Peran asisten virtual dalam sebuah perusahaan

Jika Anda seperti kebanyakan blogger, apakah Anda selalu berpikir Anda harus melakukannya sendiri? Apakah ini kasus Anda? Dan ya, sebagian besar pengusaha memulai usaha mereka sendiri atau menyewa asisten virtual.

Pada artikel ini, saya akan menunjukkan mengapa asisten virtual penting untuk bisnis Anda. Tapi pertama-tama, berikut adalah kursus pelatihan yang akan membantu memungkinkan untuk berhasil dalam berwirausaha.

Apa itu asisten virtual?

Asisten virtual (VA) adalah seseorang yang menyediakan layanan dukungan untuk bisnis lain dari lokasi yang jauh.

Istilah ini lahir pada tahun 1990-an dari kemungkinan bekerja secara virtual berkat peningkatan teknologi. Asisten virtual adalah seseorang yang disewa untuk melakukan tugas sehari-hari bisnis Anda yang membosankan.

Mungkin di kota, negara bagian atau negara lain. Bisa juga orang yang datang ke kantor Anda atau bertemu di coworking space seminggu sekali. Itu sangat tergantung pada Anda.

Yang paling penting adalah mereka mengurus menyelesaikan tugas yang dibutuhkan klien mereka tanpa masalah, baik karena mereka benci melakukannya atau karena terlalu banyak waktu.

Asisten virtual sangat dicari oleh pengusaha dan bisnis online. Perusahaan-perusahaan ini membutuhkan bantuan tetapi tidak ingin mempekerjakan staf secara fisik. Untuk melayani Anda, Finance de Demain bekerja dengan rata-rata dua asisten virtual.

Apa yang dilakukan asisten virtual

Secara teori, asisten virtual dapat melakukan semua yang dilakukan oleh staf pendukung lainnya. Namun, tugas dukungan virtual tidak terbatas pada pekerjaan kantor. Banyak asisten virtual menyediakan layanan pemasaran, desain web dan lain-lain.

Beberapa asisten virtual berspesialisasi dalam keahlian tertentu. Sebagai contoh, asisten virtual pemasaran hanya melakukan pekerjaan pemasaran. Asisten virtual lainnya melakukan berbagai tugas tetapi dalam industri tertentu. Sebagai contoh, asisten virtual untuk perusahaan real estate.

Sebagian besar asisten virtual memiliki bisnis asisten virtual rumahan sendiri. Hal ini memungkinkan mereka untuk mendapatkan lebih banyak dan memiliki kontrol yang lebih baik atas tugas yang mereka lakukan. Namun, banyak bisnis kecil mempekerjakan asisten virtual sebagai bagian dari pekerjaan atau kontrak.

Terakhir, banyak VA menggunakan situs freelance atau situs rekan kerja untuk menemukan proyek yang cepat dan terbatas waktu.

Bagaimana asisten virtual dapat menguntungkan bisnis Anda?

Karena mendelegasikan tugas yang menghabiskan waktu dan energi Anda, yang tidak Anda sukai, dan yang membuat Anda tetap berada dalam siklus berpindah dari satu tugas yang membosankan ke tugas lainnya, VA akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan kembali kendali atas urusan Anda.

Menumbuhkan tim Anda berarti Anda dapat melakukan pekerjaan penting, fokus pada strategi dan gambaran besar. Anda bisa mulai bermimpi dan merencanakan dalam skala yang lebih besar.

Bagaimana Anda tahu kapan Anda siap menyewa asisten virtual?

Kapan Anda akan siap untuk menyewa berbeda untuk setiap orang, yang membuat keputusan menjadi sangat sulit. Kami merekomendasikan untuk menyewa VA sebelum Anda merasa siap untuk pergi.

Alasannya adalah karena kebanyakan orang (termasuk saya sendiri!) menunggu sampai kita sudah berada di titik “kegilaan” untuk mulai mendelegasikan dan meminta bantuan dalam bisnis. Jadi, jika Anda siap untuk mengembangkan bisnis Anda dan berpikir Anda sudah siap, saya sangat menyarankan Anda mulai mencari asisten virtual Anda.

Akan jauh lebih mudah bagi Anda berdua jika Anda membawa seseorang ke dalam tim saat keadaan sedikit lebih tenang, sehingga semuanya berjalan lancar saat mencapai waktu tersibuk.

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dijawab sebelum membuat keputusan perekrutan akhir:

• Apakah Anda siap untuk mengembangkan bisnis Anda lebih cepat dari sebelumnya?
• Bisakah Anda membayar seseorang setiap bulan?
• Apakah Anda telah menentukan tugas untuk mulai mendelegasikan?

Jika Anda menjawab ya untuk semua pertanyaan ini, maka Anda siap untuk memulai proses perekrutan VA.

Bagaimana cara menyewa VA?

Meskipun bantuan virtual adalah ide bisnis rumahan yang bagus, mendapatkan bantuan virtual sangat penting bagi pemilik bisnis rumahan untuk memaksimalkan pendapatan mereka dan memfasilitasi pertumbuhan. Sebagai pemilik bisnis rumahan, ada saatnya tidak mungkin melakukan segalanya, setidaknya dengan cukup baik agar efektif dan efisien.

Mempekerjakan asisten virtual akan membebaskan waktu Anda sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan Anda, pada tugas yang menghasilkan hasil bisnis terbaik untuk Anda. Apalagi banyak asisten virtual lebih baik dari Anda dalam beberapa tugas.

Dalam jangka panjang, selalu lebih cepat dan lebih murah untuk menyewa pekerjaan yang tidak memenuhi syarat untuk Anda lakukan.

Langkah pertama perekrutan asisten virtual adalah membuat daftar tugas yang ingin Anda outsourcing. Buat daftar lengkap, prioritaskan kegiatan yang ingin Anda delegasikan terlebih dahulu. Sebagai contoh, manajemen email memakan waktu dan membosankan, letakkan di bagian atas daftar Anda.

Atau mungkin masalah teknologi menyita terlalu banyak waktu Anda, Anda dapat mengalihdayakan manajemen situs web Anda. Atau perbarui akun perusahaan Anda.

Langkah selanjutnya adalah mencari tahu siapa yang akan disewa. Ada banyak cara untuk menyewa asisten virtual. Anda dapat menggunakan layanan VA yang mempekerjakan dan melatih mereka, lalu mereka menugaskan Anda seseorang berdasarkan layanan yang Anda butuhkan.

Opsi terakhir adalah mempekerjakan seseorang di jaringan Anda yang memiliki referensi. Meskipun Anda dapat memposting iklan untuk mencari asisten virtual, menemukan asisten yang sudah memiliki kredensial tepercaya akan menghemat waktu dan sakit kepala Anda.

Daftar layanan yang dapat ditawarkan oleh asisten virtual

menulis kreatif

• Tulis posting blog
• Tulis ebook, buku, buletin, corong email, dll.
• Tulis atau edit transkrip audio atau video.
• Tulis posting media sosial untuk Facebook, Twitter atau Instagram.
• Mengedit dan merevisi posting blog, buku, situs web, buletin, resep, dll.
• Persiapkan email untuk pemasaran email Anda
• Pembuatan deskripsi produk untuk toko online (manajer toko/produk)
• Penyusunan/pengeditan testimonial.
• Dll ...

Administrator / manajemen

• Layanan pelanggan melalui email, obrolan, atau telepon.
• Tindak lanjuti dan balas email.
• Mengatur kotak surat
• Kelola komentar blog.
• Dukungan webinar langsung
• Manajemen kalender
• Buat presentasi PowerPoint
• Manajemen perbekalan dan perbekalan
• Mengatur wawancara
• Jawab panggilan telepon
• Menggunakan kembali konten (Contoh: mengonversi video menjadi postingan blog tertulis atau postingan blog menjadi postingan media sosial)
• Tulis risalah rapat konferensi video
• Kelola kalender editorial blog
• Tugas orientasi pelanggan seperti menanggapi email dan mengirimkan faktur dan kontrak
• Tindak lanjut dari pelanggan potensial / pelanggan saat ini
• Presentasi para tamu
• Membuat pengaturan perjalanan
• Persiapan formulir
• Lanjutkan pembuatan
• Mempekerjakan dan melatih anggota tim baru
• terjemahan
• Brainstorming untuk posting blog, produk, dll.

NB: Tugas administrasi adalah salah satu layanan yang paling dicari. Membantu pemilik bisnis dengan tugas harian ini membebaskan waktu mereka untuk menghasilkan lebih banyak uang. Sangat berharga!

Desain Grafis

• Membuat grafik untuk posting blog
• Pengeditan foto
• Pembuatan slide untuk webinar atau lokakarya.
• Desain kartu nama, selebaran, logo, menu, signage, dll.
• Pencarian gambar untuk posting blog, buku, media sosial, dll.
• Pembuatan panduan gaya merek.
• Desain file e-book atau PDF untuk langganan buletin

NB: Canva memiliki banyak template dan mudah digunakan jika Anda ingin membuat grafik.

Media sosial

• Menjadwalkan pembaruan media sosial.
• Pembuatan dan pengelolaan akun Pinterest
• Buat dan kelola pin yang dipromosikan
• Kelola grup Facebook
• Pembuatan dan pengelolaan grup LinkedIn
• Buat jajak pendapat media sosial
• Sesuaikan jadwal penerbitan.
• Membuat dan mengelola postingan di Instagram.
• Menanggapi pesan media sosial.

Pembukuan akun

• Manajemen pembayaran dan penagihan.
• Memproses pesanan dan pengembalian.
• Manajemen koleksi
• Manajemen penggajian
• Penagihan dan Faktur.

Bagaimana cara menggunakan daftar layanan asisten virtual ini?

Seperti yang Anda lihat, ada banyak layanan yang dapat Anda tawarkan sebagai Asisten Virtual.

Bergantung pada jenis layanan yang Anda minati, Anda dapat menggabungkan paket layanan terkait dan menjualnya sebagai paket layanan: ditagih per proyek atau sebagai layanan bulanan berkelanjutan.

Jika Anda menemukan sesuatu yang menarik minat Anda, lakukan penelitian lebih lanjut. Jika setelah penelitian Anda masih tertarik, cari tahu bagaimana Anda dapat memperoleh keterampilan yang diperlukan jika Anda belum memilikinya.

Anda dapat belajar dari video YouTube, buku di Amazon, atau kursus yang Anda temukan online.

Dan ingat, hanya karena Anda memulai dengan layanan seperti VA tidak berarti Anda akan berhenti menawarkan layanan itu selama sisa hidup Anda. Anda bebas untuk meningkatkan atau menambah layanan tambahan.

Keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi asisten virtual

Banyak keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi asisten virtual sama dengan yang dibutuhkan untuk menjadi asisten administrasi atau sekretaris. Sebagai contoh, Anda harus memiliki keterampilan organisasi yang unggul. Anda juga harus memiliki perilaku dan keterampilan bertelepon yang menyenangkan dalam menggunakan teknologi baru.

Sebagai VA, Anda juga memerlukan keterampilan khusus untuk wirausaha. Sebagai contoh, Anda harus dapat melakukan banyak tugas, terutama jika Anda menyulap banyak klien.

Anda harus dapat berkonsentrasi pada pekerjaan, di lingkungan rumah Anda. Anda juga membutuhkan peralatan yang tepat di kantor rumah Anda.

Beberapa pekerjaan asisten virtual memerlukan keterampilan tambahan, termasuk desain web, perencanaan acara, akuntansi, dan banyak lagi.

Anda dapat mencari pekerjaan Bantuan Virtual yang membutuhkan keahlian khusus Anda. Selain keterampilan khusus, pemberi kerja sering mencari kandidat dengan pelatihan dan/atau pengalaman kantor dalam beberapa kapasitas administratif.

Kualitas penting dari asisten virtual

Keandalan

Ini adalah salah satu yang paling penting karena, sayangnya, tampaknya yang paling umum. Banyak klien mengatakan kepada saya bahwa mereka kecewa dengan VA yang tidak melaporkan kemajuan mereka, atau tidak memberikannya.

Ini benar-benar tidak dapat dimaafkan dan tidak hanya memberikan nama buruk pada industri bantuan virtual, tetapi asisten virtual berikutnya yang dipanggil harus menanggung kecurigaan dan keraguan pelanggan tentang keefektifan penggunaan jenis layanan ini. .

Profesionalisme adalah yang terpenting dalam industri ini, jadi jika klien menelepon Anda, Anda harus menelepon mereka kembali. Jika Anda menerima email, Anda harus membalasnya! Tidak harus segera, tapi setidaknya harus keesokan harinya.

Kemampuan komunikasi yang baik

Dari poin pertama, Anda harus memberi tahu klien tentang kemajuan pekerjaan Anda, jadi tentukan bagaimana dan kapan memperbaruinya ketika dia menjadi klien, dan sebelum memulai setiap tugas baru.

Jika pelanggan terus-menerus mengejar Anda untuk pembaruan, maka Anda tidak melakukan pekerjaan Anda dengan benar.

Manajemen waktu

Penelitian rupanya mengatakan Anda hanya harus fokus pada satu hal dan itu tidak efisien untuk multitasking. Tentu saja, Anda harus fokus pada tugas yang ada, tetapi Anda juga akan bekerja dengan banyak klien; yang mengira mereka adalah pelanggan Anda yang paling penting.

Anda mungkin memiliki banyak hal yang harus dilakukan dalam sehari, jadi rencanakan terlebih dahulu. Jadwalkan tugas saat Anda paling efisien. Gunakan kalender Google dan tandai item pribadi dengan satu warna dan item kerja dengan warna lain.

Jika Anda tahu bahwa Anda menulis paling baik di pagi hari, cobalah menjadwalkan rapat untuk sore hari. Anda juga dapat memasukkan semua tugas pekerjaan Anda ke dalam kalender Anda (termasuk waktu perencanaan) untuk mengetahui secara realistis apakah Anda punya waktu untuk melakukan semuanya.

Sumber

Anda akan sering menerima email yang menanyakan pertanyaan teknis, yang dapat mereka temukan dengan mudah menggunakan Google, atau menanyakan berapa biaya layanan Anda, padahal mereka bahkan tidak repot-repot mengunjungi situs web dan/atau jejaring sosial Anda.

Anda akan diminta melakukan banyak hal yang belum pernah Anda lakukan sebelumnya, dan Anda hanya perlu memikirkan cara melakukannya. VA diharapkan dapat memberikan solusi dan menyelesaikan masalah pelanggan.

Jika Anda tidak memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah dan mencari cara untuk melakukan sesuatu, Anda tidak akan menjadi VA yang baik.

Asisten virtual bukanlah Yoda, jadi tidak realistis untuk berasumsi bahwa dia akan mampu melakukan semuanya. Tetapi Anda harus tahu cara meneliti untuk menemukan informasi sendiri. Selama Anda jujur ​​​​dengan klien tentang sejauh mana keahlian Anda, Anda akan baik-baik saja.

Klien juga tidak mengharapkan Anda mengetahui segalanya. Beri tahu mereka bahwa Anda belum pernah melakukan pekerjaan khusus ini sebelumnya; tetapi Anda senang mengetahui caranya dan kembali ke sana.

Anda harus terus berlatih, di mana Anda dapat menonton video YouTube, bertukar keterampilan dengan VA lain, mengajukan pertanyaan di forum VA, dan berpartisipasi secara umum.

Cobalah untuk tetap mengikuti perkembangan dan perubahan, baik di industri Anda maupun di dunia teknologi. Putuskan hal-hal yang ingin Anda ketahui lebih lanjut, lalu lakukan riset.

Mengelola ekspektasi dan membangun kepercayaan

Anda tidak hanya perlu tahu apa yang Anda lakukan, tetapi Anda juga perlu memastikan pelanggan tahu apa yang mereka lakukan. Seringkali klien tidak pernah bekerja dengan asisten virtual, jadi jika mereka tidak tahu apa yang dapat mereka lakukan dan bagaimana semuanya bekerja, mereka akan sangat meragukan kemampuan Anda untuk membantu mereka.

Klien baru kemungkinan besar akan mencari Anda untuk membimbing mereka melalui proses tersebut, jadi Anda perlu mengetahui dan menjelaskan cara kerja Anda. Ini sebagian besar datang dengan pengalaman, tetapi latih daftar pertanyaan atau permainan peran Anda yang baru; dan bahkan bekerja sukarela untuk kontraktor lho, jadi kamu bisa mendapatkan testimonial dan mencobanya, jika itu membuatmu khawatir.

Bekerja sendiri

Tampaknya cukup umum bagi pekerja lepas untuk merasa kesepian, yang mengejutkan saya karena saya benar-benar senang bekerja sendiri dan tidak pernah mengira beberapa orang akan merindukan kehadiran orang lain.

Tentu, terkadang saya menggunakan ruang kerja bersama dan terkadang saya bekerja di kafe, tetapi menyendiri sepanjang minggu adalah sesuatu yang perlu diingat.

Jika Anda memiliki pengalaman tentang bantuan virtual, jangan lupa tinggalkan saya komentar. Namun, saya tidak bisa meninggalkan Anda tanpa menyajikan pelatihan premium tentang keuangan pribadi ini.