Kontroliuokite projekto išlaidas, kad padidintumėte pelningumą

Išlaidų kontrolė atlieka esminį vaidmenį bet kurioje finansinėje strategijoje. Kaip išlaikyti biudžetą, kai stebite savo projekto finansus? Lygiai taip pat, kaip asmeninio biudžeto kūrimas, jums yra keletas variantų: klasifikuoti išlaidas, nustatyti brangiausius daiktus ir rasti sprendimus, kaip apriboti išlaidas kiekvienoje srityje. Atlikę visus šiuos veiksmus galėsite kontroliuoti biudžetą, išanalizuoti savo pelningumą ir padidinti pelną.

Pagrindiniai sąnaudų kontrolės principai yra vienodi visiems biudžetams, tiek įmonių, tiek asmeniniams. Šiame straipsnyje Finance de Demain Consulting Paaiškina sąnaudų kontrolės sąvoką ir kaip ji dera į didesnę išlaidų valdymo sistemą.

Kas yra išlaidų kontrolė?

Sąnaudų kontrolė – tai išlaidų identifikavimo ir mažinimo principas, kuriuo siekiama padidinti įmonės pelną. Jis gali būti vykdomas projekto lygiu arba visos įmonės lygiu.

Šiuo atveju daugiausia dėmesio skirsime kaštų kontrolės proceso taikymui projekto ar projektų grupės rėmuose.

Kaip projekto vadovui, išlaidų kontrolė padės jums stebėti išteklių valdymo planą ir reaguoti į biudžeto viršijimą.

Jei viršijate savo projekto biudžetą, ataskaitų teikimo įrankis taip pat gali būti naudingas. Tarkime, laisvai samdomas dizaineris, kurį pasamdėte naujam projektui, redaguoti vaizdus užtruko daug ilgiau, nei tikėjotės.

Nustatę šias papildomas išlaidas, galite nuspręsti pasamdyti vidinį projektuotoją kitam projektui, kad sumažintumėte išlaidas ir padidintumėte efektyvumą.

Kaip išlaidų kontrolė gali turėti įtakos?

Ar jūsų komanda nesilaiko projekto apimties ar biudžeto? Čia išlaidų kontrolė tampa svarbi. Net jei turite neribotą biudžetą, išlaidų valdymas gali padėti jas dar labiau sumažinti ir padidinti pajamas.

Šis procesas suteikia įžvalgos apie bendras įmonės išlaidas: išryškinamos brangiausios sritys ir toliau nurodomos išlaidos kiekvienoje iš šių sričių.

Pirmiausia projektui gali būti taikoma sąnaudų kontrolė, siekiant sumažinti tokio masto išlaidas ir taip potencialiai padidinti įmonės pelną.

Kokie yra išlaidų kontrolės būdai?

Iš pradžių išlaidų kontrolė gali būti vykdoma aukštesniuose verslo lygmenyse, tačiau dažnai tai vyksta projekto lygmeniu. Šiame lygyje galite įvertinti faktines projekto išlaidas ir efektyviai jas valdyti.

Norėdami geriau kontroliuoti projekto išlaidas, reikia atlikti penkis veiksmus:

1. Suplanuokite savo biudžetą

Pirmiausia turite suplanuoti savo biudžetą, kad gautumėte išsamią išlaidų sąmatą ir efektyviai paskirstytumėte išteklius. Sukūrus išsamų projekto planą, sumažės išlaidų svyravimai, kurie yra skirtumai tarp pradinio biudžeto ir faktinių išlaidų.

Į savo biudžeto planą įtraukite:

• Projektui reikalingas komandos narių skaičius
• Apytikslis laikas, reikalingas projektui užbaigti
• Projektui reikalingos medžiagos

Skaičiuodami projektui reikalingą laiką ir medžiagas, neturėkite šiek tiek laisvo biudžeto. Neretai pasitaiko netikėtumų, todėl gali tekti pratęsti projekto laiką arba paprašyti papildomų išteklių.

2. Stebėkite visas išlaidas

Antrasis projekto išlaidų kontrolės žingsnis – stebėti projekto išlaidų eigą. Galėsite lengviau imtis taisomųjų veiksmų, jei realiuoju laiku pastebėsite kainų skirtumus.

Pasibaigus projektui bus per vėlu, pinigai bus išleisti. Šiuo metu tereikia iš to pasimokyti, kad tokia situacija nepasikartotų ateityje.

Norėdami efektyviai stebėti savo išlaidas projekto metu, nustatykite projekto gaires. Kiekviename etape galite analizuoti savo išlaidas ir užtikrinti, kad būtų laikomasi projekto apimties. Ir jei kada nors pastebėsite išlaidų viršijimą tam tikru etapu, vėliau projekto metu galite rasti sprendimą, kaip juos sumažinti.

3. Naudoti pokyčių valdymo sistemas

Projekto planavimo etape būtina nustatyti aiškius tikslus. Norint užtikrinti, kad šie tikslai būtų pasiekti, gali prireikti pakeitimų kontrolės proceso.

Pakeitimų kontrolė – tai žingsnių rinkinys, valdantis visus projekto metu suinteresuotųjų šalių padarytus pakeitimus. Tai leidžia išvengti tikslų nukrypimo, paruošiant jus pokyčiams, kai tik jie atsiranda, ir atitinkamai pritaikant projektą.

4. Kontrolės proceso etapai

gruntavimas

Pakeitimų kontrolės procesas prasideda, kai suinteresuotoji šalis prašo pakeisti projektą. Prašymas gali būti įvairus: tai gali būti terminų pratęsimas arba nauji projekto rezultatai.

Įvertinimas

Projekto vadovas arba skyriaus vadovas nuskaito užklausą dėl pagrindinės informacijos, pvz., reikalingų išteklių, užklausos poveikio ir užklausos gavėjų. Atlikus pirminį įvertinimą, pakeitimo užklausa pereina į analizės etapą.

analizė

Analizės etape atitinkamas projekto vadovas patvirtina arba atmeta prašymą. Kai kuriais atvejais gali būti sudarytas pakeitimų kontrolės komitetas, kuris kontroliuotų pakeitimų patvirtinimą. Projekto vadovas patvirtina arba atmeta prašymą ir apie tai praneša komandai.

Priklausomai nuo projekto dydžio, projekto vadovas taip pat gali registruoti pakeitimus pakeitimų žurnale, siekdamas užtikrinti, kad informaciją gautų visos projekto suinteresuotosios šalys.

Įgyvendinimas

Pakeitimo įgyvendinimas gali skirtis priklausomai nuo projekto etapo, tačiau paprastai reikia atnaujinti tvarkaraštį ir rezultatus, taip pat informuoti projekto komandą.

Turėtumėte įvertinti projekto apimtį ir įsitikinti, kad laiko juostos pakeitimas neturės didelės įtakos planuojamiems tikslams.

Tvora

Dokumentavę, išplatinę ir įgyvendinę prašymą, galite pereiti prie uždarymo etapo. Rekomenduojama turėti oficialų uždarymo planą, kad visi komandos nariai galėtų pasiekti šią informaciją ir ja naudotis ateityje.

Veiksmingai peržiūrint savo projektų pakeitimus, išlaidų kontrolė turėtų būti savaime suprantama.

Tiksliai prognozuojant projekto biudžetą ir sėkmę, reikia išlaikyti sąžiningą valdymą nuo pradžios iki pabaigos. Nenumatyti įvykiai kelyje yra neišvengiami, tačiau tam tikrų sistemų sukūrimas padeda apsisaugoti nuo šių nukrypimų.

4. Valdykite savo laiką

Laiko valdymas yra neatsiejama išlaidų kontrolės dalis: didėjant bendrai projekto trukmei, didėja ir bendra projekto kaina. Kad neviršytumėte skirto biudžeto, visų pirma turite laikytis projekto tvarkaraščio.

Priimkite laiko valdymo strategijas, kad padidintumėte produktyvumą ir padėtumėte komandos nariams laiku atlikti darbą neviršijant biudžeto.

Štai keletas laiko valdymo patarimų:

Timeboxing

„Timeboxing“ yra į tikslą orientuota laiko valdymo strategija, apimanti užduočių atlikimą „ laiko blokas ".

pavyzdžiui, jei reikia parašyti tinklaraščio įrašą, galite sukurti dviejų valandų bloką, kad jį apibūdintumėte. Tada po pertraukos galite grįžti į kitą trijų valandų bloką ir sukurti pirmąjį juodraštį.

Laiko blokavimas

Laiko blokavimas yra panašus į laiko dėžutę, tačiau užuot nustatę tam tikrą laiką kiekvienai atskirai užduočiai, užblokuosite konkrečius susijusio darbo kalendoriaus laikotarpius.

Pomodoro metodas

Kaip ir laiko blokavimas, taip ir Pomodoro technika padeda atlikti užduotis per trumpą laiką ir daryti pertraukas tarp darbo seansų.

pavyzdžiui, dirbkite 25 minutes, tada keturis kartus padarykite penkių minučių pertrauką. Tada po ketvirtos darbo sesijos padarykite ilgesnę pertrauką 20 ar 30 minučiųs.

praryti rupūžę

SPagal garsiąją Marko Tveno citatą: „Jei turite nuryti rupūžę, geriau tai padaryti pirmiausia ryte“. Laiko valdymo strategija Žodis „valgyk varlę“ įkvėptas šių žodžių ir skatina pirmiausia pasirūpinti svarbiomis ar sudėtingomis užduotimis, o tik tada imtis ne tokių svarbių ar ne tokių skubių.

Pareto principas

Vis dar vadinamas 80-20 taisyklė Šis principas grindžiamas pagrindine taisykle: mes skiriame 20% savo laiko 80% darbo atlikimui. Konkrečiau, gebėdami pakankamai greitai atlikti šiuos 80% užduočių, per darbo dieną paliekame daugiau laiko pasirūpinti likusiais 20%, o tai užtruks 80% laiko.

Darbų atlikimas (GTD)

Išrado Davidas Allenas 2000-ųjų pradžioje metodas „ Padaryti dalykus » arba „Getting things done“ prancūzų kalba, rekomenduoja iš anksto raštu sudaryti planuojamų užduočių sąrašą. Atsikratę šių svarstymų, užuot pasikliavę darbo valdymo įrankiais, galėsite imtis veiksmų negalvodami, ką daryti.

Gali atrodyti, kad nėra intuityvu sutelkti dėmesį į produktyvumą kaip išlaidų kontrolės dalį, tačiau projekto našumas yra grynųjų pinigų srauto kertinis akmuo.

Jei jūsų komanda nėra produktyvi, nesilaikysite projekto terminų, o terminų nesilaikymas generuoja papildomų išlaidų. Logiškai mąstant, jei jūsų projektas kainuoja daugiau, jūsų įmonės pinigų srautas mažėja. 

5. Stebėkite uždirbtą vertę

Uždirbtos vertės stebėjimas gali padėti numatyti finansinius projekto rezultatus. Šis kaštų kontrolės metodas reikalauja sąnaudų apskaitos žinių. Tai gali padėti nustatyti kintamųjų išlaidų pradžią ir išvengti būsimų projektų skirtumų.

Uždirbta vertė – tai projekte faktiškai atliktų užduočių kiekis. Norėdami stebėti uždirbtą vertę ir sužinoti, ar laikotės grafiko, turite padauginti atliktų užduočių procentą iš projekto biudžeto.

Uždirbtos vertės stebėjimo veiksmai

Norėdami stebėti uždirbtą vertę, atlikite šiuos veiksmus:

Žingsnis 1: nustatyti kiekvienos užduoties atlikimo laipsnį procentais.

Žingsnis 2: nustatykite planuojamą vertę (Planuojama vertė arba PV) arba biudžete numatytos planuojamų darbų kainos. Tai yra biudžetas, skirtas numatytiems darbams atlikti.

Žingsnis 3: nustatyti uždirbtą vertę (Earned Value arba EV), arba biudžete numatyta atliktų darbų kaina. Tai yra faktiškai atliktų darbų kiekis.

Žingsnis 4: nustatyti faktines išlaidas (Faktinė kaina arba kintamoji srovė), kuri parodo faktines atliktų darbų sąnaudas. Tai išlaidos, susijusios su jau atliktais darbais.

Žingsnis 5: apskaičiuoti išlaidų dispersijas (Išlaidų skirtumas arba CV) iš faktinių išlaidų atimant uždirbtą vertę (CV = EV – AC).

Žingsnis 6: surinkite rezultatus.

Atlikdami pirmuosius tris veiksmus, turite surinkti informaciją apie savo projekto išlaidas, o paskutinius tris – atlikti skaičiavimus ir analizę. Išlaidų skirtumai rodo jūsų projekto išlaidų būseną.

Kai kontroliuojate išlaidas, jūsų CV yra metrika, kuri nustato, ar jūsų projektas atitinka biudžetą. A Neigiamas CV reiškia, kad projektas viršija biudžetą.

Ar turėtumėte kontroliuoti išlaidas ar valdyti išlaidas?

Įprasta sąnaudų kontrolę painioti su išlaidų valdymu. Tai yra du skirtingi terminai, kuriuos reikia teisingai apibrėžti ir suprasti. Išlaidų kontrolė yra didesnės išlaidų valdymo sistemos dalis.

Nors išlaidų kontrolė yra susijusi su išlaidų nustatymu ir jų mažinimu, siekiant padidinti pelną, išlaidų valdymas yra bendras projekto sąnaudų įvertinimo, biudžeto sudarymo ir kontrolės procesas.

Tikriausiai jūsų įmonėje dirba daug darbuotojų, užsiimančių išlaidų valdymu. Priklausomai nuo jūsų komandos dydžio, su išteklių planavimu ir biudžeto sudarymu gali dirbti skirtingi žmonės.

Kad būtų veiksmingai kontroliuojamos sąnaudos, komandos turi stebėti išlaidas įvairiuose verslo lygmenyse, kad skirtų pakankamai dėmesio kiekvienai verslo biudžeto daliai ir nuodugniai ją išanalizuoti.

Naudokite išlaidų kontrolę, kad stebėtumėte ir sumažintumėte savo projekto išlaidas

Išlaidų duomenų sekimas siekiant sumažinti projekto išlaidas yra varginantis procesas, tačiau išlaidų valdymas turi tiesioginės įtakos pelningumui.

Norėdami efektyviai valdyti išlaidas, sukurkite tinkinamą prietaisų skydelį, kad visa informacija būtų po ranka. Ši automatizacija leis jums vienoje vietoje žongliruoti tarp projektų valdymo ir išlaidų kontrolės.

Palikite mums komentarą. Bet prieš išvykstant, štai robotas, leidžiantis labai lengvai uždirbti su EUR/USD prekyba.