Stjórna verkefniskostnaði til að auka arðsemi

Kostnaðareftirlit gegnir mikilvægu hlutverki í hvaða fjármálastefnu sem er. Hvernig heldurðu þér á fjárhagsáætlun þegar þú ert að fylgjast með fjárhag verkefnisins? Rétt eins og að þróa persónulegt fjárhagsáætlun, eru nokkrir möguleikar í boði fyrir þig: flokka útgjöld, ákvarða dýrustu hlutina og finna lausnir til að takmarka útgjöld á hverju svæði. Eftir að hafa lokið öllum þessum aðgerðum muntu geta stjórnað fjárhagsáætluninni, til að greina arðsemi þína og auka hagnað.

Grunnreglur kostnaðareftirlits eru þær sömu fyrir allar fjárhagsáætlanir, hvort sem þær eru fyrirtæki eða persónuleg. Í þessari grein, Finance de Demain Consulting Útskýrir hugtakið kostnaðarstjórnun og hvernig það passar inn í stærra kostnaðarstjórnunarkerfi.

Hvað er kostnaðareftirlit?

Kostnaðareftirlit er meginregla til að bera kennsl á og draga úr kostnaði sem miðar að því að auka hagnað fyrirtækisins. Það getur farið fram á verkefnastigi eða á öllu fyrirtækisstigi.

Í þessu tilviki munum við einbeita okkur að því að beita kostnaðarstjórnunarferlinu innan ramma verkefnis eða verkefnahóps.

Sem verkefnastjóri mun kostnaðareftirlit þjóna þér til að fylgjast með auðlindastjórnunaráætlun þinni og bregðast við offramkeyrslu á fjárhagsáætlun.

Ef þú ferð yfir kostnaðaráætlun fyrir verkefnið þitt getur skýrslutól einnig komið sér vel. Segjum sem svo að sjálfstætt starfandi hönnuður sem þú réðir í nýtt verkefni hafi tekið mun lengri tíma en búist var við að breyta myndunum.

Eftir að hafa borið kennsl á þennan aukakostnað gætirðu ákveðið að ráða hönnuð innanhúss fyrir næsta verkefni þitt til að draga úr kostnaði og auka skilvirkni.

Hvernig getur stjórn á kostnaði skipt máli?

Er teymið þitt ekki að uppfylla umfang verkefnisins eða fjárhagsáætlun? Þetta er þar sem kostnaðareftirlit verður mikilvægt. Jafnvel þótt þú sért á fjárhagsáætlun getur stjórn á kostnaði hjálpað þér að draga enn frekar úr honum og auka tekjur í leiðinni.

Þetta ferli veitir innsýn í heildarútgjöld fyrirtækisins: það undirstrikar dýrustu svæðin og skilgreinir eyðslu á hverju þessara svæða frekar.

Sem fyrsta skref er hægt að beita kostnaðarstýringu á verkefnið með það að markmiði að lækka kostnað í þessum mælikvarða og þannig hugsanlega auka hagnað fyrirtækisins.

Hvað eru kostnaðarstjórnunaraðferðir?

Upphaflega getur kostnaðarstýring átt sér stað á hærri stigum fyrirtækisins, en það á sér oft stað á verkefnastigi. Það er á þessu stigi sem þú getur metið raunverulegan kostnað á hvert verkefni og stjórnað þeim á áhrifaríkan hátt.

Hér eru fimm skref sem þarf að fylgja til að stjórna betur kostnaði við verkefni:

1. Skipuleggðu fjárhagsáætlun þína

Í fyrsta lagi þarftu að skipuleggja fjárhagsáætlun þína til að fá nákvæma kostnaðaráætlun og úthluta fjármagni á áhrifaríkan hátt. Að þróa ítarlega verkáætlun mun draga úr kostnaðarfráviki, sem er munurinn á upphaflegu fjárhagsáætlun þinni og raunverulegum útgjöldum.

Taktu með í fjárhagsáætlun þinni:

• Fjöldi liðsmanna sem þarf í verkefnið
• Áætlun um þann tíma sem þarf til að ljúka verkefninu
• Efni sem þarf í verkefnið

Þegar þú reiknar út þann tíma og efni sem þarf fyrir verkefnið skaltu halda smá slaka í fjárhagsáætlun þinni. Hið óvænta er ekki óalgengt og þú gætir þurft að lengja tímalínu verkefnisins eða biðja um viðbótarúrræði.

2. Fylgstu með öllum útgjöldum

Annað skref í kostnaðareftirliti verks er að fylgjast með framvindu verkefnakostnaðar. Þú munt geta gripið til úrbóta á auðveldari hátt ef þú tekur eftir kostnaðarfrávikum í rauntíma.

Við lok verkefnisins verður það of seint, peningunum verður varið. Á þessum tímapunkti er allt sem þú þarft að gera að læra af því til að koma í veg fyrir að þetta ástand endurtaki sig í framtíðinni.

Til að fylgjast með útgjöldum þínum á áhrifaríkan hátt meðan á verkefni stendur skaltu setja verkefnaáfanga. Á hverjum tímamótum getur þú greint útgjöld þín og tryggt að umfang verkefnisins sé virt. Og ef þú tekur einhvern tíma eftir kostnaðarframúrgangi á tilteknum tímamótum geturðu fundið lausn til að draga úr þeim síðar í verkefninu.

3. Notaðu breytingastjórnunarkerfi

Nauðsynlegt er að setja skýr markmið á skipulagsstigi verkefnisins. Til að tryggja að þú náir þessum markmiðum gæti breytingaeftirlitsferli verið nauðsynlegt.

Breytingarstýring er sett af skrefum sem stjórna öllum breytingum sem hagsmunaaðilar gera á meðan á verkefni stendur. Það gerir þér kleift að koma í veg fyrir að markmiðin víki með því að undirbúa þig fyrir breytingar um leið og þær birtast og laga þannig verkefnið að því.

4. Stig eftirlitsferlis

grunnur

Breytingarstýringarferlið hefst þegar hagsmunaaðili óskar eftir breytingu á verkefninu. Beiðnin getur verið breytileg: það getur verið framlenging á fresti eða ný verkefni.

Mat

Verkefnastjóri eða deildarstjóri skannar beiðnina eftir grunnupplýsingum, svo sem nauðsynlegum úrræðum, áhrifum beiðninnar og viðtakendum beiðninnar. Eftir frummat færist breytingabeiðnin yfir í greiningarfasa.

greiningu

Á greiningarstigi samþykkir eða hafnar viðkomandi verkefnastjóri beiðninni. Í sumum tilvikum getur verið sett á laggirnar breytingaeftirlitsnefnd til að stýra samþykkt breytinga. Verkefnastjóri samþykkir eða hafnar beiðninni og lætur teymið vita.

Það fer eftir stærð verkefnisins, verkefnastjóri getur einnig skráð breytingarnar í breytingaskrá til að tryggja að allir hagsmunaaðilar verkefnisins fái upplýsingarnar.

Framkvæmd

Innleiðing breytinga getur verið mismunandi eftir því á hvaða stigi verkefnið er, en almennt felst í því að uppfæra tímalínu og afrakstur, auk þess að upplýsa verkefnishópinn.

Þú ættir að meta umfang verkefnisins og sannreyna að breyting á tímalínu mun ekki hafa mikil áhrif á fyrirhuguð markmið.

Girðingin

Eftir að hafa skjalfest, dreift og útfært beiðnina geturðu haldið áfram í lokunarstigið. Mælt er með því að þú hafir formlega lokaáætlun til staðar svo allir liðsmenn geti nálgast og vísað í þessar upplýsingar í framtíðinni.

Með því að endurskoða breytingar á verkefnum þínum á áhrifaríkan hátt ætti kostnaðareftirlit að koma af sjálfu sér.

Nákvæm spá um fjárhagsáætlun og árangur verkefnis felur í sér að viðhalda samviskusamri stjórnun frá upphafi til enda. Ófyrirséðir atburðir á leiðinni eru óumflýjanlegir, en stofnun ákveðinna kerfa hjálpar til við að verjast þessum frávikum.

4. Stjórnaðu tíma þínum

Tímastjórnun er óaðskiljanlegur hluti af kostnaðareftirliti: þegar heildartími verkefnis eykst eykst heildarkostnaður við verkefnið líka. Til þess að fara ekki fram úr úthlutuðum fjárveitingum verður umfram allt að virða verkáætlun.

Samþykkja tímastjórnunaraðferðir til að auka framleiðni og hjálpa liðsmönnum að klára vinnu á réttum tíma innan fjárhagsáætlunar.

Hér eru nokkur ráð um tímastjórnun:

Tímabox

Timeboxing er markmiðsmiðuð tímastjórnunarstefna sem felur í sér að klára verkefni innan " tímablokk '.

Til dæmis, ef þú þarft að skrifa bloggfærslu geturðu búið til tveggja tíma blokk til að útlista hana. Síðan, eftir hlé, geturðu farið aftur í annan þriggja tíma blokk til að gera fyrsta uppkast.

Tímalokun

Tímalokun er svipuð og tímahólf, en í stað þess að setja ákveðinn tíma fyrir hvert einstakt verkefni, útilokarðu ákveðin tímabil í dagatalinu þínu fyrir tengda vinnu.

Pomodoro aðferðin

Eins og tímabox og tímablokkun, hjálpar Pomodoro tæknin þér að klára verkefnin þín á stuttum tíma og taka hlé á milli vinnulota.

Til dæmis, vinndu í 25 mínútur, taktu síðan fimm mínútna hlé fjórum sinnum. Síðan, eftir fjórðu vinnutímann, tekur lengri hlé frá 20 eða 30 mínúturs.

gleypa paddan

SSamkvæmt frægri tilvitnun í Mark Twain: „Ef þú þarft að gleypa padda, þá er betra að gera það fyrst á morgnana. Tímastjórnunarstefnan „Eat the frog“ er innblásið af þessum orðum og hvetur þig til að sinna mikilvægum eða flóknum verkefnum fyrst áður en þú vinnur að minna mikilvægum eða minna brýnum.

Pareto meginreglan

Enn kallaður 80-20 reglan Þessi regla byggir á grundvallarreglu: við verjum 20% af tíma okkar í að vinna 80% af verkinu. Í raun og veru, að geta afgreitt þessi 80% verkefna nægilega hratt, gefur okkur því meiri tíma á vinnudeginum til að sjá um þau 20% sem eftir eru sem munu taka okkur 80% af tímanum.

Að koma hlutum í verk (GTD)

Fann upp af David Allen í upphafi 2000, aðferðin „ Getting Things Gjört » eða „Að gera hlutina“ á frönsku, mælir með því að gera lista yfir fyrirhuguð verkefni skriflega fyrirfram. Þegar þú ert laus við þessar hugleiðingar, frekar en að treysta á vinnustjórnunartæki, muntu geta gripið til aðgerða án þess að þurfa að finna út hvað þú átt að gera.

Það kann að virðast öfugsnúið að einbeita sér að framleiðni sem hluta af kostnaðarstjórnun, en frammistaða verkefna er hornsteinn sjóðstreymis.

Ef teymið þitt er ekki afkastamikið muntu ekki standast verkefnafresti og ef þú stenst ekki tímafresti veldur aukakostnaði. Rökrétt, ef verkefnið þitt kostar meira, minnkar sjóðstreymi fyrirtækisins. 

5. Rekja áunnið gildi

Að rekja áunnið verðmæti þitt getur hjálpað þér að spá fyrir um fjárhagslega útkomu verkefnis. Þessi kostnaðarstýringaraðferð krefst þekkingar á kostnaðarbókhaldi. Það getur hjálpað þér að greina upphaf breytilegs kostnaðar og því komið í veg fyrir frávik í framtíðarverkefnum.

Áunnið gildi er magn verkefna sem er í raun lokið innan verkefnis. Til að rekja áunnið verðmæti og sjá hvort þú ert á áætlun þarftu að margfalda hlutfall verkefna sem lokið er með kostnaðaráætlun verkefnisins.

Skref til að rekja áunnið verðmæti

Fylgdu þessum skrefum til að fylgjast með áunnnu virði:

Skref 1: ákvarða hversu mikið verkefni er lokið sem hlutfall.

Skref 2: stilltu áætlað gildi (Áætlað gildi eða PV) eða áætlaður kostnaður við fyrirhugaða vinnu. Um er að ræða fjárveitingu til að framkvæma fyrirhugaða vinnu.

Skref 3: ákvarða áunnið verðmæti (Earned Value eða EV), eða áætlaður kostnaður við framkvæmd verksins. Þetta er sú vinna sem raunverulega er lokið.

Skref 4: ákvarða raunverulegan kostnað (Raunverulegur kostnaður eða AC), sem táknar raunverulegan kostnað við framkvæmd verksins. Um er að ræða útgjöld vegna verks sem þegar hefur verið unnið.

Skref 5: reikna kostnaðarfrávik (Kostnaðarfrávik eða ferilskrá) með því að draga áunnið gildi frá raunkostnaði (CV = EV – AC).

Skref 6: taka saman niðurstöðurnar.

Fyrir fyrstu þrjú skrefin þarftu að safna kostnaðarupplýsingum fyrir verkefnið þitt, en fyrir síðustu þrjú þarftu að framkvæma útreikninga og greiningu. Kostnaðarfrávik tákna kostnaðarstöðu verkefnisins þíns.

Þegar þú stjórnar kostnaði er ferilskráin þín mælikvarðinn sem ákvarðar hvort verkefnið þitt sé á réttri leið með fjárhagsáætlunina. A Neikvætt ferilskrá þýðir að verkefnið er yfir kostnaðaráætlun.

Ættir þú að stjórna kostnaði eða stjórna kostnaði?

Algengt er að rugla saman kostnaðarstjórnun og kostnaðarstjórnun. Þetta eru tvö aðskilin hugtök sem þarf að skilgreina og skilja rétt. Kostnaðarstýring er undirferli innan stærra kerfis kostnaðarstjórnunar.

Þó kostnaðarstýring snýst um að bera kennsl á útgjöld og draga úr þeim til að auka hagnað, þá er kostnaðarstjórnun heildarferlið við að áætla, gera fjárhagsáætlun og stjórna kostnaði við verkefni.

Fyrirtæki þitt hefur líklega marga starfsmenn sem taka þátt í kostnaðarstjórnun. Það fer eftir stærð teymisins þíns, mismunandi fólk getur unnið við auðlindaáætlun og fjárhagsáætlunargerð.

Fyrir skilvirka kostnaðarstjórnun þurfa teymi að fylgjast með útgjöldum á mismunandi stigum fyrirtækisins til að veita hverjum hluta fjárhagsáætlunar fyrirtækisins næga athygli og greina það vandlega.

Notaðu kostnaðarstjórnun til að fylgjast með og draga úr verkefnakostnaði þínum

Að rekja kostnaðargögn til að draga úr verkefnaútgjöldum er leiðinlegt ferli, en kostnaðarstjórnun hefur bein áhrif á arðsemi.

Til að stjórna kostnaði á áhrifaríkan hátt skaltu búa til sérhannað mælaborð til að hafa allar upplýsingar innan seilingar. Þessi sjálfvirkni gerir þér kleift að leika á milli verkefnastjórnunar og kostnaðarstjórnunar, allt á einum stað.

Skildu eftir athugasemd. En áður en þú ferð, hér er vélmenni sem gerir þér kleift að vinna sér inn mjög auðveldlega með EUR/USD viðskiptum.