企業における仮想アシスタントの役割

あなたもほとんどのブロガーと同じように、一人でやらなければいけないといつも思っていませんか? これはあなたの場合ですか？ そして、はい、ほとんどの起業家は自分で始めるか、バーチャルアシスタントを雇います。

この記事では、仮想アシスタントがビジネスにとってなぜ重要なのかを説明します。まずは、次のようなトレーニング コースをご紹介します。 起業の成功を可能にします。

仮想アシスタントとは何ですか?

仮想アシスタント (VA) は、遠隔地から他の企業にサポート サービスを提供する人です。

この用語は、1990 年代に技術の進歩により仮想的に働く可能性から生まれました。 仮想アシスタントは、ビジネスの退屈な日常業務を実行するために雇われた人です。

別の都市、州、または国にある可能性があります。 また、週に XNUMX 回、オフィスに来たり、コワーキング スペースで会議を行ったりする人もいます。 それは本当にあなた次第です。

最も重要なことは、クライアントが必要とするタスクを問題なく完了するように注意を払うことです。

仮想アシスタントは、起業家やオンライン ビジネスで特に人気があります。 これらの企業は支援を必要としていますが、スタッフを物理的に雇用することは望んでいません。 あなたに仕えるために、 Finance de Demain 平均 XNUMX つの仮想アシスタントで動作します。

仮想アシスタントの機能

理論的には、仮想アシスタントは他のサポート スタッフが行うすべてのことを実行できます。 ただし、仮想サポート タスクは事務作業に限定されません。 多くの仮想アシスタントが提供します マーケティングサービス、 ウェブデザインほか。

一部の仮想アシスタントは、特定のスキル セットに特化しています。 例えば、 マーケティング バーチャル アシスタントは、マーケティング作業のみを行います。 他の仮想アシスタントはさまざまなタスクを実行しますが、特定の業界に限定されています。 例えば、 不動産会社向けの仮想アシスタント。

ほとんどの仮想アシスタントには、独自のホームベースの仮想アシスタント ビジネスがあります。 これにより、より多くの収入を得ることができ、実行するタスクをより適切に制御できます。 ただし、多くの中小企業は、仕事または契約の一環として仮想アシスタントを雇っています。

最後に、多くの VA は、フリーランス サイトやコワーキング サイトを使用して、時間制限のある迅速なプロジェクトを見つけています。

仮想アシスタントはビジネスにどのようなメリットをもたらしますか?

時間とエネルギーを消費し、やりたくないタスクを委任し、退屈なタスクから別のタスクへと移動するサイクルを維持するため、VA を使用すると、自分の業務のコントロールを取り戻すことができます。

チームを成長させるということは、重要な仕事をこなし、戦略と全体像に集中できるということです。 より大きなスケールで夢を描き、計画を立てることができます。

バーチャル アシスタントを雇う準備ができていることをどのように判断しますか?

採用の準備が整う時期は人によって異なるため、決定は非常に困難です。 準備が整ったと考える前に、VA を雇うことをお勧めします。

その理由は、ほとんどの人 (私自身も含めて!) は、「狂気」の状態になるまで待ってから、ビジネスの委任と支援の依頼を開始するためです。 したがって、ビジネスを成長させる準備ができており、準備ができていると思われる場合は、仮想アシスタントを探し始めることを強くお勧めします.

物事が少し落ち着いたときに誰かをチームに連れてくると、お互いにとってずっと楽になります。

最終的な採用決定を下す前に、次の質問に答えてください。

• これまでよりも速くビジネスを成長させる準備はできていますか?
• 毎月誰かに支払う余裕はありますか？
• 委任を開始するタスクを定義していますか?

これらすべての質問に「はい」と答えた場合は、VA 採用プロセスを開始する準備ができています。

VAを雇用するにはどうすればよいですか?

仮想支援は在宅ビジネスの優れたアイデアですが、在宅ビジネスのオーナーが収益を最大化し、成長を促進するには、仮想支援を得ることが非常に重要です。在宅ビジネスのオーナーとして、少なくとも効果的かつ効率的にすべてを行うことが不可能なときが来ます。

仮想アシスタントを雇うことで時間を解放できるので、自分の仕事、つまり最高のビジネス結果を生み出すタスクに集中できます。 さらに、多くの 仮想アシスタントはあなたよりも優れています いくつかのタスクで。

長い目で見れば、資格のない仕事を雇った方が、常に早くて安く済みます。

採用の第一歩 仮想アシスタントの目的は、外注したいタスクのリストを作成することです。 最初に委任したい活動に優先順位を付けて、包括的なリストを作成します。 例えば、 メールの管理は時間がかかり面倒なので、リストの一番上に置いてください。

または、技術的な問題で時間がかかりすぎている場合は、Web サイトの管理を外部委託することができます。 または、会社のアカウントを最新の状態に保ちます。

次のステップ 誰を採用するかを考えています。 仮想アシスタントを雇う方法はたくさんあります。 彼らを雇って訓練する VA サービスを利用すると、必要なサービスに基づいて人を割り当てることができます。

最後のオプションは、あなたのネットワーク内で推薦者を持っている人を雇うことです。 仮想アシスタントを探す広告を投稿することはできますが、信頼できる資格情報を既に持っている仮想アシスタントを見つけることで、時間と頭痛の種を節約できます.

仮想アシスタントが提供できるサービスのリスト

文芸

• ブログ記事を書く
• 電子ブック、書籍、ニュースレター、メール ファンネルなどを作成します。
• オーディオまたはビデオのトランスクリプトを作成または編集します。
• Facebook、Twitter、または Instagram のソーシャル メディアの投稿を作成します。
• ブログ投稿、書籍、ウェブサイト、ニュースレター、レシピなどの編集と修正。
• メールマーケティング用のメールを準備する
• オンラインストアの商品説明書作成（店舗・商品担当）
• 証言の編集・編集。
• 等...

管理者/管理

• メール、チャット、または電話によるカスタマー サービス。
• フォローアップしてメールに返信します。
• メールボックスを整理する
• ブログのコメントを管理します。
• ライブウェビナーのサポート
• カレンダー管理
• PowerPoint プレゼンテーションを作成する
• 消耗品と消耗品の管理
• 面接の手配
• 電話に出る
• コンテンツの再利用 (例: 動画をブログ投稿に変換する、またはブログ投稿をソーシャル メディア投稿に変換する)
• ビデオ会議の議事録を作成する
• ブログの編集カレンダーを管理する
• メールへの返信、請求書や契約書の提出などの顧客オンボーディング タスク
• 潜在顧客・既存顧客のフォローアップ
• ゲストのプレゼンテーション
• 旅行の手配をする
• フォームの準備
• 作成を再開する
• 新しいチームメンバーの採用とトレーニング
• 翻訳
• ブログ投稿、製品などのブレインストーミング

NB： 管理タスクは、最も人気のあるサービスの XNUMX つです。 ビジネス オーナーがこれらの日常業務を支援することで、より多くのお金を稼ぐための時間を解放できます。 とても貴重です！

グラフィックデザイン

• ブログ投稿用のグラフィックの作成
• 写真編集
• ウェビナーやワークショップ用のスライドの作成。
• 名刺、チラシ、ロゴ、メニュー、看板等のデザイン
• ブログ記事、本、SNSなどの画像検索
• ブランド スタイル ガイドの作成。
• ニュースレター購読用の電子書籍または PDF ファイルのデザイン

NB： Canva にはたくさんのテンプレートがあり、グラフィックを作成する場合は簡単に使用できます。

Desmédiassociaux

• ソーシャル メディアの更新のスケジュール設定。
• Pinterest アカウントの作成と管理
• プロモート ピンの作成と管理
• Facebook グループの管理
• LinkedIn グループの作成と管理
• ソーシャル メディアの投票を作成する
• 公開スケジュールを調整します。
• Instagramの投稿の作成と管理。
• ソーシャル メディア メッセージに応答します。

アカウントの簿記

• 支払いと請求の管理。
• 注文と返品の処理。
• コレクション管理
• 給与管理
• 請求と請求書。

この仮想アシスタント サービスのリストをどのように使用しますか?

ご覧のとおり、仮想アシスタントとして提供できるサービスは多数あります。

関心のあるサービスのタイプに応じて、関連するサービスのバンドルを組み合わせて、サービスのバンドルとして販売できます。 プロジェクトごと、または継続的な月額サービスとして請求されます。

興味をそそる何かを見つけたら、さらに調査を行います。 調査後も興味がある場合は、必要なスキルをまだ取得していない場合は、どのように取得できるかを調べてください。

YouTube のビデオ、Amazon の本、またはオンラインで見つけたコースから学ぶことができます。

覚えておいてほしいのは、VA のようなサービスを始めたからといって、一生そのサービスを提供し続けられるわけではないということです。 サービスのアップグレードや追加は自由です。

仮想アシスタントになるために必要なスキル

仮想アシスタントに必要なスキルの多くは、管理アシスタントまたは秘書に必要なスキルと同じです。 例えば、 あなたは優れた組織力を持っている必要があります。 また、快適な電話応対と、新しいテクノロジーを使用するスキルも必要です。

VAとして、自営業のための特定のスキルも必要になります。 例えば、 特に複数のクライアントをジャグリングしている場合は、マルチタスクができるはずです。

自宅の環境で、仕事に集中できる必要があります。 ホームオフィスにも適切な機器が必要です。

一部の仮想アシスタントの仕事には、次のような追加のスキルが必要です。 ウェブデザイン、イベント企画、経理など。

特定のスキルを必要とする仮想アシスタンスの仕事を検索できます。 特定のスキルに加えて、雇用主は多くの場合、何らかの管理能力のトレーニングおよび/またはオフィスでの経験を持つ候補者を探します。

仮想アシスタントの本質的な性質

Fiabilité

残念ながら、これは最も一般的であるように思われるため、最も重要なものの XNUMX つです。 多くのクライアントは、VA が進捗状況を報告しなかった、または単に提供しなかったことに失望したと私に言いました。

これは完全に許しがたいことであり、バーチャル アシスタンス業界の評判を落とすだけでなく、次に呼ばれるバーチャル アシスタントは、これらのタイプのサービスを使用することの有効性についてのクライアントの疑惑と疑いに耐えなければなりません。

この業界ではプロフェッショナリズムが最も重要であるため、クライアントから電話があった場合は、折り返し電話する必要があります。 メールが来たら返信必須！ すぐである必要はありませんが、少なくとも翌日である必要があります。

よいコミュニケーション力

最初の時点から、クライアントに作業の進捗状況を通知する必要があるため、クライアントがクライアントになったとき、および新しいタスクを開始する前に、いつ、どのように更新するかを確立します。

顧客があなたの最新情報を常に追いかけなければならない場合、あなたの仕事は正しくありません。

時間管理

研究によると、XNUMX つのことだけに集中するべきであり、それはマルチタスクには非効率的であると言われています。 もちろん、目の前のタスクに集中する必要がありますが、複数のクライアントと連携することになります。 彼らはあなたの唯一の最も重要な顧客であると考えています。

XNUMX 日にやるべきことがたくさんあるので、事前に計画を立ててください。 最も効率的なときにタスクをスケジュールします。 Google カレンダーを使用して、個人的な項目に色を付け、仕事の項目に別の色を付けます。

午前中に最もよく書くことがわかっている場合は、午後遅くに会議をスケジュールしてみてください。 また、すべての作業タスク (計画時間を含む) をカレンダーに合わせて、すべてを完了する時間があるかどうかを現実的に把握することもできます。

リソース

あなたのウェブサイトやソーシャル ネットワークにアクセスすることさえしていないのに、Google を使って簡単に見つけられる技術的な質問や、サービスの料金を尋ねるメールがよく届きます。

これまでにやったことのない多くのことをするように求められますが、それを行う方法を理解する必要があります。 VA は、ソリューションを提供し、顧客の問題を解決することが期待されています。

問題を解決し、何かを行う方法を理解する能力がなければ、優れた VA にはなれません。

仮想アシスタントはヨーダではないので、ヨーダがすべてできると仮定するのは現実的ではありません. しかし、自分で情報を見つけるために調査する方法を知っている必要があります。 自分のスキルの程度についてクライアントに正直である限り、問題はありません。

クライアントはまた、あなたがすべてを知っているとは思っていません。 これまでにこの特定の仕事をしたことがないことを伝えてください。 しかし、あなたは喜んでその方法を見つけ、それに戻ってきます。

YouTube ビデオを視聴したり、他の VA とスキルを交換したり、VA フォーラムで質問したり、一般的に参加したりできるトレーニングを継続する必要があります。

あなたの業界とテクノロジーの世界の両方で、何が動き、何が変化しているかを常に把握するようにしてください。 もっと知りたいことを決めてから、調査を行ってください。

期待を管理し、信頼を築く

自分が何をしているのかを知る必要があるだけでなく、顧客が何をしているのかを確実に理解する必要もあります。 多くの場合、クライアントは仮想アシスタントを使用したことがないため、何ができるか、すべてがどのように機能するかを知らない場合、彼らはあなたが彼らを助ける能力を真剣に疑うでしょう.

新しいクライアントは、プロセスをガイドするためにあなたを探している可能性が高いので、あなたは自分がどのように働いているかを知り、説明する必要があります. これにはほとんど経験が伴いますが、新しい質問リストやロールプレイを練習してください。 あなたが知っている請負業者のためにボランティア活動をすることさえできます。

単独で作業する

フリーランサーが孤独を感じるのはよくあることのようですが、私は一人で仕事をするのが完全に幸せで、他の人がいるのを恋しく思う人がいるとは思っていなかったので、私は驚きました.

もちろん、コワーキング スペースを利用することもあれば、カフェで仕事をすることもありますが、XNUMX 週間ずっと一人でいることは念頭に置いておく必要があります。

仮想アシスタンスの経験がある場合は、ぜひコメントを残してください。ただし、パーソナル ファイナンスに関するこのプレミアム トレーニングを受講せずに帰るわけにはいきません。