Tutto quello che c'è da sapere sulla firma elettronica

La trasformazione digitale ha cambiato le dinamiche del mondo degli affari. Tutte le aziende devono adattarsi ad esso per guadagnare più quote di mercato. il il cloud computing, 5G, Internet of Things (IoT) e realtà virtuale sono all'apice delle innovazioni che promettono di cambiare il modo in cui consumiamo e interagiamo con il consumatore. In questo movimento, la firma elettronica ha vissuto negli ultimi anni un Perseo abbagliante.

In questo tsunami di tecnologie ce n’è una essenziale per aumentare la produttività aziendale e trasversale a tutti i segmenti: la firma elettronica.

Accanto a queste tecnologie abbiamo Assurtech, Proptech, Fintechs le luci, Regtech. In quest'altro articolo ho dedicato oltre 2000 parole per dirti tutto quello che c'è da sapere sulla firma elettronica.

Leggi attentamente !

?? Cos'è la firma elettronica?

Innanzitutto, esiste un’ampia gamma di autenticazioni elettroniche coinvolte nello stesso gruppo di firme elettroniche. Possiamo avere :

• Certificati digitali;
• Firme digitalizzate (su carta);
• Riconoscimento IP;
• biometria
• Gettone ;
• Autenticazione con login e password (ad esempio per Internet banking);
• Autenticazione social (con social network, come LinkedIn);
• altro

Firma elettronica è un termine che generalmente rappresenta il tipo di autenticazione che sostituisce la firma autografa. Infatti, è il modo più semplice per autenticare un documento, perché utilizza mezzi informatici per completare un documento.

Attualmente, c'è un forte aumento dell'adozione di questo tipo di autenticazione in tutto il mondo per formalizzare accordi tra partner.

Ora è il momento di parlare dei vantaggi generali che questa tecnologia offre alle imprese indipendentemente dalla categoria, anche con lo Stato.

?? Quali sono i vantaggi dell'utilizzo della firma elettronica?

La firma elettronica può offrire diverse funzionalità a seconda del tipo di utilizzo. I più basilari servono per autenticare un documento, identificandone l'autore. I suoi progressi garantiscono la piena integrità assicurando che il messaggio di dati non sia stato alterato.

Alcuni dei vantaggi più notevoli della firma elettronica includono:

1. Riduzione dei costi

Un ufficio senza carta riduce gli investimenti nell'acquisto di carta, stampanti, penne, toner, file e spazio di archiviazione. Questo fa una grande differenza nei risultati raggiunti.

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Pertanto, la firma elettronica è una fonte di risparmio per le aziende.

2. Organizzazione efficace ed efficiente

La gestione dei documenti è più efficiente con l'adozione delle firme elettroniche. Significa risparmiare tempo. Le organizzazioni perdono tempo a stampare, avviare, inviare o cercare documenti nei propri file fisici.

Inoltre, collabora affinché uffici e team siano più organizzati, poiché tutti i documenti sono archiviati nel cloud, potendo cercarli in qualsiasi momento e con qualsiasi mezzo autorizzato dal dispositivo di sicurezza. È necessaria solo una ricerca online per recuperare un documento e rivederlo immediatamente.

In questo modo non perdi tempo o denaro e allo stesso tempo hai un backup.

3. Mobilità

Firmando digitalmente un contratto, hai accesso ai contenuti sempre e ovunque con il supporto di un computer, tablet o laptop. È quindi più pratico di un documento cartaceo, perché viene inviato direttamente alla mail del firmatario e può essere trasmesso a tuo piacimento.

La firma cartacea è invece unica. Ad esempio, in caso di smarrimento del documento, è necessario crearne un altro e avviare nuovamente l'iter per firmarlo, contattando l'ente preposto per richiederne una copia autenticata se registrato. Altrimenti, perdi l'intero processo!

4. sicurezza

A differenza dei documenti cartacei, quelli con firma elettronica non possono essere modificati o modificati.

I sistemi di protezione digitale sono molto efficienti e completamente affidabili, motivo per cui questa certificazione si distingue soprattutto per la sua affidabilità. In altre parole, le possibilità di frode sono pari a zero!

5. Aumento della produttività aziendale

Nel caso delle aziende, la firma elettronica consente di ridurre un gran numero di passaggi e passaggi burocratici per eseguire o ricevere richieste. Semplificando il processo di autenticazione, è possibile accelerare i processi e le attività organizzative per produrre maggiori dividendi e ottenere migliori risultati di business.

6. Ottimizzazione dell'esperienza utente

La firma elettronica migliora anche notevolmente il servizio clienti nelle aziende che utilizzano questa tecnologia per vendere i propri prodotti e servizi.

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Ad esempio, negli istituti bancari, la firma elettronica fornisce una piattaforma in cui i clienti possono eseguire digitalmente tutte le loro procedure e ordini, il che aggiunge grande comodità e sicurezza nelle transazioni.

7. Smaltimento della carta

Una preoccupazione che viene affrontata da più punti in più settori è l'uso eccessivo di carta nelle loro operazioni: in questo senso, la firma elettronica è una soluzione.

Questo metodo di certificazione digitale sta cambiando il modo in cui vengono effettuate le transazioni e attraverso il suo utilizzo in tutto il mondo, può essere la risposta per ridurre il consumo inutile di carta, diventando un processo sostenibile e un grande alleato dell'ambiente.

?? Tipi di accordo validi per le firme elettroniche

Il Codice Civile – come spiegheremo in seguito – rafforza e garantisce la validità dei contratti conclusi mediante soluzioni tecnologiche come le firme elettroniche.

Per questo richiede la produzione della prova dell'autenticità dei firmatari, dell'integrità dei documenti e della possibilità di essere consultati in futuro, come previsto dalla legge sulle firme elettroniche avanzate. Documenti e contratti sono autorizzati a essere firmati con questo tipo di tecnologia, dal momento che le parti danno il loro consenso.

Ecco alcuni dei documenti, contratti e risoluzioni che beneficiano della firma elettronica:

• Decisioni della Corte;
• Approvazione dei preventivi;
• Contratti di fornitura di servizi;
• Documenti di compravendita;
• Contratto di lavoro ;
• Documenti di reddito;
• Notifiche commerciali;
• Notifiche di modifiche ai termini e alle condizioni di utilizzo;
• Avvisi commerciali.

Un'osservazione interessante da notare è che diverse normative in tutto il mondo riconoscono l'uso delle firme elettroniche in diversi tipi di accordi. Ciò fornisce risparmi sui costi e vantaggi pratici per più operazioni.

Ciò significa che si tratta di un sistema altamente collaudato e accettato dalla comunità imprenditoriale di tutto il mondo, che fornisce anche molteplici vantaggi e velocizza i processi interni di varie organizzazioni.

?? Processo di firma elettronica di base

Come firmare un documento online? Per eseguire un processo di base di una semplice firma elettronica, è necessario seguire i seguenti passaggi:

• Il firmatario prepara e firma un documento elettronico.
• Grazie all'applicazione utilizzata per firmare elettronicamente, viene stabilito un riepilogo di tale documento, che è unico e non consente modifiche, il che è una garanzia di sicurezza.
• L'applicazione crea un riepilogo della transazione: questo nuovo documento è appunto la firma elettronica.

Come risultato di tutto questo processo, viene generato un nuovo documento dall'originale e dalle chiavi del firmatario, con la firma elettronica che segue lo stesso documento originale.

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Ma cosa rende un documento valido per formare una firma elettronica? Te lo spiegheremo in dettaglio di seguito.

?? Condizioni per considerare valido un messaggio di dati

Le condizioni necessarie per convalidare le informazioni e ottenere una firma elettronica sono:

• Il contenuto del messaggio di dati è quell'informazione con cui due o più parti firmano un accordo.
• Negoziano e convalidano il contenuto di detto messaggio: una volta accettato, viene firmato.
• Le parti si impegnano ad utilizzare la chiave privata che genera la firma elettronica.

Pertanto, firmando elettronicamente, i firmatari possono essere identificati e si può determinare che il messaggio non è stato alterato e che ci sono prove sufficienti per confermare la paternità delle firme. D'altra parte, la firma elettronica ha diversi tipi a seconda della sua portata e scopo.

?? Tipi di firma elettronica

I documenti scritti a mano e firmati sono già obsoleti per il mondo in cui viviamo. Le firme elettroniche fanno parte della trasformazione digitale, poiché velocizzano processi e procedure, offrendo innumerevoli vantaggi alle imprese. Oggi esistono 4 tipi di firme elettroniche legali, vale a dire:

1. La firma elettronica semplice

La firma elettronica è una serie di dati in forma elettronica in un messaggio di dati la cui verifica richiede un nome utente e una password per poter firmare digitalmente.

2. Firma avanzata

La firma avanzata è l'insieme di dati e caratteri che consente l'identificazione del firmatario, creato con mezzi elettronici sotto il suo esclusivo controllo. È quindi legato solo al firmatario e ai dati che lo identificano come tale, offrendo la possibilità che prima di qualsiasi tentativo di modificarli, possa essere individuato. Pertanto, questo tipo di firma ha la stessa portata della firma autografa.

I dati per la creazione della firma corrispondono esclusivamente al firmatario. Questi dati devono essere sotto il completo controllo del firmatario. È possibile identificare qualsiasi modifica o alterazione della firma elettronica una volta effettuata. È possibile rilevare qualsiasi alterazione dell'integrità informativa del messaggio di dati dopo il momento della firma.

Allo stesso modo si differenzia dalla semplice firma elettronica grazie a questi elementi:

• funzionalità: soddisfa il requisito della firma autografa e appartiene esclusivamente al firmatario.
• Autenticità: l'identità del firmatario può essere verificata e la sua affidabilità garantita.
• Integrità: utilizza mezzi tecnologici per determinare se il contenuto del messaggio di dati è stato modificato.
• Non ripudio: il mittente non può negare la paternità del contenuto firmato.
• Riservatezza: solo il firmatario è autorizzato a decifrare il contenuto di un documento.

Come puoi vedere, sei ovviamente molto protetto con questo tipo di firma!

3. Firma digitale

La firma digitale consiste in un insieme di dati in forma digitale, che viene trasferito in un messaggio di dati – allegato o associato – al fine di identificare il firmatario e indicare che le informazioni raccolte sono approvate.

4. Firma biometrica

La firma biometrica è una firma apposta dal firmatario su dispositivi digitali, quali tablet o smartphone. Il suo obiettivo è identificare il firmatario, ma dipende da parametri meccanici, fisici o biologici, come ad esempio l'impronta digitale. Con questo in mente, è necessario distinguerli da altri associati alla firma elettronica.

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?? Differenza tra firma elettronica, digitale e scansionata

A volte, alcuni utenti potrebbero confondersi sulla differenza tra firma elettronica, digitale o digitalizzata poiché sono concetti molto simili.

In via preliminare, va notato che firma elettronica è la rappresentazione di una firma autografa. Per iniziare, immagina di aver firmato un contratto su carta con una penna. L'immagine grafica della tua firma rappresenta il tuo consenso a tutte le regole di questo documento.

La firma elettronica sostituisce le prove tradizionali - l'immagine grafica realizzata con la penna su carta - con una nuova serie di prove elettroniche. La data e l'ora della firma, l'indirizzo e-mail e l'indirizzo IP del firmatario, tra gli altri dati.

ora la firma digitale è uno dei modelli di autenticazione che può utilizzare una firma elettronica: oltre a rappresentare il firmatario e registrare la prova del suo consenso, questa firma utilizza un certificato digitale univoco che contiene chiavi di crittografia asimmetriche, perché senza di esse non lo sarà.

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Per decodificare il messaggio cifrato vengono generate due chiavi: una pubblica e una privata. Il primo viene adottato per crittografare il messaggio, mentre il secondo viene utilizzato per decodificarlo. Pertanto, è possibile aggiungere un nuovo livello di affidabilità alla formalizzazione.

Naturalmente, i concetti di cui sopra non devono essere confusi con la firma digitalizzata, che è l'immagine di una firma autografa trasferita sul supporto digitale mediante uno scanner. In generale, la firma digitalizzata non ha valore legale, in quanto non rappresenta la forma originaria del consenso.

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