Cos'è un project charter e qual è il suo ruolo?

Un project charter è un documento formale che delinea lo scopo commerciale del tuo progetto e, una volta approvato, avvia il progetto. Viene creato in conformità con il business case per il progetto come descritto dal proprietario del progetto. È una parte cruciale del processo di avvio di un progetto di investimento. Quindi, lo scopo del tuo project charter è documentare gli obiettivi, gli obiettivi e il business case per il progetto.

Una volta creato, il project charter funge da sorta di contratto tra il proprietario del progetto e il project manager. Fornisce una panoramica delle aspettative di alto livello e autorizza il project manager a mobilitare le risorse per ottenere i risultati giusti.

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A cosa serve un project charter nella gestione dei progetti?

Come accennato in precedenza, il tuo project charter svolge tre funzioni principali:

1. Definisce gli obiettivi di base, gli obiettivi e lo scopo del lavoro (che alla fine confluiranno nel piano del progetto).

2. Ciò crea una comprensione comune degli scopi, degli obiettivi e delle esigenze di risorse del progetto, prima di iniziare a scavare sempre più a fondo.

3. Ciò ti consente di presentare tutto quanto sopra alle parti interessate del progetto per ottenere buy-in, investimenti e il permesso di andare avanti.

Ma non è utilizzato solo nella fase di iniziazione. Il tuo project charter è qualcosa su cui puoi tornare durante tutto il ciclo di vita del tuo progetto per assicurarti che il tuo lavoro sia in linea con gli obiettivi e gli obiettivi chiave che hai stabilito in accordo con lo sponsor del progetto e/o le principali parti interessate.

Perché è importante un project charter? ?

Oltre a soddisfare queste funzioni principali, ci sono alcuni altri vantaggi nell'avere un project charter.

L'obiettivo del progetto è cristallino?

Poiché un project charter dichiara esplicitamente il business case per il progetto, significa che tutti sanno come il progetto contribuisce agli obiettivi strategici complessivi dell'azienda.

Ciò garantisce che il tuo progetto non stia semplicemente spuntando caselle arbitrarie, ma stia effettivamente facendo qualcosa che avrà un impatto sugli obiettivi aziendali generali.

Ti aiuta a identificare i tuoi stakeholder

La carta del progetto svolge un ruolo molto importante nella formulazione del piano generale di gestione del progetto, ma una delle aree in cui è particolarmente utile è nell'aiutare a identificare le principali parti interessate del progetto, fin dall'inizio.

Non appena il tuo project charter è completo, puoi iniziare a fare la tua analisi degli stakeholder, il che significa che puoi iniziare a coinvolgere le principali parti interessate insieme alla creazione del tuo piano di progetto.

Dà autorità al project manager

Va bene, va bene, "dare" qualsiasi cosa può iniziare a suonare un po' medievale. Ma sia che doni, lasci in eredità, sovvenzioni o concedi, il tuo project charter conferisce formalmente al tuo project manager l'autorità sul progetto.

Ciò significa che hanno il potere di pianificare e controllare il progetto e stabilisce il loro ruolo nei confronti del resto del team di progetto e delle parti interessate.

È la tua stella polare

Ok, abbiamo accennato a questo prima, ma vale la pena ripeterlo. Mentre il tuo piano di progetto è ottimo per vedere se sei in linea con le attività e le scadenze, a volte tutti quei piccoli dettagli possono essere più di una distrazione.

Il tuo project charter, invece, è l'essenza assoluta del tuo progetto. Quindi, se non sei mai sicuro che qualcosa ti stia indirizzando nella giusta direzione o ti stia facendo deragliare, il tuo project charter aiuta te e il tuo team a tagliare il rumore e rivalutare se il lavoro che state facendo si adatta alle vostre esigenze.

Cosa è incluso in un project charter?

Quindi, cosa succede realmente nel project charter? La carta del tuo progetto è una panoramica di alto livello, ma può comunque coprire molti aspetti. Ecco alcuni elementi del Project Charter che dovresti considerare di includere nel tuo documento Project Charter:

L'obiettivo del tuo progetto

Perché stai facendo? Quali sono gli scopi e gli obiettivi? Prova a ridurlo a una dichiarazione di obiettivo concisa. E ditelo chiaramente! Confronta quanto segue:

Una cattiva dichiarazione di intenti: “Vogliamo che questo progetto aumenti le entrate.

Una migliore dichiarazione di intenti: "Questo progetto mira a fornire un nuovo prodotto sul mercato X nel tempo Y per aumentare il nostro fatturato del Z% entro 2 anni."

Assicurati di capire cosa stai facendo e perché, perché una buona definizione dell'obiettivo può dare il tono a tutto il resto. (Nessuna pressione !)

Che aspetto ha il successo

Cosa speri di ottenere con questo progetto? Ora è un buon momento per iniziare a pensare a KPI misurabili in modo da poter creare un piano di progetto che soddisfi concretamente i tuoi criteri di successo.

I protagonisti

Potresti non conoscere ancora tutte le persone coinvolte, ma dovresti saperne abbastanza per iniziare: sponsor del progetto, project manager e qualsiasi altra parte interessata chiave. Ora è il momento giusto per elencarli e i loro ruoli specifici all’interno del progetto.

I rischi che hai identificato

Ancora una volta, scoprirai di più man mano che arricchisci il tuo piano di progetto, ma questo è un buon posto per riconoscere i rischi di alto livello che conoscevi già dall'inizio.

Risultati principali

Cosa devi effettivamente fornire come parte di questo progetto?

Panoramica di alto livello delle risorse

Se le risorse pre-approvate sono già assegnate a questo progetto, annotalo nel tuo project charter in modo da sapere con cosa stai lavorando. Un calendario riassuntivo di alto livello. Puoi scavare più a fondo in seguito, ma è utile impostare una sequenza temporale di base per il tuo progetto, oltre a tracciare le pietre miliari chiave lungo il percorso.

Come creare un project charter?

Ora impariamo come creare un project charter. Qualunque elemento tu decida di includere o escludere dall'elenco sopra, ecco alcuni suggerimenti generali da tenere a mente quando lo scrivi.

Acquisisci familiarità con il modo in cui la tua organizzazione lo fa

Sfrutta al massimo tutte le risorse dei processi organizzativi esistenti di cui disponi. Ci sono esempi passati di project charter da cui puoi imparare? Il tuo dipartimento ha un modello di project charter?

Esempi e modelli possono davvero aiutarti a farti un'idea di come vengono fatte le cose e di cosa è importante per la tua organizzazione, così puoi seguire l'esempio e iniziare con il piede giusto.

Scrivilo in un linguaggio semplice e di facile comprensione

Quando si scrive la carta del progetto e si sostiene l'importanza del progetto, si può essere tentati di usare parole fantasiose e una terminologia complicata per rendere le cose più impressionanti. Ma in realtà, più semplice è il linguaggio, meglio è, soprattutto quando si tratta della carta del progetto.

Spazzola la peluria

Taglia affermazioni selvagge che non significano nulla o si applicano al tuo progetto. Dillo dritto, senza gergo, in modo che tutti possano leggere il tuo project charter, capire lo scopo del progetto e sapere perché è importante.

Ciò ha l'ulteriore vantaggio di rimuovere l'ambiguità e di non lasciare spazio all'interpretazione, il che è particolarmente importante nella gestione dei progetti, dove una buona e chiara comunicazione è fondamentale.

Se non puoi farlo? Continua a lavorare e a ridurre le cose finché puoi. È più difficile di quanto sembri, ma ti costringe a distillare ciò che stai effettivamente cercando di fare fino alla sua essenza più pura e potente.

Tieni a portata di mano il tuo piano e la carta del progetto

Ok, forse non più vicino. Ma affinché il tuo project charter funzioni davvero, non può essere semplicemente nascosto in un cassetto metaforico. Dovresti tenerlo in un posto centrale dove tu, i tuoi sponsor di progetto e il tuo team di progetto potete farvi riferimento quando ne avete bisogno.

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