A projektterv szakaszai, amelyek biztosítják a projekt sikerét
A projektterv a projektmenedzser gondos tervezésének csúcspontja. Ez a fő dokumentum, amely a projekt előrehaladását irányítja. Ez a projektmenedzser útmutatója.
Bár a projekttervek vállalatonként eltérőek, tíz lépésnek feltétlenül szerepelnie kell a projekttervben, hogy elkerüljük a félreértéseket és a kényszerű improvizációt a projekt végrehajtási szakaszában.
Ebben a cikkben, Elhozom a tanácsaimat, hogy jól meg tudja írni a projekttervét. Ha sikeresen szeretné végrehajtani a projektet, a projekttervnek feltétlenül tartalmaznia kell a következő elemeket:
Szerezzen 200% bónuszt az első befizetés után. Használja ezt a promóciós kódot: argent2035
1. A projekt céljai
A projekt céljait a projekt alapszabálya határozza meg. Ezeket azonban a projekttervben is szerepeltetni kell a projekt céljainak további magyarázata érdekében. Bárhogy is dönt a projektmenedzser a célkitűzések beépítése a projekttervbe, a fontos az, hogy világos kapcsolatot tartson fenn közöttük a projekt chartája – egy projekt első kulcsdokumentuma – és a projekt második kulcsdokumentuma, a projektterve.
2. Projekt hatóköre
A projektcélokhoz hasonlóan a hatókört az alapszabály határozza meg, és a projektmenedzsernek tovább kell finomítania a projekttervben. A hatókör meghatározásával a projektmenedzser elkezdheti megmutatni, hogyan fog kinézni a projekt célja.
Szerezzen 200% bónuszt az első befizetés után. Használja ezt a promóciós kódot: argent2035
Ha a hatókör nincs meghatározva, akkor az egész projektre kiterjedhet. Ez költségtúllépéshez és határidők elmulasztásához vezet.
Olvasható cikk: Hogyan vezessünk virágzó vállalkozást?
Például, ha egy marketingcsapatot vezet egy prospektus elkészítéséhez egy vállalat termékcsaládjához, fel kell sorolnia az oldalak számát, és példákat kell bemutatnia a késztermék kinézetére.
Egyes csapattagok számára egy brosúra két oldalt jelenthet, míg mások tíz oldalt tarthatnak megfelelőnek. A hatókör meghatározása az egész csapatot a kezdetektől fogva ugyanarra az oldalra állíthatja.
3. Mérföldkövek és főbb eredmények
A projekt fő eredményeit mérföldköveknek, a fő munkatermékeket pedig fő teljesítményeknek nevezzük. Mindkettő a projekten való munka fő összetevői. A projekttervnek azonosítania kell ezeket az elemeket, meg kell határoznia azokat, és meg kell határoznia a befejezésükhöz szükséges határidőket.
Ha egy szervezet új szoftver fejlesztésére vállalkozik, akkor a fő eredmények az üzleti követelmények végleges listája és azok megvalósításának módja lehet.
Ezután a projekt mérföldkövei lehetnek a tervezés befejezésének, a rendszertesztelésnek, a felhasználói elfogadási tesztelésnek és a szoftver üzembe helyezési dátumának. Ezek a mérföldkövek a munkatermékekhez kapcsolódnak, de inkább a folyamatokhoz kapcsolódnak, mint magukhoz a termékekhez.
Olvasható cikk: A digitális marketing helye az üzleti életben
A mérföldköveknek és a legfontosabb szállítási időknek nem kell pontos dátumoknak lenniük, de minél pontosabb, annál jobb. A pontos dátumok segítenek a projektmenedzsereknek a munkastruktúrák pontosabb lebontásában.
A tervnek ebben a szakaszában mérföldköveket hoz létre, hogy nagy vagy magas szintű leszállítandó anyagokat tudjon átvenni, és azokat kisebb teljesítményekre bontani, amelyeket a következő szakaszban lehet leírni.
4. A munkalebontási struktúra
A munkalebontási struktúra a projekt mérföldköveit és főbb eredményeit kisebb részekre bontja, így minden egyes aspektusért egy személyt lehet kijelölni.
A struktúra kialakításakor a projektmenedzser számos tényezőt figyelembe vesz, mint például a projektcsapat tagjainak erősségeit és gyengeségeit, a feladatok közötti kölcsönhatásokat, a rendelkezésre álló erőforrásokat és a projekt teljes határidejét.
Végső soron a projektmenedzserek felelősek a projekt sikeréért, de nem tudják egyedül elvégezni a munkát. A bontási struktúra egy olyan eszköz, amelyet a projektmenedzser a projekt elszámoltathatóságának biztosítására használ.
Olvasható cikk: Íme 14 tipp, hogy gyorsan gazdagodj meg
Ez az eszköz azt is megmondja a projektben érintett feleknek, hogy ki miért felelős. Ha a projektmenedzser aggódik egy feladat miatt, pontosan tudja, kivel kell találkoznia ezzel a gonddal.
5. A beruházás költségvetése
A projekt költségvetése megmutatja, hogy mennyi pénzt szánnak a projekt befejezésére. A projektmenedzser felelős ezen erőforrások megfelelő elosztásáért.
A beszállítókkal rendelkező projekteknél a projektmenedzser gondoskodik arról, hogy a szállítmányok a szerződésben foglaltak szerint készüljenek el, különös figyelmet fordítva a minőségre. Néhány projekt költségvetése kapcsolódik a humánerőforrás-tervhez.
Fontos meghatározni az egyes lépések költségét a feladatok elvégzéséhez szükséges idő és munkaerő költségének figyelembevételével. A projekt költsége a projekt időtartamától függ, amely a projekt terjedelmétől függ. A hatókörnek, a mérföldköveknek, a feladatoknak és a költségvetésnek összhangban kell lennie és reálisnak kell lennie.
6. A humánerőforrás-terv
A humánerőforrás-terv megmutatja, hogy a projekt milyen személyzettel lesz ellátva. Meghatározza, hogy kik lesznek a projektcsapat tagjai, és mennyi ideig kell az egyes személyeknek elköteleződnie.
A terv kidolgozásakor a projektmenedzser megtárgyalja a csapattagokkal és feletteseikkel, hogy az egyes csapattagok mennyi időt fordíthatnak a projektre. Ha további személyzetre van szükség a projekttel kapcsolatos konzultációhoz, de a projektcsapat részét képezik, ezt szintén dokumentálják a személyzeti tervben. Ismét konzultálnak a megfelelő felügyelőkkel.
7. A kockázatkezelési terv
Sok dolog elromolhat egy projekt futtatásakor. Bár nehéz minden lehetséges katasztrófát vagy kisebb eseményt előre látni, sok buktatót megjósolhatunk. A kockázatkezelési tervben a projektvezető azonosítja az összes projektkockázatot. Meghatározza ezen forgatókönyvek bekövetkezésének valószínűségét és az enyhítésükre vonatkozó stratégiákat is.
A terv elkészítésekor a projektmenedzser kikérheti a projektszponzor vagy a projektcsapat véleményét.
Szerezzen 200% bónuszt az első befizetés után. Használja ezt a hivatalos promóciós kódot: argent2035
Csökkentő stratégiákat vezetnek be azokra a kockázatokra, amelyek valószínűleg előfordulnak, vagy amelyek magas költségekkel járnak. A valószínűtlen előfordulású kockázatokat és azokat, amelyek költsége alacsony, akkor is fel kell jegyezni a tervben, ha nincs mérséklő stratégiájuk.
8. A kommunikációs terv
A kommunikációs terv leírja, hogy egy projektet hogyan kommunikálnak a különböző közönségekkel. A munkalebontási struktúrához hasonlóan a kommunikációs terv a projektcsapat egy tagjára ruházza az egyes komponensek elvégzésének felelősségét.
Ebben a lépésben fontos leírni, hogyan kommunikálják és oldják meg a problémákat a csapaton belül. Meg kell határozni a csapattal és az érintettekkel való kommunikáció gyakoriságát is. Minden üzenetnek megvan a célközönsége. Segít a projektmenedzsereknek abban, hogy a megfelelő információ a megfelelő időben jusson el a megfelelő emberekhez.
Olvasható cikk: 1 pénzügyi tipp ifjú házasoknak
9. Az érintettek kezelési terve
Az érintettek kezelési terve meghatározza, hogy az érdekelt feleket hogyan használják fel a projektben. Néha az érdekelt feleknek egyszerűen csak információt kell kapniuk. Ezt figyelembe lehet venni a kommunikációs tervben.
10. A változáskezelési terv
A változáskezelési terv keretet ad a projekt változtatásainak. Bár a projektmenedzserek hajlamosak elkerülni a projekt megváltoztatását, néha elkerülhetetlenek.
Szerezzen 200% bónuszt az első befizetés után. Használja ezt a promóciós kódot: argent2035
A változáskezelési terv protokollokat és folyamatokat biztosít a változtatásokhoz. Az elszámoltathatóság és az átláthatóság érdekében elengedhetetlen, hogy a projektszponzorok, a projektmenedzserek és a projektcsapat tagjai kövessék a változáskezelési tervet.
Összefoglalva….
A projektterv fontos dokumentum a projekt sikeréhez. Iránytűként szolgál a projekt lebonyolításában, az elejétől a végéig. Ezért minden érdekelt fél aktív részvételére van szükség a különböző pontokban való megegyezéshez. Az is fontos, hogy minden szükséges időt szánjunk ennek meghatározására.
A rosszul definiált terv fő kockázata, hogy olyan vitáknak van kitéve, amelyeket meg kell oldani olyan nézeteltérések kapcsán, amelyek nem kerültek keretbe.
Arra kérlek benneteket, hogy ossza meg véleményét és tapasztalatait a megjegyzésekben.
Ez nagyon világos és részletgazdag, köszönöm szépen