Virtualaus asistento vaidmuo įmonėje

Jei esate kaip ir daugelis tinklaraštininkų, ar visada manėte, kad turite tai padaryti vienas? Ar tai tavo atvejis? Ir taip, dauguma verslininkų pradeda patys arba samdo virtualų asistentą.

Šiame straipsnyje parodysiu, kodėl virtualus asistentas yra svarbus jūsų verslui. Bet pirmiausia čia yra mokymo kursas, kuris bus leidžia sėkmingai verslumo srityje.

Kas yra virtualus asistentas?

Virtualus asistentas (VA) yra asmuo, teikiantis palaikymo paslaugas kitoms įmonėms iš atokios vietos.

Terminas gimė 1990-aisiais dėl galimybės dirbti praktiškai dėl technologinių patobulinimų. Virtualus asistentas yra asmuo, pasamdytas atlikti varginančias kasdienes jūsų verslo užduotis.

Tai gali būti kitame mieste, valstijoje ar šalyje. Tai taip pat gali būti žmonės, kurie kartą per savaitę ateina į jūsų biurą arba susitinka bendradarbystės erdvėje. Tai tikrai priklauso nuo jūsų.

Svarbiausia, kad jie be problemų atliktų užduotis, kurių reikia savo klientui, nes nekenčia to daryti arba tai užima per daug laiko.

Virtualių asistentų ypač geidžia verslininkai ir internetinės įmonės. Šioms įmonėms reikia pagalbos, tačiau jos nenori fiziškai samdyti darbuotojų. Kad tau tarnautų, Finance de Demain dirba vidutiniškai su dviem virtualiais asistentais.

Ką daro virtualus asistentas

Teoriškai virtualus asistentas gali padaryti viską, ką daro bet kuris kitas pagalbinis personalas. Tačiau virtualios pagalbos užduotys neapsiriboja darbu biure. Daug virtualių asistentų teikia rinkodaros paslaugos, web dizainas ir kt.

Kai kurie virtualūs padėjėjai specializuojasi tam tikruose įgūdžių rinkiniuose. Pavyzdžiui, rinkodaros virtualus asistentas atlieka tik rinkodaros darbą. Kiti virtualūs padėjėjai atlieka įvairias užduotis, bet konkrečioje pramonės šakoje. Pavyzdžiui, virtualus asistentas nekilnojamojo turto įmonėms.

Dauguma virtualių asistentų turi savo virtualių asistentų verslą namuose. Tai leidžia jiems uždirbti daugiau ir geriau kontroliuoti atliekamas užduotis. Tačiau daugelis mažų įmonių samdo virtualius padėjėjus kaip darbo ar sutarties dalį.

Galiausiai, daugelis VA naudoja laisvai samdomų vertėjų svetaines arba bendradarbystės svetaines, kad surastų greitus, riboto laiko projektus.

Kuo virtualus asistentas gali būti naudingas jūsų verslui?

Kadangi deleguodami užduotis, kurios eikvoja jūsų laiką ir energiją, kurių nemėgstate atlikti ir kurios sulaiko jus nuo vienos varginančios užduoties prie kitos, VA leis jums susigrąžinti savo reikalų kontrolę.

Komandos augimas reiškia, kad galite atlikti esminį darbą, sutelkti dėmesį į strategiją ir bendrą vaizdą. Galite pradėti svajoti ir planuoti didesniu mastu.

Kaip žinoti, kada esate pasirengęs samdyti virtualų asistentą?

Kada būsite pasirengę samdyti, kiekvienam skiriasi, todėl apsispręsti labai sunku. Rekomenduojame samdyti VA, kol manote, kad esate pasiruošę eiti.

Taip yra dėl to, kad dauguma žmonių (taip pat ir aš!) laukia, kol jau atsidursime „beprotybės“ taške, kad pradėtų deleguoti ir prašyti pagalbos su verslu. Taigi, jei esate pasirengęs plėsti savo verslą ir manote, kad esate pasirengęs, labai rekomenduoju pradėti ieškoti savo virtualaus asistento.

Jums abiem bus daug lengviau, jei ką nors įtrauksite į komandą, kai viskas bus šiek tiek ramesnė, todėl viskas vyks sklandžiai, kai ištiks aktyviausias laikas.

Štai keletas klausimų, į kuriuos reikia atsakyti prieš priimant galutinį sprendimą dėl samdymo:

• Ar esate pasirengę plėsti savo verslą greičiau nei buvo iki šiol?
• Ar galite sau leisti mokėti kam nors kiekvieną mėnesį?
• Ar turite apibrėžtas užduotis, kurias norite pradėti deleguoti?

Jei į visus šiuos klausimus atsakėte teigiamai, esate pasiruošę pradėti VA įdarbinimo procesą.

Kaip samdyti VA?

Nors virtuali pagalba yra puiki namų verslo idėja, virtualios pagalbos gavimas yra labai svarbus namų verslo savininkams, siekiant maksimaliai padidinti savo pajamas ir palengvinti augimą. Kaip namų verslo savininkui, ateina laikas, kai neįmanoma padaryti visko, bent jau pakankamai gerai, kad būtų veiksmingas ir efektyvus.

Pasamdę virtualų asistentą sutaupysite laiko ir galėsite susikoncentruoti į savo darbą, į užduotis, kurios jums duoda geriausius verslo rezultatus. Be to, daugelis virtualūs padėjėjai yra geresni už jus kai kuriose užduotyse.

Ilgainiui visada greičiau ir pigiau samdyti darbus, kuriems nesate kvalifikuotas.

Pirmas įdarbinimo žingsnis virtualus asistentas yra sudaryti užduočių, kurias norite perduoti kitiems asmenims, sąrašą. Sudarykite išsamų sąrašą, pirmenybę teikdami veiklai, kurią norite deleguoti pirmiausia. Pavyzdžiui, pašto tvarkymas užima daug laiko ir nuobodus, įtraukite jį į savo sąrašo viršų.

O gal technologijos problemos atima per daug jūsų laiko, galite perduoti savo svetainės valdymą kitiems asmenims. Arba nuolat atnaujinkite savo įmonės sąskaitas.

Kitas žingsnis sprendžia, ką samdyti. Yra daug būdų, kaip samdyti virtualų asistentą. Galite naudotis VA paslauga, kuri juos samdo ir apmoko, o tada jie paskiria jums asmenį pagal jums reikalingas paslaugas.

Paskutinė galimybė yra pasamdyti ką nors iš jūsų tinklo, turintį nuorodų. Nors galite paskelbti skelbimą, kuriame ieškote virtualaus asistento, radę tokį, kuris jau turi patikimus kredencialus, sutaupysite laiko ir sutaupysite galvos skausmo.

Paslaugų, kurias gali pasiūlyti virtualūs asistentai, sąrašas

kūrybinis rašymas

• Rašykite tinklaraščio įrašus
• Rašykite el. knygas, knygas, informacinius biuletenius, el. pašto kanalus ir kt.
• Rašykite arba redaguokite garso ar vaizdo įrašus.
• Rašykite socialinių tinklų įrašus „Facebook“, „Twitter“ ar „Instagram“.
• Redaguoti ir peržiūrėti tinklaraščio įrašus, knygas, svetaines, informacinius biuletenius, receptus ir kt.
• Paruoškite el. laiškus rinkodaros el. paštu
• Prekių aprašymų internetinėms parduotuvėms kūrimas (parduotuvė / prekių vadybininkas)
• Atsiliepimų sudarymas / redagavimas.
• Ir tt ...

Administratorius / vadovybė

• Klientų aptarnavimas el. paštu, pokalbiu arba telefonu.
• Stebėkite ir atsakykite į el. laiškus.
• Sutvarkyti pašto dėžutes
• Tvarkyti tinklaraščio komentarus.
• Tiesioginis internetinio seminaro palaikymas
• Kalendoriaus valdymas
• Kurkite PowerPoint pristatymus
• Prekių ir reikmenų valdymas
• Surengti interviu
• Atsiliepti į telefono skambučius
• Pakartotinis turinio naudojimas (pvz.: vaizdo įrašo konvertavimas į parašytą tinklaraščio įrašą arba tinklaraščio įrašą į socialinės žiniasklaidos įrašą)
• Rašykite vaizdo konferencijų posėdžių protokolus
• Tvarkykite tinklaraščio redakcinius kalendorius
• Klientų įtraukimo užduotys, pvz., atsakymas į el. laiškus ir sąskaitų faktūrų bei sutarčių pateikimas
• Potencialių klientų / esamų klientų stebėjimas
• Svečių prisistatymas
• Suplanuokite keliones
• Formų ruošimas
• Tęsti kūrimą
• Naujų komandos narių įdarbinimas ir mokymas
• Traduction
• Smegenų šturmas tinklaraščio įrašams, produktams ir kt.

Pastaba: Administracinės užduotys yra vienos geidžiamiausių paslaugų. Padėdami verslo savininkams atlikti šias kasdienes užduotis, jie atlaisvina laiko užsidirbti daugiau pinigų. Labai brangu!

Grafinis dizainas

• Grafikos kūrimas tinklaraščio įrašams
• Nuotraukų redagavimas
• Skaidrių kūrimas internetiniams seminarams ar seminarams.
• Vizitinių kortelių, skrajučių, logotipų, meniu, iškabų ir kt.
• Vaizdo paieška tinklaraščio įrašams, knygoms, socialinei žiniasklaidai ir kt.
• Prekės ženklo stiliaus vadovų kūrimas.
• Elektroninių knygų ar PDF failų dizainas naujienlaiškių prenumeratai

Pastaba: „Canva“ turi daugybę šablonų ir juo lengva naudotis, jei norite kurti grafiką.

Socialinė žiniasklaida

• Socialinių tinklų atnaujinimų planavimas.
• Pinterest paskyros kūrimas ir valdymas
• Kurkite ir tvarkykite reklamuojamus smeigtukus
• Tvarkykite Facebook grupes
• LinkedIn grupių kūrimas ir valdymas
• Sukurkite socialinių tinklų apklausas
• Koreguokite publikavimo grafikus.
• Įrašų kūrimas ir tvarkymas Instagram tinkle.
• Atsakykite į socialinių tinklų žinutes.

Sąskaitos buhalterija

• Mokėjimų ir sąskaitų faktūrų išrašymo valdymas.
• Užsakymų ir grąžinimų apdorojimas.
• Kolekcijos valdymas
• Darbo užmokesčio tvarkymas
• Atsiskaitymas ir sąskaitos faktūros.

Kaip naudotis šiuo virtualaus asistento paslaugų sąrašu?

Kaip matote, yra daug paslaugų, kurias galite pasiūlyti kaip virtualus asistentas.

Atsižvelgdami į jus dominančios paslaugos tipą, galite sujungti susijusių paslaugų paketą ir parduoti kaip paslaugų paketą: apmokestinama už projektą arba kaip nuolatinė mėnesinė paslauga.

Jei radote ką nors, kas jus domina, atlikite daugiau tyrimų. Jei po tyrimo vis dar domitės, sužinokite, kaip galite įgyti reikiamų įgūdžių, jei jų dar neturite.

Galite mokytis iš „YouTube“ vaizdo įrašų, knygų „Amazon“ arba kursų, kuriuos rasite internete.

Ir atminkite, kad vien todėl, kad pradedate teikti tokią paslaugą kaip VA, dar nereiškia, kad tą paslaugą siūlysite visą likusį gyvenimą. Galite laisvai atnaujinti arba pridėti papildomų paslaugų.

Įgūdžiai, reikalingi norint būti virtualiu asistentu

Daugelis įgūdžių, reikalingų norint būti virtualiu asistentu, yra tokie patys, kaip ir administracinio asistento ar sekretoriaus. Pavyzdžiui, turite turėti aukštesnius organizacinius įgūdžius. Taip pat turite turėti malonų elgseną telefonu ir įgūdžių naudotis naujomis technologijomis.

Kaip VA, jums taip pat reikės specifinių įgūdžių savarankiškam darbui. Pavyzdžiui, turėtumėte turėti galimybę atlikti kelias užduotis, ypač jei žongliruojate su keliais klientais.

Turite susikoncentruoti į darbą, savo namų aplinkoje. Jums taip pat reikia tinkamos įrangos namų biure.

Kai kuriems virtualaus asistento darbams atlikti reikia papildomų įgūdžių, įskaitant interneto svetainės dizainas, renginių planavimas, apskaita ir daug daugiau.

Galite ieškoti virtualios pagalbos darbų, kuriems reikalingi jūsų specifiniai įgūdžiai. Be specifinių įgūdžių, darbdaviai dažnai ieško kandidatų, turinčių išsilavinimą ir (arba) turinčių tam tikrų administracinių pareigų patirties.

Esminės virtualaus asistento savybės

Patikimumas

Tai vienas iš svarbiausių, nes, deja, atrodo, kad jis yra labiausiai paplitęs. Daugelis klientų man sakė, kad buvo nusivylę VA, kurie nepranešė apie savo pažangą arba tiesiog nepateikė.

Tai yra visiškai nepateisinama ir dėl to ne tik blogai išgarsėja virtualios pagalbos pramonė, bet ir kitas virtualus asistentas, kuriam bus pakviestas, turi pakelti kliento įtarimus ir abejones dėl tokio tipo paslaugų naudojimo efektyvumo.

Profesionalumas šioje srityje yra svarbiausias dalykas, todėl jei klientas jums skambina, turėtumėte jam perskambinti. Jei gaunate el. laišką, privalote atsakyti! Tai nebūtinai turi būti iš karto, bet bent jau kitą dieną.

Geri bendravimo įgūdžiai

Nuo pat pirmo punkto turite informuoti klientą apie savo darbo eigą, todėl nustatykite, kaip ir kada juos atnaujinti jam tapus klientu ir prieš pradedant kiekvieną naują užduotį.

Jei klientas turi nuolat jus vaikytis, kad gautų naujienų, vadinasi, jūs netinkamai atliekate savo darbą.

Laiko planavimas

Tyrimai rodo, kad turėtumėte sutelkti dėmesį tik į vieną dalyką, o tai neveiksminga atliekant daugiafunkcinius veiksmus. Žinoma, jūs turite sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį, tačiau taip pat dirbsite su keliais klientais; kurie mano, kad yra jūsų vienas ir svarbiausias klientas.

Tikriausiai per dieną turėsite daug nuveikti, todėl planuokite iš anksto. Suplanuokite užduotis tada, kai esate efektyviausias. Naudokite „Google“ kalendorių ir pažymėkite asmeninius daiktus viena spalva, o darbo – kita.

Jei žinote, kad geriausiai rašote ryte, pabandykite susitikimus suplanuoti vėlai popietei. Taip pat galite sutalpinti visas savo darbo užduotis į savo kalendorių (įskaitant laiko planavimą), kad realiai žinotumėte, ar turite laiko viską atlikti.

Išteklius

Dažnai gausite el. laiškus, kuriuose bus užduodami techniniai klausimai, kuriuos jie galėtų lengvai rasti naudodamiesi „Google“, arba klausiama, kiek kainuoja jūsų paslaugos, kai jie net nesivargino apsilankyti jūsų svetainėje ir (arba) socialiniuose tinkluose.

Jūsų bus paprašyta padaryti daug dalykų, kurių niekada anksčiau nedarėte, ir jūs tiesiog turite išsiaiškinti, kaip tai padaryti. Tikimasi, kad VA pateiks sprendimus ir išspręs klientų problemas.

Jei neturite galimybės išspręsti problemos ir nesuvokti, kaip ką nors padaryti, tada nebūsite geras VA.

Virtualus asistentas nėra Yoda, todėl nerealu manyti, kad jis sugebės visa tai padaryti. Tačiau jūs turite žinoti, kaip atlikti tyrimus, kad galėtumėte patys rasti informaciją. Kol būsite sąžiningi su klientu apie savo įgūdžių mastą, viskas bus gerai.

Klientai taip pat nesitiki, kad viską žinosite. Pasakykite jiems, kad niekada anksčiau nedirbote šio konkretaus darbo; bet jums malonu sužinoti, kaip tai padaryti, ir grįžti prie to.

Turėtumėte toliau treniruotis, kur galėsite žiūrėti „YouTube“ vaizdo įrašus, keistis įgūdžiais su kitais VA, užduoti klausimus VA forumuose ir apskritai dalyvauti.

Stenkitės neatsilikti nuo to, kas juda ir keičiasi tiek jūsų pramonėje, tiek technologijų pasaulyje. Nuspręskite, apie ką norite sužinoti daugiau, tada atlikite tyrimą.

Valdyti lūkesčius ir kurti pasitikėjimą

Jūs ne tik turite žinoti, ką darote, bet ir įsitikinkite, kad klientas žino, ką daro. Dažnai klientas niekada nedirbo su virtualiu asistentu, todėl jei nežino, ką gali ir kaip visa tai veikia, rimtai suabejos jūsų galimybėmis jiems padėti.

Tikėtina, kad naujas klientas ieškos jūsų, kad padėtų jiems atlikti procesą, todėl jūs turite žinoti ir paaiškinti, kaip dirbate. Tai dažniausiai ateina su patirtimi, bet praktikuokite savo naują klausimų sąrašą arba vaidmenų žaidimą; ir net dirbti savanoriškai pas pažįstamą rangovą, kad galėtumėte gauti atsiliepimą ir pabandyti, jei tai jus neramina.

Dirbk vienas

Atrodo, kad laisvai samdomi darbuotojai gana dažnai jaučiasi vieniši, o tai mane stebina, nes esu visiškai laimingas dirbdamas vienas ir niekada nemaniau, kad kai kurie žmonės pasiilgs kitų.

Žinoma, kartais naudojuosi bendradarbystės erdvėmis, o kartais dirbu kavinėse, bet visą savaitę būti vienam – reikia nepamiršti.

Jei turite virtualios pagalbos patirties, nepamirškite palikti man komentaro. Tačiau negaliu palikti jūsų nepristačiusi šio aukščiausios kokybės asmeninių finansų mokymų.