Projekto plano etapai, užtikrinantys projekto sėkmę

Projekto planas yra kruopštaus projekto vadovo planavimo kulminacija. Tai pagrindinis dokumentas, nurodantis projekto eigą. Tai projekto vadovo vadovas.

Nors projektų planai įvairiose įmonėse skiriasi, projekto plane būtinai turi būti dešimt žingsnių, kad būtų išvengta painiavos ir priverstinės improvizacijos projekto vykdymo etape.

Šiame straipsnyje Pateikiu jums savo patarimą, kuris padės jums gerai parašyti projekto planą. Jei norite sėkmingai įgyvendinti savo projektą, jūsų projekto planas turi apimti šiuos elementus:

1. Projekto tikslai

Projekto tikslai yra apibrėžti projekto chartijoje. Tačiau jie taip pat turėtų būti įtraukti į projekto planą, siekiant išsamiau paaiškinti projekto tikslus. Nepaisant to, kad projekto vadovas nusprendžia įtraukti tikslus į projekto planą, svarbu išlaikyti aiškų ryšį tarp jų projekto chartija – pirmasis pagrindinis projekto dokumentas – ir antrasis pagrindinis projekto dokumentas – jo projekto planas.

2. Projekto apimtis

Kaip ir projekto tikslai, apimtis yra apibrėžta chartijoje ir projekto vadovas turi ją toliau patikslinti projekto plane. Apibrėžęs apimtį, projekto vadovas gali pradėti rodyti, kaip jis atrodys projekto tikslas.

Jei apimtis neapibrėžta, ji gali apimti visą projektą. Tai veda prie išlaidų viršijimo ir praleistų terminų.

Skaitytinas straipsnis: Kaip valdyti klestintį verslą?

Pavyzdžiui, jei vadovaujate rinkodaros komandai, kuri kuria įmonės produktų linijos brošiūrą, turėtumėte nurodyti puslapių skaičių ir pateikti pavyzdžius, kaip atrodys gatavas produktas.

Kai kuriems komandos nariams brošiūra gali reikšti du puslapius, o kiti gali manyti, kad pakanka dešimt puslapių. Apibrėžus taikymo sritį, visa komanda nuo pat pradžių gali būti tame pačiame puslapyje.

3. Gairės ir pagrindiniai rezultatai

Pagrindiniai projekto pasiekimai vadinami etapais, o pagrindiniai darbo produktai – pagrindiniais rezultatais. Jie abu yra pagrindiniai darbo prie projekto komponentai. Projekto plane turėtų būti nurodyti šie elementai, juos apibrėžti ir nustatyti jų užbaigimo terminai.

Jei organizacija imasi naujos programinės įrangos kūrimo projekto, pagrindiniai rezultatai gali būti galutinis verslo reikalavimų sąrašas ir kaip juos įgyvendinti.

Tada projektas galėtų turėti projekto užbaigimo, sistemos testavimo, vartotojo priėmimo testavimo ir programinės įrangos diegimo datos etapus. Šie etapai siejami su darbo produktais, tačiau jie labiau susiję su procesais, o ne su pačiais produktais.

Skaitytinas straipsnis: Skaitmeninės rinkodaros vieta versle

Gairės ir pagrindiniai pristatymo laikai neturi būti tikslios datos, bet kuo tikslesnės, tuo geriau. Tikslios datos padeda projektų vadovams tiksliau suskaidyti darbo struktūras.

Šiame plano etape sukursite gaires, kad galėtumėte priimti didelius arba aukšto lygio rezultatus ir suskirstyti juos į mažesnius rezultatus, kuriuos galima aprašyti kitame etape.

4. Darbo suskirstymo struktūra

Darbo suskirstymo struktūra suskaido projekto etapus ir pagrindinius rezultatus į mažesnes dalis, kad už kiekvieną aspektą būtų galima priskirti atsakomybę vienam asmeniui.

Kurdamas šią struktūrą, projekto vadovas atsižvelgia į daugelį veiksnių, tokių kaip projekto komandos narių stipriosios ir silpnosios pusės, užduočių tarpusavio priklausomybės, turimi ištekliai ir bendras projekto terminas.

Projektų vadovai galiausiai yra atsakingi už projekto sėkmę, tačiau jie negali atlikti darbo vieni. Suskirstymo struktūra yra įrankis, kurį projekto vadovas naudoja siekdamas užtikrinti atskaitomybę už projektą.

Skaitytinas straipsnis: Čia yra 14 patarimų, kaip greitai praturtėti

Šis įrankis taip pat nurodo projekto suinteresuotosioms šalims, kas už ką atsakingas. Jei projekto vadovui rūpi kokia nors užduotis, jis tiksliai žino, su kuo dėl šios problemos kreiptis.

5. Investicijų biudžetas

Projekto biudžetas parodo, kiek lėšų skirta projektui užbaigti. Projekto vadovas yra atsakingas už tinkamą šių išteklių paskirstymą.

Projekto, kuris turi tiekėjų, projekto vadovas užtikrina, kad pristatymai būtų atlikti pagal sutarties sąlygas, ypatingą dėmesį skirdami kokybei. Kai kurie projektų biudžetai yra susieti su žmogiškųjų išteklių planu.

Svarbu nustatyti kiekvieno žingsnio kainą, atsižvelgiant į laiką, reikalingą užduotims atlikti, ir darbo sąnaudas. Projekto kaina yra susijusi su projekto trukme, kuri priklauso nuo projekto apimties. Taikymo sritis, etapai, užduotys ir biudžetas turėtų būti suderinti ir realūs.

6. Žmogiškųjų išteklių planas

Žmogiškųjų išteklių plane nurodyta, kaip bus aprūpintas projekto personalas. Ji apibrėžia, kas bus projekto komandos dalis ir kiek laiko kiekvienas asmuo turi įsipareigoti.

Rengdamas šį planą projekto vadovas derasi su komandos nariais ir jų vadovais, kiek laiko kiekvienas komandos narys gali skirti projektui. Jei norint konsultuotis dėl projekto reikia papildomų darbuotojų, tačiau jie yra projekto komandos dalis, tai taip pat nurodoma personalo plane. Vėlgi, konsultuojamasi su atitinkamais prižiūrėtojais.

7. Rizikos valdymo planas

Vykdant projektą daug dalykų gali suklysti. Nors sunku numatyti kiekvieną galimą nelaimę ar nedidelį incidentą, galima numatyti daugybę spąstų. Rizikos valdymo plane projekto vadovas nustato visas projekto rizikas. Tai taip pat nustato šių scenarijų tikimybę ir jų mažinimo strategijas.

Formuodamas šį planą projekto vadovas gali prašyti projekto rėmėjo arba jo projekto komandos indėlio.

Rizikos, kuri gali kilti arba su ja susijusios didelės išlaidos, mažinimo strategijos taikomos. Rizika, kuri mažai tikėtina, ir ta, kurios sąnaudos yra mažos, yra pažymėtos plane, net jei jos neturi mažinimo strategijų.

8. Komunikacijos planas

Komunikacijos plane aprašoma, kaip apie projektą bus pranešama įvairioms auditorijoms. Panašiai kaip darbo suskirstymo struktūra, komunikacijos plane atsakomybė už kiekvieno komponento užbaigimą priskiriama projekto komandos nariui.

Šiame žingsnyje svarbu aprašyti, kaip bus pranešama ir kaip bus sprendžiamos problemos komandoje. Taip pat turėtų būti nurodytas bendravimo su komanda ir suinteresuotosiomis šalimis dažnumas. Kiekviena žinutė turi tikslinę auditoriją. Tai padeda projektų vadovams užtikrinti, kad reikiama informacija pasiektų reikiamus žmones tinkamu laiku.

Skaitytinas straipsnis: 1 finansinių patarimų jaunavedžiams

9. Suinteresuotųjų šalių valdymo planas

Suinteresuotųjų šalių valdymo plane nurodoma, kaip suinteresuotosios šalys bus naudojamos projekte. Kartais suinteresuotosioms šalims tereikia gauti informaciją. Į tai galima atsižvelgti komunikacijos plane.

10. Pokyčių valdymo planas

Pokyčių valdymo planas nustato projekto pakeitimų sistemą. Nors projektų vadovai linkę vengti projekto pakeitimų, kartais jie neišvengiami.

Pokyčių valdymo plane pateikiami pakeitimų protokolai ir procesai. Siekiant atskaitomybės ir skaidrumo būtina, kad projekto rėmėjai, projektų vadovai ir projekto komandos nariai laikytųsi pokyčių valdymo plano.

Apibendrinant….

Projekto planas yra svarbus projekto sėkmės dokumentas. Jis tarnauja kaip kompasas vykdant projektą nuo pradžios iki pabaigos. Todėl norint susitarti dėl įvairių klausimų būtinas aktyvus visų suinteresuotųjų šalių dalyvavimas. Taip pat svarbu skirti visą laiką, reikalingą jai apibrėžti.

Didžiausia netinkamai apibrėžto plano rizika yra ta, kad jums kils ginčų, kuriuos reikia išspręsti dėl nesutarimų, kurie nebuvo parengti.

Kviečiu komentaruose pasidalinti savo nuomone ir patirtimi.