Tahapan rencana proyek yang memastikan keberhasilan proyek

Rencana proyek adalah puncak dari perencanaan yang cermat oleh seorang manajer proyek. Ini adalah dokumen utama yang memandu kemajuan proyek. Ini adalah panduan manajer proyek.

Meskipun rencana proyek berbeda dari perusahaan ke perusahaan, ada sepuluh langkah yang mutlak harus ada dalam rencana proyek untuk menghindari kebingungan dan improvisasi paksa selama fase pelaksanaan proyek.

Pada artikel ini, Saya memberikan saran saya untuk membantu Anda menulis rencana proyek Anda dengan baik. Jika Anda ingin berhasil melaksanakan proyek Anda, rencana proyek Anda harus mencakup elemen-elemen berikut:

1. Tujuan proyek

Tujuan proyek didefinisikan dalam piagam proyek. Namun, mereka juga harus dimasukkan dalam rencana proyek untuk lebih menjelaskan tujuan proyek. Bagaimanapun seorang manajer proyek memilih untuk memasukkan tujuan ke dalam rencana proyek, hal yang penting adalah menjaga hubungan yang jelas antara keduanya piagam proyek – dokumen kunci pertama proyek – dan dokumen kunci kedua proyek, rencana proyeknya.

2. Lingkup Proyek

Seperti tujuan proyek, ruang lingkup didefinisikan dalam piagam dan harus disempurnakan lebih lanjut dalam rencana proyek oleh manajer proyek. Dengan menentukan ruang lingkup, manajer proyek dapat mulai menunjukkan seperti apa tampilannya tujuan proyek.

Jika ruang lingkup tidak ditentukan, itu dapat meluas ke seluruh proyek. Hal ini menyebabkan pembengkakan biaya dan tenggat waktu yang terlewatkan.

Artikel untuk dibaca: Bagaimana Menjalankan Bisnis Sejahtera?

Misalnya, jika Anda memimpin tim pemasaran untuk membuat brosur lini produk perusahaan, Anda harus mencantumkan jumlah halaman dan memberikan contoh tampilan produk akhir.

Untuk beberapa anggota tim, brosur mungkin berarti dua halaman, sementara yang lain menganggap sepuluh halaman sudah cukup. Menentukan ruang lingkup dapat membuat seluruh tim pada halaman yang sama sejak awal.

3. Tonggak pencapaian dan hasil utama

Pencapaian utama suatu proyek disebut tonggak dan produk kerja utama disebut kiriman utama. Keduanya mewakili komponen utama dalam mengerjakan sebuah proyek. Rencana proyek harus mengidentifikasi elemen-elemen ini, mendefinisikannya, dan menetapkan jadwal penyelesaiannya.

Jika suatu organisasi melakukan proyek untuk mengembangkan perangkat lunak baru, kiriman utama mungkin merupakan daftar akhir persyaratan bisnis dan bagaimana menerapkannya.

Kemudian proyek dapat memiliki tonggak untuk penyelesaian desain, pengujian sistem, pengujian penerimaan pengguna, dan tanggal penyebaran perangkat lunak. Tonggak pencapaian ini terkait dengan produk kerja, tetapi lebih terkait dengan proses daripada produk itu sendiri.

Artikel untuk dibaca: Tempat pemasaran digital dalam bisnis

Pencapaian dan waktu pengiriman utama tidak harus tanggal yang tepat, tetapi semakin spesifik semakin baik. Tanggal yang akurat membantu manajer proyek menguraikan struktur kerja dengan lebih akurat.

Pada tahap rencana ini, Anda akan membuat tonggak sehingga Anda dapat mengambil kiriman besar atau tingkat tinggi dan memecahnya menjadi kiriman yang lebih kecil, yang dapat dijelaskan pada tahap berikutnya.

4. Struktur Pembagian Pekerjaan

Struktur perincian kerja memecah tonggak dan hasil utama proyek menjadi bagian yang lebih kecil sehingga satu orang dapat diberi tanggung jawab untuk setiap faset.

Saat mengembangkan struktur ini, manajer proyek memperhitungkan banyak faktor seperti kekuatan dan kelemahan anggota tim proyek, saling ketergantungan antara tugas, sumber daya yang tersedia, dan tenggat waktu proyek secara keseluruhan.

Manajer proyek pada akhirnya bertanggung jawab atas keberhasilan proyek, tetapi mereka tidak dapat melakukan pekerjaan itu sendirian. Struktur perincian adalah alat yang digunakan manajer proyek untuk memastikan akuntabilitas proyek.

Artikel untuk dibaca: Berikut adalah 14 tips cepat kaya

Alat ini juga memberi tahu pemangku kepentingan proyek siapa yang bertanggung jawab atas apa. Jika manajer proyek mengkhawatirkan suatu tugas, dia tahu persis siapa yang harus ditemui tentang masalah ini.

5. Anggaran investasi

Anggaran proyek menunjukkan berapa banyak uang yang dialokasikan untuk menyelesaikan proyek. Manajer proyek bertanggung jawab atas alokasi yang tepat dari sumber daya ini.

Untuk proyek yang memiliki pemasok, manajer proyek memastikan bahwa kiriman diselesaikan sesuai dengan ketentuan kontrak, memberikan perhatian khusus pada kualitas. Beberapa anggaran proyek terkait dengan rencana sumber daya manusia.

Penting untuk menetapkan biaya setiap langkah dengan melihat waktu yang dibutuhkan dan biaya tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Biaya proyek terkait dengan durasi proyek, yang turun ke ruang lingkup proyek. Ruang lingkup, tonggak, tugas dan anggaran harus selaras dan realistis.

6. Rencana sumber daya manusia

Rencana sumber daya manusia menunjukkan bagaimana proyek akan dikelola. Ini menentukan siapa yang akan menjadi bagian dari tim proyek dan berapa lama setiap orang harus berkomitmen.

Saat mengembangkan rencana ini, manajer proyek bernegosiasi dengan anggota tim dan penyelia mereka berapa banyak waktu yang dapat dicurahkan setiap anggota tim untuk proyek tersebut. Jika staf tambahan diperlukan untuk berkonsultasi tentang proyek tetapi merupakan bagian dari tim proyek, ini juga didokumentasikan dalam rencana kepegawaian. Sekali lagi, supervisor yang sesuai dikonsultasikan.

7. Rencana manajemen risiko

Banyak hal yang bisa salah saat menjalankan proyek. Meski sulit untuk mengantisipasi setiap kemungkinan bencana atau kejadian kecil, banyak jebakan yang bisa diprediksi. Dalam rencana manajemen risiko, manajer proyek mengidentifikasi semua risiko proyek. Ini juga menentukan kemungkinan skenario ini terjadi dan strategi untuk memitigasinya.

Dalam merumuskan rencana ini, manajer proyek dapat meminta masukan dari sponsor proyek atau tim proyek mereka.

Strategi mitigasi diterapkan untuk risiko yang mungkin terjadi atau yang memiliki biaya tinggi yang terkait dengannya. Risiko yang tidak mungkin terjadi dan yang berbiaya rendah dicatat dalam rencana, meskipun tidak memiliki strategi mitigasi.

8. Rencana komunikasi

Rencana komunikasi menggambarkan bagaimana suatu proyek akan dikomunikasikan kepada berbagai khalayak. Sama seperti struktur rincian kerja, rencana komunikasi memberikan tanggung jawab untuk menyelesaikan setiap komponen kepada anggota tim proyek.

Pada langkah ini, penting untuk menjelaskan bagaimana masalah akan dikomunikasikan dan diselesaikan dalam tim. Frekuensi komunikasi dengan tim dan pemangku kepentingan juga harus ditentukan. Setiap pesan memiliki target audiens. Ini membantu manajer proyek memastikan informasi yang tepat sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Artikel untuk dibaca: 1 tips keuangan untuk pengantin baru

9. Rencana Pengelolaan Pemangku Kepentingan

Rencana manajemen pemangku kepentingan mengidentifikasi bagaimana pemangku kepentingan akan digunakan dalam proyek. Terkadang pemangku kepentingan hanya perlu menerima informasi. Ini dapat diperhitungkan dalam rencana komunikasi.

10. Rencana manajemen perubahan

Rencana manajemen perubahan menetapkan kerangka kerja untuk membuat perubahan pada proyek. Meskipun manajer proyek cenderung ingin menghindari perubahan pada proyek, terkadang hal itu tidak dapat dihindari.

Rencana manajemen perubahan menyediakan protokol dan proses untuk membuat perubahan. Penting untuk akuntabilitas dan transparansi bahwa sponsor proyek, manajer proyek, dan anggota tim proyek mengikuti rencana manajemen perubahan.

Kesimpulan….

Rencana proyek adalah dokumen penting untuk keberhasilan proyek. Ini berfungsi sebagai kompas dalam pelaksanaan proyek, dari awal sampai akhir. Oleh karena itu, diperlukan partisipasi aktif dari semua pemangku kepentingan untuk menyepakati berbagai poin. Penting juga untuk mengambil semua waktu yang diperlukan untuk mendefinisikannya.

Risiko utama dari rencana yang tidak jelas adalah bahwa Anda dihadapkan pada perselisihan yang harus diselesaikan pada titik ketidaksepakatan yang belum dibingkai.

Saya mengundang Anda untuk membagikan pendapat dan pengalaman Anda di komentar.