broj stranica i dati primjere kako će izgledati gotov proizvod.

Za neke članove tima brošura može značiti dvije stranice, dok drugi mogu smatrati dovoljnim deset stranica. Definiranje opsega može dovesti cijeli tim na istu stranicu od samog početka.

3. Prekretnice i glavni rezultati

Glavna postignuća projekta nazivaju se prekretnicama, a glavni proizvodi rada glavnim isporukama. Obje predstavljaju glavne komponente rada na projektu. Plan projekta trebao bi identificirati te elemente, definirati ih i postaviti vremenske okvire za njihovo dovršenje.

Ako organizacija poduzima projekt za razvoj novog softvera, glavni rezultati mogu biti konačni popis poslovnih zahtjeva i kako ih implementirati.

Tada bi projekt mogao imati prekretnice za završetak dizajna, testiranje sustava, testiranje prihvaćanja korisnika i datum postavljanja softvera. Ove prekretnice povezane su s proizvodima rada, ali se više odnose na procese nego na same proizvode.

Članak za čitanje: Mjesto digitalnog marketinga u poslovanju

Prekretnice i ključna vremena isporuke ne moraju biti točni datumi, ali što su precizniji, to bolje. Točni datumi pomažu voditeljima projekata točnije raščlaniti radne strukture.

U ovoj fazi plana izradit ćete prekretnice tako da možete uzeti velike rezultate ili rezultate visoke razine i rastaviti ih na manje rezultate, što se može opisati u sljedećoj fazi.

4. Struktura raščlambe rada

Struktura raščlambe rada rastavlja prekretnice i glavne rezultate projekta u manje dijelove tako da se jednoj osobi može dodijeliti odgovornost za svaki aspekt.

Prilikom razvoja ove strukture, voditelj projekta uzima u obzir mnoge čimbenike kao što su jake i slabe strane članova projektnog tima, međuovisnosti između zadataka, dostupnih resursa i ukupnog roka projekta.

Voditelji projekta u konačnici su odgovorni za uspjeh projekta, ali ne mogu sami obaviti posao. Struktura raščlambe je alat koji voditelj projekta koristi kako bi osigurao odgovornost za projekt.

Članak za čitanje: Evo 14 savjeta za brzo bogaćenje

Ovaj alat također govori dionicima projekta tko je za što odgovoran. Ako je voditelj projekta zabrinut zbog zadatka, on točno zna s kim se treba sastati u vezi s tom zabrinutošću.

5. Proračun ulaganja

Proračun projekta pokazuje koliko je novca dodijeljeno za dovršetak projekta. Voditelj projekta je odgovoran za odgovarajuću raspodjelu ovih resursa.

Za projekt koji ima dobavljače, voditelj projekta osigurava da su isporuke dovršene u skladu s uvjetima ugovora, obraćajući posebnu pozornost na kvalitetu. Neki proračuni projekta povezani su s planom ljudskih potencijala.

Važno je utvrditi cijenu svakog koraka gledajući potrebno vrijeme i cijenu rada potrebnog za dovršenje zadataka. Trošak projekta povezan je s trajanjem projekta, što se svodi na opseg projekta. Opseg, prekretnice, zadaci i proračun trebaju biti usklađeni i realni.

6. Plan ljudskih resursa

Plan ljudskih potencijala pokazuje kako će projekt biti popunjen osobljem. Definira tko će biti dio projektnog tima i koliko se svaka osoba mora posvetiti.

Prilikom izrade ovog plana, voditelj projekta pregovara s članovima tima i njihovim nadređenima koliko vremena svaki član tima može posvetiti projektu. Ako je potrebno dodatno osoblje za konzultacije na projektu, ali je dio projektnog tima, to je također dokumentirano u planu zapošljavanja. Ponovno se konzultiraju odgovarajući nadzornici.

7. Plan upravljanja rizicima

Mnoge stvari mogu poći po zlu tijekom izvođenja projekta. Iako je teško predvidjeti svaku moguću katastrofu ili manji incident, mnoge se zamke mogu predvidjeti. U planu upravljanja rizicima voditelj projekta identificira sve rizike projekta. Također određuje vjerojatnost pojavljivanja ovih scenarija i strategije za njihovo ublažavanje.

U formuliranju ovog plana, voditelj projekta može tražiti informacije od sponzora projekta ili njihovog projektnog tima.

Uspostavljene su strategije ublažavanja rizika koji će se vjerojatno pojaviti ili s kojima su povezani visoki troškovi. Rizici za koje je malo vjerojatno da će se dogoditi i oni koji imaju niske troškove navedeni su u planu, čak i ako nemaju strategije ublažavanja.

8. Komunikacijski plan

Komunikacijski plan opisuje kako će se projekt komunicirati s različitim publikama. Slično kao i struktura raščlambe posla, komunikacijski plan dodjeljuje odgovornost za dovršetak svake komponente članu projektnog tima.

U ovom koraku važno je opisati kako će se problemi komunicirati i rješavati unutar tima. Također treba odrediti učestalost komunikacije s timom i dionicima. Svaka poruka ima ciljanu publiku. Pomaže voditeljima projekata osigurati da prave informacije dođu do pravih ljudi u pravo vrijeme.

Članak za čitanje: 1 financijskih savjeta za mladence

9. Plan upravljanja dionicima

Plan upravljanja dionicima utvrđuje kako će se dionici koristiti u projektu. Ponekad zainteresirane strane samo trebaju dobiti informacije. To se može uzeti u obzir u komunikacijskom planu.

10. Plan upravljanja promjenama

Plan upravljanja promjenama uspostavlja okvir za izmjene projekta. Iako voditelji projekta obično žele izbjeći promjene na projektu, ponekad su one neizbježne.

Plan upravljanja promjenama pruža protokole i procese za uvođenje promjena. Za odgovornost i transparentnost bitno je da sponzori projekta, voditelji projekta i članovi projektnog tima slijede plan upravljanja promjenama.

U sažetku….

Projektni plan važan je dokument za uspjeh projekta. Služi kao kompas u vođenju projekta, od početka do kraja. Stoga je potrebno aktivno sudjelovanje svih dionika kako bi se dogovorili o različitim točkama. Također je važno odvojiti sve potrebno vrijeme za njegovo definiranje.

Glavni rizik loše definiranog plana je da ste izloženi sporovima koje treba riješiti oko točaka neslaganja koje nisu uokvirene.

Pozivam vas da podijelite svoja mišljenja i iskustva u komentarima.