Stig verkefnaáætlunar sem tryggja árangur verkefnisins

Verkefnaáætlun er afrakstur vandaðrar skipulagningar verkefnastjóra. Það er aðalskjalið sem stýrir framvindu verkefnis. Þetta er leiðarvísir verkefnastjórans.

Þrátt fyrir að verkefnaáætlanir séu mismunandi eftir fyrirtækjum, þá eru tíu skref sem verða að vera í verkefnaáætlun til að forðast rugling og þvingaðan spuna meðan á framkvæmd verkefnisins stendur.

Í þessari grein, Ég gef þér ráðin mín til að hjálpa þér að skrifa verkefnisáætlun þína vel. Ef þú vilt framkvæma verkefnið þitt með góðum árangri verður verkefnaáætlunin algerlega að innihalda eftirfarandi þætti:

1. Verkefnismarkmið

Markmið verkefnisins eru skilgreind í verkefnaskrá. Hins vegar ættu þau einnig að vera með í verkefnaáætluninni til að útskýra verkefnismarkmiðin frekar. Hvernig sem verkefnastjóri velur að fella markmið inn í verkefnaáætlunina, þá er mikilvægt að viðhalda skýrum tengslum þar á milli verkefnasáttmálann – fyrsta lykilskjal verkefnis – og annað lykilskjal verkefnisins, verkáætlun þess.

2. Verkefnasvið

Eins og verkefnismarkmiðin er umfangið skilgreint í skipulagsskránni og þarf að betrumbæta það frekar í verkefnaáætluninni af verkefnastjóra. Með því að skilgreina umfangið getur verkefnastjórinn byrjað að sýna hvernig það mun líta út markmið verkefnisins.

Ef umfangið er ekki skilgreint getur það náð yfir allt verkefnið. Þetta leiðir til framúrkeyrslu á kostnaði og vanskila fresti.

Grein til að lesa: Hvernig á að reka velmegandi fyrirtæki?

Til dæmis, ef þú ert að leiða markaðsteymi til að búa til bækling fyrir vörulínu fyrirtækis, ættir þú að skrá fjölda síðna og gefa dæmi um hvernig fullunnin vara mun líta út.

Fyrir suma liðsmenn getur bæklingur þýtt tvær síður á meðan aðrir telja tíu síður fullnægjandi. Að skilgreina umfang getur komið öllu liðinu á sömu síðu frá upphafi.

3. Tímamót og helstu afrakstur

Helstu afrek verkefnis eru kölluð áfangar og helstu vinnuafurðir nefndar helstu afrakstur. Þeir tákna báðir helstu þætti þess að vinna að verkefni. Verkefnaáætlun ætti að bera kennsl á þessa þætti, skilgreina þá og setja tímalínur til að ljúka þeim.

Ef stofnun er að taka að sér verkefni til að þróa nýjan hugbúnað gætu helstu afraksturinn verið endanlegur listi yfir viðskiptakröfur og hvernig á að innleiða þær.

Þá gæti verkefnið haft tímamót fyrir hönnunarlok, kerfisprófanir, notendasamþykkisprófun og dagsetningu hugbúnaðaruppsetningar. Þessi tímamót eru tengd vinnuvörum en tengjast frekar ferlunum en afurðunum sjálfum.

Grein til að lesa: Staður stafrænnar markaðssetningar í viðskiptum

Tímamót og lykilafhendingartímar þurfa ekki að vera nákvæmar dagsetningar, en því nákvæmari því betra. Nákvæmar dagsetningar hjálpa verkefnastjórum að brjóta niður vinnuskipulag nákvæmari.

Á þessu stigi áætlunarinnar muntu búa til tímamót þannig að þú getur tekið stórar eða háar afhendingar og sundurliðað í smærri afhendingar, sem hægt er að lýsa á næsta stigi.

4. Skipulag verksins

Skipulagsuppbygging skiptir tímamótum og helstu afköstum verkefnis í smærri hluta þannig að hægt sé að úthluta einum aðila ábyrgð á hverjum þætti.

Við þróun þessa skipulags tekur verkefnastjórinn tillit til margra þátta eins og styrkleika og veikleika meðlima verkefnishópsins, innbyrðis tengsla milli verkefna, tiltækra úrræða og heildartíma verkefnisins.

Verkefnastjórar bera á endanum ábyrgð á árangri verkefnisins en þeir geta ekki unnið verkið einir. Sundurliðunarskipan er tæki sem verkefnastjóri notar til að tryggja ábyrgð á verkefninu.

Grein til að lesa: Hér eru 14 ráð til að verða ríkur fljótt

Þetta tól segir einnig hagsmunaaðilum verkefnisins hver ber ábyrgð á hverju. Ef verkefnisstjórinn hefur áhyggjur af verkefni veit hann nákvæmlega hvern hann á að hitta um þetta áhyggjuefni.

5. Fjárfestingaráætlun

Fjárhagsáætlun verkefnis sýnir hversu mikið fé er úthlutað til að klára verkefnið. Verkefnastjóri ber ábyrgð á viðeigandi úthlutun þessara fjármagns.

Fyrir verkefni sem hefur birgja sér verkefnastjóri um að afhendingum sé lokið í samræmi við samningsskilmála, með því að huga sérstaklega að gæðum. Sumar fjárhagsáætlanir verkefna eru tengdar mannauðsáætlun.

Mikilvægt er að ákvarða kostnað við hvert skref með því að skoða þann tíma sem þarf og kostnaðinn við vinnuna sem þarf til að klára verkefnin. Kostnaður við verkið tengist lengd verksins sem kemur niður á umfangi verksins. Umfang, áfangar, verkefni og fjárhagsáætlun ættu að vera samræmd og raunhæf.

6. Mannauðsáætlunin

Mannauðsáætlun sýnir hvernig verkefnið verður mönnuð. Það skilgreinir hver verður hluti af verkefnishópnum og hversu lengi hver einstaklingur verður að skuldbinda sig.

Við mótun þessarar áætlunar semur verkefnastjórinn við liðsmenn og yfirmenn þeirra hversu mikinn tíma hver og einn liðsmaður getur varið í verkefnið. Ef þörf er á viðbótarstarfsmönnum til að hafa samráð um verkefnið en eru hluti af verkefnahópnum er það einnig skráð í starfsmannaáætlun. Aftur er haft samráð við viðeigandi yfirmenn.

7. Áhættustýringaráætlunin

Margt getur farið úrskeiðis þegar verið er að keyra verkefni. Þó að erfitt sé að sjá fyrir sérhverja mögulega hamfara eða minniháttar atvik er hægt að spá fyrir um margar gildrur. Í áhættustýringaráætlun greinir verkefnastjóri allar áhættur verkefnisins. Það ákvarðar einnig líkurnar á að þessar aðstæður eigi sér stað og aðferðir til að draga úr þeim.

Við mótun þessarar áætlunar getur verkefnisstjóri leitað eftir innleggi frá styrktaraðila verkefnisins eða verkefnateymi þeirra.

Mótvægisaðferðir eru settar fyrir áhættu sem líklegt er að eigi sér stað eða sem hefur mikinn kostnað í för með sér. Áhætta sem ólíklegt er að eigi sér stað og þær sem hafa lágan kostnað eru tilgreindar í áætluninni, jafnvel þótt þær hafi engar mótvægisaðgerðir.

8. Samskiptaáætlunin

Samskiptaáætlun lýsir því hvernig verkefni verður miðlað til ýmissa markhópa. Líkt og uppbygging verk sundurliðunar, úthlutar samskiptaáætlun ábyrgð á að klára hvern íhlut til meðlims verkefnishópsins.

Í þessu skrefi er mikilvægt að lýsa því hvernig mál verða miðlað og leyst innan teymisins. Einnig ætti að tilgreina tíðni samskipta við teymið og hagsmunaaðila. Sérhver skilaboð hafa markhóp. Það hjálpar verkefnastjórum að tryggja að réttar upplýsingar berist til rétta fólksins á réttum tíma.

Grein til að lesa: 1 fjárhagsráð fyrir nýgift hjón

9. Stjórnunaráætlun hagsmunaaðila

Stjórnunaráætlun hagsmunaaðila skilgreinir hvernig hagsmunaaðilar verða notaðir í verkefninu. Stundum þurfa hagsmunaaðilar bara að fá upplýsingar. Það má taka tillit til þess í samskiptaáætlun.

10. Breytingastjórnunaráætlunin

Breytingastjórnunaráætlun setur ramma fyrir breytingar á verkefninu. Þó verkefnisstjórar vilji gjarnan forðast breytingar á verkefninu eru þær stundum óumflýjanlegar.

Breytingastjórnunaráætlunin veitir samskiptareglur og ferla til að gera breytingar. Það er nauðsynlegt fyrir ábyrgð og gagnsæi að bakhjarlar verkefna, verkefnastjórar og meðlimir verkefnahópsins fylgi breytingastjórnunaráætluninni.

Í stuttu máli….

Verkefnaáætlunin er mikilvægt skjal fyrir árangur verkefnisins. Það þjónar sem áttaviti í framkvæmd verkefnisins, frá upphafi til enda. Þess vegna þarf virka þátttöku allra hagsmunaaðila til að koma sér saman um hin ýmsu atriði. Það er líka mikilvægt að taka allan tímann sem þarf til að skilgreina það.

Helsta hættan á illa skilgreindri áætlun er að þú verðir fyrir ágreiningi sem á að leysa um ágreiningsatriði sem ekki hafa verið sett fram.

Ég býð þér að deila skoðunum þínum og reynslu í athugasemdunum.