Үлкен кірістілік үшін жоба шығындарын бақылаңыз

Шығындарды бақылау кез келген қаржылық стратегияда маңызды рөл атқарады. Жобаңыздың қаржысын қадағалап отырғанда бюджетті қалай сақтайсыз? Жеке бюджетті әзірлеу сияқты, сізге бірнеше нұсқалар бар: шығындарды жіктеу, ең қымбат заттарды анықтау және әр саладағы шығындарды шектеу шешімдерін табу. Барлық осы әрекеттерді орындағаннан кейін сіз бюджетті басқара аласыз, рентабельділігін талдау үшін және пайданы көбейту.

Шығындарды бақылаудың негізгі принциптері корпоративтік немесе жеке бюджеттер үшін бірдей. Бұл мақалада Finance de Demain Consulting Шығындарды бақылау түсінігін және оның шығындарды басқарудың үлкен жүйесіне қалай сәйкес келетінін түсіндіреді.

Шығындарды бақылау дегеніміз не?

Шығындарды бақылау - бұл компанияның пайдасын арттыруға бағытталған шығындарды анықтау және азайту принципі. Ол жоба деңгейінде немесе бүкіл компания деңгейінде жүзеге асырылуы мүмкін.

Бұл жағдайда біз жоба немесе жобалар тобы шеңберінде шығындарды бақылау процесін қолдануға назар аударамыз.

Жоба менеджері ретінде шығындарды бақылау сізге ресурстарды басқару жоспарын бақылауға және бюджеттің асып кетуіне әрекет етуге қызмет етеді.

Жобаңыздың бюджетінен асып кетсеңіз, есеп беру құралы да пайдалы болуы мүмкін. Жаңа жобаға жалдаған фрилансер дизайнер суреттерді өңдеуге күткеннен әлдеқайда көп уақыт кетті делік.

Осы қосымша шығындарды анықтағаннан кейін, шығындарды азайту және тиімділікке қол жеткізу үшін келесі жобаңызға ішкі дизайнерді жалдауға шешім қабылдауға болады.

Шығындарды бақылау қалай өзгереді?

Сіздің командаңыз жобаның көлеміне немесе бюджетіне сәйкес келмей ме? Бұл жерде шығындарды бақылау маңызды болады. Егер сіз бюджетте болсаңыз да, шығындарды бақылау оны одан әрі азайтуға және кірісті арттыруға көмектеседі.

Бұл процесс компанияның жалпы шығындары туралы түсінік береді: ол ең қымбат аймақтарды бөліп көрсетеді және осы салалардың әрқайсысында одан әрі шығындарды анықтайды.

Бірінші қадам ретінде осы ауқымдағы шығындарды азайту және осылайша компанияның пайдасын арттыру мақсатында жобаға шығындарды бақылауды қолдануға болады.

Шығындарды бақылау әдістері қандай?

Бастапқыда шығындарды бақылау бизнестің жоғары деңгейлерінде орын алуы мүмкін, бірақ ол көбінесе жоба деңгейінде орын алады. Дәл осы деңгейде сіз бір жобаның нақты шығындарын бағалай аласыз және оларды тиімді басқара аласыз.

Жобаның шығындарын жақсырақ бақылау үшін мына бес қадамды орындаңыз:

1. Бюджетіңізді жоспарлаңыз

Біріншіден, егжей-тегжейлі шығындар сметасын алу және ресурстарды тиімді бөлу үшін бюджетті жоспарлау керек. Жобаның егжей-тегжейлі жоспарын әзірлеу бастапқы бюджет пен нақты шығындар арасындағы айырмашылық болып табылатын шығындардың ауытқуларын азайтады.

Бюджеттік жоспарыңызға мыналарды қосыңыз:

• Жобаға қажетті топ мүшелерінің саны
• Жобаны аяқтау үшін қажетті уақытты бағалау
• Жобаға қажетті материалдар

Жобаға қажетті уақыт пен материалдарды есептеген кезде, бюджетте біраз бос болыңыз. Күтпеген жағдай сирек емес және сізге жобаның уақыт кестесін ұзарту немесе қосымша ресурстарды сұрау қажет болуы мүмкін.

2. Барлық шығындарды бақылаңыз

Жоба құнын бақылаудың екінші қадамы жоба шығындарының орындалу барысын бақылау болып табылады. Нақты уақытта шығындардың ауытқуларын байқасаңыз, түзету әрекетін оңайырақ қабылдай аласыз.

Жоба біткенде кеш болады, ақша жұмсалады. Бұл жағдайда болашақта мұндай жағдайдың қайталанбауы үшін одан сабақ алсаңыз болғаны.

Жоба кезінде шығындарыңызды тиімді бақылау үшін жобаның кезеңдерін белгілеңіз. Әрбір маңызды кезеңде сіз өз шығындарыңызды талдай аласыз және жобаның ауқымы сақталатынына көз жеткізе аласыз. Ал егер сіз белгілі бір кезеңде артық шығындарды байқасаңыз, оларды кейінірек жобада азайту шешімін таба аласыз.

3. Өзгерістерді басқару жүйелерін қолданыңыз

Жобаны жоспарлау кезеңінде нақты мақсаттарды белгілеу өте маңызды. Осы мақсаттарға қол жеткізу үшін өзгерістерді бақылау процесі қажет болуы мүмкін.

Өзгерістерді басқару – жоба барысында мүдделі тараптар жасаған барлық өзгерістерді реттейтін қадамдар жиынтығы. Ол сізді өзгерістер пайда болған кезде оларға дайындау және осылайша жобаны сәйкесінше бейімдеу арқылы мақсаттардың ауытқуын болдырмауға мүмкіндік береді.

4. Бақылау процесінің кезеңдері

дайындау

Өзгерістерді бақылау процесі мүдделі тарап жобаны өзгертуді сұраған кезде басталады. Сұраныс әртүрлі болуы мүмкін: бұл мерзімдерді ұзарту немесе жаңа жобаның нәтижелері болуы мүмкін.

Бағалау

Жоба менеджері немесе бөлім басшысы қажетті ресурстар, сұраудың әсері және сұрауды қабылдаушылар сияқты негізгі ақпаратқа сұрауды сканерлейді. Бастапқы бағалаудан кейін өзгерту сұрауы талдау кезеңіне өтеді.

талдау

Талдау кезеңінде тиісті жоба менеджері сұрауды мақұлдайды немесе қабылдамайды. Кейбір жағдайларда өзгерістерді бекітуді бақылау үшін өзгерістерді бақылау комитеті құрылуы мүмкін. Жоба менеджері сұрауды мақұлдайды немесе жоққа шығарады және командаға хабарлайды.

Жобаның өлшеміне байланысты жоба менеджері барлық жобаның мүдделі тараптарының ақпаратты алуын қамтамасыз ету үшін өзгерістер журналында өзгерістерді де тіркей алады.

Іске асыру

Өзгерісті енгізу жобаның кезеңіне байланысты әр түрлі болуы мүмкін, бірақ әдетте уақыт кестесін және нәтижелерді жаңартуды, сондай-ақ жоба тобын хабардар етуді қамтиды.

Сіз жобаның ауқымын бағалауыңыз керек және уақыт кестесін өзгерту жоспарланған мақсаттарға үлкен әсер етпейтінін тексеруіңіз керек.

Қоршау

Сұрауды құжаттағаннан, таратқаннан және іске асырғаннан кейін жабу кезеңіне өтуге болады. Барлық топ мүшелері болашақта осы ақпаратқа қол жеткізіп, оларға сілтеме жасай алатындай етіп сізде ресми жабу жоспары болуы ұсынылады.

Жобаларыңыздағы өзгерістерді тиімді қарап шығу арқылы шығындарды бақылау табиғи түрде болуы керек.

Бюджетті және жобаның сәттілігін дәл болжау басынан аяғына дейін адал басқаруды талап етеді. Жол бойында күтпеген оқиғалар сөзсіз болады, бірақ белгілі бір жүйелерді құру бұл ауытқулардан қорғануға көмектеседі.

4. Уақытыңызды басқарыңыз

Уақытты басқару шығындарды бақылаудың құрамдас бөлігі болып табылады: жобаның жалпы ұзақтығы ұлғайған кезде жобаның жалпы құны да артады. Бөлінген бюджетті асырмау үшін ең алдымен жоба кестесін сақтау керек.

Өнімділікті арттыру және топ мүшелеріне жұмысты бюджет аясында уақытында аяқтауға көмектесу үшін уақытты басқару стратегияларын қабылдаңыз.

Міне, уақытты басқару бойынша бірнеше кеңестер:

Таймбокс

Таймбоксинг - бұл бір уақыт ішінде тапсырмаларды орындауды қамтитын мақсатқа бағытталған уақытты басқару стратегиясы. уақыт блогы «.

Мысалы, егер сізге блог жазбасын жазу қажет болса, оның контурын көрсету үшін екі сағаттық блок жасауға болады. Содан кейін үзілістен кейін бірінші жобаны жасау үшін үш сағаттық басқа блокқа оралуға болады.

Уақытты блоктау

Уақытты блоктау таймбоксингке ұқсас, бірақ әрбір жеке тапсырма үшін белгілі бір уақыт мөлшерін орнатудың орнына, байланысты жұмыс үшін күнтізбеңіздің белгілі бір кезеңдерін блоктайсыз.

Помодоро әдісі

Таймбокс және уақытты блоктау сияқты, Помодоро техникасы тапсырмаларды қысқа уақыт ішінде орындауға және жұмыс сессиялары арасында үзіліс жасауға көмектеседі.

Мысалы, 25 минут жұмыс істеңіз, содан кейін төрт рет бес минуттық үзіліс жасаңыз. Содан кейін төртінші жұмыс сессиясынан кейін ұзағырақ үзіліс жасаңыз 20 немесе 30 минутs.

құрбаны жұту

SМарк Твеннің әйгілі дәйексөзіне сәйкес: «Егер сізге құрбаны жұту керек болса, оны таңертең бірінші жасағаныңыз жөн». Уақытты басқару стратегиясы «Бақаны жеу» осы сөздерден шабыттандырады және маңызды емес немесе маңызды емес тапсырмаларды орындамас бұрын маңызды немесе күрделі тапсырмаларды орындауға шақырады.

Парето принципі

Әлі де аталады 80-20 ережесі Бұл принцип негізгі ережеге негізделген: біз жұмыстың 20% орындауға уақытымыздың 80% арнаймыз. Нақтырақ айтқанда, осы 80% тапсырмаларды жеткілікті түрде жылдам өңдеу бізге жұмыс күнінде қалған 20% қамқорлық жасауға көбірек уақыт қалдырады, бұл бізге уақыттың 80% алады.

Істерді аяқтау (GTD)

ойлап тапқан Дэвид Аллен 2000 жылдардың басында әдіс « Нәтижелердің орындалуы » немесе француз тіліндегі «Орындау» деп алдын ала жазбаша түрде жоспарланған тапсырмалар тізімін жасауды ұсынады. Жұмысты басқару құралдарына сенудің орнына, осы ойлардан босатылғаннан кейін, сіз не істеу керектігін білмей-ақ әрекет ете аласыз.

Шығындарды бақылаудың бөлігі ретінде өнімділікке назар аудару түсініксіз болып көрінуі мүмкін, бірақ жобаның өнімділігі ақша ағынының негізі болып табылады.

Егер сіздің командаңыз өнімді болмаса, сіз жобаның белгіленген мерзімдерін орындамайсыз және белгіленген мерзімдерге сәйкес келмеу қосымша шығындарды тудырады. Логикалық тұрғыдан, егер сіздің жобаңыз қымбат болса, компанияңыздың ақша ағыны азаяды. 

5. Табылған құнды бақылаңыз

Табылған құндылықты қадағалау жобаның қаржылық нәтижесін болжауға көмектеседі. Шығындарды бақылаудың бұл әдісі шығындар есебін білуді талап етеді. Ол айнымалы шығындардың басталуын анықтауға көмектеседі, сондықтан болашақ жобалардағы ауытқуларды болдырмайды.

Табылған құн – жобада нақты орындалған тапсырмалардың көлемі. Табылған құнды қадағалау және кестеге сай екеніңізді көру үшін жоба бюджетіне орындалған тапсырмалардың пайызын көбейту керек.

Табылған құнды бақылау қадамдары

Табылған құнды бақылау үшін мына қадамдарды орындаңыз:

1 қадамы: әрбір тапсырманың орындалу дәрежесін пайызбен анықтау.

2 қадамы: жоспарланған мәнді орнату (Жоспарланған мән немесе PV) немесе жоспарланған жұмыстың бюджеттік құны. Бұл жоспарланған жұмыстарды орындауға рұқсат етілген бюджет.

3 қадамы: алынған құнды анықтау (Еалынған мән немесе EV), немесе орындалған жұмыстың бюджеттік құны. Бұл нақты орындалған жұмыс көлемі.

4 қадамы: нақты құнын белгілеу (Нақты құн немесе айнымалы ток), орындалған жұмыстың нақты құнын көрсетеді. Бұл орындалған жұмыстарға байланысты шығындар.

5 қадамы: шығындардың ауытқуларын есептеу (Құн ауытқуы немесе түйіндеме) нақты құннан алынған құнды шегеру арқылы (CV = EV – AC).

6 қадамы: нәтижелерді құрастыру.

Алғашқы үш қадам үшін жобаңыздың құны туралы ақпаратты жинау керек, ал соңғы үш қадам үшін есептеулер мен талдауларды орындау қажет. Шығын ауытқулары жобаңыздың құнының күйін білдіреді.

Шығындарды бақылаған кезде, түйіндеме жобаңыздың бюджетке сәйкес келетінін анықтайтын көрсеткіш болып табылады. А Теріс түйіндеме жобаның бюджеттен асып кеткенін білдіреді.

Шығындарды басқару керек пе, әлде шығындарды басқару керек пе?

Шығындарды бақылау мен шығындарды басқаруды шатастыру жиі кездеседі. Бұл дұрыс анықталып, түсінілуі керек екі түрлі термин. Шығындарды бақылау - бұл шығындарды басқарудың үлкен жүйесіндегі қосалқы процесс.

Шығындарды бақылау шығындарды анықтау және пайданы ұлғайту үшін оларды азайту туралы болса, шығындарды басқару жобаның шығындарын бағалау, бюджеттеу және бақылаудың жалпы процесі болып табылады.

Сіздің компанияңызда шығындарды басқарумен айналысатын көптеген қызметкерлер болуы мүмкін. Сіздің командаңыздың көлеміне байланысты әртүрлі адамдар ресурстарды жоспарлау және бюджеттеу бойынша жұмыс істей алады.

Шығындарды тиімді бақылау үшін командалар бизнес бюджетінің әрбір бөлігіне жеткілікті назар аудару және оны мұқият талдау үшін бизнестің әртүрлі деңгейлеріндегі шығындарды бақылауы керек.

Жоба шығындарын қадағалау және азайту үшін шығындарды бақылауды пайдаланыңыз

Жоба шығындарын азайту үшін шығындар деректерін қадағалау - жалықтыратын процесс, бірақ шығындарды басқару кірістілікке тікелей әсер етеді.

Шығындарды тиімді басқару үшін барлық ақпаратты қолыңызда ұстау үшін теңшелетін бақылау тақтасын жасаңыз. Бұл автоматтандыру жобаны басқару мен шығындарды бақылау арасында барлығын бір жерде шешуге мүмкіндік береді.

Бізге пікір қалдырыңыз. Бірақ сіз кетер алдында, міне EUR/USD саудасымен өте оңай табыс табуға мүмкіндік беретін робот.