Il ruolo di un assistente virtuale in un'azienda

Se sei come la maggior parte dei blogger, hai sempre pensato di dover fare da solo? Questo è il tuo caso? E sì, la maggior parte degli imprenditori inizia da sola o assume un assistente virtuale.

In questo articolo ti mostro perché un assistente virtuale è importante per la tua attività. Ma prima, ecco un corso di formazione che lo farà rende possibile avere successo nell'imprenditorialità.

Cos'è un assistente virtuale?

Un assistente virtuale (VA) è qualcuno che fornisce servizi di supporto ad altre aziende da una postazione remota.

Il termine nasce negli anni '1990 dalla possibilità di lavorare virtualmente grazie ai miglioramenti tecnologici. Un assistente virtuale è qualcuno che viene assunto per svolgere le noiose attività quotidiane della tua attività.

Potrebbe essere in un'altra città, stato o paese. Potrebbero anche essere persone che vengono nel tuo ufficio o si incontrano in uno spazio di coworking una volta alla settimana. Dipende veramente da te.

La cosa più importante è che si occupino di completare i compiti di cui il loro cliente ha bisogno senza problemi, o perché odiano farlo o perché ci vuole troppo tempo.

Gli assistenti virtuali sono particolarmente ricercati da imprenditori e attività online. Queste aziende hanno bisogno di aiuto ma non vogliono assumere personale fisicamente. Per servirti, Finance de Demain lavora con una media di due assistenti virtuali.

Cosa fa un assistente virtuale

In teoria, un assistente virtuale può fare tutto ciò che fa qualsiasi altro personale di supporto. Tuttavia, le attività di supporto virtuale non si limitano al lavoro d'ufficio. Molti assistenti virtuali forniscono servizi di marketing, progettazione web e altri.

Alcuni assistenti virtuali sono specializzati in un set di abilità specifico. Per esempio, un assistente virtuale di marketing fa solo lavoro di marketing. Altri assistenti virtuali eseguono una varietà di compiti ma in un settore specifico. Per esempio, un assistente virtuale per società immobiliari.

La maggior parte degli assistenti virtuali ha la propria attività di assistente virtuale da casa. Ciò consente loro di guadagnare di più e di avere un migliore controllo sulle attività che svolgono. Tuttavia, molte piccole imprese assumono assistenti virtuali come parte di un lavoro o di un contratto.

Infine, molti VA utilizzano siti freelance o siti di coworking per trovare progetti rapidi e limitati nel tempo.

In che modo un assistente virtuale può avvantaggiare la tua azienda?

Perché delegare compiti che consumano tempo ed energia, che non ti piace fare e che ti tengono nel ciclo di passare da un compito noioso a un altro, un VA ti permetterà di riprendere il controllo dei tuoi affari.

Far crescere il tuo team significa che puoi svolgere il lavoro essenziale, concentrarti sulla strategia e sul quadro generale. Puoi iniziare a sognare e pianificare su scala più ampia.

Come fai a sapere quando sei pronto per assumere un assistente virtuale?

Quando sarai pronto per assumere è diverso per tutti, il che rende la decisione così difficile. Ti consigliamo di assumere un VA prima di pensare di essere pronto per partire.

La ragione di ciò è che la maggior parte delle persone (me compreso!) Aspetta finché non siamo già in un punto di "follia" per iniziare a delegare e chiedere aiuto con l'attività. Quindi, se sei pronto a far crescere la tua attività e pensi di esserlo, ti consiglio vivamente di iniziare a cercare il tuo assistente virtuale.

Sarà molto più facile per entrambi se porti qualcuno nel team quando le cose sono un po' più tranquille, così le cose filano lisce quando arrivano i momenti più impegnativi.

Ecco alcune domande a cui rispondere prima di prendere la decisione finale di assunzione:

• Sei pronto a far crescere la tua attività più velocemente di quanto non sia stato finora?
• Puoi permetterti di pagare qualcuno ogni mese?
• Hai compiti definiti per iniziare a delegare?

Se hai risposto sì a tutte queste domande, allora sei pronto per iniziare il processo di assunzione di VA.

Come assumere un VA?

Sebbene l'assistenza virtuale sia un'ottima idea per un'attività da casa, ottenere aiuto virtuale è fondamentale per i proprietari di attività da casa per massimizzare le proprie entrate e facilitare la crescita. Come imprenditore da casa, arriva un momento in cui è impossibile fare tutto, almeno abbastanza bene per essere efficace ed efficiente.

Assumere un assistente virtuale libererà il tuo tempo in modo che tu possa concentrarti sul tuo lavoro, sulle attività che producono i migliori risultati di business per te. Inoltre, molti gli assistenti virtuali sono migliori di te in determinati compiti.

A lungo termine, è sempre più veloce ed economico assumere lavori per i quali non si è qualificati.

Il primo passo dell'assunzione di un assistente virtuale consiste nel fare un elenco delle attività che si desidera esternalizzare. Fai un elenco completo, dando la priorità alle attività che desideri delegare per prime. Per esempio, la gestione della posta elettronica è noiosa e richiede tempo, mettila in cima alla tua lista.

O forse i problemi tecnologici stanno occupando troppo tempo, puoi esternalizzare la gestione del tuo sito web. Oppure mantieni aggiornati i conti della tua azienda.

Il prossimo passo è capire chi assumere. Ci sono molti modi per assumere un assistente virtuale. Puoi utilizzare un servizio VA che li assume e li forma, quindi ti assegnano una persona in base ai servizi di cui hai bisogno.

L'ultima opzione è assumere qualcuno nella tua rete che abbia referenze. Mentre puoi pubblicare un annuncio alla ricerca di un assistente virtuale, trovarne uno che abbia già credenziali attendibili ti farà risparmiare tempo e mal di testa.

Elenco dei servizi che gli assistenti virtuali possono offrire

Scrittura creativa

• Scrivi post sul blog
• Scrivi ebook, libri, newsletter, canalizzazioni email, ecc.
• Scrivi o modifica trascrizioni audio o video.
• Scrivi post sui social media per Facebook, Twitter o Instagram.
• Modifica e revisione di post di blog, libri, siti Web, newsletter, ricette, ecc.
• Prepara le email per il tuo email marketing
• Creazione di descrizioni di prodotti per negozi online (store / product manager)
• Compilazione/editing di testimonianze.
• Etc ...

Amministratore/gestore

• Servizio clienti via e-mail, chat o telefono.
• Seguire e rispondere alle e-mail.
• Organizza le cassette postali
• Gestisci i commenti del blog.
• Supporto webinar dal vivo
• Gestione dell'agenda
• Crea presentazioni PowerPoint
• Gestione degli approvvigionamenti e degli approvvigionamenti
• Organizza interviste
• Rispondi alle telefonate
• Riutilizzare i contenuti (esempio: convertire un video in un post scritto sul blog o un post sul blog in un post sui social media)
• Redigere verbali di riunioni in videoconferenza
• Gestisci i calendari editoriali del blog
• Attività di onboarding del cliente come rispondere alle e-mail e inviare fatture e contratti
• Follow-up di potenziali clienti / clienti attuali
• Presentazione degli ospiti
• Organizza il viaggio
• Preparazione dei moduli
• Riprendi la creazione
• Assunzione e formazione di nuovi membri del team
• traduzione
• Brainstorming per post di blog, prodotti, ecc.

NB: Le mansioni amministrative sono tra i servizi più richiesti. Aiutare gli imprenditori con queste attività quotidiane libera il loro tempo per guadagnare di più. Molto prezioso!

Graphic design

• Creazione grafica per i post del blog
• Fotoritocco
• Creazione di slide per webinar o workshop.
• Progettazione di biglietti da visita, volantini, loghi, menu, segnaletica, ecc.
• Ricerca di immagini per post di blog, libri, social media, ecc.
• Creazione di guide di stile del marchio.
• Progettazione di e-book o file PDF per abbonamenti newsletter

NB: Canva ha tantissimi modelli ed è facile da usare se stai cercando di creare grafica.

Des media sociali

• Pianificazione degli aggiornamenti sui social media.
• Creazione e gestione dell'account Pinterest
• Crea e gestisci i pin sponsorizzati
• Gestisci i gruppi di Facebook
• Creazione e gestione di gruppi LinkedIn
• Crea sondaggi sui social media
• Regola i programmi di pubblicazione.
• Creazione e gestione dei post su Instagram.
• Rispondere ai messaggi sui social media.

Conto contabile

• Gestione pagamenti e fatturazione.
• Elaborazione ordini e resi.
• Gestione della raccolta
• Gestione paghe
• Fatturazione e fatture.

Come utilizzare questo elenco di servizi di assistente virtuale?

Come puoi vedere, ci sono molti servizi che puoi offrire come assistente virtuale.

A seconda del tipo di servizio che ti interessa, puoi combinare un pacchetto di servizi correlati e venderlo come pacchetto di servizi: fatturato per progetto o come servizio mensile continuativo.

Se trovi qualcosa che suscita il tuo interesse, fai più ricerche. Se dopo la tua ricerca sei ancora interessato, scopri come puoi acquisire le competenze necessarie se non le possiedi già.

Puoi imparare dai video di YouTube, dai libri su Amazon o dai corsi che trovi online.

E ricorda, solo perché stai iniziando con un servizio come VA non significa che sarai bloccato a offrire quel servizio per il resto della tua vita. Sei libero di aggiornare o aggiungere servizi aggiuntivi.

Competenze necessarie per essere un assistente virtuale

Molte delle competenze richieste per essere un assistente virtuale sono le stesse di quelle richieste per essere un assistente amministrativo o una segretaria. Per esempio, devi avere capacità organizzative superiori. Devi anche avere un comportamento telefonico piacevole e abilità nell'uso delle nuove tecnologie.

Come VA, avrai anche bisogno di competenze specifiche per il lavoro autonomo. Per esempio, dovresti essere in grado di svolgere più attività, soprattutto se ti destreggi tra più clienti.

Devi essere in grado di concentrarti sul lavoro, nel tuo ambiente domestico. Hai anche bisogno dell'attrezzatura giusta nel tuo ufficio a casa.

Alcuni lavori di assistente virtuale richiedono competenze aggiuntive, tra cui web design, pianificazione di eventi, contabilità e molto altro.

Puoi cercare lavori di assistenza virtuale che richiedono le tue abilità particolari. Oltre a competenze specifiche, i datori di lavoro cercano spesso candidati con formazione e/o esperienza d'ufficio in qualche capacità amministrativa.

Le qualità essenziali di un assistente virtuale

fiabilité

Questo è uno dei più importanti perché, purtroppo, sembra essere il più comune. Molti clienti mi hanno detto di essere rimasti delusi dai VA che non hanno segnalato i loro progressi o semplicemente non hanno fornito risultati.

Questo è del tutto imperdonabile e non solo dà una cattiva reputazione al settore dell'assistenza virtuale, ma il prossimo assistente virtuale chiamato deve sopportare i sospetti ei dubbi del cliente sull'efficacia dell'utilizzo di questo tipo di servizi. .

La professionalità è fondamentale in questo settore, quindi se un cliente ti chiama, dovresti richiamarlo. Se ricevi un'e-mail, devi rispondere! Non deve essere immediatamente, ma almeno deve essere il giorno successivo.

Buone capacità di comunicazione

Dal primo punto, devi informare il cliente sullo stato di avanzamento del tuo lavoro, quindi stabilire come e quando aggiornarlo quando diventa cliente, e prima di iniziare ogni nuovo incarico.

Se un cliente deve inseguirti costantemente per gli aggiornamenti, allora non stai facendo bene il tuo lavoro.

Gestione del tempo

La ricerca apparentemente dice che dovresti concentrarti solo su una cosa e che è inefficiente per il multitasking. Certo, devi concentrarti sull'attività da svolgere, ma lavorerai anche con più clienti; che pensano di essere il tuo unico e più importante cliente.

Probabilmente hai molto da fare in un giorno, quindi pianifica in anticipo. Pianifica le attività quando sei più efficiente. Usa un calendario di Google e contrassegna gli oggetti personali con un colore e gli oggetti di lavoro con un altro.

Se sai che scrivi meglio al mattino, prova a programmare le riunioni per il tardo pomeriggio. Puoi anche inserire tutte le tue attività lavorative nel tuo calendario (incluso il tempo di pianificazione) per sapere realisticamente se hai tempo per fare tutto.

Ressource

Riceverai spesso email con domande tecniche, che potrebbero facilmente trovare utilizzando Google, o chiedendoti quanto costano i tuoi servizi, quando non si sono nemmeno presi la briga di visitare il tuo sito web e/oi tuoi social network.

Ti verrà chiesto di fare un sacco di cose che non hai mai fatto prima, e devi solo capire come farlo. I VA sono tenuti a fornire soluzioni e risolvere i problemi dei clienti.

Se non hai la capacità di risolvere un problema e capire come fare qualcosa, allora non sarai un buon VA.

L'assistente virtuale non è Yoda, quindi non è realistico presumere che sarà in grado di fare tutto. Ma devi sapere come ricercare per trovare le informazioni da solo. Finché sei onesto con il tuo cliente sulla portata delle tue capacità, starai bene.

Inoltre, i clienti non si aspettano che tu sappia tutto. Dì loro che non hai mai fatto questo particolare lavoro prima; ma sei felice di scoprire come e tornarci sopra.

Dovresti continuare a formarti, dove puoi guardare video di YouTube, scambiare competenze con altri VA, porre domande sui forum VA e in generale partecipare.

Cerca di tenerti aggiornato su ciò che si muove e cambia, sia nel tuo settore che nel mondo della tecnologia. Decidi le cose di cui vuoi saperne di più, quindi fai le tue ricerche.

Gestire le aspettative e creare fiducia

Non solo devi sapere cosa stai facendo, ma devi anche assicurarti che il cliente sappia cosa sta facendo. Spesso un cliente non ha mai lavorato con un assistente virtuale, quindi se non sa cosa può fare e come funziona, dubiterà seriamente della tua capacità di aiutarlo.

È probabile che un nuovo cliente ti cerchi per guidarlo attraverso il processo, quindi devi sapere e spiegare come lavori. Questo per lo più viene fornito con l'esperienza, ma pratica il tuo nuovo elenco di domande o giochi di ruolo; e anche il volontariato per un appaltatore che conosci, quindi puoi ottenere una testimonianza e fare un tentativo, se questo ti preoccupa.

Lavorare da solo

Sembra essere abbastanza comune per i freelance sentirsi soli, il che mi sorprende perché sono completamente felice di lavorare da solo e non avrei mai pensato che ad alcune persone sarebbe mancato avere gli altri intorno.

Certo, a volte uso spazi di co-working e altre volte lavoro nei bar, ma stare da solo tutta la settimana è qualcosa da tenere a mente.

Se hai esperienza sull'assistenza virtuale, non dimenticare di lasciarmi un commento. Tuttavia, non posso lasciarti senza presentarti questa formazione premium sulla finanza personale.