Kaip sudaryti projekto komunikacijos planą?

Komunikacijos planai yra svarbūs jūsų projektams. Efektyvus bendravimas tiek viduje, tiek išorėje būtini projekto sėkmei. Labai svarbu turėti projekto komunikacijos planą, kuriame būtų nurodyta, kas yra suinteresuotosios šalys, taip pat kada ir kaip su jomis susisiekti. Tačiau turint gerą komunikacijos strategija gali būti jums labai naudinga. Šis straipsnis apima:

• Projekto komunikacijos planų nauda
• Ką įtraukti į komunikacijos planą
• Kaip parašyti bendravimo planą
• Ir kaip naudoti komunikacijos planą viso projekto metu

Tačiau prieš pradėdamas norėčiau papasakoti apie šį aukščiausios kokybės mokymą, kuris man asmeniškai leido padidinti savo svetainių konversijų rodiklius. Tiesiog spustelėkite čia, tai filialo nuoroda.

Projekto komunikacijos planų privalumai

Projekto komunikacijos planai iš esmės palengvina veiksmingą bendravimą. Jie padės jūsų projektui vykdyti sklandžiai ir padės išvengti projekto nesėkmės. Kiti pagrindiniai privalumai yra lūkesčių nustatymas ir valdymas, geresnis suinteresuotųjų šalių valdymas ir pagalba planuojant projektą.

Nustatykite ir valdykite lūkesčius

Projekto komunikacijos – dvipusė gatvė. Panašiai kaip planuojant projektą, reikia nustatyti lūkesčius, o projekto komanda ir suinteresuotosios šalys turi prisiimti atsakomybę, kad komunikacija vyktų sklandžiai.

Nors projektas neprasideda be projekto plano, projekto komunikacijos planai nėra taip lengvai aptariami, bet turėtų būti.

Projekto proceso pradžioje pranešdami klientui, ko tikėtis, nustatote viso projekto toną, pradedant nuo projekto pasiūlymo proceso.

Jiems taip pat naudinga iš anksto žinoti, ko jums reikės, kad galėtų pasiruošti, kai ateis laikas.

Suinteresuotųjų šalių ir klientų valdymas

Viso projekto metu sėkminga komunikacija apie suderinimą su tikslais ir etapais ir vėlesnis jų suderinimas, kai projektai keičiasi, yra labai svarbūs siekiant įtraukti suinteresuotąsias šalis ir užtikrinti projekto statuso skaidrumą.

Bendravimas yra labai svarbus norint palaikyti gerus santykius su klientu, o projekto komunikacijos planas gali padėti išlaikyti bendrą supratimą apie tai, kas vyksta ir kas turėtų vykti viso projekto metu.

Projekto planavimas

Projekto valdymo komunikacijos plane apibrėžiama, kaip projekto metu, kas ir kaip dažnai bus teikiama svarbi informacija. Kai baigiate planuoti projektą, taip pat turėtumėte užbaigti komunikacijos planavimą.

Ne visi projektai yra vienodi, todėl projekto komunikacijos planas yra unikalus jūsų projektui, todėl svarbu apie tai pagalvoti kuriant projekto planą po paleidimo.

Didelių projektų komunikacijos poreikiai skiriasi nuo mažų projektų, tas pats pasakytina ir apie projektus, kuriuose dalyvauja suinteresuotųjų šalių komandos, o ne vienas projekto kontaktas.

Projektai su tikslais, biudžetais, skirtingi terminai ir net skirtingi rezultatai reikalauja komunikacijos, pritaikytos tiems poreikiams, ir tai reikia turėti omenyje kuriant projekto komunikacijos planą.

Ką įtraukti į komunikacijos planus

Nors jūsų komunikacijos plano specifika skirsis priklausomai nuo projekto tipo ir apimties, į kiekvieną kuriamą projekto komunikacijos planą turėtų būti įtraukti keli pagrindiniai elementai:

Pagrindiniai akcininkai

Užrašykite visas pagrindines suinteresuotąsias šalis, įskaitant savo pagrindinį kontaktą su klientu. Įtraukite kontaktinę informaciją, pvz., telefono numerius ir el. pašto adresus, kad visi, prisijungę prie komunikacijos plano, galėtų rasti šią informaciją.

Komandos nariai

Įtraukite pagrindinius projekto komandos narius ir jų vaidmenis. Tai patogu visiems naujokams ar dar nepažįstantiems projekto. Išvardykite savo komandos narius, dalyvaujančius informuojant apie rezultatus, vadovaujant strateginėms diskusijoms arba kaip valdysite techninius suinteresuotųjų šalių ir komandos pokalbius.

Bendravimo metodai

Apibūdinkite pagrindinius komunikacijos būdus ir įvairius kanalus, kuriuos naudosite susisiekdami su suinteresuotosiomis šalimis. Naudokite el. paštą, telefono skambučius, akis į akį susitikimus, vaizdo susitikimus, socialinę žiniasklaidą ar bet ką kitą. Įtraukite pastabas apie pageidaujamus suinteresuotųjų šalių kanalus.

bendravimo tipas

Įtraukite bendravimo tipus, kaip tuo bendravimu bus dalijamasi, kas bus įtraukta ir su kuo bus bendraujama. Pavyzdžiui, galite klientui teikti savaitės būsenos ataskaitas.

Apsvarstykite, kaip tai pateiksite, kam ji bus pateikta ir kokia informacija turėtų būti įtraukta į ataskaitą.

Bendravimo stiliai

Tai gali būti suskirstyta pagal suinteresuotąsias šalis ir komunikacijos metodus. Ar tam tikra suinteresuotoji šalis teikia pirmenybę tik formaliam bendravimui, ar galite tai žiūrėti šiek tiek atsainiai?

Susitikimų kalendorius

Nors galite tai koreguoti pagal poreikį viso projekto metu, naudinga turėti pirminį idėją, kaip dažnai susitiksite su suinteresuotosiomis šalimis.

Priklausomai nuo projekto apimties, taip pat galite nurodyti, kaip dažnai klientui siųsite el. Taip pat įtraukite vidinius komandos susitikimus į savo susitikimų kalendorių.

Pagrindiniai pranešimai

Kiekvienai suinteresuotajai šaliai nustatykite pagrindinę žinią ar informaciją, kurią reikės perduoti projekto metu. Tai taip pat apima bet kokią informaciją ar atsiliepimus, kurių jums prireiks iš jų.

Komunikacijos tikslai

Komunikacijos planas, apimantis komunikacijos tikslus, gali padėti priimti sprendimus pagal tai, ką bandote pasiekti.

Kaip parašyti savo projekto komunikacijos planą

1. Supraskite savo nustatymus

Projekto komunikacijos planas nebūtinai turi būti formalus. Bet tai turėtų būti bent jau parašyta jūsų pačių nuorodai. Apsvarstykite gramatiką ne todėl, kad norite skambėti protingai, o todėl, kad norite būti aiškūs ir suprantami.

Rašymo įrankiai gali padėti išspręsti šią problemą neužimant per daug laiko. Tai atlikę galite drąsiai pradėti kurti savo turinį.

Pirma, tai leidžia atsisėsti ir nustatyti projekto parametrus. Tai apima projekto dydį, kliento įmonės informaciją, projekto rezultatus, tvarkaraštį ir projekto komandą.

Pagalvok bendravimo stiliai savo ir kliento komandos:

• Kaip iki šiol sekėsi bendravimas?
• Ar jūsų klientas nurodė, kad pageidauja bendrauti: ar jie linkę skambinti, kai turi klausimų, ar yra orientuoti į el.
• Susitikote asmeniškai ar per vaizdo įrašą?
• Kaip dažnai jūsų komanda tiesiogiai bendrauja su jumis projekto metu? Ar jie teikia pirmenybę rašytiniam kontekstui, o ne susitikimams?

Kai suprasite komandą ir klientus, su kuriais dirbate, galite tai pritaikyti komunikacijos veiksmų planui.

2. Apibrėžkite savo tikslus ir suinteresuotąsias šalis

Išvardykite savo projekto rezultatus ir pagrindines projekto suinteresuotąsias šalis. Tada į šį sąrašą įtraukite savo projekto tikslus: pagalvokite, kas yra sėkmingas projekto bendravimas ne tik su klientu, bet ir su komanda.

Šis sąrašas padės priimti bendravimo sprendimus.

3. Sudarykite komunikacijos planą

dabar atėjo laikas sudaryti planą. Apibrėžkite savo požiūrį į komunikaciją, kurią turėsite viso projekto metu. Žinodami savo projekto tikslus, apsvarstykite, kaip dažnai bendrausite su savo klientų suinteresuotosiomis šalimis, kaip tai darysite ir kas bus tokia komunikacija.

Galite nuspręsti naudoti kelis būdus, pvz., kassavaitines registracijas telefonu, kad atnaujintumėte tvarkaraštį ir biudžeto eigą, taip pat kasdienius el. laiškus skrydžio metu klausimams ir retesnius asmeninius susitikimus, kad pristatytumėte naujienas. projektą.

Kad ir ką nuspręstumėte, turėkite omenyje savo metriką ir tikslus. Tai turėtų padėti jums nustatyti komunikacijos tipus, kurie bus naudingiausi jūsų projektui ir kiek išsamūs ar išsamūs turėtų būti jūsų pranešimai.

Kaip naudotis projekto komunikacijos planu

1. Pasidalykite ja su savo komanda

Pasidalydami planu su savo komanda sužinosite apie jūsų bendravimo dažnį, kuris turi įtakos jų darbui ir pristatymo datoms, bet taip pat suteiks daugiau informacijos apie tai, kaip bendrausite ir su kuo.

Dalijimasis šia informacija reiškia, kad jūsų komanda gali padėti įgyvendinti komunikacijos planą.

2. Laikykitės kelyje

Įsitikinkite, kad jūsų komanda žino ir supranta jūsų komunikacijos planą, kad jūsų klientas gautų nuoseklią ir prasmingą informaciją, kuri jam teikiama viso projekto metu.

Užsisakykite visus pagrindinius projekto susitikimus, kai tik turėsite planą, ir pridėkite į kalendorių priminimus apie reguliarias registracijas ir net projekto el. laiškus, kad galėtumėte sekti svarbius dalykus, kuriuos nustatėte savo plane.

Jei kuriuo nors momentu nukrypstate nuo komunikacijos plano ir jums sunku prie jo grįžti, persvarstykite savo pasirinktą požiūrį:

• Ar tai vis dar atitinka jūsų projekto tikslus?
• Ar tikslai ar suinteresuotosios šalys kaip nors pasikeitė nuo projekto pradžios?
• Ar šiame etape yra veiksmingesnių būdų perduoti informaciją apie projektą?

Komunikacijos planas = sėkmė

Turėdami projekto komunikacijos planą, galite efektyviai bendrauti. Planas taip pat gali leisti iš naujo įvertinti savo požiūrį ir, jei reikia, jūsų klientų poreikius.

Kad ir koks formalus ar neoficialus būtų jūsų projekto komunikacijos planas, tai gali skirtis tarp labai sėkmingo ir veiksmingo projekto nuo tokio, kuris tiesiog stringa be tvirto plano.

Pagalvokite apie tai kaip apie kitą būdą nustatyti ir patikrinti lūkesčius viso projekto metu. Pagalvokite apie tai kaip apie būdą užtikrinti prasmingą ir sėkmingą bendravimą.

Ką tu manai ?

Ar projekto komunikacijos planas yra svarbus projekto sėkmei? Kaip manote, ar projektų vadovai visada turėtų rašyti komunikacijos planą projektams, nepaisant jų dydžio? Praneškite man savo mintis palikdami komentarą!

Tačiau jei norite per šešis mėnesius kontroliuoti savo asmeninius finansus, labai rekomenduoju šį vadovą.

Palikite mums komentarą