Жобаның сәттілігін қамтамасыз ететін жоба жоспарының кезеңдері

Жоба жоспары жоба менеджерінің мұқият жоспарлауының шарықтау шегі болып табылады. Бұл жобаның орындалу барысын бағыттайтын негізгі құжат. Бұл жоба менеджерінің нұсқаулығы.

Жоба жоспарлары әр компанияда әр түрлі болғанымен, жобаны орындау кезеңінде шатасуды және мәжбүрлі импровизацияны болдырмау үшін жоба жоспарында міндетті түрде болуы керек он қадам бар.

Осы мақалада, Мен сізге жоба жоспарыңызды жақсы жазуға көмектесетін кеңесімді ұсынамын. Жобаңызды сәтті орындағыңыз келсе, жоба жоспарыңыз міндетті түрде келесі элементтерді қамтуы керек:

1. Жобаның мақсаттары

Жобаның мақсаттары жоба жарғысында айқындалады. Дегенмен, олар жобаның мақсаттарын әрі қарай түсіндіру үшін жоба жоспарына енгізілуі керек. Дегенмен, жоба менеджері мақсаттарды жоба жоспарына енгізуді таңдайды, ең бастысы, олардың арасындағы нақты байланысты сақтау. жоба жарғысы – жобаның бірінші негізгі құжаты – және жобаның екінші негізгі құжаты, оның жобалық жоспары.

2. Жобаның ауқымы

Жобаның мақсаттары сияқты, қолдану аясы жарғыда анықталады және оны жоба менеджері жоба жоспарында одан әрі нақтылауы керек. Ауқымды анықтау арқылы жоба менеджері оның қандай болатынын көрсете бастайды жобаның мақсаты.

Егер ауқым анықталмаса, ол бүкіл жобаға тарауы мүмкін. Бұл шығындардың асып кетуіне және мерзімдерді өткізіп жіберуге әкеледі.

Оқылатын мақала: Сәтті бизнесті қалай жүргізуге болады?

Мысалы, компанияның өнім желісі үшін брошюра жасау үшін маркетинг тобын басқарып жатсаңыз, беттер санын тізіп, дайын өнімнің қалай көрінетініне мысалдар беруіңіз керек.

Кейбір топ мүшелері үшін брошюра екі бетті білдіреді, ал басқалары он бетті жеткілікті деп санайды. Ауқымды анықтау бүкіл команданы басынан бастап бір бетте ала алады.

3. Маңызды кезеңдер және негізгі нәтижелер

Жобаның негізгі жетістіктері кезеңдік кезең деп аталады, ал негізгі жұмыс өнімдері негізгі нәтижелер деп аталады. Олардың екеуі де жобада жұмыс істеудің негізгі компоненттерін білдіреді. Жоба жоспары осы элементтерді анықтауы, оларды анықтауы және олардың аяқталу мерзімдерін белгілеуі керек.

Егер ұйым жаңа бағдарламалық жасақтаманы әзірлеу жобасын қолға алса, негізгі нәтижелер бизнес талаптарының түпкілікті тізімі және оларды іске асыру жолы болуы мүмкін.

Содан кейін жобада дизайнды аяқтау, жүйені тестілеу, пайдаланушыны қабылдау тестілеуі және бағдарламалық қамтамасыз етуді енгізу күні үшін маңызды кезең болуы мүмкін. Бұл кезеңдер жұмыс өнімдерімен байланысты, бірақ олар өнімнің өзінен гөрі процестерге көбірек қатысты.

Оқылатын мақала: Сандық маркетингтің бизнестегі орны

Маңызды кезеңдер мен негізгі жеткізу уақыттары нақты күндер болуы міндетті емес, бірақ неғұрлым нақты болса, соғұрлым жақсы. Нақты күндер жоба менеджерлеріне жұмыс құрылымдарын дәлірек бөлуге көмектеседі.

Жоспардың осы кезеңінде сіз үлкен немесе жоғары деңгейлі жеткізілімдерді қабылдауға және оларды келесі кезеңде сипаттауға болатын кішірек жеткізілімдерге бөлуге болатын кезеңдерді жасайсыз.

4. Жұмысты бөлу құрылымы

Жұмысты бөлу құрылымы жобаның маңызды кезеңдері мен негізгі нәтижелерін кішірек бөліктерге бөледі, осылайша бір адамға әрбір қыры үшін жауапкершілік жүктелуі мүмкін.

Бұл құрылымды әзірлеу кезінде жоба менеджері жоба тобы мүшелерінің күшті және әлсіз жақтары, тапсырмалар арасындағы өзара тәуелділік, қолда бар ресурстар және жобаның жалпы мерзімі сияқты көптеген факторларды ескереді.

Жоба менеджерлері жобаның сәттілігіне жауап береді, бірақ олар бұл жұмысты жалғыз орындай алмайды. Бөлім құрылымы - жоба менеджері жоба үшін жауапкершілікті қамтамасыз ету үшін пайдаланатын құрал.

Оқылатын мақала: Міне, тез баюдың 14 кеңесі

Бұл құрал жобаның мүдделі тараптарына кімнің не үшін жауапты екенін айтады. Егер жоба менеджерін тапсырма алаңдатса, ол бұл мәселе бойынша кіммен кездесу керектігін біледі.

5. Инвестициялық бюджет

Жобаның бюджеті жобаны аяқтауға қанша ақша бөлінгенін көрсетеді. Жоба менеджері осы ресурстардың дұрыс бөлінуі үшін жауап береді.

Жеткізушілері бар жоба үшін жоба менеджері сапаға ерекше назар аудара отырып, жеткізілімдердің келісім-шарт талаптарына сәйкес аяқталуын қамтамасыз етеді. Кейбір жоба бюджеттері адам ресурстары жоспарымен байланысты.

Тапсырмаларды орындау үшін қажетті уақыт пен жұмыс күшінің құнын ескере отырып, әрбір қадамның құнын анықтау маңызды. Жобаның құны жобаның көлеміне келетін жобаның ұзақтығына байланысты. Ауқымы, кезеңдері, тапсырмалары мен бюджеті сәйкес және шынайы болуы керек.

6. Адам ресурстарының жоспары

Адам ресурстарының жоспары жобаның кадрлармен қалай қамтамасыз етілетінін көрсетеді. Ол жоба командасының құрамына кім кіретінін және әр адам қанша уақыт орындауы керектігін анықтайды.

Осы жоспарды әзірлеу кезінде жоба менеджері топ мүшелерімен және олардың жетекшілерімен әр топ мүшесі жобаға қанша уақыт бөле алатыны туралы келіссөздер жүргізеді. Егер жоба бойынша кеңес алу үшін қосымша қызметкерлер қажет болса, бірақ жоба командасының бөлігі болса, бұл да штат жоспарында құжатталады. Тағы да тиісті бақылаушылармен кеңеседі.

7. Тәуекелдерді басқару жоспары

Жобаны іске қосу кезінде көп нәрсе дұрыс болмауы мүмкін. Кез келген ықтимал апатты немесе болмашы оқиғаны болжау қиын болса да, көптеген тұзақтарды болжауға болады. Тәуекелдерді басқару жоспарында жоба менеджері жобаның барлық тәуекелдерін анықтайды. Ол сондай-ақ осы сценарийлердің орын алу ықтималдығын және оларды азайту стратегияларын анықтайды.

Бұл жоспарды құрастыру кезінде жоба менеджері жоба демеушісінің немесе олардың жоба командасының пікірін сұрауы мүмкін.

Тәуекелдерді азайту стратегиялары орын алуы мүмкін немесе олармен байланысты жоғары шығындарға арналған. Тәуекелдердің орын алуы екіталай және шығындары аз тәуекелдер, тіпті олардың азайту стратегиялары болмаса да, жоспарда белгіленеді.

8. Қарым-қатынас жоспары

Байланыс жоспары жобаның әртүрлі аудиторияларға қалай жеткізілетінін сипаттайды. Жұмыстың бөліну құрылымы сияқты, байланыс жоспары жоба командасының мүшесіне әрбір құрамдас бөлікті аяқтау жауапкершілігін жүктейді.

Бұл қадамда мәселелердің топ ішінде қалай жеткізілетінін және шешілетінін сипаттау маңызды. Сондай-ақ командамен және мүдделі тараптармен байланыс жиілігі көрсетілуі керек. Әрбір хабарламаның мақсатты аудиториясы болады. Бұл жоба менеджерлеріне қажетті ақпаратты қажетті уақытта қажетті адамдарға жеткізуге көмектеседі.

Оқылатын мақала: Жас жұбайларға 1 қаржылық кеңес

9. Мүдделі тараптарды басқару жоспары

Мүдделі тараптарды басқару жоспары жобада мүдделі тараптардың қалай пайдаланылатынын анықтайды. Кейде мүдделі тараптар ақпарат алуды қажет етеді. Бұл байланыс жоспарында ескерілуі мүмкін.

10. Басқару жоспарын өзгерту

Өзгерістерді басқару жоспары жобаға өзгерістер енгізу үшін негізді белгілейді. Жоба менеджерлері жобаға өзгерістер енгізуден аулақ болғысы келсе де, кейде олардан құтылуға болмайды.

Өзгерістерді басқару жоспары өзгерістер енгізуге арналған хаттамалар мен процестерді қамтамасыз етеді. Жоба демеушілерінің, жоба менеджерлерінің және жоба тобы мүшелерінің өзгерістерді басқару жоспарын орындауы есеп берушілік пен ашықтық үшін өте маңызды.

Қысқаша….

Жобаның жоспары жобаның табысты болуының маңызды құжаты болып табылады. Ол жобаны басынан аяғына дейін жүргізуде компас қызметін атқарады. Сондықтан әртүрлі тармақтарды келісу үшін барлық мүдделі тараптардың белсенді қатысуын талап етеді. Оны анықтау үшін барлық қажетті уақытты алу да маңызды.

Белгіленбеген жоспардың негізгі қаупі - сіз шешілмеген келіспеушіліктер бойынша шешілетін дауларға тап болуыңыз.

Түсініктемелерде өз пікірлеріңіз бен тәжірибелеріңізді бөлісуге шақырамын.