収益性を高めるためのプロジェクト コストの管理

コスト管理はあらゆる財務戦略において重要な役割を果たします。 プロジェクトの財務状況を把握している場合、どうすれば予算を守ることができますか? 個人の予算を作成するのと同じように、支出を分類し、最も高価な項目を決定し、各分野の出費を制限する解決策を見つけるなど、いくつかのオプションを利用できます。これらのアクションをすべて完了すると、予算を管理できるようになります。 収益性を分析するため そして利益を増やします。

コスト管理の基本原則は、企業であろうと個人であろうと、すべての予算で同じです。 記事上で、 Finance de Demain Consulting コスト管理の概念と、それがより大きなコスト管理システムにどのように適合するかについて説明します。

コストコントロールとは？

コスト管理とは、企業の利益を増やすために必要な経費を特定し、削減する原則です。これは、プロジェクト レベルまたは会社全体レベルで実行できます。

この場合、プロジェクトまたはプロジェクト グループの枠組み内でのコスト管理プロセスの適用に焦点を当てます。

プロジェクト マネージャーとして、コスト管理は、リソース管理計画を監視し、予算超過に対応するのに役立ちます。

プロジェクトの予算を超えた場合は、レポート ツールも役立ちます。 新しいプロジェクトのために雇ったフリーランスのデザイナーが、イメージの編集に予想よりもはるかに長い時間を要したとします。

この追加コストを特定した後、コストを削減して効率を上げるために、次のプロジェクトで社内のデザイナーを雇うことを決定できます。

コスト管理はどのように違いを生むのでしょうか?

あなたのチームはプロジェクトの範囲や予算を満たせていませんか? ここでコスト管理が重要になります。 予算内であっても、コストを管理することで、コストをさらに削減し、途中で収益を増やすことができます。

このプロセスは、企業の全体的な支出に関する洞察を提供します。最も費用のかかる分野を強調し、これらの各分野の支出をさらに特定します。

最初のステップとして、この規模でコストを削減し、潜在的に会社の利益を増加させることを目的として、コスト管理をプロジェクトに適用できます。

コスト管理テクニックとは？

最初は、コスト管理はビジネスのより高いレベルで行われる可能性がありますが、多くの場合、プロジェクト レベルで行われます。 プロジェクトごとの実際のコストを評価し、効果的に管理できるのは、このレベルです。

プロジェクトのコストをより適切に管理するために従うべき XNUMX つのステップを以下に示します。

1. 予算を立てる

まず、詳細なコスト見積もりを取得し、リソースを効果的に割り当てるために、予算を計画する必要があります。 詳細なプロジェクト計画を策定することで、当初の予算と実際の費用との差異であるコストの差異を減らすことができます。

予算計画に含める:

• プロジェクトに必要なチーム メンバーの数
• プロジェクトの完了に必要な時間の見積もり
• プロジェクトに必要な資料

プロジェクトに必要な時間と材料を計算するときは、予算に余裕を持たせてください。 予期しないことは珍しくなく、プロジェクトのタイムラインを延長したり、追加のリソースを要求したりする必要がある場合があります。

2.すべての費用を監視する

プロジェクト コスト管理の XNUMX 番目のステップは、プロジェクトの経費の進捗状況を監視することです。 コストの差異をリアルタイムで把握できれば、より簡単に是正措置を講じることができます。

プロジェクトの終わりには手遅れになり、お金が使われます。 この時点で、今後このような状況が再び発生しないようにするには、そこから学ぶだけです。

プロジェクト中の経費を効果的に監視するには、プロジェクトのマイルストーンを設定します。 各マイルストーンで、経費を分析し、プロジェクトの範囲が尊重されていることを確認できます。 また、特定のマイルストーンでコスト超過に気付いた場合は、プロジェクトの後半でそれらを削減するソリューションを見つけることができます.

3. 変更管理システムを使用する

プロジェクトの計画段階で明確な目標を設定することが不可欠です。 これらの目標を確実に達成するには、変更管理プロセスが必要になる場合があります。

変更管理は、プロジェクト中に利害関係者によって行われたすべての変更を管理する一連の手順です。 変更が発生したらすぐに変更に備え、それに応じてプロジェクトを適応させることで、目標のドリフトを防ぐことができます。

4. 制御プロセスの段階

プライミング

変更管理プロセスは、利害関係者がプロジェクトへの変更を要求したときに始まります。 要求はさまざまです。締め切りの延長や、新しいプロジェクトの成果物などです。

L'évaluation

プロジェクト マネージャーまたは部門長は、必要なリソース、要求の影響、要求の受信者などの基本情報について要求をスキャンします。 初期評価の後、変更要求は分析フェーズに移行します。

L'analyze

分析フェーズでは、関連するプロジェクト マネージャーがリクエストを承認または拒否します。 場合によっては、変更の承認を管理するために変更管理委員会が設置されることがあります。 プロジェクト マネージャーは、要求を承認または拒否し、チームに通知します。

プロジェクトの規模によっては、プロジェクト マネージャが変更ログに変更を記録して、すべてのプロジェクト関係者が情報を確実に受け取れるようにすることもあります。

実装

変更の実装はプロジェクトの段階によって異なりますが、通常はタイムラインと成果物の更新、およびプロジェクト チームへの通知が含まれます。

プロジェクトの範囲を評価し、タイムラインの変更が計画された目標に大きな影響を与えないことを確認する必要があります。

フェンス

要求を文書化し、配布し、実施した後、クロージング フェーズに進むことができます。 すべてのチーム メンバーが将来この情報にアクセスして参照できるように、正式な完了計画を立てることをお勧めします。

プロジェクトへの変更を効果的にレビューすることで、コスト管理が自然に実現するはずです。

予算とプロジェクトの成功を正確に予測するには、最初から最後まで誠実な管理を維持する必要があります。途中で予期せぬ出来事が起こることは避けられませんが、特定のシステムを確立することで、こうした逸脱を防ぐことができます。

4. 時間を管理する

時間管理はコスト管理の不可欠な部分です。プロジェクトの合計期間が長くなると、プロジェクトの合計コストも増加します。 割り当てられた予算を超えないようにするために、何よりもプロジェクトのスケジュールを尊重する必要があります。

時間管理戦略を採用して生産性を高め、チーム メンバーが予算内で時間通りに作業を完了できるようにします。

時間管理のヒントを次に示します。

タイムボクシング

タイムボックス化は、目標指向の時間管理戦略であり、時間内にタスクを完了することが含まれます。 時間のブロック '。

例えば、ブログ投稿を書く必要がある場合は、XNUMX 時間のブロックを作成して概要を説明できます。 その後、休憩の後、最初のドラフトを作成するために XNUMX 時間の別のブロックに戻ることができます。

タイムブロッキング

時間のブロックはタイムボックスに似ていますが、個々のタスクごとに一定の時間を設定する代わりに、関連する作業のためにカレンダーの特定の期間をブロックします.

ポモドーロ・メソッド

タイムボックスやタイム ブロッキングと同様に、ポモドーロ テクニックは短時間でタスクを完了し、ワーク セッションの間に休憩を取るのに役立ちます。

例えば、25分間働いてから、XNUMX分間の休憩をXNUMX回取ります。 次に、XNUMX 回目の作業セッションの後、より長い休憩を取ります。 20分または30分s.

アヴァレス・ル・クラポー

Sマーク・トウェインの有名な言葉によれば、「ヒキガエルを飲み込む必要がある場合は、朝一番に飲み込んだほうが良いです。」 時間管理戦略 「eat the frog」はこれらの言葉からインスピレーションを得たもので、重要でないタスクや緊急性の低いタスクに取り組む前に、重要なタスクや複雑なタスクを最初に処理することを奨励しています。

パレートの原理

今でも呼ばれている 80対20のルール この原則は基本的なルールに基づいています。つまり、仕事の 20% を達成するために 80% の時間を費やします。 具体的には、これらの 80% のタスクを十分に迅速に処理することができれば、残りの 20% を処理するために 80 日のうちにより多くの時間を割くことができ、残りの XNUMX% の時間を費やすことができます。

物事を成し遂げる (GTD)

発明者 デビッド·アレン 2000年代初頭には、「 物事は成し遂げる » フランス語で「物事を成し遂げる」という意味で、計画されたタスクのリストを事前に書面で作成することをお勧めします。これらの考慮事項から解放されると、作業管理ツールに依存するのではなく、何をすべきかを考えずにアクションを実行できるようになります。

コスト管理の一環として生産性に焦点を当てるのは直感に反するように思えるかもしれませんが、プロジェクトのパフォーマンスはキャッシュ フローの基礎です。

チームの生産性が低いとプロジェクトの期限を守れなくなり、期限を守れないと追加コストが発生します。論理的には、プロジェクトのコストが高くなると、会社のキャッシュ フローは減少します。 

5.アーンドバリューを追跡する

アーンド バリューを追跡すると、プロジェクトの財務結果を予測するのに役立ちます。 この原価管理方法には、原価計算の知識が必要です。 変動費の発生を検出し、将来のプロジェクトでの差異を防ぐのに役立ちます。

達成額は、プロジェクト内で実際に完了したタスクの量です。 アーンド バリューを追跡し、スケジュール通りに進んでいるかどうかを確認するには、完了したタスクの割合にプロジェクトの予算を掛ける必要があります。

達成額を追跡する手順

アーンド バリューを追跡するには、次の手順に従います。

ステップ1： 各タスクの完了度をパーセンテージで決定します。

ステップ2： 計画値を設定します (計画値またはPV）または計画された作業の予算コスト。これは、計画された作業を達成するために承認された予算です。

ステップ3： 獲得価値を決定する (Eアーンド値またはEV)、または実行された作業の予算コスト。これが実際に完了した作業量です。

ステップ4： 実際のコストを確立します (実際のコストまたはAC)、実行された作業の実際のコストを表します。これらはすでに実施された作業に関連する費用です。

ステップ5： コスト差異を計算します (コスト差異またはCV) 実際のコストから獲得価値を差し引いた値 (CV = EV – AC)。

ステップ6： 結果をコンパイルします。

最初の XNUMX つのステップでは、プロジェクトのコスト情報を収集する必要があり、最後の XNUMX つのステップでは、計算と分析を実行する必要があります。 コスト差異は、プロジェクトのコスト ステータスを表します。

コストを管理する場合、CV はプロジェクトが予算に対して順調に進捗しているかどうかを判断する指標となります。あ ネガティブな履歴書 プロジェクトが予算を超えていることを意味します。

コストを制御する必要がありますか、それともコストを管理する必要がありますか?

コスト管理とコスト管理を混同するのはよくあることです。 これらは、正しく定義して理解する必要がある XNUMX つの異なる用語です。 コスト管理は、より大きなコスト管理システム内のサブプロセスです。

コスト管理は、経費を特定し、それらを削減して利益を増やすことですが、コスト管理は、プロジェクトのコストを見積もり、予算を立て、管理する全体的なプロセスです。

あなたの会社にはおそらく、コスト管理に携わる多くの従業員がいます。 チームの規模に応じて、さまざまな人がリソース計画と予算編成に取り組む場合があります。

効果的なコスト管理のために、チームはビジネスのさまざまなレベルで支出を監視し、ビジネス予算の各部分に十分な注意を払い、徹底的に分析する必要があります。

コスト管理を使用して、プロジェクトの経費を追跡および削減します

プロジェクトの支出を削減するためにコスト データを追跡するのは面倒なプロセスですが、コスト管理は収益性に直接影響します。

コストを効果的に管理するには、カスタマイズ可能なダッシュボードを作成して、すべての情報をすぐに利用できるようにします。 この自動化により、プロジェクト管理とコスト管理をすべて XNUMX か所で行うことができます。

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