Controlla i costi del progetto per una maggiore redditività

Il controllo dei costi gioca un ruolo fondamentale in qualsiasi strategia finanziaria. Come rimani nel budget quando tieni traccia delle finanze del tuo progetto? Proprio come per lo sviluppo di un budget personale, hai a disposizione diverse opzioni: classificare le spese, determinare le voci più costose e trovare soluzioni per limitare le spese in ciascuna area. Dopo aver completato tutte queste azioni, sarai in grado di controllare il budget, per analizzare la tua redditività e aumentare i profitti.

I principi di base del controllo dei costi sono gli stessi per tutti i budget, aziendali o personali. In questo articolo, Finance de Demain Consulting Spiega il concetto di controllo dei costi e come si inserisce in un più ampio sistema di gestione dei costi.

Cos'è il controllo dei costi?

Il controllo dei costi è un principio di identificazione e riduzione delle spese finalizzato ad aumentare i profitti aziendali. Può essere effettuato a livello di progetto o a livello dell’intera azienda.

In questo caso, ci concentreremo sull'applicazione del processo di controllo dei costi nell'ambito di un progetto o di un gruppo di progetti.

In qualità di project manager, il controllo dei costi ti servirà per monitorare il tuo piano di gestione delle risorse e reagire ai superamenti del budget.

Se superi il budget per il tuo progetto, può tornare utile anche uno strumento di reportistica. Supponiamo che il designer freelance che hai assunto per un nuovo progetto abbia impiegato molto più tempo del previsto per modificare le immagini.

Dopo aver identificato questo costo aggiuntivo, puoi decidere di assumere un designer interno per il tuo prossimo progetto per ridurre i costi e guadagnare efficienza.

In che modo il controllo dei costi può fare la differenza?

Il tuo team non riesce a rispettare l'ambito o il budget del progetto? È qui che il controllo dei costi diventa importante. Anche se hai un budget limitato, controllare i costi può aiutarti a ridurli ulteriormente e aumentare le entrate lungo il percorso.

Questo processo fornisce informazioni sulla spesa complessiva dell'azienda: evidenzia le aree più costose e identifica ulteriormente la spesa in ciascuna di queste aree.

Come primo passo, il controllo dei costi può essere applicato al progetto con l'obiettivo di ridurre i costi a questa scala e quindi aumentare potenzialmente i profitti dell'azienda.

Quali sono le tecniche di controllo dei costi?

Inizialmente, il controllo dei costi può avvenire a livelli più alti dell'azienda, ma spesso avviene a livello di progetto. È a questo livello che puoi valutare i costi effettivi per progetto e gestirli in modo efficace.

Ecco i cinque passaggi da seguire per controllare al meglio i costi di un progetto:

1. Pianifica il tuo budget

Innanzitutto, è necessario pianificare il budget per ottenere una stima dettagliata dei costi e allocare le risorse in modo efficace. Lo sviluppo di un piano di progetto dettagliato ridurrà le variazioni di costo, che sono la differenza tra il budget originale e le spese effettive.

Includi nel tuo piano di budget:

• Il numero di membri del team necessari per il progetto
• Una stima del tempo necessario per completare il progetto
• Materiali necessari per il progetto

Quando calcoli il tempo e i materiali necessari per il progetto, mantieni un po 'di margine nel tuo budget. Gli imprevisti non sono rari e potrebbe essere necessario estendere la tempistica del progetto o richiedere risorse aggiuntive.

2. Monitorare tutte le spese

Il secondo passaggio nel controllo dei costi del progetto consiste nel monitorare l'avanzamento delle spese del progetto. Sarai in grado di intraprendere azioni correttive più facilmente se noterai variazioni di costo in tempo reale.

Alla fine del progetto, sarà troppo tardi, i soldi saranno spesi. A questo punto non resta che imparare da esso per evitare che questa situazione si ripeta in futuro.

Per monitorare efficacemente le tue spese durante un progetto, imposta le pietre miliari del progetto. Ad ogni traguardo, puoi analizzare le tue spese e assicurarti che l'ambito del progetto sia rispettato. E se dovessi notare un superamento dei costi in una data tappa, puoi trovare una soluzione per ridurli più avanti nel progetto.

3. Utilizzare sistemi di controllo delle modifiche

È essenziale stabilire obiettivi chiari durante la fase di pianificazione del progetto. Per assicurarti di raggiungere questi obiettivi, potrebbe essere necessario un processo di controllo delle modifiche.

Il controllo delle modifiche è un insieme di passaggi che regolano tutte le modifiche apportate dalle parti interessate durante un progetto. Ti consente di prevenire la deriva degli obiettivi preparandoti ai cambiamenti non appena compaiono e adattando così il progetto di conseguenza.

4. Le fasi di un processo di controllo

adescamento

Il processo di controllo delle modifiche inizia quando uno stakeholder richiede una modifica al progetto. La richiesta può variare: può essere l'estensione delle scadenze o nuovi deliverable di progetto.

La valutazione

Il project manager o il capo dipartimento analizza la richiesta per le informazioni di base, come le risorse necessarie, l'impatto della richiesta e i destinatari della richiesta. Dopo la valutazione iniziale, la richiesta di modifica passa alla fase di analisi.

analisi

Durante la fase di analisi, il responsabile di progetto competente approva o rifiuta la richiesta. In alcuni casi, può essere istituito un comitato di controllo delle modifiche per controllare l'approvazione delle modifiche. Il project manager approva o rifiuta la richiesta e ne informa il team.

A seconda delle dimensioni del progetto, il project manager può anche registrare la modifica in un registro delle modifiche per garantire che tutte le parti interessate del progetto ricevano le informazioni.

Implementazione

L'implementazione di una modifica può variare a seconda della fase del progetto, ma generalmente comporta l'aggiornamento della tempistica e dei risultati finali, nonché l'informazione del team di progetto.

Dovresti valutare la portata del progetto e verificare che la modifica della tempistica non avrà un impatto notevole sugli obiettivi pianificati.

Il recinto

Dopo aver documentato, diffuso e attuato la richiesta, si può passare alla fase di chiusura. Si consiglia di disporre di un piano formale di chiusura in modo che tutti i membri del team possano accedere e fare riferimento a queste informazioni in futuro.

Esaminando in modo efficace le modifiche ai tuoi progetti, il controllo dei costi dovrebbe avvenire in modo naturale.

Per prevedere con precisione il budget e il successo di un progetto è necessario mantenere una gestione coscienziosa dall'inizio alla fine. Gli eventi imprevisti lungo il percorso sono inevitabili, ma l’istituzione di determinati sistemi aiuta a prevenire queste deviazioni.

4. Gestisci il tuo tempo

La gestione del tempo è parte integrante del controllo dei costi: quando la durata totale di un progetto aumenta, aumenta anche il costo totale del progetto. Per non superare il budget stanziato, devi soprattutto rispettare la tempistica del progetto.

Adotta strategie di gestione del tempo per aumentare la produttività e aiutare i membri del team a completare il lavoro rispettando il budget.

Ecco alcuni suggerimenti per la gestione del tempo:

Timeboxing

Il timeboxing è una strategia di gestione del tempo orientata agli obiettivi che prevede il completamento delle attività all'interno di un " blocco di tempo '.

Per esempio, se devi scrivere un post sul blog, puoi creare un blocco di due ore per delinearlo. Quindi, dopo una pausa, puoi tornare a un altro blocco di tre ore per fare una prima bozza.

Blocco del tempo

Il blocco del tempo è simile al timeboxing, ma invece di impostare una certa quantità di tempo per ogni singola attività, bloccherai periodi specifici del tuo calendario per il lavoro correlato.

Il Metodo Pomodoro

Come il timeboxing e il blocco del tempo, la tecnica del pomodoro ti aiuta a completare le tue attività in un breve lasso di tempo e a fare delle pause tra le sessioni di lavoro.

Per esempio, lavora per 25 minuti, poi fai una pausa di cinque minuti quattro volte. Quindi, dopo la quarta sessione di lavoro, prenditi una pausa più lunga 20 o 30 minutis.

ingoiare il rospo

SSecondo una famosa citazione di Mark Twain: “Se devi ingoiare un rospo, faresti meglio a farlo di prima mattina”. La strategia di gestione del tempo “mangia la rana” si ispira a queste parole e ti incoraggia a occuparti di compiti importanti o complessi prima di lavorare su quelli meno importanti o meno urgenti.

Il principio di Pareto

Ancora chiamato il regola 80-20 Questo principio si basa su una regola fondamentale: dedichiamo il 20% del nostro tempo alla realizzazione dell'80% del lavoro. Concretamente, essere in grado di elaborare questo 80% di attività in modo sufficientemente rapido ci lascia quindi più tempo durante la nostra giornata lavorativa per occuparci del restante 20% che ci impiegherà l'80% del tempo.

Fare le cose (GTD)

Inventato da David Allen agli inizi degli anni 2000, il metodo “ Getting Things Done » o “Fare le cose” in francese, consiglia di stilare preventivamente per iscritto un elenco delle attività pianificate. Una volta libero da queste considerazioni, anziché affidarti a strumenti di gestione del lavoro, potrai agire senza dover capire cosa fare.

Può sembrare controintuitivo concentrarsi sulla produttività come parte del controllo dei costi, ma la performance del progetto è la pietra angolare del flusso di cassa.

Se il tuo team non è produttivo, non rispetterai le scadenze del progetto e il mancato rispetto delle scadenze genererà costi aggiuntivi. Logicamente, se il tuo progetto costa di più, il flusso di cassa della tua azienda diminuisce. 

5. Tieni traccia del valore guadagnato

Il monitoraggio del valore ottenuto può aiutarti a prevedere il risultato finanziario di un progetto. Questo metodo di controllo dei costi richiede la conoscenza della contabilità dei costi. Può aiutarti a rilevare l'insorgenza di costi variabili e quindi a prevenire scostamenti nei progetti futuri.

Il valore realizzato è la quantità di attività effettivamente completate all'interno di un progetto. Per tenere traccia del valore ottenuto e vedere se sei nei tempi previsti, devi moltiplicare la percentuale di attività completate per il budget del progetto.

Passaggi per monitorare l'Earned Value

Per monitorare l'Earned Value, procedi nel seguente modo:

Passo 1: determinare il grado di completamento di ciascuna attività in percentuale.

Passo 2: impostare il valore pianificato (Valore pianificato o PV) o il costo preventivato del lavoro pianificato. Questo è il budget autorizzato per realizzare il lavoro pianificato.

Passo 3: determinare il valore guadagnato (Evalore guadagnato o EV) o il costo preventivato del lavoro svolto. Questa è la quantità di lavoro effettivamente completata.

Passo 4: stabilire il costo effettivo (Costo effettivo o AC), che rappresenta il costo effettivo del lavoro svolto. Si tratta di spese relative a lavori già eseguiti.

Passo 5: calcolare le varianze dei costi (Variazione dei costi o CV) sottraendo il valore guadagnato dal costo effettivo (CV = EV – AC).

Passo 6: compilare i risultati.

Per i primi tre passaggi, devi raccogliere informazioni sui costi per il tuo progetto, mentre per gli ultimi tre devi eseguire calcoli e analisi. Le variazioni di costo rappresentano lo stato di costo del progetto.

Quando controlli i costi, il tuo CV è la metrica che determina se il tuo progetto è in linea con il budget. UN CV negativo significa che il progetto ha superato il budget.

Dovresti controllare i costi o gestire i costi?

È comune confondere il controllo dei costi con la gestione dei costi. Questi sono due termini distinti che devono essere definiti e compresi correttamente. Il controllo dei costi è un sottoprocesso all'interno del più ampio sistema di gestione dei costi.

Mentre il controllo dei costi riguarda l'identificazione delle spese e la loro riduzione per aumentare i profitti, la gestione dei costi è il processo generale di stima, definizione del budget e controllo dei costi di un progetto.

La tua azienda ha probabilmente molti dipendenti coinvolti nella gestione dei costi. A seconda delle dimensioni del tuo team, persone diverse possono lavorare alla pianificazione delle risorse e al budget.

Per un efficace controllo dei costi, i team devono monitorare la spesa a diversi livelli dell'azienda per prestare sufficiente attenzione a ciascuna parte del budget aziendale e analizzarla a fondo.

Usa il controllo dei costi per tenere traccia e ridurre le spese del tuo progetto

Tenere traccia dei dati di costo per ridurre la spesa del progetto è un processo noioso, ma la gestione dei costi ha un impatto diretto sulla redditività.

Per gestire efficacemente i costi, crea una dashboard personalizzabile per avere tutte le informazioni a portata di mano. Questa automazione ti consentirà di destreggiarti tra la gestione dei progetti e il controllo dei costi, tutto in un unico posto.

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