Le fasi di un piano di progetto che assicurano il successo del progetto

Un piano di progetto è il culmine di un'attenta pianificazione da parte di un project manager. È il documento principale che guida l'avanzamento di un progetto. Questa è la guida del project manager.

Sebbene i piani di progetto differiscano da azienda ad azienda, ci sono dieci passaggi che devono assolutamente essere presenti in un piano di progetto per evitare confusione e improvvisazione forzata durante la fase di esecuzione del progetto.

In questo articolo Ti porto i miei consigli per aiutarti a scrivere bene il tuo piano di progetto. Se vuoi eseguire con successo il tuo progetto, il tuo piano di progetto deve assolutamente includere i seguenti elementi:

1. Obiettivi del progetto

Gli obiettivi del progetto sono definiti nella carta del progetto. Tuttavia, dovrebbero anche essere inclusi nel piano di progetto per spiegare ulteriormente gli obiettivi del progetto. Comunque un project manager scelga di incorporare gli obiettivi nel piano di progetto, l'importante è mantenere un chiaro collegamento tra loro la carta del progetto – il primo documento chiave di un progetto – e il secondo documento chiave del progetto, il suo piano di progetto.

2. Ambito del progetto

Come gli obiettivi del progetto, l'ambito è definito nella carta e deve essere ulteriormente affinato nel piano di progetto dal project manager. Definendo l'ambito, il project manager può iniziare a mostrare come sarà l'obiettivo del progetto.

Se l'ambito non è definito, può estendersi a tutto il progetto. Ciò porta a sforamenti dei costi e scadenze mancate.

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Ad esempio, se stai guidando un team di marketing per creare una brochure per la linea di prodotti di un'azienda, dovresti elencare il numero di pagine e fornire esempi di come apparirà il prodotto finito.

Per alcuni membri del team, una brochure può significare due pagine, mentre altri possono considerare sufficienti dieci pagine. La definizione dell'ambito può portare l'intero team sulla stessa pagina fin dall'inizio.

3. Pietre miliari e risultati principali

I principali risultati di un progetto sono chiamati pietre miliari e i principali prodotti di lavoro sono chiamati risultati principali. Entrambi rappresentano le componenti principali del lavoro su un progetto. Un piano di progetto dovrebbe identificare questi elementi, definirli e stabilire tempistiche per il loro completamento.

Se un'organizzazione sta intraprendendo un progetto per sviluppare un nuovo software, i risultati principali potrebbero essere l'elenco finale dei requisiti aziendali e come implementarli.

Quindi il progetto potrebbe avere pietre miliari per il completamento del progetto, il test del sistema, il test di accettazione da parte dell'utente e la data di distribuzione del software. Queste pietre miliari sono associate ai prodotti di lavoro, ma si riferiscono più ai processi che ai prodotti stessi.

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Le pietre miliari e i tempi di consegna chiave non devono essere date esatte, ma più sono specifici, meglio è. Date precise aiutano i project manager a suddividere le strutture di lavoro in modo più accurato.

In questa fase del piano, creerai pietre miliari in modo da poter prendere risultati di grandi o di alto livello e suddividerli in risultati più piccoli, che possono essere descritti nella fase successiva.

4. La struttura di suddivisione del lavoro

Una struttura di suddivisione del lavoro suddivide le pietre miliari e i risultati principali di un progetto in blocchi più piccoli in modo che a una persona possa essere assegnata la responsabilità di ogni aspetto.

Quando sviluppa questa struttura, il project manager tiene conto di molti fattori come i punti di forza e di debolezza dei membri del team di progetto, le interdipendenze tra le attività, le risorse disponibili e la scadenza complessiva del progetto.

I project manager sono i responsabili ultimi del successo del progetto, ma non possono svolgere il lavoro da soli. La struttura di suddivisione è uno strumento utilizzato dal project manager per garantire la responsabilità del progetto.

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Questo strumento indica anche agli stakeholder del progetto chi è responsabile di cosa. Se il project manager è preoccupato per un'attività, sa esattamente chi incontrare in merito a questa preoccupazione.

5. Il budget degli investimenti

Il budget di un progetto mostra quanti soldi sono stanziati per completare il progetto. Il project manager è responsabile dell'appropriata allocazione di queste risorse.

Per un progetto che ha fornitori, il project manager assicura che i deliverable siano completati secondo i termini del contratto, prestando particolare attenzione alla qualità. Alcuni budget di progetto sono collegati al piano delle risorse umane.

È importante stabilire il costo di ogni passaggio considerando il tempo richiesto e il costo della manodopera necessaria per completare le attività. Il costo del progetto è correlato alla durata del progetto, che si riduce alla portata del progetto. Ambito, tappe fondamentali, compiti e budget dovrebbero essere allineati e realistici.

6. Il piano delle risorse umane

Il piano delle risorse umane mostra in che modo verrà assegnato il personale al progetto. Definisce chi farà parte del team di progetto e per quanto tempo ogni persona deve impegnarsi.

Durante lo sviluppo di questo piano, il project manager negozia con i membri del team e i loro supervisori quanto tempo ogni membro del team può dedicare al progetto. Se è necessario ulteriore personale da consultare sul progetto ma fa parte del team di progetto, anche questo è documentato nel piano del personale. Anche in questo caso vengono consultati i supervisori appropriati.

7. Il piano di gestione del rischio

Molte cose possono andare storte durante l'esecuzione di un progetto. Sebbene sia difficile prevedere ogni possibile disastro o incidente minore, si possono prevedere molte insidie. Nel piano di gestione del rischio, il project manager identifica tutti i rischi del progetto. Determina inoltre la probabilità che questi scenari si verifichino e le strategie per mitigarli.

Nel formulare questo piano, il project manager può chiedere input allo sponsor del progetto o al suo team di progetto.

Le strategie di mitigazione vengono messe in atto per i rischi che è probabile che si verifichino o per i quali sono associati costi elevati. I rischi che difficilmente si verificheranno e quelli che hanno costi contenuti sono annotati nel piano, anche se non hanno strategie di mitigazione.

8. Il piano di comunicazione

Un piano di comunicazione descrive come un progetto verrà comunicato a diversi pubblici. Proprio come la struttura di suddivisione del lavoro, un piano di comunicazione assegna la responsabilità del completamento di ciascun componente a un membro del team di progetto.

In questa fase, è importante descrivere come verranno comunicati e risolti i problemi all'interno del team. Dovrebbe essere specificata anche la frequenza della comunicazione con il team e le parti interessate. Ogni post ha un pubblico di destinazione. Aiuta i project manager a garantire che le informazioni giuste arrivino alle persone giuste al momento giusto.

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9. Il piano di gestione degli stakeholder

Un piano di gestione degli stakeholder identifica come gli stakeholder saranno utilizzati nel progetto. A volte le parti interessate hanno solo bisogno di ricevere informazioni. Questo può essere preso in considerazione nel piano di comunicazione.

10. Il piano di gestione del cambiamento

Un piano di gestione delle modifiche stabilisce un quadro per apportare modifiche al progetto. Sebbene i project manager tendano a voler evitare modifiche al progetto, a volte sono inevitabili.

Il piano di gestione delle modifiche fornisce protocolli e processi per apportare modifiche. È essenziale per la responsabilità e la trasparenza che gli sponsor di progetto, i project manager ei membri del team di progetto seguano il piano di gestione del cambiamento.

In sintesi ...

Il piano di progetto è un documento importante per il successo del progetto. Serve da bussola nella conduzione del progetto, dall'inizio alla fine. Pertanto, richiede la partecipazione attiva di tutte le parti interessate al fine di concordare i vari punti. È anche importante prendersi tutto il tempo necessario per definirlo.

Il rischio maggiore di un piano mal definito è che sei esposto a dispute da risolvere su punti di disaccordo che non sono stati inquadrati.

Vi invito a condividere le vostre opinioni ed esperienze nei commenti.