Les étapes d’un plan de projet qui assurent le succès du projet

Un plan de projet est l’aboutissement d’une planification méticuleuse par un chef de projet. C’est le document principal qui guide le déroulement d’un projet. C’est le guide du gestionnaire du projet.

Bien que les plans de projet diffèrent d’une entreprise à l’autre, il existe dix étapes qui doivent absolument être dans un plan de projet pour éviter la confusion et l’improvisation forcée pendant la phase d’exécution du projet.

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Dans cet article, je vous apporte mes conseils pour vous aider à bien rédiger votre plan de projet. Si vous souhaitez réussir l’exécution de votre projet, votre plan de projet doit absolument inclure les éléments suivants :

1. Les objectifs du projet

Les objectifs du projet sont définis dans la charte de projet. Cependant, ils doivent également être inclus dans le plan de projet pour expliquer davantage les objectifs du projet. Quelle que soit la manière dont un chef de projet choisit d’intégrer les objectifs dans le plan de projet, l’important est de maintenir un lien clair entre la charte de projet – le premier document clé d’un projet – et le deuxième document clé du projet, son plan de projet.

2. La Portée du projet

Comme les objectifs du projet, la portée est définie dans la charte et doit être affinée davantage dans le plan du projet par le chef de projet. En définissant la portée, le chef de projet peut commencer à montrer à quoi ressemblera l’objectif du projet.

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Si la portée n’est pas définie, elle peut s’étendre tout au long du projet. Ce qui entraîne des dépassements de coûts et des délais non respectés.

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Par exemple, si vous dirigez une équipe marketing pour créer une brochure pour la gamme de produits d’une entreprise, vous devez indiquer le nombre de pages et fournir des exemples de l’apparence du produit fini.

Pour certains membres de l’équipe, une brochure peut signifier deux pages, tandis que d’autres peuvent considérer que dix pages sont adéquates. La définition de la portée peut permettre à toute l’équipe d’être sur la même longueur d’onde dès le début.

3. Les Jalons et principaux livrables

Les principales réalisations d’un projet sont appelées jalons et les principaux produits de travail sont appelés principaux livrables. Ils représentent tous les deux les grandes composantes du travail sur un projet. Un plan de projet doit identifier ces éléments, les définir et fixer des délais pour leur réalisation.

Si une organisation entreprend un projet pour développer un nouveau logiciel, les principaux livrables pourraient être la liste finale des exigences commerciales et la manière de les mettre en œuvre.

Ensuite, le projet pourrait avoir des jalons pour l’achèvement de la conception, les tests du système, les tests d’acceptation par les utilisateurs et la date de déploiement du logiciel. Ces jalons sont associés à des produits d’activité, mais ils concernent davantage les processus que les produits eux-mêmes.

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Les jalons et les principaux délais de livraison ne doivent pas nécessairement être des dates exactes, mais plus elles sont précises, mieux c’est. Des dates précises aident les chefs de projet à décomposer plus précisément les structures de travail.

À cette étape du plan, vous allez créer des jalons afin de pouvoir prendre des livrables volumineux ou de haut niveau et les diviser en petits livrables, qui peuvent être décrits à l’étape suivante.

4. La structure de répartition des tâches

Une structure de répartition du travail découpe les jalons et les principaux livrables d’un projet en plus petits morceaux afin qu’une personne puisse se voir attribuer la responsabilité de chaque facette.

Lors de l’élaboration de cette structure, le chef de projet prend en compte de nombreux facteurs tels que les forces et les faiblesses des membres de l’équipe de projet, les interdépendances entre les tâches, les ressources disponibles et l’échéance globale du projet.

Les chefs de projet sont ultimement responsables de la réussite du projet, mais ils ne peuvent pas faire le travail seuls. La structure de répartition est un outil que le chef de projet utilise pour assurer la responsabilité du projet.

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Cet outil indique par ailleurs aux parties prenantes du projet qui sont responsables de quoi. Si le chef de projet est préoccupé par une tâche, il sait exactement qui rencontrer au sujet de cette préoccupation.

5. Le budget d’investissement

Le budget d’un projet montre combien d’argent est alloué pour terminer le projet. Le chef de projet est responsable de la répartition appropriée de ces ressources.

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Pour un projet qui a des fournisseurs, le chef de projet s’assure que les livrables sont terminés selon les termes du contrat, en accordant une attention particulière à la qualité. Certains budgets de projets sont liés au plan des ressources humaines.

Il est important d’établir le coût de chaque étape en examinant le temps requis et le coût de la main-d’œuvre nécessaire pour accomplir les tâches. Le coût du projet est lié à la durée du projet, ce qui revient à la portée du projet. La portée, les jalons, les tâches et le budget doivent être alignés et réalistes.

6. Le plan de ressources humaines

Le plan des ressources humaines montre comment le projet sera doté en personnel. Il définit qui fera partie de l’équipe de projet et combien de temps chaque personne doit s’engager.

Lors de l’élaboration de ce plan, le chef de projet négocie avec les membres de l’équipe et leurs superviseurs le temps que chaque membre de l’équipe peut consacrer au projet. Si du personnel supplémentaire est nécessaire pour consulter sur le projet mais fait partie de l’équipe de projet, cela est également documenté dans le plan de dotation en personnel. Encore une fois, les superviseurs appropriés sont consultés.

7. Le plan de gestion des risques

Beaucoup de choses peuvent mal tourner lors de l’exécution d’un projet. Bien qu’il soit difficile d’anticiper chaque catastrophe ou incident mineur possible, de nombreux pièges peuvent être prédits. Dans le plan de gestion des risques, le chef de projet identifie tous les risques du projet. Il détermine également la probabilité que ces scénarios se produisent et les stratégies pour les atténuer.

Pour formuler ce plan, le chef de projet peut solliciter l’avis du promoteur du projet ou de son équipe du projet.

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Des stratégies d’atténuation sont mises en place pour les risques susceptibles de se produire ou auxquels sont associés des coûts élevés. Les risques qui sont peu susceptibles de se produire et ceux qui ont de faibles coûts sont notés dans le plan, même s’ils n’ont pas de stratégies d’atténuation.

8. Le plan de communication

Un plan de communication décrit comment un projet sera communiqué à divers publics. Tout comme la structure de répartition du travail, un plan de communication attribue la responsabilité de terminer chaque composant à un membre de l’équipe de projet.

Dans cette étape, il est important de décrire comment les problèmes seront communiqués et résolus au sein de l’équipe. La fréquence de communication avec l’équipe et les parties prenantes doit aussi être précisée. Chaque message a un public cible. Il aide les chefs de projet à s’assurer que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment.

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9. Le plan de gestion des parties prenantes

Un plan de gestion des parties prenantes identifie la manière dont les parties prenantes seront utilisées dans le projet. Parfois, les parties prenantes n’ont besoin que de recevoir des informations. Cela peut être pris en compte dans le plan de communication.

10. Le plan de gestion du changement

Un plan de gestion du changement établit un cadre pour apporter des modifications au projet. Bien que les chefs de projet aient tendance à vouloir éviter les changements au projet, ils sont parfois inévitables.

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Le plan de gestion du changement fournit des protocoles et des processus pour apporter des changements. Il est essentiel pour la responsabilité et la transparence que les sponsors du projet, les chefs de projet et les membres de l’équipe de projet suivent le plan de gestion du changement.

En résumé….

Le plan projet est un document important pour le succès du projet. Il sert de boussole dans la conduite du projet, du début à la fin. De ce fait, il nécessite la participation active de toutes les parties prenantes afin de s’accorder sur les différents points. Il est d’ailleurs important de prendre tout le temps nécessaire pour le définir.

Le risque majeur d’un plan mal défini est qu’on s’expose à des contentieux à résoudre sur des points de désaccord qui n’auront pas été cadrés.

Je vous invite à partager vos avis et expériences dans les commentaires.