מהי אמנת פרויקט ומה תפקידה?

אמנת פרויקט היא מסמך רשמי המתאר את המטרה העסקית של הפרויקט שלך, וכאשר הוא מאושר, יוזם את הפרויקט. הוא נוצר בהתאם למקרה העסקי של הפרויקט כפי שתואר על ידי בעל הפרויקט. זהו חלק מכריע בתהליך של ייזום פרויקט השקעה. לכן, מטרת אמנת הפרויקט שלך היא לתעד את המטרות, היעדים והמקרה העסקי עבור הפרויקט.

לאחר היצירה, אמנת הפרויקט משמשת מעין חוזה בין בעל הפרויקט למנהל הפרויקט. הוא נותן סקירה כללית של הציפיות ברמה גבוהה ומסמיך את מנהל הפרויקט לגייס משאבים כדי להשיג את התוצאות הנכונות.

וואו, זה נשמע מורכב מדי? אל תדאג, Finance de Demain Consulting מציג לך את כל מה שאתה צריך לדעת. אבל לפני שתתחיל, הנה הדרכה שמאפשרת לך לדעת איך להתחיל לסחור בעסקאות מנצחות.

בואו נלך

למה מיועדת אמנת פרויקט בניהול פרויקטים?

כפי שהוזכר לעיל, אמנת הפרויקט שלך משרתת שלוש פונקציות עיקריות:

1. הוא מגדיר את המטרות, היעדים והמטרה הבסיסיים של העבודה (שכולם בסופו של דבר יכנסו לתוכנית הפרויקט שלך).

2. כך נוצרת הבנה משותפת של מטרות הפרויקט, היעדים וצרכי ​​המשאבים של הפרויקט, לפני שמתחילים לחפור בהם יותר ויותר.

3. זה מאפשר לך להציג את כל האמור לעיל לבעלי עניין בפרויקט כדי לקבל רכישה, השקעה והרשאה להתקדם.

אבל זה לא משמש רק בשלב החניכה. אמנת הפרויקט שלך היא משהו שאתה יכול לחזור אליו לאורך מחזור החיים של הפרויקט שלך כדי להבטיח שהעבודה שלך תואמת את המטרות והיעדים העיקריים שהגדרת בהסכמה עם נותן החסות של הפרויקט ו/או מחזיקי העניין המרכזיים.

מדוע אמנת פרויקט חשובה? ?

מלבד מילוי הפונקציות העיקריות הללו, יש עוד כמה יתרונות לקיום אמנת פרויקט.

האם מטרת הפרויקט ברורה?

מכיוון שאמנת פרויקט מציינת במפורש את המקרה העסקי של הפרויקט, זה אומר שכולם יודעים כיצד הפרויקט תורם למטרות האסטרטגיות הכוללות של החברה.

זה מבטיח שהפרויקט שלך לא רק מסמן תיבות שרירותיות, אלא בעצם עושה משהו שישפיע על היעדים העסקיים הכוללים.

זה עוזר לך לזהות את מחזיקי העניין שלך

אמנת הפרויקט ממלאת תפקיד חשוב מאוד בגיבוש תוכנית ניהול הפרויקט הכוללת שלך, אך אחד התחומים שבהם הוא שימושי במיוחד הוא לעזור לך לזהות מחזיקי עניין מרכזיים בפרויקט - כבר מההתחלה. .

ברגע שהאמנת הפרויקט שלך הושלמה, אתה יכול להתחיל לבצע את ניתוח בעלי העניין שלך, מה שאומר שאתה יכול להתחיל לערב מחזיקי עניין מרכזיים במקביל ליצירת תוכנית הפרויקט שלך.

זה נותן סמכות למנהל הפרויקט

בסדר, בסדר, "תן" כל דבר יכול להתחיל להישמע קצת מימי הביניים. אבל בין אם אתה נותן מתנה, מוריש, מעניק או מענק, אמנת הפרויקט שלך מעניקה רשמית למנהל הפרויקט שלך סמכות על הפרויקט.

המשמעות היא שיש להם את הכוח לתכנן ולשלוט בפרויקט, וזה מבסס את תפקידם מול שאר צוות הפרויקט ובעלי העניין.

זה כוכב הצפון שלך

אוקיי, רמזנו לזה בעבר, אבל כדאי לחזור על זה. למרות שתוכנית הפרויקט שלך נהדרת כדי לראות אם אתה במסלול עם משימות ותאריכים, לפעמים כל הפרטים הקטנים האלה יכולים להפריע יותר.

אמנת הפרויקט שלך, לעומת זאת, היא המהות המוחלטת של הפרויקט שלך. אז אם אי פעם אינך בטוח אם משהו מכוון אותך לכיוון הנכון או מוריד אותך מהפסים, אמנת הפרויקט שלך עוזרת לך ולצוות שלך לחתוך את הרעש ולהעריך מחדש אם העבודה שאתה עושה מתאימה לצרכים שלך.

מה כלול באמנת פרויקט?

אז מה בעצם קורה באמנת הפרויקט? אמנת הפרויקט שלך היא סקירה כללית ברמה גבוהה, אבל היא עדיין יכולה לכסות הרבה קרקע. הנה כמה אלמנטים של אמנת הפרויקט שכדאי לשקול לכלול במסמך אמנת הפרויקט שלך:

המטרה של הפרויקט שלך

למה אתה עושה את זה? מהן המטרות והיעדים? נסו לרתק את זה להצהרת מטרה תמציתית. ותבהיר את זה! השווה בין הדברים הבאים:

הצהרת מטרה גרועה: "אנחנו רוצים שהפרויקט הזה יגדיל את ההכנסות.

הצהרת מטרה טובה יותר: "פרויקט זה שואף לספק מוצר חדש לשוק X בזמן Y כדי להגדיל את המחזור שלנו ב-Z% תוך שנתיים."

ודא שאתה מבין מה אתה עושה ולמה, כי הצהרת מטרה טובה יכולה לתת את הטון לכל השאר. (בלי לחץ !)

איך נראית הצלחה

מה אתה מקווה להשיג עם הפרויקט הזה? עכשיו זה זמן טוב להתחיל לחשוב על מדדי KPI מדידים כדי שתוכל ליצור תוכנית פרויקט שתעמוד באופן קונקרטי בקריטריונים שלך להצלחה.

שחקני המפתח

אולי אתה עדיין לא מכיר את כל המעורבים, אבל אתה צריך לדעת מספיק כדי להתחיל: נותן חסות לפרויקט, מנהל פרויקט, וכל מחזיקי עניין מרכזיים אחרים. עכשיו זה זמן טוב לפרט אותם ואת התפקידים הספציפיים שלהם בתוך הפרויקט.

הסיכונים שזיהית

שוב, תגלו יותר ככל שתגבשו את תוכנית הפרויקט שלכם, אבל זה מקום טוב לזהות סיכונים ברמה גבוהה שכבר ידעתם עליהם מההתחלה.

תוצרי מפתח

מה בעצם אתה צריך לספק במסגרת הפרויקט הזה?

סקירה ברמה גבוהה של משאבים

אם כבר הוקצו משאבים מאושרים מראש לפרויקט זה, שים לב לכך באמנת הפרויקט שלך כדי שתדע עם מה אתה עובד. לוח שנה מסכם ברמה גבוהה. אתה יכול לחפור לעומק מאוחר יותר, אבל זה מועיל להגדיר קו זמן בסיסי עבור הפרויקט שלך, כמו גם לשרטט אבני דרך מרכזיות לאורך הדרך.

איך יוצרים אמנת פרויקט?

כעת נלמד כיצד ליצור אמנת פרויקט. לא משנה מה הפריטים שתחליט לכלול או לא לכלול מהרשימה למעלה, הנה כמה טיפים כלליים שכדאי לזכור בעת כתיבתם.

הכירו את האופן שבו הארגון שלכם עושה זאת

הפק את המרב מכל נכסי התהליך הארגוני הקיימים שיש לך. האם יש דוגמאות לפרויקטים מהעבר שאתה יכול ללמוד מהן? האם למחלקה שלך יש תבנית אמנת פרויקט?

דוגמאות ותבניות באמת יכולות לעזור לך לקבל תחושה של איך הדברים נעשים - ומה חשוב לארגון שלך - כך שתוכל ללכת בעקבותיו ולהתחיל ברגל ימין.

כתוב אותו בשפה בסיסית וקלה להבנה

כשאתה כותב את אמנת הפרויקט שלך ומטעין את חשיבות הפרויקט שלך, זה יכול להיות מפתה להשתמש במילים מפוארות ובטרמינולוגיה מסובכת כדי לגרום לדברים להיראות מרשימים יותר. אבל באמת, ככל שהשפה פשוטה יותר כך ייטב, במיוחד כשמדובר באמנת הפרויקט שלך.

מברישים את המוך

חתוך הצהרות פרועות שאינן אומרות כלום או חלות על הפרויקט שלך. אמור את זה ישר, בלי ז'רגון, כדי שכולם יוכלו לקרוא את אמנת הפרויקט שלך, להבין את מטרת הפרויקט ולדעת למה זה חשוב.

יש לכך יתרון נוסף של הסרת אי בהירות ולא השארת מקום לפרשנות, מה שחשוב במיוחד בניהול פרויקטים שבהם תקשורת טובה וברורה היא חשיבות עליונה.

אם אתה לא יכול לעשות את זה? תמשיך לעבוד ולצמצם דברים עד שאתה יכול. זה קשה יותר ממה שזה נראה, אבל זה מאלץ אותך לזקק את מה שאתה בעצם מנסה לעשות עד למהות הטהורה והחזקה ביותר שלו.

שמור את התוכנית ואת אמנת הפרויקט שלך בהישג יד

אוקיי, אולי לא יותר קרוב. אבל כדי שהאמנת הפרויקט שלך באמת תעבוד, אי אפשר פשוט להכניס אותה למגירה מטפורית. אתה צריך לשמור אותו במקום מרכזי שבו אתה, נותני החסות שלך לפרויקט וצוות הפרויקט שלך יכולים להתייחס אליו כאשר אתה צריך את זה.

השאירו לנו תגובה. אבל לפני שאתה עוזב, הנה רובוט המאפשר לך להרוויח בקלות רבה עם מסחר EUR/USD.