השלבים של תוכנית פרויקט המבטיחים הצלחת הפרויקט

תוכנית פרויקט היא שיאו של תכנון קפדני על ידי מנהל פרויקט. זהו המסמך העיקרי המנחה את התקדמות הפרויקט. זהו המדריך של מנהל הפרויקט.

למרות שתוכניות הפרויקט שונות מחברה לחברה, ישנם עשרה שלבים שחייבים בהחלט להיות בתכנית פרויקט כדי למנוע בלבול ואלתור מאולץ בשלב ביצוע הפרויקט.

במאמר זה אני מביא לך את העצה שלי כדי לעזור לך לכתוב היטב את תוכנית הפרויקט שלך. אם אתה רוצה לבצע בהצלחה את הפרויקט שלך, תוכנית הפרויקט שלך חייבת לכלול לחלוטין את האלמנטים הבאים:

1. מטרות הפרויקט

מטרות הפרויקט מוגדרות באמנת הפרויקט. עם זאת, יש לכלול אותם גם בתוכנית הפרויקט כדי להסביר עוד יותר את מטרות הפרויקט. עם זאת מנהל פרויקט בוחר לשלב יעדים בתוכנית הפרויקט, הדבר החשוב הוא לשמור על קשר ברור ביניהם אמנת הפרויקט – מסמך המפתח הראשון של פרויקט – ומסמך המפתח השני של הפרויקט, תוכנית הפרויקט שלו.

2. היקף הפרויקט

בדומה למטרות הפרויקט, ההיקף מוגדר באמנה ויש לשכלל אותו בתכנית הפרויקט על ידי מנהל הפרויקט. על ידי הגדרת ההיקף, מנהל הפרויקט יכול להתחיל להראות איך זה ייראה מטרת הפרויקט.

אם ההיקף אינו מוגדר, הוא יכול להתרחב לאורך כל הפרויקט. זה מוביל לחריגות עלויות והחמצת מועדים.

מאמר לקריאה: איך לנהל עסק משגשג?

לדוגמה, אם אתה מוביל צוות שיווק ליצירת חוברת עבור קו המוצרים של חברה, עליך לרשום את מספר העמודים ולספק דוגמאות כיצד ייראה המוצר המוגמר.

עבור חלק מחברי הצוות, חוברת עשויה להיות שני עמודים, בעוד שאחרים עשויים להתייחס לעשרה עמודים כמתאימים. הגדרת היקף יכולה להביא את כל הצוות על אותו עמוד מההתחלה.

3. אבני דרך ותוצרים עיקריים

ההישגים העיקריים של פרויקט נקראים אבני דרך ותוצרי העבודה העיקריים נקראים תוצרים עיקריים. שניהם מייצגים את המרכיבים העיקריים בעבודה על פרויקט. תוכנית פרויקט צריכה לזהות אלמנטים אלה, להגדיר אותם ולקבוע לוחות זמנים להשלמתם.

אם ארגון מבצע פרויקט לפיתוח תוכנה חדשה, התוצרים העיקריים עשויים להיות הרשימה הסופית של הדרישות העסקיות וכיצד ליישם אותן.

אז לפרויקט יכולים להיות אבני דרך עבור השלמת התכנון, בדיקות המערכת, בדיקות קבלת המשתמש ותאריך פריסת התוכנה. אבני דרך אלו קשורות למוצרי עבודה, אך הן מתייחסות יותר לתהליכים מאשר למוצרים עצמם.

מאמר לקריאה: מקומו של השיווק הדיגיטלי בעסק

אבני דרך וזמני אספקה ​​מרכזיים לא חייבים להיות תאריכים מדויקים, אבל כמה שיותר ספציפיים יותר טוב. תאריכים מדויקים עוזרים למנהלי פרויקטים לפרק את מבני העבודה בצורה מדויקת יותר.

בשלב זה של התוכנית, תיצור אבני דרך כך שתוכל לקחת תוצרים גדולים או ברמה גבוהה ולפרק אותם לתוצרים קטנים יותר, אותם ניתן לתאר בשלב הבא.

4. מבנה התמוטטות העבודה

מבנה פירוק עבודה מפרק את אבני הדרך והתוצרים העיקריים של פרויקט לנתחים קטנים יותר, כך שניתן להקצות לאדם אחד אחריות לכל פן.

בעת פיתוח מבנה זה, מנהל הפרויקט לוקח בחשבון גורמים רבים כגון החוזקות והחולשות של חברי צוות הפרויקט, התלות ההדדית בין המשימות, המשאבים הזמינים והדד-ליין הכולל של הפרויקט.

מנהלי פרויקטים אחראים בסופו של דבר להצלחת הפרויקט, אבל הם לא יכולים לעשות את העבודה לבד. מבנה הפירוק הוא כלי שמנהל הפרויקט משתמש בו כדי להבטיח אחריות על הפרויקט.

מאמר לקריאה: הנה 14 טיפים להתעשר במהירות

כלי זה גם אומר לבעלי עניין בפרויקט מי אחראי למה. אם מנהל הפרויקט מודאג ממשימה, הוא יודע בדיוק עם מי לפגוש בעניין החשש הזה.

5. תקציב ההשקעות

תקציב פרויקט מראה כמה כסף מוקצה להשלמת הפרויקט. מנהל הפרויקט אחראי להקצאה מתאימה של משאבים אלו.

עבור פרויקט שיש בו ספקים, מנהל הפרויקט מבטיח כי התוצרים יושלמו בהתאם לתנאי החוזה, תוך שימת לב מיוחדת לאיכות. חלק מתקציבי הפרויקטים מקושרים לתכנית משאבי אנוש.

חשוב לקבוע את העלות של כל שלב על ידי הסתכלות על הזמן הנדרש ועלות העבודה הדרושה להשלמת המשימות. עלות הפרויקט קשורה למשך הפרויקט, אשר מסתכם בהיקף הפרויקט. היקף, אבני דרך, משימות ותקציב צריכים להיות מיושרים ומציאותיים.

6. תכנית משאבי אנוש

תוכנית משאבי האנוש מראה כיצד יאויש הפרויקט. הוא מגדיר מי יהיה חלק מצוות הפרויקט וכמה זמן על כל אדם להתחייב.

בעת פיתוח תוכנית זו, מנהל הפרויקט מנהל משא ומתן עם חברי הצוות והממונים עליהם כמה זמן יכול כל חבר צוות להקדיש לפרויקט. אם יש צורך בצוות נוסף להתייעץ בפרויקט אך הם חלק מצוות הפרויקט, הדבר מתועד גם בתכנית האיוש. שוב מתייעצים עם המפקחים המתאימים.

7. תוכנית ניהול הסיכונים

הרבה דברים יכולים להשתבש בעת הפעלת פרויקט. למרות שקשה לצפות כל אסון אפשרי או תקרית קלה, ניתן לחזות מלכודות רבות. בתוכנית ניהול הסיכונים, מנהל הפרויקט מזהה את כל סיכוני הפרויקט. זה גם קובע את הסבירות להתרחשות תרחישים אלו ואת האסטרטגיות למתן אותם.

בגיבוש תוכנית זו, מנהל הפרויקט עשוי לבקש מידע מנותן החסות של הפרויקט או צוות הפרויקט שלו.

אסטרטגיות הפחתה מופעלות עבור סיכונים שצפויים להתרחש או שיש להם עלויות גבוהות הקשורות אליהם. סיכונים שספק אם יתרחשו וכאלה שיש להם עלויות נמוכות מצוינים בתוכנית, גם אם אין להם אסטרטגיות הפחתה.

8. תכנית התקשורת

תוכנית תקשורת מתארת ​​כיצד פרויקט יועבר לקהלים שונים. בדומה למבנה התמוטטות העבודה, תוכנית תקשורת מקצה אחריות על השלמת כל רכיב לחבר צוות הפרויקט.

בשלב זה, חשוב לתאר כיצד נושאים יתקשרו ויפתרו בתוך הצוות. יש לציין גם את תדירות התקשורת עם הצוות ובעלי העניין. לכל הודעה יש קהל יעד. זה עוזר למנהלי פרויקטים להבטיח שהמידע הנכון יגיע לאנשים הנכונים בזמן הנכון.

מאמר לקריאה: 1 טיפים פיננסיים לזוג טרי

9. תוכנית ניהול בעלי העניין

תוכנית לניהול בעלי עניין מזהה כיצד ישמשו בעלי עניין בפרויקט. לפעמים בעלי עניין פשוט צריכים לקבל מידע. ניתן לקחת זאת בחשבון בתכנית התקשורת.

10. תוכנית ניהול השינוי

תוכנית לניהול שינויים קובעת מסגרת לביצוע שינויים בפרויקט. למרות שמנהלי פרויקטים נוטים לרצות להימנע משינויים בפרויקט, לפעמים הם בלתי נמנעים.

תוכנית ניהול השינויים מספקת פרוטוקולים ותהליכים לביצוע שינויים. חיוני למתן דין וחשבון ושקיפות שספונסרים בפרויקט, מנהלי פרויקטים וחברי צוות הפרויקט יפעלו על פי תוכנית ניהול השינויים.

לסיכום….

תכנית הפרויקט היא מסמך חשוב להצלחת הפרויקט. הוא משמש כמצפן בהתנהלות הפרויקט, מתחילתו ועד סופו. לכן, היא דורשת השתתפות פעילה של כל בעלי העניין על מנת להסכים על הנקודות השונות. חשוב גם להקדיש את כל הזמן הדרוש להגדרתו.

הסיכון העיקרי של תוכנית לא מוגדרת הוא שאתה חשוף למחלוקות שיש לפתור בנקודות של מחלוקת שלא הוסגרו.

אני מזמין אתכם לשתף את דעותיכם וחוויותיכם בתגובות.