בקרת עלויות הפרויקט לרווחיות רבה יותר

בקרת עלויות ממלאת תפקיד חיוני בכל אסטרטגיה פיננסית. איך אתה נשאר בתקציב כשאתה עוקב אחר כספי הפרויקט שלך? בדיוק כמו פיתוח תקציב אישי, עומדות בפניכם מספר אפשרויות: סיווג הוצאות, קביעת הפריטים היקרים ביותר ומציאת פתרונות להגבלת ההוצאות בכל תחום. לאחר השלמת כל הפעולות הללו, תוכל לשלוט בתקציב, לנתח את הרווחיות שלך ולהגדיל את הרווחים.

העקרונות הבסיסיים של בקרת עלויות זהים עבור כל התקציבים, בין אם ארגוניים או אישיים. במאמר זה, Finance de Demain Consulting מסביר את הרעיון של בקרת עלויות וכיצד היא משתלבת במערכת ניהול עלויות גדולה יותר.

מהי בקרת עלויות?

בקרת עלויות היא עיקרון של זיהוי והפחתת הוצאות שמטרתן הגדלת רווחי החברה. זה יכול להתבצע ברמת הפרויקט או ברמת החברה כולה.

במקרה זה נתמקד ביישום תהליך בקרת העלויות במסגרת פרויקט או קבוצת פרויקטים.

כמנהל פרויקט, בקרת עלויות תשרת אותך לנטר את תוכנית ניהול המשאבים שלך ולהגיב לחריגות תקציב.

אם אתה חורג מהתקציב עבור הפרויקט שלך, כלי דיווח יכול גם להועיל. נניח שלמעצב הפרילנסר ששכרתם לפרויקט חדש לקח הרבה יותר זמן מהצפוי לערוך את התמונות.

לאחר זיהוי העלות הנוספת הזו, ייתכן שתחליט לשכור מעצב פנימי לפרויקט הבא שלך כדי להפחית עלויות ולהשיג יעילות.

כיצד שליטה בעלויות יכולה לעשות הבדל?

האם הצוות שלך לא מצליח לעמוד בהיקף הפרויקט או בתקציב? זה המקום שבו בקרת עלויות הופכת חשובה. גם אם אתה עומד בתקציב, שליטה בעלויות יכולה לעזור לך לצמצם אותו עוד יותר ולהגדיל את ההכנסות לאורך הדרך.

תהליך זה מספק תובנות לגבי ההוצאה הכוללת של החברה: הוא מדגיש את התחומים היקרים ביותר ומזהה עוד יותר את ההוצאה בכל אחד מהתחומים הללו.

כצעד ראשון, ניתן ליישם בקרת עלויות על הפרויקט במטרה להפחית עלויות בקנה מידה זה ובכך להגדיל את רווחי החברה.

מהן טכניקות בקרת עלויות?

בתחילה, בקרת עלויות עשויה להתרחש ברמות גבוהות יותר של העסק, אך לרוב היא מתרחשת ברמת הפרויקט. ברמה זו תוכלו להעריך את העלויות בפועל לכל פרויקט ולנהל אותן ביעילות.

להלן חמשת השלבים שיש לבצע כדי לשלוט טוב יותר בעלויות של פרויקט:

1. תכנן את התקציב שלך

ראשית, עליך לתכנן את התקציב שלך על מנת לקבל אומדן עלות מפורט ולהקצות משאבים בצורה יעילה. פיתוח תוכנית פרויקט מפורטת יקטין את פערי העלויות, שהם ההבדל בין התקציב המקורי שלך להוצאות בפועל.

כלול בתוכנית התקציב שלך:

• מספר חברי הצוות הדרושים לפרויקט
• הערכה של הזמן הדרוש להשלמת הפרויקט
• החומרים הדרושים לפרויקט

בעת חישוב הזמן והחומרים הדרושים לפרויקט, שמור על רפיון מסוים בתקציב שלך. הבלתי צפוי אינו נדיר וייתכן שתצטרך להאריך את ציר הזמן של הפרויקט או לבקש משאבים נוספים.

2. מעקב אחר כל ההוצאות

השלב השני בבקרת עלויות הפרויקט הוא מעקב אחר התקדמות הוצאות הפרויקט. תוכל לנקוט בפעולה מתקנת ביתר קלות אם תבחין בהפרשים בעלויות בזמן אמת.

בתום הפרויקט, יהיה מאוחר מדי, הכסף ימוצה. בשלב זה, כל שעליכם לעשות הוא ללמוד ממנו כדי למנוע מהמצב הזה לקרות שוב בעתיד.

כדי לפקח ביעילות על ההוצאות שלך במהלך פרויקט, הגדר אבני דרך לפרויקט. בכל אבן דרך תוכלו לנתח את ההוצאות שלכם ולוודא כי היקף הפרויקט מכובד. ואם אי פעם תבחין בחריגות עלויות באבן דרך נתונה, תוכל למצוא פתרון להפחתתן בהמשך הפרויקט.

3. השתמשו במערכות בקרת שינויים

חשוב להגדיר יעדים ברורים בשלב התכנון של הפרויקט. כדי להבטיח שתשיג את המטרות הללו, ייתכן שיהיה צורך בתהליך בקרת שינויים.

בקרת שינויים היא קבוצה של שלבים המסדירים את כל השינויים שנעשו על ידי בעלי עניין במהלך פרויקט. היא מאפשרת למנוע סחף של יעדים על ידי הכנה לשינויים ברגע שהם מופיעים, וכך להתאים את הפרויקט בהתאם.

4. שלבי תהליך בקרה

תִחוּל

תהליך בקרת השינוי מתחיל כאשר בעל עניין מבקש שינוי בפרויקט. הבקשה יכולה להשתנות: היא יכולה להיות הארכת מועדים או תוצרי פרויקט חדשים.

הַעֲרָכָה

מנהל הפרויקט או ראש המחלקה סורקים את הבקשה לקבלת מידע בסיסי, כגון המשאבים הדרושים, השפעת הבקשה ונמעני הבקשה. לאחר ההערכה הראשונית, בקשת השינוי עוברת לשלב הניתוח.

אָנָלִיזָה

בשלב הניתוח, מנהל הפרויקט הרלוונטי מאשר או דוחה את הבקשה. במקרים מסוימים, ייתכן שתוקם ועדת בקרת שינויים שתבקר את אישור השינויים. מנהל הפרויקט מאשר או דוחה את הבקשה, ומודיע לצוות.

בהתאם לגודל הפרויקט, מנהל הפרויקט עשוי לרשום את השינויים ביומן שינויים כדי להבטיח שכל בעלי העניין בפרויקט יקבלו את המידע.

יישום

יישום שינוי עשוי להשתנות בהתאם לשלב הפרויקט, אך בדרך כלל כרוך בעדכון ציר הזמן והתוצרים, וכן יידוע צוות הפרויקט.

עליך להעריך את היקף הפרויקט ולוודא כי לשינוי ציר הזמן לא תהיה השפעה גדולה על היעדים המתוכננים.

גָדֵר

לאחר תיעוד, הפצה ויישום הבקשה, ניתן לעבור לשלב הסגירה. מומלץ שתהיה לך תוכנית סגירה רשמית כדי שכל חברי הצוות יוכלו לגשת למידע זה ולהתייחס אליו בעתיד.

על ידי סקירה יעילה של שינויים בפרויקטים שלך, בקרת עלויות צריכה לבוא באופן טבעי.

חיזוי מדויק של תקציב והצלחת פרויקט כרוכה בשמירה על ניהול מצפוני מתחילתו ועד סופו. אירועים בלתי צפויים לאורך הדרך הם בלתי נמנעים, אך הקמת מערכות מסוימות מסייעת בשמירה מפני סטיות אלו.

4. נהל את הזמן שלך

ניהול זמן הוא חלק בלתי נפרד מבקרת עלויות: כאשר משך הזמן הכולל של פרויקט גדל, גם העלות הכוללת של הפרויקט עולה. על מנת לא לחרוג מהתקציב המוקצה, עליכם לכבד מעל הכל את לוח הזמנים של הפרויקט.

אמצו אסטרטגיות ניהול זמן כדי להגדיל את הפרודוקטיביות ולעזור לחברי הצוות להשלים עבודה בזמן במסגרת התקציב.

הנה כמה טיפים לניהול זמן:

טיימבוקסינג

Timeboxing היא אסטרטגיית ניהול זמן ממוקדת מטרה הכוללת השלמת משימות בתוך " גוש זמן ".

למשל, אם אתה צריך לכתוב פוסט בבלוג, אתה יכול ליצור בלוק של שעתיים כדי לתאר אותו. לאחר מכן, לאחר הפסקה, תוכלו לחזור לבלוק נוסף של שלוש שעות כדי לעשות טיוטה ראשונה.

חסימת זמן

חסימת זמן דומה ל-timeboxing, אך במקום להגדיר פרק זמן מסוים עבור כל משימה בודדת, תחסום תקופות ספציפיות בלוח השנה שלך לעבודה קשורה.

שיטת פומודורו

בדומה ל-timeboxing וחסימת זמן, טכניקת Pomodoro עוזרת לך להשלים את המשימות שלך בפרק זמן קצר ולקחת הפסקות בין מפגשי העבודה.

למשל, עבדו 25 דקות, ואז קחו הפסקה של חמש דקות ארבע פעמים. לאחר מכן, לאחר פגישת העבודה הרביעית, קחו הפסקה ארוכה יותר 20 או 30 דקותs.

לבלוע את הקרפדה

Sלפי ציטוט מפורסם של מארק טוויין: "אם אתה צריך לבלוע קרפדה, כדאי שתעשה את זה דבר ראשון בבוקר." אסטרטגיית ניהול הזמן "לאכול את הצפרדע" בהשראת המילים הללו ומעודד אותך לטפל קודם במשימות חשובות או מורכבות לפני שתעבוד על פחות חשובות או דחופות פחות.

עקרון פארטו

עדיין נקרא ה כלל 80-20 עיקרון זה מבוסס על כלל יסוד: אנו מקדישים 20% מזמננו לביצוע 80% מהעבודה. באופן קונקרטי, היכולת לעבד את 80% המשימות הללו במהירות מספקת ולכן משאיר לנו יותר זמן במהלך יום העבודה שלנו לטפל ב-20% הנותרים שייקח לנו 80% מהזמן.

ביצוע דברים (GTD)

הומצא על ידי דיוויד אלן בתחילת שנות ה-2000, השיטה " Getting Things Done » או "ביצוע דברים" בצרפתית, ממליץ להכין רשימה של משימות מתוכננות בכתב מראש. ברגע שתשתחרר משיקולים אלה, במקום להסתמך על כלי ניהול עבודה, תוכל לנקוט בפעולה מבלי שתצטרך להבין מה לעשות.

זה אולי נראה מנוגד לאינטואיציה להתמקד בפריון כחלק מבקרת עלויות, אבל ביצועי הפרויקט הם אבן היסוד של תזרים המזומנים.

אם הצוות שלך לא פרודוקטיבי, לא תעמוד בלוחות זמנים של הפרויקט, ואי עמידה בלוחות זמנים מייצרת עלויות נוספות. באופן הגיוני, אם הפרויקט שלך עולה יותר, תזרים המזומנים של החברה שלך יורד. 

5. עקוב אחר ערך הרווח

מעקב אחר הערך שהרווח שלך יכול לעזור לך לחזות את התוצאה הפיננסית של פרויקט. שיטת בקרת עלויות זו דורשת ידע בחשבונאות עלויות. זה יכול לעזור לך לזהות את הופעת העלויות המשתנות ולכן למנוע שונות בפרויקטים עתידיים.

ערך שהרווח הוא כמות המשימות שהושלמו בפועל בתוך פרויקט. כדי לעקוב אחר הערך שהרווחתם ולראות אם אתם עומדים בלוחות הזמנים, עליכם להכפיל את אחוז המשימות שהושלמו בתקציב הפרויקט.

שלבים למעקב אחר ערך הרווח

כדי לעקוב אחר הערך שהרווח, בצע את השלבים הבאים:

שלב 1: לקבוע את מידת ההשלמה של כל משימה באחוזים.

שלב 2: הגדר את הערך המתוכנן (ערך מתוכנן או PV) או העלות המתוקצבת של העבודה המתוכננת. זהו התקציב המוסמך לביצוע העבודה המתוכננת.

שלב 3: לקבוע את הערך שהרווח (Earned Value או EV), או העלות המתוקצבת של העבודה שבוצעה. זוהי כמות העבודה שבוצעה בפועל.

שלב 4: קבע את העלות בפועל (עלות בפועל או AC), המייצג את העלות בפועל של העבודה שבוצעה. מדובר בהוצאות הנוגעות לעבודות שכבר בוצעו.

שלב 5: חשב סטיות עלויות (שונות בעלויות או קורות חיים) על ידי הפחתת הערך שהרווח מהעלות בפועל (CV = EV – AC).

שלב 6: להרכיב את התוצאות.

עבור שלושת השלבים הראשונים, עליך לאסוף מידע על עלות עבור הפרויקט שלך, בעוד שבשלושת השלבים האחרונים, עליך לבצע חישובים וניתוחים. סטיות עלויות מייצגות את מצב העלויות של הפרויקט שלך.

כאשר אתה שולט בעלויות, קורות החיים שלך הם המדד שקובע אם הפרויקט שלך עומד במסלול התקציב. א קורות חיים שליליים פירוש הדבר שהפרויקט חורג מהתקציב.

האם לשלוט בעלויות או לנהל עלויות?

מקובל לבלבל בין בקרת עלויות לבין ניהול עלויות. אלו שני מונחים נפרדים שצריך להגדיר ולהבין נכון. בקרת עלויות היא תת-תהליך בתוך המערכת הגדולה יותר של ניהול עלויות.

בעוד בקרת עלויות עוסקת בזיהוי הוצאות והפחתתן כדי להגדיל את הרווחים, ניהול עלויות הוא התהליך הכולל של אומדן, תקצוב ובקרת עלויות של פרויקט.

לחברה שלך יש כנראה עובדים רבים העוסקים בניהול עלויות. בהתאם לגודל הצוות שלך, אנשים שונים עשויים לעבוד על תכנון משאבים ותקצוב.

כדי לבקרת עלויות יעילה, הצוותים צריכים לפקח על הוצאות ברמות שונות של העסק כדי לתת מספיק תשומת לב לכל חלק בתקציב העסק ולנתח אותו ביסודיות.

השתמש בבקרת עלויות כדי לעקוב ולהפחית את הוצאות הפרויקט שלך

מעקב אחר נתוני עלויות כדי להפחית את הוצאות הפרויקט הוא תהליך מייגע, אך לניהול עלויות יש השפעה ישירה על הרווחיות.

על מנת לנהל ביעילות את העלויות, צור לוח מחוונים הניתן להתאמה אישית כדי לקבל את כל המידע בהישג ידך. אוטומציה זו תאפשר לך ללהטט בין ניהול פרויקטים ובקרת עלויות, הכל במקום אחד.

השאירו לנו תגובה. אבל לפני שאתה עוזב, הנה רובוט המאפשר לך להרוויח בקלות רבה עם מסחר EUR/USD.