Apa itu piagam proyek dan apa perannya?

Piagam proyek adalah dokumen formal yang menguraikan tujuan bisnis proyek Anda dan, ketika disetujui, memulai proyek. Itu dibuat sesuai dengan kasus bisnis untuk proyek seperti yang dijelaskan oleh pemilik proyek. Ini adalah bagian penting dari proses memulai proyek investasi. Jadi, tujuan dari piagam proyek Anda adalah untuk mendokumentasikan tujuan, sasaran, dan kasus bisnis untuk proyek tersebut.

Setelah dibuat, piagam proyek berfungsi sebagai semacam kontrak antara pemilik proyek dan manajer proyek. Ini memberikan gambaran tentang ekspektasi tingkat tinggi dan memberi wewenang kepada manajer proyek untuk memobilisasi sumber daya untuk mendapatkan hasil yang tepat.

Wow, apakah itu terdengar terlalu rumit? Jangan khawatir, Finance de Demain Consulting memberi Anda semua yang perlu Anda ketahui. Tetapi sebelum Anda mulai, berikut adalah pelatihan yang memungkinkan Anda mengetahui caranya mulai berdagang dengan perdagangan yang menang.

Ayo

Untuk apa piagam proyek dalam manajemen proyek?

Seperti disebutkan di atas, piagam proyek Anda melayani tiga fungsi utama:

1. Ini mendefinisikan tujuan dasar, sasaran, dan tujuan pekerjaan (yang semuanya pada akhirnya akan dimasukkan ke dalam rencana proyek Anda).

2. Ini menciptakan pemahaman umum tentang tujuan, sasaran, dan kebutuhan sumber daya proyek, sebelum Anda mulai menggali lebih dalam dan lebih dalam lagi.

3. Ini memungkinkan Anda untuk menyajikan semua hal di atas kepada pemangku kepentingan proyek untuk mendapatkan dukungan, investasi, dan izin untuk bergerak maju.

Tapi itu tidak hanya digunakan pada fase inisiasi. Piagam proyek Anda adalah sesuatu yang dapat Anda lihat kembali sepanjang siklus hidup proyek Anda untuk memastikan bahwa pekerjaan Anda sejalan dengan tujuan dan sasaran utama yang telah Anda tetapkan sesuai kesepakatan dengan sponsor proyek dan/atau pemangku kepentingan utama.

Mengapa piagam proyek penting? ?

Selain memenuhi fungsi-fungsi utama tersebut, ada beberapa manfaat lain dari memiliki piagam proyek.

Apakah tujuan proyek sudah jelas?

Karena piagam proyek secara eksplisit menyatakan kasus bisnis untuk proyek tersebut, itu berarti semua orang tahu bagaimana proyek berkontribusi pada tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan.

Ini memastikan bahwa proyek Anda tidak hanya mencentang kotak sembarangan, tetapi benar-benar melakukan sesuatu yang akan berdampak pada tujuan bisnis secara keseluruhan.

Ini membantu Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan Anda

Piagam proyek memainkan peran yang sangat penting dalam merumuskan rencana manajemen proyek Anda secara keseluruhan, tetapi salah satu bidang yang sangat berguna adalah membantu Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan utama proyek - sejak awal. .

Segera setelah piagam proyek Anda selesai, Anda dapat mulai melakukan analisis pemangku kepentingan, yang berarti Anda dapat mulai melibatkan pemangku kepentingan utama bersamaan dengan membuat rencana proyek Anda.

Ini memberikan wewenang kepada manajer proyek

Baiklah, baiklah, "memberi" apa pun bisa mulai terdengar agak abad pertengahan. Tetapi apakah Anda memberi hadiah, mewariskan, menganugerahi, atau memberikan, piagam proyek Anda secara resmi memberikan wewenang kepada manajer proyek Anda atas proyek tersebut.

Ini berarti mereka memiliki kekuatan untuk merencanakan dan mengendalikan proyek, dan ini menetapkan peran mereka berhadapan dengan tim proyek dan pemangku kepentingan lainnya.

Itu bintang utaramu

Oke, kami telah menyinggung ini sebelumnya, tetapi perlu diulangi. Meskipun rencana proyek Anda bagus untuk melihat apakah Anda berada di jalur yang benar dengan tugas dan tenggat waktu, terkadang semua detail kecil itu bisa lebih mengganggu.

Piagam proyek Anda, di sisi lain, adalah esensi mutlak dari proyek Anda. Jadi, jika Anda tidak yakin apakah ada sesuatu yang mengarahkan Anda ke arah yang benar atau menggagalkan Anda, piagam proyek Anda membantu Anda dan tim Anda mengatasi kebisingan dan menilai kembali apakah pekerjaan yang Anda lakukan sesuai dengan kebutuhan Anda, tujuan akhir.

Apa yang termasuk dalam piagam proyek?

Jadi, apa yang sebenarnya terjadi dalam piagam proyek? Piagam proyek Anda adalah ikhtisar tingkat tinggi, tetapi masih dapat mencakup banyak hal. Berikut adalah beberapa elemen piagam proyek yang harus Anda pertimbangkan untuk disertakan dalam dokumen piagam proyek Anda:

Tujuan proyek Anda

Mengapa kamu melakukannya? Apa tujuan dan sasarannya? Cobalah untuk meringkasnya menjadi pernyataan tujuan yang ringkas. Dan jelaskan! Bandingkan yang berikut ini:

Pernyataan tujuan yang buruk: “Kami ingin proyek ini meningkatkan pendapatan.

Pernyataan tujuan yang lebih baik: “Proyek ini bertujuan untuk menghadirkan produk baru ke pasar X dalam waktu Y untuk meningkatkan omset kami sebesar Z% dalam 2 tahun.”

Pastikan Anda memahami apa yang Anda lakukan dan mengapa, karena pernyataan tujuan yang baik dapat mengatur nada untuk hal lainnya. (Tidak ada tekanan !)

Sukses itu seperti apa

Apa yang ingin Anda capai dengan proyek ini? Sekarang adalah saat yang tepat untuk mulai memikirkan KPI terukur sehingga Anda dapat membuat rencana proyek yang secara konkret memenuhi kriteria kesuksesan Anda.

Para pemain kunci

Anda mungkin belum mengenal semua orang yang terlibat, namun Anda harus cukup tahu untuk memulai: sponsor proyek, manajer proyek, dan pemangku kepentingan utama lainnya. Sekarang adalah saat yang tepat untuk membuat daftar mereka dan peran spesifik mereka dalam proyek.

Risiko yang telah Anda identifikasi

Sekali lagi, Anda akan menemukan lebih banyak saat menyempurnakan rencana proyek Anda, tetapi ini adalah tempat yang baik untuk mengenali risiko tingkat tinggi yang sudah Anda ketahui sejak awal.

Kiriman kunci

Apa yang sebenarnya perlu Anda sampaikan sebagai bagian dari proyek ini?

Ikhtisar sumber daya tingkat tinggi

Jika sumber daya yang telah disetujui sebelumnya sudah ditetapkan untuk proyek ini, catat ini di piagam proyek Anda sehingga Anda tahu apa yang sedang Anda kerjakan. Kalender ringkasan tingkat tinggi. Anda dapat menggali lebih dalam nanti, tetapi akan sangat membantu untuk menetapkan garis waktu dasar untuk proyek Anda, serta memetakan tonggak penting di sepanjang jalan.

Bagaimana cara membuat piagam proyek?

Sekarang mari belajar cara membuat piagam proyek. Item apa pun yang Anda putuskan untuk dimasukkan atau dikecualikan dari daftar di atas, berikut adalah beberapa tip umum yang perlu diingat saat menulisnya.

Biasakan diri Anda dengan bagaimana organisasi Anda melakukannya

Manfaatkan semua aset proses organisasi yang ada yang Anda miliki. Apakah ada contoh piagam proyek masa lalu yang dapat Anda pelajari? Apakah departemen Anda memiliki template piagam proyek?

Contoh dan template benar-benar dapat membantu Anda memahami bagaimana berbagai hal dilakukan – dan apa yang penting bagi organisasi Anda – sehingga Anda dapat mengikutinya dan memulai dengan cara yang benar.

Tuliskan dengan bahasa dasar yang mudah dipahami

Saat menulis piagam proyek Anda dan menegaskan pentingnya proyek Anda, mungkin tergoda untuk menggunakan kata-kata mewah dan terminologi rumit untuk membuat segalanya terlihat lebih mengesankan. Tapi sungguh, semakin sederhana bahasanya semakin baik, terutama jika menyangkut piagam proyek Anda.

Sikat bulunya

Potong pernyataan liar yang tidak berarti apa-apa atau berlaku untuk proyek Anda. Ucapkan dengan lugas, tanpa jargon, sehingga semua orang dapat membaca piagam proyek Anda, memahami tujuan proyek, dan mengetahui mengapa hal itu penting.

Ini memiliki manfaat tambahan untuk menghilangkan ambiguitas dan tidak menyisakan ruang untuk interpretasi, yang sangat penting dalam manajemen proyek di mana komunikasi yang baik dan jelas adalah yang terpenting.

Jika Anda tidak bisa melakukan itu? Teruslah bekerja dan potong semuanya sampai Anda bisa. Ini lebih sulit daripada yang terlihat, tetapi memaksa Anda untuk menyaring apa yang sebenarnya Anda coba lakukan hingga ke esensinya yang paling murni dan paling kuat.

Siapkan rencana dan piagam proyek Anda

Oke, mungkin tidak lebih dekat. Tetapi agar piagam proyek Anda benar-benar berfungsi, itu tidak bisa disimpan begitu saja di laci metaforis. Anda harus menyimpannya di tempat sentral di mana Anda, sponsor proyek Anda, dan tim proyek Anda semua dapat merujuknya saat Anda membutuhkannya.

Tinggalkan kami komentar. Tapi sebelum Anda pergi, ini dia robot yang memungkinkan Anda menghasilkan uang dengan sangat mudah dengan perdagangan EUR/USD.