תפקיד עוזר וירטואלי בחברה

אם אתה כמו רוב הבלוגרים, האם תמיד חשבת שאתה צריך לעשות את זה לבד? זה המקרה שלך? וכן, רוב היזמים מתחילים בעצמם או שוכרים עוזר וירטואלי.

במאמר זה, אני מראה לך מדוע עוזר וירטואלי חשוב לעסק שלך. אבל קודם כל, הנה קורס הכשרה שיעשה זאת מאפשר להצליח ביזמות.

מה זה עוזר וירטואלי?

עוזר וירטואלי (VA) הוא מישהו שמספק שירותי תמיכה לעסקים אחרים ממקום מרוחק.

המונח נולד בשנות ה-1990 מהאפשרות לעבוד וירטואלית בזכות שיפורים טכנולוגיים. עוזר וירטואלי הוא מישהו שנשכר לבצע את המשימות היומיומיות המייגעות של העסק שלך.

זה יכול להיות בעיר, מדינה או מדינה אחרת. זה יכול להיות גם אנשים שמגיעים למשרד שלך או נפגשים בחלל עבודה משותף פעם בשבוע. זה באמת תלוי בך.

הדבר החשוב ביותר הוא שהם ידאגו להשלים את המשימות שהלקוח שלהם צריך ללא בעיה, בין אם כי הם שונאים לעשות זאת או כי זה לוקח יותר מדי זמן.

עוזרים וירטואליים מבוקשים במיוחד על ידי יזמים ועסקים מקוונים. חברות אלו זקוקות לעזרה אך אינן רוצות לגייס עובדים פיזית. לשרת אותך, Finance de Demain עובד עם שני עוזרים וירטואליים בממוצע.

מה שעוזרת וירטואלית עושה

בתיאוריה, עוזר וירטואלי יכול לעשות כל מה שכל צוות תמיכה אחר עושה. עם זאת, משימות תמיכה וירטואליות אינן מוגבלות לעבודה משרדית. עוזרים וירטואליים רבים מספקים שירותי שיווק, עיצוב אתרים ואחרים.

כמה עוזרים וירטואליים מתמחים במערך מיומנויות ספציפי. למשל, עוזר וירטואלי שיווקי עושה רק עבודת שיווק. עוזרים וירטואליים אחרים מבצעים מגוון משימות אך בתעשייה ספציפית. למשל, עוזר וירטואלי לחברות נדל"ן.

לרוב העוזרים הוירטואליים יש עסק משלהם לעזרה וירטואלית ביתית. זה מאפשר להם להרוויח יותר ולשלוט טוב יותר על המשימות שהם מבצעים. עם זאת, עסקים קטנים רבים שוכרים עוזרים וירטואליים כחלק מעבודה או חוזה.

לבסוף, VAs רבים משתמשים באתרי פרילנסרים או אתרי עבודה משותפים כדי למצוא פרויקטים מהירים ומוגבלים בזמן.

כיצד עוזר וירטואלי יכול להועיל לעסק שלך?

מכיוון שהאצלת משימות שגוזלות את הזמן והאנרגיה שלך, שאינך נהנית לעשות, וששומרות אותך במעגל של מעבר ממשימה מייגעת אחת לאחרת, VA יאפשר לך להחזיר לעצמך את השליטה בענייניך.

הגדלת הצוות שלך אומר שאתה יכול לעשות עבודה חיונית, להתמקד באסטרטגיה ובתמונה הגדולה. אתה יכול להתחיל לחלום ולתכנן בקנה מידה גדול יותר.

איך אתה יודע מתי אתה מוכן לשכור עוזר וירטואלי?

מתי תהיו מוכנים להעסיק הוא שונה עבור כל אחד, מה שמקשה על ההחלטה. אנו ממליצים לשכור VA לפני שאתה חושב שאתה מוכן ללכת.

הסיבה לכך היא שרוב האנשים (כולל אני!) מחכים עד שכבר נגיע לנקודה של "אי שפיות" כדי להתחיל להאציל ולבקש עזרה בעסק. לכן, אם אתה מוכן להרחיב את העסק שלך וחושב שאתה מוכן, אני ממליץ לך בחום להתחיל לחפש את העוזר הוירטואלי שלך.

זה יהיה הרבה יותר קל לשניכם אם תביאו מישהו לצוות כשהעניינים קצת יותר רגועים, כך שהדברים מתנהלים בצורה חלקה כשהם מגיעים בזמנים העמוסים ביותר.

הנה כמה שאלות שיש לענות עליהן לפני קבלת ההחלטה הסופית לעבודה:

• האם אתה מוכן להגדיל את העסק שלך מהר יותר ממה שהיה עד כה?
• האם אתה יכול להרשות לעצמך לשלם למישהו כל חודש?
• האם יש לך משימות מוגדרות להתחיל להאציל?

אם ענית בחיוב על כל השאלות הללו, אז אתה מוכן להתחיל בתהליך הגיוס של VA.

איך לשכור VA?

בעוד שסיוע וירטואלי הוא רעיון נהדר לעסק בבית, קבלת עזרה וירטואלית חיונית לבעלי עסקים בבית כדי למקסם את ההכנסות שלהם ולהקל על הצמיחה. כבעל עסק ביתי, מגיע הזמן שבו אי אפשר לעשות הכל, לפחות מספיק טוב כדי להיות יעיל ויעיל.

שכירת עוזר וירטואלי תפנה את הזמן שלך כדי שתוכל להתמקד בעבודה שלך, במשימות שמייצרות את התוצאות העסקיות הטובות ביותר עבורך. יתר על כן, רבים עוזרים וירטואליים טובים ממך בכמה משימות.

בטווח הארוך, תמיד מהיר יותר וזול יותר לשכור עבודות שאינך מוסמך לבצע.

השלב הראשון של גיוס עובדים של עוזר וירטואלי הוא להכין רשימה של המשימות שאתה רוצה להוציא למיקור חוץ. ערכו רשימה מקיפה, תוך עדיפות לפעילויות שברצונכם להאציל תחילה. למשל, ניהול דוא"ל גוזל זמן ומייגע, שים אותו בראש הרשימה שלך.

או שאולי בעיות טכנולוגיות תופסות יותר מדי מזמנך, אתה יכול למיקור חוץ של ניהול האתר שלך. או שמרו על חשבונות החברה שלכם מעודכנים.

הצעד הבא חושב את מי להעסיק. ישנן דרכים רבות לשכור עוזר וירטואלי. אתה יכול להשתמש בשירות VA שמעסיק ומכשיר אותם, ואז הם מקצים לך אדם על סמך השירותים שאתה צריך.

האפשרות האחרונה היא להעסיק מישהו ברשת שלך שיש לו הפניות. בעוד שאתה יכול לפרסם מודעה שמחפשת עוזר וירטואלי, מציאת אחד שכבר יש לו אישורים מהימנים יחסוך לך זמן וכאבי ראש.

רשימת השירותים שעוזרים וירטואליים יכולים להציע

כתיבה יצירתית

• כתוב פוסטים בבלוג
• כתוב ספרים אלקטרוניים, ספרים, ניוזלטרים, משפכי דואר אלקטרוני וכו'.
• כתוב או ערוך תמלול אודיו או וידאו.
• כתוב פוסטים ברשתות חברתיות עבור פייסבוק, טוויטר או אינסטגרם.
• עריכה ותיקון של פוסטים בבלוג, ספרים, אתרי אינטרנט, ניוזלטרים, מתכונים וכו'.
• הכן מיילים לשיווק בדוא"ל שלך
• יצירת תיאורי מוצרים לחנויות מקוונות (חנות / מנהל מוצר)
• איסוף / עריכת המלצות.
• וכו '...

מנהל / ניהול

• שירות לקוחות באמצעות דואר אלקטרוני, צ'אט או טלפון.
• מעקב והשב למיילים.
• ארגן תיבות דואר
• נהל תגובות בבלוג.
• תמיכה בסמינרים מקוונים בשידור חי
• ניהול לוח שנה
• צור מצגות PowerPoint
• ניהול אספקה ​​ואספקה
• לארגן ראיונות
• ענה לשיחות טלפון
• שימוש חוזר בתוכן (דוגמה: המרת סרטון לפוסט בבלוג כתוב או פוסט בבלוג לפוסט במדיה חברתית)
• כתוב פרוטוקול של פגישות ועידת וידאו
• ניהול יומני עריכה של בלוג
• משימות הצטרפות לקוחות כגון מענה למיילים והגשת חשבוניות וחוזים
• מעקב אחר לקוחות פוטנציאליים / לקוחות קיימים
• הצגת האורחים
• ערכו סידורי נסיעה
• הכנת טפסים
• המשך יצירה
• גיוס והכשרה של חברי צוות חדשים
• Traduction
• סיעור מוחות לפוסטים בבלוג, מוצרים וכו'.

NB: משימות אדמיניסטרטיביות הן בין השירותים המבוקשים ביותר. סיוע לבעלי עסקים במשימות היומיומיות הללו מפנה את זמנם להרוויח יותר כסף. יקר מאד !

עיצוב גרפי

• יצירת גרפיקה לפוסטים בבלוג
• עריכת תמונות
• יצירת שקופיות לסמינרים מקוונים או סדנאות.
• עיצוב כרטיסי ביקור, פליירים, לוגואים, תפריטים, שילוט וכו'.
• חיפוש תמונות לפוסטים בבלוג, ספרים, מדיה חברתית וכו'.
• יצירת מדריכים בסגנון מותג.
• עיצוב ספרים אלקטרוניים או קבצי PDF עבור מנויי ניוזלטר

NB: ל-Canva יש טונות של תבניות וזה קל לשימוש אם אתה מחפש ליצור גרפיקה.

מדיה חברתית

• תזמון עדכוני מדיה חברתית.
• יצירה וניהול של חשבון פינטרסט
• צור ונהל סיכות מקודמות
• ניהול קבוצות פייסבוק
• יצירה וניהול של קבוצות לינקדאין
• צור סקרים במדיה חברתית
• התאם את לוחות הזמנים של הפרסום.
• יצירה וניהול פוסטים באינסטגרם.
• השב להודעות מדיה חברתית.

הנהלת חשבונות

• ניהול תשלומים וחשבוניות.
• עיבוד הזמנות והחזרות.
• ניהול גבייה
• ניהול שכר
• חיוב וחשבוניות.

כיצד להשתמש ברשימה זו של שירותי עוזר וירטואלי?

כפי שאתה יכול לראות, ישנם שירותים רבים שאתה יכול להציע בתור עוזר וירטואלי.

בהתאם לסוג השירות בו אתה מעוניין, תוכל לשלב חבילת שירותים קשורים ולמכור כצרור שירותים: מחויב לפי פרויקט או כשירות חודשי מתמשך.

אם אתה מוצא משהו שמעורר את העניין שלך, עשה מחקר נוסף. אם לאחר המחקר שלך אתה עדיין מעוניין, גלה כיצד תוכל לרכוש את הכישורים הדרושים אם אין לך אותם עדיין.

אתה יכול ללמוד מסרטוני YouTube, ספרים באמזון או קורסים שאתה מוצא באינטרנט.

וזכרו, רק בגלל שאתם מתחילים עם שירות כמו VA לא אומר שתישארו תקועים להציע את השירות הזה למשך שארית חייכם. אתה חופשי לשדרג או להוסיף שירותים נוספים.

מיומנויות נדרשות כדי להיות עוזר וירטואלי

רבים מהכישורים הנדרשים כדי להיות עוזר וירטואלי זהים לאלו הנדרשים כדי להיות עוזר אדמיניסטרטיבי או מזכיר. למשל, אתה חייב להיות בעל כישורים ארגוניים מעולים. כמו כן, עליך להיות בעל התנהגות טלפונית נעימה וכישורים בשימוש בטכנולוגיות חדשות.

בתור VA, תצטרך גם מיומנויות ספציפיות לתעסוקה עצמית. למשל, אתה אמור להיות מסוגל לבצע ריבוי משימות, במיוחד אם אתה מלהטט במספר לקוחות.

אתה חייב להיות מסוגל להתרכז בעבודה, בסביבת הבית שלך. אתה גם צריך את הציוד המתאים במשרד הביתי שלך.

כמה משרות עוזר וירטואלי דורשות מיומנויות נוספות, כולל עיצוב אתרים, תכנון אירועים, הנהלת חשבונות ועוד ועוד.

אתה יכול לחפש משרות סיוע וירטואלי הדורשות את הכישורים הספציפיים שלך. בנוסף למיומנויות ספציפיות, מעסיקים מחפשים לעתים קרובות מועמדים עם הכשרה ו/או ניסיון משרדי בתפקיד ניהולי כלשהו.

התכונות החיוניות של עוזר וירטואלי

מהימנות

זהו אחד החשובים ביותר מכיוון שלמרבה הצער, נראה שהוא הנפוץ ביותר. לקוחות רבים אמרו לי שהם התאכזבו מ-VAs שלא דיווחו על ההתקדמות שלהם, או פשוט לא סיפקו.

זה בלתי נסלח לחלוטין ולא רק שזה מוציא שם רע לתעשיית הסיוע הוירטואלי, אלא שהעוזר הוירטואלי הבא שנקרא חייב לשאת את החשדות והספקות של הלקוח לגבי האפקטיביות של שימוש בשירותים מסוג זה.

מקצועיות היא ערך עליון בענף הזה, אז אם לקוח מתקשר אליך, אתה צריך להתקשר אליו בחזרה. אם אתה מקבל מייל, אתה חייב להגיב! זה לא חייב להיות מיד, אבל לפחות זה חייב להיות למחרת.

כישורי תקשורת טובים

מהנקודה הראשונה, עליך ליידע את הלקוח על התקדמות העבודה שלך, אז קבע כיצד ומתי לעדכן אותם כאשר הוא הופך ללקוח, ולפני תחילת כל משימה חדשה.

אם לקוח צריך כל הזמן לרדוף אחריך לעדכונים, אז אתה לא עושה את העבודה שלך כמו שצריך.

ניהול זמן

מחקר כנראה אומר שאתה צריך להתמקד רק בדבר אחד וזה לא יעיל עבור ריבוי משימות. כמובן, אתה צריך להתמקד במשימה שלפניך, אבל אתה גם תעבוד עם מספר לקוחות; שחושבים שהם הלקוח האחד והחשוב ביותר שלך.

כנראה שיש לך הרבה מה לעשות ביום, אז תכננו מראש. תזמן משימות כשאתה הכי יעיל. השתמש ביומן של גוגל וסמן פריטים אישיים בצבע אחד ופריטי עבודה אחר.

אם אתה יודע שאתה כותב הכי טוב בבוקר, נסה לקבוע פגישות לשעות אחר הצהריים המאוחרות. אתה יכול גם להתאים את כל משימות העבודה שלך בלוח השנה שלך (כולל זמן תכנון) כדי לדעת באופן מציאותי אם יש לך זמן לעשות הכל.

מַשׁאָב

לעתים קרובות תקבלו מיילים שישאלו אתכם שאלות טכניות, שאותן יוכלו למצוא בקלות באמצעות גוגל, או שואלים כמה עולים השירותים שלכם, כאשר הם אפילו לא טרחו לבקר באתר ו/או ברשתות החברתיות שלכם.

תתבקש לעשות הרבה דברים שמעולם לא עשית קודם לכן, ואתה רק צריך להבין איך לעשות את זה. VAs צפויים לספק פתרונות ולפתור בעיות של לקוחות.

אם אין לך את היכולת לפתור בעיה ולהבין איך לעשות משהו, אז אתה לא תהיה VA טוב.

העוזר הוירטואלי הוא לא יודה, אז זה לא ריאלי להניח שהוא יצליח לעשות הכל. אבל אתה צריך לדעת איך לחקור כדי למצוא את המידע בעצמך. כל עוד אתה כנה עם הלקוח שלך לגבי מידת הכישורים שלך, אתה תהיה בסדר.

הלקוחות גם לא מצפים ממך לדעת הכל. ספר להם שמעולם לא עשית את העבודה הספציפית הזו לפני כן; אבל אתה שמח לגלות איך ולחזור אליו.

אתה צריך להמשיך להתאמן, שם אתה יכול לצפות בסרטוני YouTube, לסחור במיומנויות עם VAs אחרים, לשאול שאלות בפורומים VA, ובאופן כללי להשתתף.

נסו להתעדכן במה שזז ומשתנה, הן בתעשייה והן בעולם הטכנולוגיה. החליטו על הדברים שאתם רוצים לדעת עליהם יותר, ואז ערכו את המחקר שלכם.

ניהול ציפיות ובניית אמון

לא רק שאתה צריך לדעת מה אתה עושה, אלא שאתה גם צריך לוודא שהלקוח יודע מה הוא עושה. לעתים קרובות לקוח מעולם לא עבד עם עוזר וירטואלי, אז אם הם לא יודעים מה הם יכולים לעשות ואיך הכל עובד, הם יפקפקו ברצינות ביכולת שלך לעזור להם.

סביר להניח שלקוח חדש יחפש אותך כדי להדריך אותו בתהליך, אז אתה צריך לדעת ולהסביר איך אתה עובד. זה מגיע בעיקר עם ניסיון, אבל תרגל את רשימת השאלות החדשה שלך או משחק תפקידים; ואפילו התנדבות עבור קבלן שאתה מכיר, כדי שתוכל לקבל המלצה ולנסות, אם זה מדאיג אותך.

עובד לבד

נראה שזה די נפוץ שעצמאיים מרגישים בודדים, מה שמפתיע אותי כיוון שאני לגמרי שמח לעבוד לבד ואף פעם לא חשבתי שאנשים מסוימים יחמיצו שיש אחרים בסביבה.

בטח, לפעמים אני משתמש בחללי עבודה משותפים ובפעמים אחרות אני עובד בבתי קפה, אבל להיות לבד כל השבוע זה משהו שצריך לזכור.

אם יש לך ניסיון בסיוע וירטואלי, אל תשכח להשאיר לי תגובה. עם זאת, אני לא יכול לעזוב אותך בלי להציג את ההכשרה הפרימיום הזו בנושא מימון אישי.