D'Roll vun engem virtuellen Assistent an enger Firma

Wann Dir wéi déi meescht Blogger sidd, hutt Dir ëmmer geduecht datt Dir et eleng misst goen? Ass dëst Äre Fall? A jo, déi meescht Entrepreneuren starten eleng oder astellen e virtuellen Assistent.

An dësem Artikel weisen ech Iech firwat e virtuellen Assistent wichteg ass fir Äert Geschäft. Awer als éischt, hei ass en Trainingscours dee wäert mécht et méiglech am Entrepreneursgeescht ze gelengt.

Wat ass e virtuelle Assistent?

E virtuelle Assistent (VA) ass een deen Ënnerstëtzungsservicer un aner Geschäfter vun enger Fernplaz ubitt.

De Begrëff gouf an den 1990er Joren gebuer aus der Méiglechkeet fir quasi duerch technologesch Verbesserungen ze schaffen. E virtuelle Assistent ass een deen engagéiert ass fir déi langweileg alldeeglech Aufgaben vun Ärem Geschäft auszeféieren.

Et kann an enger anerer Stad, Staat oder Land sinn. Et kënnen och Leit sinn, déi op Äre Büro kommen oder sech eemol d'Woch an engem Coworking Raum treffen. Et hänkt wierklech vun Iech of.

Dat Wichtegst ass datt se sech këmmeren d'Aufgaben déi hire Client brauch ouni Problem ze kompletéieren, entweder well se et haassen maachen oder well et ze vill Zäit brauch.

Virtuell Assistenten si besonnesch vun Entrepreneuren an Online Geschäfter gesicht. Dës Firme brauchen Hëllef awer wëllen net kierperlech Personal astellen. Fir Iech ze déngen, Finance de Demain schafft mat engem Duerchschnëtt vun zwee virtuelle Assistenten.

Wat e virtuelle Assistent mécht

An Theorie kann e virtuellen Assistent alles maachen wat all aner Supportpersonal mécht. Wéi och ëmmer, virtuell Ënnerstëtzungsaufgaben sinn net limitéiert op Büroaarbecht. Vill virtuell Assistenten bidden Marketing Servicer, Webdesign an anerer.

E puer virtuell Assistenten spezialiséiert op e spezifesche Fäegkeetsset. Zum Beispill, e Marketing virtuelle Assistent mécht nëmme Marketingaarbecht. Aner virtuell Assistenten maachen eng Vielfalt vun Aufgaben awer an enger spezifescher Industrie. Zum Beispill, e virtuellen Assistent fir Immobilienfirmen.

Déi meescht virtuell Assistenten hunn hiren eegene virtuellen Assistentgeschäft doheem. Dëst erlaabt hinnen méi ze verdéngen a besser Kontroll iwwer d'Aufgaben ze hunn, déi se ausféieren. Wéi och ëmmer, vill kleng Geschäfter astellen virtuell Assistenten als Deel vun enger Aarbecht oder Kontrakt.

Schlussendlech benotze vill VAs Freelance Sites oder Coworking Sites fir séier, Zäitlimitéiert Projeten ze fannen.

Wéi kann e virtuellen Assistent Ärem Geschäft profitéieren?

Well d'Delegatioun vun Aufgaben déi Är Zäit an Energie verbrauchen, déi Dir net genéisst ze maachen, an déi Iech am Zyklus halen fir vun enger langweileger Aufgab op déi aner ze plënneren, erlaabt eng VA Iech d'Kontroll iwwer Är Affären erëm ze kréien.

Äert Team wuessen heescht datt Dir wesentlech Aarbecht maache kënnt, op Strategie konzentréieren an dat grousst Bild. Dir kënnt op enger méi grousser Skala ufänken ze dreemen an ze plangen.

Wéi wësst Dir wann Dir prett sidd e virtuellen Assistent ze astellen?

Wann Dir prett sidd ze lounen ass fir jiddereen anescht, wat d'Entscheedung sou schwéier mécht. Mir recommandéieren e VA astellen ier Dir denkt datt Dir prett sidd ze goen.

De Grond dofir ass datt déi meescht Leit (ech selwer abegraff!) waarden bis mir schonn op engem Punkt vun der "Wahnsinn" sinn, fir unzefänken ze delegéieren an Hëllef beim Geschäft ze froen. Also, wann Dir prett sidd fir Äert Geschäft ze wuessen a mengt Dir sidd prett, ech recommandéieren Iech staark no Ärem virtuellen Assistent ze sichen.

Et wäert vill méi einfach fir Iech zwee sinn wann Dir een an d'Team bréngt wann d'Saache e bësse méi roueg sinn, sou datt d'Saache glat lafen wann se déi beschäftegt Zäiten treffen.

Hei sinn e puer Froen fir ze beäntweren ier Dir déi definitiv Ugestalltentscheedung maacht:

• Sidd Dir prett fir Äert Geschäft méi séier ze wuessen wéi et bis elo war?
• Kënnt Dir Iech leeschten all Mount een ze bezuelen?
• Hutt Dir definéiert Aufgaben fir ze delegéieren?

Wann Dir Jo op all dës Froen geäntwert hutt, da sidd Dir prett fir de VA Hiringprozess unzefänken.

Wéi eng VA astellen?

Wärend virtuell Assistenz eng super Heemgeschäft Iddi ass, virtuell Hëllef ze kréien ass entscheedend fir Heemgeschäftsbesëtzer fir hir Einnahmen ze maximéieren an de Wuesstum ze erliichteren. Als Heembesëtzer kënnt et zu enger Zäit wou et onméiglech ass alles ze maachen, op d'mannst gutt genuch fir effektiv an effizient ze sinn.

E virtuellen Assistent astellen wäert Är Zäit befreien sou datt Dir op Är Aarbecht konzentréiere kënnt, op d'Aufgaben déi déi bescht Geschäftsresultater fir Iech produzéieren. Ausserdeem, vill virtuell Assistenten si besser wéi Dir an e puer Aufgaben.

Op laang Siicht ass et ëmmer méi séier a méi bëlleg Aarbechtsplazen astellen déi Dir net qualifizéiert sidd fir ze maachen.

Den éischte Schrëtt vun Astellen vun engem virtuellen Assistent ass eng Lëscht vun den Aufgaben ze maachen, déi Dir wëllt outsourcen. Maacht eng ëmfaassend Lëscht, prioritär d'Aktivitéiten déi Dir als éischt wëllt delegéieren. Zum Beispill, E-Mail Management ass Zäitopwendeg an langweileg, setzt se uewen op Ärer Lëscht.

Oder vläicht hëlt Technologie Themen ze vill vun Ärer Zäit, Dir kënnt Är Websäit Gestioun outsource. Oder haalt Är Firma Konten um neiste Stand.

Déi nächst Schrëtt ass erauszefannen wien astellen. Et gi vill Weeër fir e virtuellen Assistent ze lounen. Dir kënnt e VA Service benotzen deen se astellen an trainéiert, an dann ginn se Iech eng Persoun op Basis vun de Servicer déi Dir braucht.

Déi lescht Optioun ass een an Ärem Netzwierk ze astellen deen Referenzen huet. Wärend Dir kënnt eng Annonce posten op der Sich no engem virtuellen Assistent, een ze fannen deen scho vertrauenswierdeg Umeldungsinformatiounen huet spuert Iech Zäit a Kappwéi.

Lëscht vu Servicer déi virtuell Assistenten ubidden kënnen

kreativ Schreiwen

• Schreiwen Blog posts
• Schreift Ebooks, Bicher, Newslettere, E-Mail Trichter, asw.
• Schreiwen oder änneren Audio oder Video Transkriptiounen.
• Schreift Social Media Posts fir Facebook, Twitter oder Instagram.
• Änneren an iwwerschaffen Blog Posts, Bicher, Websäiten, Newslettere, Rezepter, etc.
• Bereet E-Maile fir Ären E-Mail Marketing
• Kreatioun vu Produktbeschreiwunge fir Online Geschäfter (Geschäft / Produktmanager)
• Zesummesetzung / Redaktioun vun Zeienaussoen.
• Etc ...

Administrateur / Gestioun

• Clientsservice per E-Mail, Chat oder Telefon.
• Follegt an Äntwert op E-Mailen.
• Organiséieren Mailboxen
• Managen Blog Kommentaren.
• Live Webinar Ënnerstëtzung
• Kalenner Gestioun
• PowerPoint Presentatiounen erstellen
• Gestioun vun Ëmgeréits an Ëmgeréits
• Arrangéiert Interviewen
• Äntwert Telefon Appellen
• Wiederbenotzen Inhalt (Beispill: Konvertéieren e Video an e schrëftleche Blog Post oder e Blog Post an e Social Media Post)
• Schreift Minutte vu Videokonferenzversammlungen
• Managen Blog redaktionnellen Kalenneren
• Client onboarding Aufgaben wéi zB op E-Mailen z'äntwerten a Rechnungen a Kontrakter ofzeginn
• Suivi vun potentielle Clienten / aktuell Clienten
• Presentatioun vun de Gäscht
• Maacht Reesarrangementer
• Virbereedung vun Formen
• Resume Kreatioun
• Hiren an Ausbildung vun neien Teammemberen
• Iwwersetzung
• Brainstorm fir Blog Posts, Produkter, asw.

NB: Administrativ Aufgaben gehéieren zu de meeschte gesicht Servicer. Fir Geschäftsbesëtzer mat dësen alldeeglechen Aufgaben ze hëllefen, befreit hir Zäit fir méi Suen ze maachen. Ganz wäertvoll!

Grafiken Design

• Schafen Grafiken fir Blog Posts
• Foto Redaktioun
• Kreatioun vu Rutschen fir Webinarer oder Workshops.
• Design vu Visittekaarten, Flyeren, Logoen, Menüen, Schëlder, asw.
• Bild Sich fir Blog Posts, Bicher, soziale Medien, etc.
• Kreatioun vun Mark Stil Guiden.
• Design vun E-Bicher oder PDF Dateien fir Newsletter Abonnementer

NB: Canva huet Tonne Templates an et ass einfach ze benotzen wann Dir sicht Grafiken ze kreéieren.

Sozial Medien

• Fuerplang sozialen Medien Aktualiséierungen.
• Kreatioun a Gestioun vum Pinterest Kont
• Erstellt a verwalten gefördert Pins
• Verwalte Facebook Gruppen
• Schafung a Gestioun vu LinkedIn Gruppen
• Erstellt soziale Medien Ëmfroen
• Verëffentlechungsplang upassen.
• Kreatioun a Gestioun vu Posts op Instagram.
• Äntwert op sozialen Medien Messagen.

Kont Buchhaltung

• Gestioun vun Bezuelen a Rechnung.
• Veraarbechtung vun Bestellungen a Retouren.
• Kollektioun Gestioun
• Pai Gestioun
• Rechnungen a Rechnungen.

Wéi benotzen ech dës Lëscht vu virtuellen Assistent Servicer?

Wéi Dir gesitt, ginn et vill Servicer déi Dir als Virtuell Assistent ubidden kënnt.

Ofhängeg vun der Aart vum Service an deem Dir interesséiert sidd, kënnt Dir e Bündel vu verbonne Servicer kombinéieren an als Bündel vu Servicer verkafen: fakturéiert pro Projet oder als lafende monatlecht Service.

Wann Dir eppes fannt, wat Ären Interessi erwächt, maacht méi Fuerschung. Wann Dir no Ärer Fuerschung nach ëmmer interesséiert sidd, gitt eraus wéi Dir déi néideg Fäegkeeten kritt wann Dir se net scho hutt.

Dir kënnt vu YouTube Videoen, Bicher op Amazon léieren, oder Coursen déi Dir online fannt.

An denkt drun, just well Dir mat engem Service wéi VA ufänkt, heescht net datt Dir dee Service fir de Rescht vun Ärem Liewen hält. Dir sidd fräi fir Upgrade oder zousätzlech Servicer ze addéieren.

Fäegkeeten néideg fir e virtuellen Assistent ze sinn

Vill vun de Fäegkeeten, déi néideg sinn fir e virtuelle Assistent ze sinn, sinn d'selwecht wéi déi, déi néideg sinn fir en administrativen Assistent oder Sekretär ze sinn. Zum Beispill, Dir musst super organisatoresch Fäegkeeten hunn. Dir musst och agreabel Telefonverhalen a Fäegkeeten hunn fir nei Technologien ze benotzen.

Als VA braucht Dir och spezifesch Fäegkeeten fir Selbstbeschäftegung. Zum Beispill, Dir sollt fäeg sinn ze multitaskéieren, besonnesch wann Dir verschidde Clienten jongléiert.

Dir musst fäeg sinn op d'Aarbecht ze konzentréieren, an Ärem Heemëmfeld. Dir braucht och déi richteg Ausrüstung an Ärem Heem Büro.

Puer virtuell Assistent Aarbechtsplazen verlaangen zousätzlech Fäegkeeten, dorënner webdesign, Eventplanung, Comptabilitéit a vill méi.

Dir kënnt no Virtuell Assistance Aarbechtsplaze sichen déi Är speziell Fäegkeeten erfuerderen. Zousätzlech zu spezifesche Fäegkeeten, sichen d'Patronen dacks Kandidaten mat Training an / oder Büroserfahrung an enger administrativer Kapazitéit.

Déi wesentlech Qualitéite vun engem virtuellen Assistent

Zouverlässegkeet

Dëst ass ee vun de wichtegsten well, leider, et schéngt déi heefegst ze sinn. Vill Clienten hu mir gesot datt si mat VA enttäuscht goufen, déi hir Fortschrëtter net gemellt hunn oder einfach net geliwwert hunn.

Dëst ass komplett inexcusable an net nëmmen gëtt et der virtueller Assistenz Industrie e schlechten Numm, mä de nächste virtuelle Assistent genannt muss de Client seng Verdacht an Zweifel iwwer d'Effektivitéit vun Benotzung vun dësen Zorte vu Servicer droen.

Professionalitéit ass wichteg an dëser Industrie, also wann e Client Iech rufft, sollt Dir se zréckruffen. Wann Dir eng E-Mail kritt, musst Dir äntweren! Et muss net direkt sinn, mee op d'mannst den nächsten Dag.

Gutt Kommunikatiounsfäegkeeten

Vum éischte Punkt musst Dir de Client iwwer de Fortschrëtt vun Ärer Aarbecht informéieren, also feststellen wéi a wéini se aktualiséieren wann hien e Client gëtt, a ier Dir all nei Aufgab ufänkt.

Wann e Client Iech permanent no Updates muss verfollegen, da maacht Dir Är Aarbecht net richteg.

Zäitmanagement

Fuerschung seet anscheinend datt Dir nëmmen op eng Saach sollt fokusséieren an dat ass ineffizient fir Multitasking. Natierlech musst Dir op d'Aufgab konzentréieren, awer Dir wäert och mat méi Cliente schaffen; déi mengen datt si Ären eenzegen a wichtegste Client sinn.

Dir hutt wahrscheinlech vill an engem Dag ze maachen, also plangt vir. Zäitplang Aufgaben wann Dir am effizientesten sidd. Benotzt e Google Kalenner a markéiert perséinlech Elementer eng Faarf an Aarbechtsartikelen eng aner.

Wann Dir wësst datt Dir am beschte moies schreift, probéiert d'Versammlungen fir de spéide Nomëtteg ze plangen. Dir kënnt och all Är Aarbechtsaufgaben an Äre Kalenner passen (inklusiv Planungszäit) fir realistesch ze wëssen ob Dir Zäit hutt alles ze maachen.

Ressource

Dir kritt dacks E-Maile mat technesche Froen, déi se einfach mat Google fannen, oder froe wéi vill Är Servicer kaschten, wa se sech net emol beméit hunn Är Websäit an/oder Är sozial Netzwierker ze besichen.

Dir wäert gefrot ginn vill Saachen ze maachen, déi Dir ni virdru gemaach hutt, an Dir musst just erausfannen wéi Dir et maacht. VAs ginn erwaart Léisungen ze bidden an Clientsprobleemer ze léisen.

Wann Dir hutt net d'Méiglechkeet e Problem ze léisen an erauszefannen wéi eppes ze maachen, da wäert Dir net eng gutt VA ginn.

De virtuelle Assistent ass net de Yoda, also ass et onrealistesch fir unzehuelen datt hien alles maache wäert. Awer Dir musst wësse wéi Dir fuerscht fir d'Informatioun eleng ze fannen. Soulaang wéi Dir mat Ärem Client éierlech sidd iwwer d'Ausmooss vun Äre Fäegkeeten, sidd Dir gutt.

D'Clientë erwaarden och net datt Dir alles wësst. Sot hinnen, datt Dir dës besonnesch Aarbecht ni virdru gemaach hutt; mä Dir sidd frou erauszefannen wéi a kommen zréck op et.

Dir sollt weider trainéieren, wou Dir kënnt YouTube Videoen kucken, Handel Fäegkeeten mat anere VAs, froen Froen op VA Forum'en, an allgemeng matmaachen.

Probéiert um neiste Stand ze bleiwen mat deem wat sech beweegt an ännert, souwuel an Ärer Industrie wéi an der Tech Welt. Entscheed iwwer d'Saachen iwwer déi Dir méi wësse wëllt, da maacht Är Fuerschung.

Erwaardungen managen a Vertrauen opbauen

Net nëmme musst Dir wëssen wat Dir maacht, awer Dir musst och sécher sinn datt de Client weess wat se maachen. Dacks huet e Client ni mat engem virtuellen Assistent geschafft, also wa se net wësse wat se maache kënnen a wéi et alles funktionnéiert, wäerte se eescht Zweiwel op Är Fäegkeet hinnen ze hëllefen.

En neie Client wäert Iech wahrscheinlech sichen fir se duerch de Prozess ze guidéieren, also musst Dir wëssen an erkläre wéi Dir schafft. Dëst kënnt meeschtens mat Erfahrung, awer übt Är nei Lëscht vu Froen oder Rollespill; an och fräiwëlleg Aarbecht fir en Optraghueler Dir wësst, sou kënnt Dir en Zeienaussoe kréien an et probéieren, wann dat Iech Suergen.

Aarbecht eleng

Et schéngt zimmlech heefeg ze sinn datt Freelancer sech einsam fillen, wat mech iwwerrascht well ech ganz glécklech sinn eleng ze schaffen an ni geduecht hunn datt verschidde Leit verpassen anerer ronderëm ze hunn.

Sécher, heiansdo benotzen ech Co-Aarbechtsplazen an aner Mol schaffen ech a Caféen, awer déi ganz Woch eleng ze sinn ass eppes fir am Kapp ze halen.

Wann Dir Erfahrung iwwer virtuell Assistenz hutt, da vergiesst net mir e Kommentar ze hannerloossen. Ech kann Iech awer net verloossen ouni dës Premium Training iwwer perséinlech Finanzen ze presentéieren.