Hvað er verkefnaskrá og hvert er hlutverk hans?

Verkefnaskrá er formlegt skjal sem lýsir viðskiptatilgangi verkefnisins og, þegar það er samþykkt, byrjar verkefnið. Það er búið til í samræmi við viðskiptatilvik verkefnisins eins og lýst er af verkeiganda. Það er mikilvægur hluti af því ferli að hefja fjárfestingarverkefni. Svo, tilgangur verkefnaskrár þinnar er að skjalfesta markmið, markmið og viðskiptamál fyrir verkefnið.

Þegar verkefnaskráin er búin til, þjónar hann sem eins konar samningur milli verkeiganda og verkefnastjóra. Það gefur yfirsýn yfir væntingar á háu stigi og veitir verkefnisstjóra heimild til að virkja fjármagn til að ná réttum árangri.

Vá, hljómar þetta of flókið? Ekki hafa áhyggjur, Finance de Demain Consulting gefur þér allt sem þú þarft að vita. En áður en þú byrjar, hér er þjálfun sem lætur þig vita hvernig byrjaðu viðskipti með vinningsviðskipti.

Við skulum fara

Til hvers er verkefnasáttmáli í verkefnastjórnun?

Eins og getið er hér að ofan þjónar verkefnaskráin þín þremur meginhlutverkum:

1. Það skilgreinir grunnmarkmið, markmið og tilgang vinnunnar (sem allir munu að lokum koma inn í verkefnaáætlunina þína).

2. Þetta skapar sameiginlegan skilning á markmiðum, markmiðum og auðlindaþörf verkefnisins, áður en farið er að kafa dýpra og dýpra í þau.

3. Þetta gerir þér kleift að kynna allt ofangreint fyrir hagsmunaaðilum verkefnisins til að fá innkaup, fjárfestingu og leyfi til að halda áfram.

En það er ekki aðeins notað í upphafsstiginu. Verkefnaskráin þín er eitthvað sem þú getur snúið aftur til í gegnum líftíma verkefnisins til að tryggja að vinnan þín sé í takt við lykilmarkmiðin og markmiðin sem þú hefur sett þér í samkomulagi við bakhjarl verkefnisins og/eða lykilhagsmunaaðila.

Hvers vegna er verkefnaskrá mikilvæg? ?

Auk þess að sinna þessum meginhlutverkum eru nokkrir aðrir kostir við að hafa verkefnaskrá.

Er markmið verkefnisins kristaltært?

Vegna þess að verkefnasáttmáli kveður skýrt á um viðskiptatilvik verkefnisins þýðir það að allir vita hvernig verkefnið stuðlar að heildar stefnumótandi markmiðum fyrirtækisins.

Þetta tryggir að verkefnið þitt sé ekki bara að haka í handahófskennda kassa, heldur sé í raun að gera eitthvað sem mun hafa áhrif á heildarmarkmið viðskipta.

Það hjálpar þér að bera kennsl á hagsmunaaðila þína

Verkefnasáttmálinn gegnir mjög mikilvægu hlutverki við að móta heildarverkefnisstjórnunaráætlun þína, en eitt af þeim sviðum þar sem hann er sérstaklega gagnlegur er að hjálpa þér að bera kennsl á helstu hagsmunaaðila verkefnisins - strax í upphafi. .

Um leið og verkefnaskránni þinni er lokið geturðu byrjað að gera hagsmunaaðilagreiningu þína, sem þýðir að þú getur byrjað að taka þátt lykilhagsmunaaðila samhliða því að búa til verkefnaáætlunina þína.

Það veitir verkefnastjóra umboð

Allt í lagi, allt í lagi, „gefa“ hvað sem er getur byrjað að hljóma svolítið miðalda. En hvort sem þú gefur, erfðir, gefur eða veitir, veitir verkefnaskráin þín formlega verkefnisstjóra vald yfir verkefninu.

Þetta þýðir að þeir hafa vald til að skipuleggja og stjórna verkefninu og það staðfestir hlutverk þeirra gagnvart öðrum verkefnishópnum og hagsmunaaðilum.

Það er norðurstjarnan þín

Allt í lagi, við höfum bent á þetta áður, en það er þess virði að endurtaka það. Þó að verkefnaáætlunin þín sé frábær til að sjá hvort þú sért á réttri braut með verkefni og fresti, stundum geta allar þessar smáu smáatriði verið meira truflun.

Verkefnaskrá þín er aftur á móti alger kjarni verkefnisins þíns. Þannig að ef þú ert einhvern tíma óviss um hvort eitthvað sé að vísa þér í rétta átt eða afvegaleiða þig, þá hjálpar verkefnaskrá þinni þér og teyminu þínu að skera í gegnum hávaðann og endurmeta hvort vinnan sem þú ert að gera henti þínum þörfum.

Hvað er innifalið í verkefnaskrá?

Svo, hvað gerist í raun og veru í verkefnasáttmálanum? Verkefnaskráin þín er yfirlit á háu stigi, en það getur samt náð yfir mikið svið. Hér eru nokkrir þættir í skipulagsskrá verkefna sem þú ættir að íhuga að hafa með í skipulagsskrá verkefnisins:

Markmið verkefnisins þíns

Af hverju ertu að því? Hver eru markmiðin og markmiðin? Reyndu að sjóða það niður í hnitmiðaða markmiðsyfirlýsingu. Og gerðu það ljóst! Berðu saman eftirfarandi:

Slæm tilgangsyfirlýsing: „Við viljum að þetta verkefni auki tekjur.

Betri yfirlýsing um tilgang: „Þetta verkefni miðar að því að afhenda nýja vöru á markað X í tíma Y til að auka veltu okkar um Z% innan 2 ára.

Gakktu úr skugga um að þú skiljir hvað þú ert að gera og hvers vegna, því góð markmiðssetning getur gefið tóninn fyrir allt annað. (Enginn þrýstingur !)

Hvernig lítur árangur út

Hverju vonast þú til að ná með þessu verkefni? Nú er góður tími til að byrja að huga að mælanlegum KPI svo þú getir búið til verkefnaáætlun sem uppfyllir skilyrðin þín til að ná árangri.

Lykilmenn

Þú þekkir kannski ekki alla sem taka þátt ennþá, en þú ættir að vita nóg til að hefjast handa: bakhjarl verkefnisins, verkefnastjóri og allir aðrir helstu hagsmunaaðilar. Nú er góður tími til að skrá þá og tiltekna hlutverk þeirra innan verkefnisins.

Áhættan sem þú hefur greint

Aftur muntu uppgötva meira eftir því sem þú gerir verkáætlun þína, en þetta er góður staður til að viðurkenna áhættur á háu stigi sem þú hefur þegar vitað um frá upphafi.

Helstu afhendingar

Hvað þarftu í raun að skila sem hluti af þessu verkefni?

Yfirlit yfir auðlindir á háu stigi

Ef fyrirframsamþykktum tilföngum er þegar úthlutað þessu verkefni skaltu athuga þetta í verkefnaskránni þinni svo þú veist hvað þú ert að vinna með. Yfirlitsdagatal á háu stigi. Þú getur grafið dýpra síðar, en það er gagnlegt að setja grunntímalínu fyrir verkefnið þitt, auk þess að grafa upp helstu áfanga á leiðinni.

Hvernig á að búa til verkefnaskrá?

Nú skulum við læra hvernig á að búa til verkefnaskrá. Hvaða atriði sem þú ákveður að hafa með eða útiloka af listanum hér að ofan, hér eru nokkur almenn ráð til að hafa í huga þegar þú skrifar það.

Kynntu þér hvernig fyrirtæki þitt gerir það

Gerðu sem mest úr öllum núverandi eignum í skipulagsferlinu sem þú hefur. Eru einhver dæmi um fyrri verkefnaskrá sem þú getur lært af? Er deild þín með sniðmát fyrir verkefnaskrá?

Dæmi og sniðmát geta virkilega hjálpað þér að fá tilfinningu fyrir því hvernig hlutirnir eru gerðir – og hvað er mikilvægt fyrir fyrirtæki þitt – svo þú getir fylgt í kjölfarið og byrjað á réttum fæti.

Skrifaðu það á einföldu, auðskiljanlegu tungumáli

Þegar þú skrifar verkefnaskrána þína og rökstyður mikilvægi verkefnisins getur það verið freistandi að nota fín orð og flókið hugtök til að láta hlutina líta meira út fyrir að vera áhrifamikill. En í raun, því einfaldara sem tungumálið er því betra, sérstaklega þegar kemur að verkefnaskránni þinni.

Penslið lóið

Klipptu út villtar fullyrðingar sem þýða ekkert eða eiga við verkefnið þitt. Segðu það beint, án hrognamáls, svo allir geti lesið verkefnaskrána þína, skilið tilgang verkefnisins og vita hvers vegna það skiptir máli.

Þetta hefur þann aukna ávinning að eyða tvíræðni og ekki skilja eftir svigrúm til túlkunar, sem er sérstaklega mikilvægt í verkefnastjórnun þar sem góð og skýr samskipti eru í fyrirrúmi.

Ef þú getur það ekki? Haltu áfram að vinna og skera hluti niður þar til þú getur. Það er erfiðara en það lítur út fyrir, en það neyðir þig til að eima það sem þú ert í raun að reyna að gera niður í hreinasta, öflugasta kjarna þess.

Hafðu áætlun þína og verkefnaskrá við höndina

Allt í lagi, kannski ekki nær. En til þess að verkefnaskráin þín virki í raun og veru, þá er ekki bara hægt að geyma því í myndlíka skúffu. Þú ættir að geyma það á miðlægum stað þar sem þú, styrktaraðilar verkefnisins og verkefnisteymið geta allir vísað í það þegar þú þarft á því að halda.

Skildu eftir athugasemd. En áður en þú ferð, hér er vélmenni sem gerir þér kleift að vinna sér inn mjög auðveldlega með EUR/USD viðskiptum.