Kontrol biaya proyek untuk profitabilitas yang lebih besar

Pengendalian biaya memainkan peran penting dalam strategi keuangan apa pun. Bagaimana Anda tetap sesuai anggaran saat melacak keuangan proyek Anda? Sama seperti mengembangkan anggaran pribadi, beberapa opsi tersedia untuk Anda: mengklasifikasikan pengeluaran, menentukan barang yang paling mahal, dan mencari solusi untuk membatasi pengeluaran di setiap area. Setelah menyelesaikan semua tindakan ini, Anda akan dapat mengontrol anggaran, untuk menganalisis profitabilitas Anda dan meningkatkan keuntungan.

Prinsip dasar pengendalian biaya adalah sama untuk semua anggaran, baik perusahaan maupun pribadi. Dalam artikel ini, Finance de Demain Consulting Menjelaskan konsep pengendalian biaya dan bagaimana hal itu sesuai dengan sistem manajemen biaya yang lebih besar.

Apa itu pengendalian biaya?

Pengendalian biaya merupakan prinsip mengidentifikasi dan mengurangi pengeluaran yang bertujuan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan. Hal ini dapat dilakukan di tingkat proyek atau di seluruh tingkat perusahaan.

Dalam hal ini, kami akan fokus pada penerapan proses pengendalian biaya dalam kerangka suatu proyek atau kelompok proyek.

Sebagai manajer proyek, pengendalian biaya akan membantu Anda memantau rencana pengelolaan sumber daya dan bereaksi terhadap pembengkakan anggaran.

Jika Anda melebihi anggaran untuk proyek Anda, alat pelaporan juga bisa berguna. Misalkan desainer lepas yang Anda pekerjakan untuk proyek baru membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan untuk mengedit gambar.

Setelah mengidentifikasi biaya tambahan ini, Anda dapat memutuskan untuk menyewa desainer internal untuk proyek Anda berikutnya guna mengurangi biaya dan mendapatkan efisiensi.

Bagaimana pengendalian biaya dapat membuat perbedaan?

Apakah tim Anda gagal memenuhi ruang lingkup atau anggaran proyek? Di sinilah pengendalian biaya menjadi penting. Bahkan jika Anda memiliki anggaran, mengendalikan biaya dapat membantu Anda menguranginya lebih jauh dan meningkatkan pendapatan di sepanjang jalan.

Proses ini memberikan wawasan tentang pengeluaran perusahaan secara keseluruhan: menyoroti area yang paling mahal dan selanjutnya mengidentifikasi pengeluaran di setiap area tersebut.

Sebagai langkah pertama, pengendalian biaya dapat diterapkan pada proyek dengan tujuan mengurangi biaya pada skala ini dan dengan demikian berpotensi meningkatkan keuntungan perusahaan.

Apa itu teknik pengendalian biaya?

Awalnya, pengendalian biaya mungkin terjadi pada tingkat bisnis yang lebih tinggi, tetapi seringkali terjadi pada tingkat proyek. Pada level inilah Anda dapat menilai biaya aktual per proyek dan mengelolanya secara efektif.

Berikut adalah lima langkah yang harus diikuti untuk mengontrol biaya proyek dengan lebih baik:

1. Rencanakan anggaran Anda

Pertama, Anda perlu merencanakan anggaran Anda untuk mendapatkan perkiraan biaya yang terperinci dan mengalokasikan sumber daya secara efektif. Mengembangkan rencana proyek yang terperinci akan mengurangi varians biaya, yang merupakan selisih antara anggaran awal dan pengeluaran aktual Anda.

Sertakan dalam rencana anggaran Anda:

• Jumlah anggota tim yang dibutuhkan untuk proyek
• Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
• Bahan yang dibutuhkan untuk proyek

Saat menghitung waktu dan bahan yang dibutuhkan untuk proyek, pertahankan anggaran Anda. Hal tak terduga sering terjadi dan Anda mungkin perlu memperpanjang lini waktu proyek atau meminta sumber daya tambahan.

2. Pantau semua pengeluaran

Langkah kedua dalam pengendalian biaya proyek adalah memantau kemajuan biaya proyek. Anda akan dapat mengambil tindakan korektif dengan lebih mudah jika Anda melihat perbedaan biaya secara real time.

Di akhir proyek, akan terlambat, uang akan dihabiskan. Pada titik ini, yang harus Anda lakukan adalah belajar darinya untuk mencegah situasi ini terjadi lagi di masa mendatang.

Untuk memantau pengeluaran Anda secara efektif selama proyek, tetapkan tonggak proyek. Di setiap tonggak, Anda dapat menganalisis pengeluaran Anda dan memastikan bahwa ruang lingkup proyek dihormati. Dan jika Anda pernah melihat pembengkakan biaya pada pencapaian tertentu, Anda dapat menemukan solusi untuk menguranginya nanti dalam proyek.

3. Gunakan sistem kontrol perubahan

Penting untuk menetapkan tujuan yang jelas selama fase perencanaan proyek. Untuk memastikan Anda mencapai tujuan ini, proses kontrol perubahan mungkin diperlukan.

Kontrol perubahan adalah serangkaian langkah yang mengatur semua perubahan yang dilakukan oleh pemangku kepentingan selama proyek. Ini memungkinkan Anda untuk mencegah penyimpangan tujuan dengan mempersiapkan Anda untuk perubahan segera setelah perubahan itu muncul, dan dengan demikian menyesuaikan proyek sesuai dengan itu.

4. Tahapan proses pengendalian

cat dasar

Proses kontrol perubahan dimulai ketika pemangku kepentingan meminta perubahan pada proyek. Permintaan dapat bervariasi: dapat berupa perpanjangan tenggat waktu atau pengiriman proyek baru.

Evaluasi

Manajer proyek atau kepala departemen memindai permintaan untuk informasi dasar, seperti sumber daya yang dibutuhkan, dampak permintaan, dan penerima permintaan. Setelah penilaian awal, permintaan perubahan bergerak ke tahap analisis.

analisis

Selama fase analisis, manajer proyek yang relevan menyetujui atau menolak permintaan tersebut. Dalam beberapa kasus, komite kontrol perubahan dapat dibentuk untuk mengontrol persetujuan perubahan. Manajer proyek menyetujui atau menolak permintaan tersebut, dan memberi tahu tim.

Bergantung pada ukuran proyek, manajer proyek juga dapat mencatat perubahan dalam log perubahan untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan proyek menerima informasi tersebut.

Penerapan

Penerapan perubahan dapat bervariasi tergantung pada tahap proyek, namun umumnya melibatkan pembaruan jadwal dan hasil, serta memberi informasi kepada tim proyek.

Anda perlu menilai ruang lingkup proyek dan memverifikasi bahwa perubahan jadwal tidak akan berdampak besar pada tujuan yang direncanakan.

Pagar

Setelah mendokumentasikan, menyebarluaskan, dan mengimplementasikan permintaan, Anda dapat melanjutkan ke fase penutupan. Sebaiknya Anda memiliki rencana penutupan formal agar semua anggota tim dapat mengakses dan merujuk ke informasi ini di masa mendatang.

Dengan meninjau perubahan pada proyek Anda secara efektif, pengendalian biaya akan terjadi secara alami.

Meramalkan anggaran dan keberhasilan suatu proyek secara akurat memerlukan pengelolaan yang cermat dari awal hingga akhir. Kejadian-kejadian tak terduga dalam perjalanan tidak bisa dihindari, namun pembentukan sistem tertentu membantu mencegah penyimpangan-penyimpangan ini.

4. Kelola waktu Anda

Manajemen waktu adalah bagian integral dari pengendalian biaya: ketika total durasi proyek meningkat, total biaya proyek juga meningkat. Agar tidak melebihi anggaran yang dialokasikan, Anda harus menghormati jadwal proyek.

Gunakan strategi manajemen waktu untuk meningkatkan produktivitas dan membantu anggota tim menyelesaikan pekerjaan tepat waktu sesuai anggaran.

Berikut adalah beberapa tips manajemen waktu:

Timeboxing

Timeboxing adalah strategi manajemen waktu yang berorientasi pada tujuan yang melibatkan penyelesaian tugas dalam " blok waktu '.

Misalnya, jika Anda perlu menulis posting blog, Anda dapat membuat blok dua jam untuk menguraikannya. Kemudian, setelah istirahat, Anda dapat kembali ke blok lain selama tiga jam untuk membuat draf pertama.

Pemblokiran waktu

Pemblokiran waktu mirip dengan timeboxing, tetapi alih-alih mengatur jumlah waktu tertentu untuk setiap tugas individu, Anda akan memblokir periode tertentu dari kalender Anda untuk pekerjaan terkait.

Metode Pomodoro

Seperti timeboxing dan pemblokiran waktu, teknik Pomodoro membantu Anda menyelesaikan tugas dalam waktu singkat dan beristirahat di antara sesi kerja.

Misalnya, bekerja selama 25 menit, lalu istirahat lima menit sebanyak empat kali. Kemudian, setelah sesi kerja keempat, istirahat lebih lama 20 atau 30 menits.

menelan katak

SMenurut kutipan terkenal dari Mark Twain: “Jika Anda harus menelan katak, sebaiknya Anda melakukannya di pagi hari.” Strategi manajemen waktu “makan katak” terinspirasi dari kata-kata ini dan mendorong Anda untuk mengurus tugas-tugas penting atau kompleks terlebih dahulu sebelum mengerjakan tugas-tugas yang kurang penting atau kurang mendesak.

Prinsip Pareto

Masih disebut aturan 80-20 Prinsip ini didasarkan pada aturan mendasar: kita mencurahkan 20% waktu kita untuk menyelesaikan 80% pekerjaan. Konkretnya, mampu memproses 80% tugas ini dengan cukup cepat sehingga memberi kita lebih banyak waktu selama hari kerja untuk mengurus 20% sisanya yang akan menghabiskan 80% waktu kita.

Menyelesaikan sesuatu (GTD)

Diciptakan oleh David Allen pada awal tahun 2000an, metode “ Getting Things Done » atau “Menyelesaikan sesuatu” dalam bahasa Prancis, merekomendasikan untuk membuat daftar tugas yang direncanakan secara tertulis sebelumnya. Setelah terbebas dari pertimbangan ini, alih-alih mengandalkan alat manajemen kerja, Anda akan dapat mengambil tindakan tanpa harus memikirkan apa yang harus dilakukan.

Mungkin tampak berlawanan dengan intuisi untuk berfokus pada produktivitas sebagai bagian dari pengendalian biaya, namun kinerja proyek adalah landasan arus kas.

Jika tim Anda tidak produktif, Anda tidak akan memenuhi tenggat waktu proyek, dan kegagalan memenuhi tenggat waktu akan menimbulkan biaya tambahan. Logikanya, jika biaya proyek Anda lebih besar, maka arus kas perusahaan Anda akan menurun. 

5. Lacak Nilai yang Diperoleh

Melacak nilai yang Anda peroleh dapat membantu Anda memprediksi hasil keuangan suatu proyek. Metode pengendalian biaya ini membutuhkan pengetahuan tentang akuntansi biaya. Ini dapat membantu Anda mendeteksi timbulnya biaya variabel dan karena itu mencegah varians dalam proyek mendatang.

Nilai yang diperoleh adalah jumlah tugas yang benar-benar diselesaikan dalam suatu proyek. Untuk melacak nilai yang diperoleh dan melihat apakah Anda sesuai jadwal, Anda perlu mengalikan persentase tugas yang diselesaikan dengan anggaran proyek.

Langkah-langkah untuk Melacak Nilai yang Diperoleh

Untuk melacak nilai yang diperoleh, ikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: menentukan tingkat penyelesaian setiap tugas sebagai persentase.

Langkah 2: tetapkan nilai yang direncanakan (Nilai yang Direncanakan atau PV) atau biaya yang dianggarkan dari pekerjaan yang direncanakan. Ini adalah anggaran yang berwenang untuk menyelesaikan pekerjaan yang direncanakan.

Langkah 3: menentukan nilai yang diperoleh (ENilai Arned atau EV), atau biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilakukan. Ini adalah jumlah pekerjaan yang sebenarnya telah diselesaikan.

Langkah 4: tentukan biaya sebenarnya (Biaya Sebenarnya atau AC), yang mewakili biaya sebenarnya dari pekerjaan yang dilakukan. Ini adalah pengeluaran yang berkaitan dengan pekerjaan yang telah dilaksanakan.

Langkah 5: menghitung varians biaya (Varians Biaya atau CV) dengan mengurangkan nilai yang diperoleh dari biaya sebenarnya (CV = EV – AC).

Langkah 6: kompilasi hasilnya.

Untuk tiga langkah pertama, Anda perlu mengumpulkan informasi biaya untuk proyek Anda, sedangkan untuk tiga langkah terakhir, Anda perlu melakukan perhitungan dan analisis. Variasi biaya mewakili status biaya proyek Anda.

Saat Anda mengendalikan biaya, CV Anda adalah metrik yang menentukan apakah proyek Anda sesuai dengan anggaran. A CV negatif berarti proyek tersebut melebihi anggaran.

Haruskah Anda mengendalikan biaya atau mengelola biaya?

Adalah umum untuk mengacaukan pengendalian biaya dengan manajemen biaya. Ini adalah dua istilah berbeda yang perlu didefinisikan dan dipahami dengan benar. Pengendalian biaya adalah sub-proses dalam sistem manajemen biaya yang lebih besar.

Sementara pengendalian biaya adalah tentang mengidentifikasi biaya dan menguranginya untuk meningkatkan keuntungan, manajemen biaya adalah keseluruhan proses memperkirakan, menganggarkan, dan mengendalikan biaya proyek.

Perusahaan Anda mungkin memiliki banyak karyawan yang terlibat dalam manajemen biaya. Bergantung pada ukuran tim Anda, orang yang berbeda dapat mengerjakan perencanaan dan penganggaran sumber daya.

Untuk pengendalian biaya yang efektif, tim perlu memantau pengeluaran di berbagai tingkat bisnis untuk memberi perhatian yang cukup pada setiap bagian anggaran bisnis dan menganalisisnya secara menyeluruh.

Gunakan kontrol biaya untuk melacak dan mengurangi biaya proyek Anda

Melacak data biaya untuk mengurangi pengeluaran proyek adalah proses yang membosankan, tetapi manajemen biaya berdampak langsung pada profitabilitas.

Untuk mengelola biaya secara efektif, buat dasbor yang dapat disesuaikan untuk mendapatkan semua informasi di ujung jari Anda. Otomatisasi ini akan memungkinkan Anda untuk beralih antara manajemen proyek dan pengendalian biaya, semuanya di satu tempat.

Tinggalkan kami komentar. Tapi sebelum Anda pergi, ini dia robot yang memungkinkan Anda menghasilkan uang dengan sangat mudah dengan perdagangan EUR/USD.