Көбүрөөк кирешелүүлүк үчүн долбоордун чыгымдарын көзөмөлдөө

Чыгымдарды көзөмөлдөө ар кандай финансылык стратегияда маанилүү роль ойнойт. Долбооруңуздун каржысын көзөмөлдөп жатканыңызда бюджетти кантип сактап каласыз? Жеке бюджетти иштеп чыгуу сыяктуу эле, сиз үчүн бир нече варианттар бар: чыгашаларды классификациялоо, эң кымбат нерселерди аныктоо жана ар бир тармакта чыгымдарды чектөө үчүн чечимдерди табуу. Бардык бул иш-аракеттерди аткаргандан кийин, сиз бюджетти көзөмөлдөй аласыз, Сиздин кирешелүүлүгүңүздү талдоо жана пайданы көбөйтүү.

Чыгымдарды көзөмөлдөөнүн негизги принциптери корпоративдик болобу, жеке болобу, бардык бюджеттер үчүн бирдей. Бул макалада, Finance de Demain Consulting Чыгымдарды көзөмөлдөө түшүнүгүн жана анын чыгашаларды башкаруунун чоң тутумуна кантип туура келерин түшүндүрөт.

Чыгымдарды көзөмөлдөө деген эмне?

Чыгымдарды көзөмөлдөө - компаниянын кирешесин көбөйтүүгө багытталган чыгымдарды аныктоо жана азайтуу принциби. Бул долбоордун деңгээлинде же бүтүндөй компания деңгээлинде жүргүзүлүшү мүмкүн.

Бул учурда, биз долбоордун же долбоорлордун тобунун алкагында чыгымдарды көзөмөлдөө процессин колдонууга басым жасайбыз.

Долбоордун менеджери катары чыгашаларды көзөмөлдөө сизге ресурстарды башкаруу планын көзөмөлдөөгө жана бюджеттин ашыкча чыгымына жооп берүүгө кызмат кылат.

Долбооруңуздун бюджетинен ашып кетсе, отчеттук курал да пайдалуу болушу мүмкүн. Сиз жаңы долбоорго жалдаган штаттан тышкаркы дизайнер сүрөттөрдү түзөтүү үчүн күтүлгөндөн алда канча көп убакытты алды дейли.

Бул кошумча чыгымды аныктагандан кийин, чыгашаларды азайтуу жана эффективдүүлүккө ээ болуу үчүн кийинки долбооруңуз үчүн ички дизайнерди жалдоону чечсеңиз болот.

Чыгымдарды көзөмөлдөө кандайча өзгөртө алат?

Сиздин команда долбоордун көлөмүн же бюджетин аткара албай жатабы? Бул жерде чыгымдарды көзөмөлдөө маанилүү болуп калат. Эгер сиз бюджетте болсоңуз да, чыгымдарды көзөмөлдөө аны андан ары кыскартууга жана кирешени көбөйтүүгө жардам берет.

Бул процесс компаниянын жалпы чыгашасы жөнүндө түшүнүк берет: ал эң кымбат аймактарды бөлүп көрсөтөт жана андан ары бул багыттардын ар биринде сарптоолорду аныктайт.

Биринчи кадам катары, чыгашаларды контролдоо бул масштабда чыгымдарды азайтуу жана ошону менен компаниянын кирешесин көбөйтүү максатында долбоорго колдонулушу мүмкүн.

Чыгымдарды көзөмөлдөө ыкмалары кандай?

Башында, чыгымдарды көзөмөлдөө бизнестин жогорку деңгээлдеринде болушу мүмкүн, бирок ал көбүнчө долбоордун деңгээлинде ишке ашат. Дал ушул деңгээлде сиз бир долбоордун иш жүзүндөгү чыгымдарына баа берип, аларды натыйжалуу башкара аласыз.

Долбоордун чыгашаларын жакшыраак көзөмөлдөө үчүн беш кадамды аткаруу керек:

1. Бюджетиңизди пландаштырыңыз

Биринчиден, сиз деталдуу чыгымдардын сметасын алуу жана ресурстарды натыйжалуу бөлүштүрүү үчүн бюджетиңизди пландаштырышыңыз керек. Долбоордун деталдуу планын иштеп чыгуу баштапкы бюджетиңиз менен иш жүзүндөгү чыгашаларыңыздын ортосундагы айырма болгон чыгымдардын айырмасын азайтат.

Бюджеттик планыңызга төмөнкүлөрдү кошуңуз:

• Долбоор үчүн зарыл болгон команда мүчөлөрүнүн саны
• Долбоорду аяктоо үчүн зарыл болгон убакыттын болжолу
• Долбоор үчүн керектүү материалдар

Долбоор үчүн зарыл болгон убакытты жана материалдарды эсептеп жатканда, бюджетиңизде бир аз боштук болуңуз. Күтүлбөгөн жагдай сейрек эмес жана сизге долбоордун мөөнөтүн узартуу же кошумча ресурстарды талап кылуу керек болушу мүмкүн.

2. Бардык чыгымдарга мониторинг жүргүзүү

Долбоордун наркын көзөмөлдөөнүн экинчи кадамы - долбоордун чыгашаларынын жүрүшүнө мониторинг жүргүзүү. Эгер сиз реалдуу убакытта чыгымдардын айырмасын байкасаңыз, оңдоо чараларды көрө аласыз.

Долбоор бүткөндө кеч болуп калат, акча жумшалат. Бул учурда, келечекте мындай абалдын кайталанбашы үчүн андан сабак алуу гана керек.

Долбоор учурунда чыгашаларыңызды натыйжалуу көзөмөлдөө үчүн долбоордун этаптарын белгилеңиз. Ар бир этапта сиз өз чыгымдарыңызды талдап, долбоордун масштабы сакталышын камсыздай аласыз. Жана эгер сиз белгилүү бир этапта ашыкча чыгымдарды байкасаңыз, аларды кийинчерээк долбоордо кыскартуунун жолун таба аласыз.

3. Өзгөртүүлөрдү башкаруу системаларын колдонуу

Долбоорду пландаштыруу этабында так максаттарды коюу маанилүү. Бул максаттарга жетүү үчүн, өзгөрүүлөрдү көзөмөлдөө процесси талап кылынышы мүмкүн.

Өзгөртүүлөрдү көзөмөлдөө - долбоордун жүрүшүндө кызыкдар тараптар тарабынан киргизилген бардык өзгөртүүлөрдү жөнгө салуучу кадамдардын жыйындысы. Бул максаттардын өзгөрүшүнө бөгөт коюуга, алар пайда болоору менен сизди өзгөртүүгө даярдап, ошону менен долбоорду ошого жараша ыңгайлаштырууга мүмкүндүк берет.

4. Башкаруу процессинин этаптары

даярдоо

Өзгөртүүлөрдү көзөмөлдөө процесси кызыкдар тарап долбоорго өзгөртүүнү талап кылганда башталат. Сурам ар кандай болушу мүмкүн: бул мөөнөттөрдү узартуу же жаңы долбоордун натыйжалары болушу мүмкүн.

Баалоо

Долбоордун менеджери же бөлүм башчысы талап кылынган ресурстар, суроо-талаптын таасири жана суроо-талаптын алуучулары сыяктуу негизги маалымат үчүн суроо-талапты сканерлейт. Алгачкы баалоодон кийин өзгөртүү өтүнүчү талдоо фазасына өтөт.

талдоо

Талдоо этабында долбоордун тиешелүү менеджери өтүнүчтү жактырат же четке кагат. Кээ бир учурларда өзгөртүүнү көзөмөлдөө комитети өзгөртүүлөрдү бекитүүнү көзөмөлдөө үчүн түзүлүшү мүмкүн. Долбоордун менеджери өтүнүчтү жактырат же четке кагат жана командага кабарлайт.

Долбоордун көлөмүнө жараша долбоордун менеджери долбоордун бардык кызыкдар тараптары маалыматты алуусуна кепилдик берүү үчүн өзгөртүүлөр журналына өзгөртүүлөрдү киргизиши мүмкүн.

Ишке ашыруу

Өзгөртүүлөрдү ишке ашыруу долбоордун стадиясына жараша өзгөрүшү мүмкүн, бирок жалпысынан убакыт графигин жана натыйжаларды жаңыртуу, ошондой эле долбоордун командасына маалымат берүү кирет.

Долбоордун көлөмүн баалоо жана убакыт графигин өзгөртүү пландаштырылган максаттарга чоң таасирин тийгизбей турганын текшеришиңиз керек.

Тосмо

Суроо-талапты документтештирүү, жайылтуу жана ишке ашыруудан кийин, сиз жабуу баскычына өтсөңүз болот. Команданын бардык мүчөлөрү келечекте бул маалыматка кайрыла алышы үчүн, сизде расмий жабуу планы болушу сунушталат.

Долбоорлоруңузга өзгөртүүлөрдү натыйжалуу карап чыгуу менен, чыгымдарды көзөмөлдөө табигый түрдө болушу керек.

Бюджетти жана долбоордун ийгилигин так болжолдоо башынан аягына чейин ак ниет башкарууну талап кылат. Жолдо күтүлбөгөн окуялар сөзсүз болот, бирок белгилүү бир системалардын түзүлүшү бул четтөөлөрдөн сактанууга жардам берет.

4. Убакытты туура башкарыңыз

Тайм менеджмент чыгымдарды көзөмөлдөөнүн ажырагыс бөлүгү болуп саналат: долбоордун жалпы узактыгы көбөйгөндө, долбоордун жалпы наркы да көбөйөт. Бөлүнгөн бюджетти ашпоо үчүн, баарынан мурда долбоордун графигин сакташыңыз керек.

Өндүрүмдүүлүктү жогорулатуу үчүн убакытты башкаруу стратегияларын кабыл алыңыз жана команда мүчөлөрүнө бюджеттин чегинде ишти өз убагында бүтүрүүгө жардам бериңиз.

Бул жерде убакытты башкаруу боюнча кээ бир кеңештер:

Таймбокс

Таймбокс - бул убакытты башкаруунун максатка багытталган стратегиясы, ал убакыттын ичинде тапшырмаларды аткарууну камтыйт. убакыт блогу «.

Мисалы, Эгер сиз блог жазууну жазышыңыз керек болсо, анда аны контурлоо үчүн эки сааттык блок түзө аласыз. Андан кийин, тыныгуудан кийин, сиз биринчи долбоорду түзүү үчүн үч сааттык дагы бир блокко кайтып барсаңыз болот.

Убакытты бөгөттөө

Убакытты бөгөттөө таймбоксингге окшош, бирок ар бир жеке тапшырма үчүн белгилүү бир убакытты коюунун ордуна, сиз тийиштүү жумуш үчүн календарыңыздагы белгилүү бир мезгилдерди бөгөттөп коёсуз.

Помодоро ыкмасы

Таймбокс жана убакытты бөгөттөө сыяктуу, Помодоро техникасы тапшырмаларыңызды кыска убакыттын ичинде бүтүрүүгө жана жумуш сессияларынын ортосунда тыныгууга жардам берет.

Мисалы, 25 мүнөт иштеп, андан кийин төрт жолу беш мүнөттүк тыныгуу. Андан кийин, төртүнчү иш сессиясынан кийин, узак тыныгуу 20 же 30 мүнөтs.

баканы жутуу

SМарк Твендин атактуу цитатасына ылайык: "Эгер сага бака жутушуң керек болсо, анда аны эртең менен биринчи кылганың жакшы." Убакытты башкаруу стратегиясы "Баканы жегиле" бул сөздөрдөн шыктанган жана анча маанилүү же анча маанилүү эмес иштердин үстүнөн иштөөдөн мурун маанилүү же татаал иштерди аткарууга үндөйт.

Парето принциби

дагы эле деп аталат 80-20 эреже Бул принцип фундаменталдуу эрежеге негизделген: биз 20% убактыбызды иштин 80% бүтүрүүгө арнайбыз. Тактап айтканда, бул 80% тапшырмаларды жетиштүү түрдө тез арада иштеп чыгуу, ошондуктан калган 20% кам көрүү үчүн иш күнүбүздө бизге көбүрөөк убакыт калтырат, бул бизге 80% убакытты талап кылат.

Иштерди бүтүрүү (GTD)

тарабынан ойлоп табылган Дөөтү Аллен 2000-жылдардын башында, ыкма " Алынууда иштерди жасаган » же французча «Иштерди бүтүрүү» пландалган иштердин тизмесин алдын ала жазуу жүзүндө түзүүнү сунуштайт. Ишти башкаруу куралдарына таянуунун ордуна, бул ойлордон бошонгондон кийин, сиз эмне кылууну ойлонбой туруп эле чара көрө аласыз.

Чыгымдарды көзөмөлдөөнүн бир бөлүгү катары өндүрүмдүүлүккө басым жасоо карама-каршы сезилиши мүмкүн, бирок долбоордун аткарылышы акча агымынын негизи болуп саналат.

Эгерде сиздин командаңыз жемиштүү болбосо, сиз долбоордун мөөнөтүн аткарбай каласыз жана мөөнөттөрдү аткарбоо кошумча чыгымдарды жаратат. Логикалык жактан алганда, эгер сиздин долбоорңуз кымбат болсо, компанияңыздын акча агымы азаят. 

5. Табылган наркты көзөмөлдөө

Тапкан баага көз салуу сизге долбоордун каржылык натыйжасын алдын ала айтууга жардам берет. Чыгымдарды көзөмөлдөөнүн бул ыкмасы чыгашаларды эсепке алуу боюнча билимди талап кылат. Бул өзгөрүлмө чыгымдардын башталышын аныктоого жана ошондуктан келечектеги долбоорлордогу дисперсияларды алдын алууга жардам берет.

Табылган нарк - бул долбоордун алкагында аткарылган иштердин суммасы. Тапкан баага көз салуу жана график боюнча экениңизди билүү үчүн, аткарылган иштердин пайызын долбоордун бюджетине көбөйтүшүңүз керек.

Табылган наркты көзөмөлдөө үчүн кадамдар

Тапкан бааны көзөмөлдөө үчүн, бул кадамдарды аткарыңыз:

Step 1: ар бир тапшырманын аткарылышынын даражасын пайыз менен аныктайт.

Step 2: пландаштырылган маанини коюу (Пландалган нарк же PV) же пландаштырылган иштин бюджеттик наркы. Бул пландаштырылган иштерди аткарууга ыйгарым укуктуу бюджет.

Step 3: тапкан наркын аныктоо (Эarned Value же EV), же аткарылган иштин бюджеттик наркы. Бул иш жүзүндө аткарылган иштердин көлөмү.

Step 4: иш жүзүндөгү наркын аныктоо (Иш жүзүндөгү наркы же AC), аткарылган иштин иш жүзүндөгү наркын көрсөтөт. Бул аткарылган иштерге байланыштуу чыгашалар.

Step 5: чыгымдардын дисперсиясын эсептөө (Наркы айырмасы же CV) иш жүзүндөгү нарктан табылган наркты алып салуу менен (CV = EV – AC).

Step 6: натыйжаларды түзүү.

Алгачкы үч кадам үчүн сиз долбоордун наркы боюнча маалыматты чогултушуңуз керек, ал эми акыркы үч кадам үчүн сиз эсептөөлөрдү жана талдоолорду жүргүзүшүңүз керек. Чыгымдардын айырмасы сиздин долбоордун наркынын абалын билдирет.

Чыгымдарды көзөмөлдөгөнүңүздө, сиздин резюмеңиз сиздин долбооруңуз бюджетке туура келерин аныктаган метрика болуп саналат. А Терс CV долбоордун бюджетинен ашып кеткенин билдирет.

Чыгымдарды көзөмөлдөө керекпи же чыгашаларды башкаруу керекпи?

Чыгымдарды башкаруу менен чыгымдарды башкарууну чаташтыруу кеңири таралган. Бул туура аныкталып, түшүнүлүшү керек болгон эки башка термин. Чыгымдарды башкаруу - бул чыгымдарды башкаруунун чоң системасынын ичиндеги суб-процесс.

Чыгымдарды көзөмөлдөө чыгашаларды аныктоо жана кирешени көбөйтүү үчүн аларды азайтуу жөнүндө болсо, чыгашаларды башкаруу - бул долбоордун чыгымдарын баалоо, бюджеттөө жана контролдоонун жалпы процесси.

Сиздин компания, балким, чыгымдарды башкаруу менен алектенген көптөгөн кызматкерлери бар. Сиздин команданын көлөмүнө жараша, ар кандай адамдар ресурстарды пландаштыруу жана бюджетти түзүү боюнча иштеши мүмкүн.

Натыйжалуу чыгымдарды көзөмөлдөө үчүн, командалар бизнес-бюджеттин ар бир бөлүгүнө жетиштүү көңүл буруу жана аны кылдат талдоо үчүн бизнестин ар кандай деңгээлдериндеги чыгымдарга мониторинг жүргүзүү керек.

Долбооруңуздун чыгымдарын көзөмөлдөө жана азайтуу үчүн чыгымдарды көзөмөлдөөнү колдонуңуз

Долбоордун чыгымын азайтуу үчүн чыгымдардын маалыматтарына көз салуу түйшүктүү процесс, бирок чыгымдарды башкаруу кирешелүүлүккө түздөн-түз таасирин тийгизет.

Чыгымдарды эффективдүү башкаруу үчүн, бардык маалыматты колуңузда турган өзгөчөлөштүрүлүүчү панелди түзүңүз. Бул автоматташтыруу сизге долбоорду башкаруу менен чыгымдарды көзөмөлдөөнүн ортосунда бардыгын бир жерден алмаштырууга мүмкүндүк берет.

Бизге комментарий калтырыңыз. Бирок сен кете электе, бул жерде EUR / USD соодасы менен оңой табууга мүмкүндүк берген робот.