Hlutverk sýndaraðstoðarmanns í fyrirtæki

Ef þú ert eins og flestir bloggarar, hefur þú alltaf haldið að þú þurfir að fara einn? Er þetta þitt mál? Og já, flestir frumkvöðlar byrja á eigin spýtur eða ráða sýndaraðstoðarmann.

Í þessari grein sýni ég þér hvers vegna sýndaraðstoðarmaður er mikilvægur fyrir fyrirtæki þitt. En fyrst, hér er þjálfunarnámskeið sem mun gerir það mögulegt að ná árangri í frumkvöðlastarfi.

Hvað er sýndaraðstoðarmaður?

Sýndaraðstoðarmaður (VA) er sá sem veitir öðrum fyrirtækjum stoðþjónustu frá afskekktum stað.

Hugtakið fæddist á tíunda áratugnum út frá möguleikanum á að vinna nánast þökk sé tæknilegum endurbótum. Sýndaraðstoðarmaður er sá sem er ráðinn til að sinna leiðinlegum daglegum verkefnum fyrirtækisins.

Það getur verið í annarri borg, ríki eða landi. Það gæti líka verið fólk sem kemur á skrifstofuna þína eða hittist í vinnustofu einu sinni í viku. Það fer virkilega eftir þér.

Mikilvægast er að þeir sjái um að klára þau verkefni sem viðskiptavinur þeirra þarf án vandræða, annaðhvort vegna þess að þeir hata að gera það eða vegna þess að það tekur of mikinn tíma.

Sýndaraðstoðarmenn eru sérstaklega eftirsóttir af frumkvöðlum og netfyrirtækjum. Þessi fyrirtæki þurfa aðstoð en vilja ekki ráða starfsfólk líkamlega. Til að þjóna þér, Finance de Demain vinnur að meðaltali með tvo sýndaraðstoðarmenn.

Það sem sýndaraðstoðarmaður gerir

Í orði, sýndaraðstoðarmaður getur gert allt sem allir aðrir stuðningsfulltrúar gera. Hins vegar eru sýndarstuðningsverkefni ekki takmörkuð við skrifstofustörf. Margir sýndaraðstoðarmenn veita markaðsþjónusta, vefhönnun og fleira.

Sumir sýndaraðstoðarmenn sérhæfa sig í ákveðnu hæfileikasetti. Til dæmis, sýndaraðstoðarmaður í markaðssetningu vinnur aðeins markaðsstarf. Aðrir sýndaraðstoðarmenn sinna margvíslegum verkefnum en í ákveðnum iðnaði. Til dæmis, sýndaraðstoðarmaður fyrir fasteignafélög.

Flestir sýndaraðstoðarmenn eru með sitt eigið sýndaraðstoðarfyrirtæki heima. Þetta gerir þeim kleift að vinna sér inn meira og hafa betri stjórn á verkefnum sem þeir framkvæma. Hins vegar ráða mörg lítil fyrirtæki sýndaraðstoðarmenn sem hluta af starfi eða samningi.

Að lokum nota margir VAs sjálfstætt starfandi síður eða samstarfssíður til að finna fljótleg, tímatakmörkuð verkefni.

Hvernig getur sýndaraðstoðarmaður gagnast fyrirtækinu þínu?

Vegna þess að úthluta verkefnum sem eyða tíma þínum og orku, sem þú hefur ekki gaman af að gera og sem halda þér í hringrásinni að flytja frá einu leiðinlegu verkefni til annars, mun VA leyfa þér að ná aftur stjórn á málum þínum.

Að stækka teymi þitt þýðir að þú getur unnið nauðsynleg verk, einbeitt þér að stefnumótun og heildarmyndinni. Þú getur byrjað að dreyma og skipuleggja á stærri skala.

Hvernig veistu hvenær þú ert tilbúinn að ráða sýndaraðstoðarmann?

Hvenær þú ert tilbúinn að ráða er mismunandi fyrir alla, sem gerir ákvörðunina svo erfiða. Við mælum með að ráða VA áður en þú heldur að þú sért tilbúinn að fara.

Ástæðan fyrir þessu er sú að flestir (ég þar á meðal!) bíða þar til við erum nú þegar komin á „geðveiki“ til að byrja að úthluta og biðja um hjálp við viðskiptin. Svo ef þú ert tilbúinn til að auka viðskipti þín og heldur að þú sért tilbúin, þá mæli ég eindregið með því að þú byrjar að leita að sýndaraðstoðarmanninum þínum.

Það verður miklu auðveldara fyrir ykkur bæði ef þið komið með einhvern inn í liðið þegar hlutirnir eru aðeins rólegri, þannig að hlutirnir ganga snurðulaust fyrir sig þegar mest er á ferðinni.

Hér eru nokkrar spurningar til að svara áður en endanleg ráðningarákvörðun er tekin:

• Ertu tilbúinn til að vaxa fyrirtæki þitt hraðar en það hefur verið hingað til?
• Hefur þú efni á að borga einhverjum í hverjum mánuði?
• Ertu með skilgreind verkefni til að byrja að úthluta?

Ef þú svaraðir öllum þessum spurningum játandi, þá ertu tilbúinn til að hefja VA ráðningarferlið.

Hvernig á að ráða VA?

Þó sýndaraðstoð sé frábær hugmynd um heimilisviðskipti, er það mikilvægt að fá sýndarhjálp fyrir eigendur heimafyrirtækja til að hámarka tekjur sínar og auðvelda vöxt. Sem eigandi heimilisfyrirtækis kemur tími þegar það er ómögulegt að gera allt, að minnsta kosti nógu vel til að vera skilvirkt og skilvirkt.

Að ráða sýndaraðstoðarmann mun losa um tíma þinn svo þú getir einbeitt þér að vinnunni þinni, að þeim verkefnum sem skila þér bestu viðskiptaárangri. Þar að auki margir sýndaraðstoðarmenn eru betri en þú í sumum verkefnum.

Til lengri tíma litið er alltaf fljótlegra og ódýrara að ráða störf sem þú ert ekki hæfur til að gegna.

Fyrsta skrefið í ráðningu sýndaraðstoðarmanns er að búa til lista yfir þau verkefni sem þú vilt útvista. Búðu til alhliða lista og forgangsraðaðu þeim athöfnum sem þú vilt úthluta fyrst. Til dæmis, tölvupóststjórnun er tímafrekt og leiðinlegt, settu það efst á listann þinn.

Eða kannski eru tæknivandamál að taka of mikinn tíma þinn, þú getur útvistað vefsíðustjórnun þinni. Eða haltu reikningum fyrirtækisins uppfærðum.

Næsta skref er að finna út hvern á að ráða. Það eru margar leiðir til að ráða sýndaraðstoðarmann. Þú getur notað VA-þjónustu sem ræður þá og þjálfar þá og síðan úthlutar þeir þér mann út frá þeirri þjónustu sem þú þarft.

Síðasti kosturinn er að ráða einhvern á netinu þínu sem hefur tilvísanir. Þó að þú getir sett inn auglýsingu í leit að sýndaraðstoðarmanni, mun það spara þér tíma og höfuðverk að finna einn sem hefur nú þegar traust skilríki.

Listi yfir þjónustu sýndaraðstoðarmenn geta boðið

skapandi skrif

• Skrifaðu bloggfærslur
• Skrifaðu rafbækur, bækur, fréttabréf, tölvupóststrekt osfrv.
• Skrifaðu eða breyttu hljóð- eða mynduppskriftum.
• Skrifaðu færslur á samfélagsmiðlum fyrir Facebook, Twitter eða Instagram.
• Breyta og endurskoða bloggfærslur, bækur, vefsíður, fréttabréf, uppskriftir o.fl.
• Undirbúðu tölvupóst fyrir markaðssetningu tölvupósts þíns
• Gerð vörulýsinga fyrir netverslanir (verslun / vörustjóri)
• Samantekt / klipping vitnisburðar.
• Etc ...

Stjórnandi / stjórnandi

• Þjónustuver með tölvupósti, spjalli eða síma.
• Fylgstu með og svaraðu tölvupósti.
• Skipuleggðu pósthólf
• Stjórna bloggummælum.
• Stuðningur við vefnámskeið í beinni
• Dagatalsstjórnun
• Búðu til PowerPoint kynningar
• Umsjón með birgðum og birgðum
• Skipuleggja viðtöl
• Svara símtölum
• Endurnotaðu efni (Dæmi: að breyta myndbandi í skriflega bloggfærslu eða bloggfærslu í færslu á samfélagsmiðlum)
• Skrifaðu fundargerðir af myndbandsfundum
• Hafa umsjón með ritstjórnardagatölum bloggsins
• Verkefni viðskiptavina eins og að svara tölvupóstum og leggja fram reikninga og samninga
• Eftirfylgni mögulegra viðskiptavina / núverandi viðskiptavina
• Kynning á gestum
• Gerðu ferðatilhögun
• Gerð eyðublaða
• Halda áfram að búa til
• Ráðning og þjálfun nýrra liðsmanna
• Traduction
• Hugsaðu um bloggfærslur, vörur osfrv.

ATH Stjórnsýsluverkefni eru meðal eftirsóttustu þjónustunnar. Að hjálpa eigendum fyrirtækja við þessi daglegu verkefni losar um tíma þeirra til að græða meiri peninga. Mjög dýrmætt!

Grafísk hönnun

• Að búa til grafík fyrir bloggfærslur
• Myndvinnsla
• Búa til glærur fyrir vefnámskeið eða vinnustofur.
• Hönnun nafnspjalda, flyers, lógóa, matseðla, skilta o.fl.
• Myndaleit að bloggfærslum, bókum, samfélagsmiðlum o.fl.
• Gerð leiðbeiningar um vörumerkjastíl.
• Hönnun rafbóka eða PDF skjala fyrir fréttabréfaáskrift

ATH Canva er með fullt af sniðmátum og það er auðvelt í notkun ef þú ert að leita að því að búa til grafík.

Samfélagsmiðlar

• Tímasetningar uppfærslur á samfélagsmiðlum.
• Stofnun og stjórnun Pinterest reiknings
• Búðu til og stjórnaðu auglýstum nælum
• Stjórna Facebook hópum
• Stofnun og stjórnun LinkedIn hópa
• Búðu til skoðanakannanir á samfélagsmiðlum
• Stilltu útgáfuáætlanir.
• Búa til og stjórna færslum á Instagram.
• Svaraðu skilaboðum á samfélagsmiðlum.

Reikningsbókhald

• Umsjón með greiðslum og reikningum.
• Afgreiðsla pantana og skila.
• Innheimtustjórnun
• Launastjórnun
• Innheimtu og reikningar.

Hvernig á að nota þennan lista yfir sýndaraðstoðarþjónustu?

Eins og þú sérð eru margar þjónustur sem þú getur boðið sem sýndaraðstoðarmaður.

Það fer eftir tegund þjónustu sem þú hefur áhuga á, þú getur sameinað búnt af tengdri þjónustu og selt sem búnt af þjónustu: innheimt fyrir hvert verkefni eða sem áframhaldandi mánaðarleg þjónusta.

Ef þú finnur eitthvað sem vekur áhuga þinn skaltu gera frekari rannsóknir. Ef þú hefur enn áhuga eftir rannsóknir þínar, komdu að því hvernig þú getur öðlast nauðsynlega færni ef þú hefur hana ekki þegar.

Þú getur lært af YouTube myndböndum, bókum á Amazon eða námskeiðum sem þú finnur á netinu.

Og mundu að þó þú sért að byrja með þjónustu eins og VA þýðir það ekki að þú sért fastur í að bjóða upp á þá þjónustu alla ævi. Þér er frjálst að uppfæra eða bæta við viðbótarþjónustu.

Færni þarf til að vera sýndaraðstoðarmaður

Margar af þeim hæfileikum sem þarf til að vera sýndaraðstoðarmaður eru þær sömu og þær sem þarf til að vera stjórnunaraðstoðarmaður eða ritari. Til dæmis, þú verður að hafa yfirburða skipulagshæfileika. Þú verður einnig að hafa skemmtilega símahegðun og færni í notkun nýrrar tækni.

Sem VA þarftu einnig sérstaka hæfileika fyrir sjálfstætt starfandi. Til dæmis, þú ættir að geta fjölverkavinnsla, sérstaklega ef þú ert að tjúlla saman marga viðskiptavini.

Þú verður að geta einbeitt þér að vinnunni, í þínu heimili. Þú þarft líka réttan búnað á heimaskrifstofunni þinni.

Sum sýndaraðstoðarstörf krefjast viðbótarfærni, þar á meðal vefhönnun, skipulagningu viðburða, bókhald og margt fleira.

Þú getur leitað að sýndaraðstoðarstörfum sem krefjast sérstakrar færni þinnar. Auk sérstakrar færni leita vinnuveitendur oft eftir umsækjendum með þjálfun og/eða skrifstofureynslu í einhverju stjórnunarstarfi.

Nauðsynlegir eiginleikar sýndaraðstoðarmanns

Áreiðanleiki

Þetta er eitt það mikilvægasta vegna þess að því miður virðist þetta vera algengast. Margir viðskiptavinir hafa sagt mér að þeir hafi orðið fyrir vonbrigðum með VA sem greindu ekki frá framförum sínum eða skiluðu einfaldlega ekki.

Þetta er algjörlega óafsakanlegt og ekki aðeins gefur það sýndaraðstoðariðnaðinum slæmt nafn, heldur verður næsti sýndaraðstoðarmaður sem hringt er í að bera grunsemdir og efasemdir viðskiptavinarins um skilvirkni þess að nota þessa tegund þjónustu. .

Fagmennska er í fyrirrúmi í þessum iðnaði, þannig að ef viðskiptavinur hringir í þig ættir þú að hringja til baka. Ef þú færð tölvupóst verður þú að svara! Það þarf ekki að vera strax, en að minnsta kosti verður það að vera daginn eftir.

Góð samskiptahæfni

Frá fyrsta tímapunkti verður þú að upplýsa viðskiptavininn um framvindu vinnu þinnar, svo ákvarða hvernig og hvenær á að uppfæra þá þegar hann verður viðskiptavinur, og áður en þú byrjar hvert nýtt verkefni.

Ef viðskiptavinur þarf stöðugt að elta þig fyrir uppfærslur, þá ertu ekki að vinna vinnuna þína rétt.

Tímastjórnun

Rannsóknir segja greinilega að þú ættir aðeins að einbeita þér að einu og það er óhagkvæmt fyrir fjölverkavinnsla. Auðvitað verður þú að einbeita þér að verkefninu sem fyrir hendi er, en þú munt líka vinna með mörgum viðskiptavinum; sem halda að þeir séu einn og mikilvægasti viðskiptavinurinn þinn.

Þú hefur líklega mikið að gera á einum degi, svo skipuleggðu þig fyrirfram. Skipuleggðu verkefni þegar þú ert duglegur. Notaðu Google dagatal og merktu persónulega hluti í einn lit og vinnuhluti annan.

Ef þú veist að þú skrifar best á morgnana, reyndu þá að skipuleggja fundi fyrir síðdegis. Þú getur líka passað öll vinnuverkefni þín inn í dagatalið þitt (þar á meðal skipulagstíma) til að vita raunhæft hvort þú hafir tíma til að gera allt.

Auðlind

Þú munt oft fá tölvupósta þar sem þú spyrð tæknilegra spurninga, sem þeir gætu auðveldlega fundið með Google, eða spurt hvað þjónustan þín kostar, þegar þeir hafa ekki einu sinni nennt að heimsækja vefsíðuna þína og/eða félagslega netin þín.

Þú verður beðinn um að gera fullt af hlutum sem þú hefur aldrei gert áður, og þú verður bara að finna út hvernig á að gera það. Gert er ráð fyrir að VA veiti lausnir og leysi vandamál viðskiptavina.

Ef þú hefur ekki getu til að leysa vandamál og finna út hvernig á að gera eitthvað, þá muntu ekki vera góður VA.

Sýndaraðstoðarmaðurinn er ekki Yoda, svo það er óraunhæft að gera ráð fyrir að hann geti gert allt. En þú verður að vita hvernig á að rannsaka til að finna upplýsingarnar á eigin spýtur. Svo lengi sem þú ert heiðarlegur við viðskiptavin þinn um umfang hæfileika þinna, muntu vera í lagi.

Viðskiptavinir búast heldur ekki við að þú vitir allt. Segðu þeim að þú hafir aldrei unnið þetta tiltekna starf áður; en þú ert ánægður með að komast að því hvernig og koma aftur að því.

Þú ættir að halda áfram að þjálfa, þar sem þú getur horft á YouTube myndbönd, átt viðskipti við aðra VA, spurt spurninga á VA spjallborðum og almennt tekið þátt.

Reyndu að fylgjast með því sem er að breytast og breytast, bæði í iðnaði þínum og í tækniheiminum. Ákváðu hvað þú vilt vita meira um og gerðu síðan rannsóknir þínar.

Stjórna væntingum og byggja upp traust

Þú þarft ekki aðeins að vita hvað þú ert að gera heldur þarftu líka að tryggja að viðskiptavinurinn viti hvað hann er að gera. Oft hefur viðskiptavinur aldrei unnið með sýndaraðstoðarmanni, þannig að ef þeir vita ekki hvað þeir geta gert og hvernig allt virkar, munu þeir efast alvarlega um getu þína til að hjálpa þeim.

Nýr viðskiptavinur mun líklega leita til þín til að leiðbeina þeim í gegnum ferlið, svo þú þarft að vita og útskýra hvernig þú vinnur. Þetta kemur aðallega með reynslu, en æfðu nýja spurningalistann þinn eða hlutverkaleik; og jafnvel sjálfboðaliðastarf hjá verktaka sem þú þekkir, svo þú getur fengið vitnisburð og prófað, ef það veldur þér áhyggjum.

Vinna einn

Það virðist vera nokkuð algengt að sjálfstæðismenn upplifi sig einmana, sem kemur mér á óvart þar sem ég er fullkomlega ánægð með að vinna einn og hélt aldrei að sumir myndu sakna þess að hafa aðra í kringum mig.

Vissulega nota ég stundum samvinnurými og stundum vinn ég á kaffihúsum, en að vera ein alla vikuna er eitthvað sem þarf að hafa í huga.

Ef þú hefur einhverja reynslu af sýndaraðstoð, ekki gleyma að skilja eftir mig athugasemd. Hins vegar get ég ekki yfirgefið þig án þess að kynna þessa úrvalsþjálfun um einkafjármál.