Како да се направи комуникациски план на проект?

Плановите за комуникација се важни за вашите проекти. Ефективна комуникација, и внатрешна и надворешна, е суштински за успехот на проектот. Од суштинско значење е да се има проект за комуникациски план во кој се наведени кои се засегнатите страни, како и кога и како да се дојде до нив. Сепак, имајќи добар комуникациска стратегија може да ви биде многу корисно. Оваа статија опфаќа:

• Придобивките од плановите за комуникација на проектот
• Што да вклучите во план за комуникација
• Како да напишете план за комуникација
• И како да се користи план за комуникација во текот на целиот проект

Но, пред да започнам, би сакал да ви кажам за оваа премиум обука која лично ми овозможи да ги зголемам моите стапки на конверзија на моите сајтови. Само кликнете овде, тоа е поврзана врска.

Придобивки од Проектните планови за комуникација

Во нивната основа, плановите за проектна комуникација ја олеснуваат ефективната комуникација. Тие ќе направат вашите проекти да се одвиваат непречено и ќе ви помогнат да избегнете неуспех на проектот. Други големи придобивки вклучуваат поставување и управување со очекувањата, подобро управување со засегнатите страни и помагање во процесот на планирање на проектот.

Поставете и управувајте со очекувањата

Проектните комуникации се двонасочна улица. Слично како и планирањето на проектот, треба да се постават очекувања и проектниот тим и засегнатите страни на клиентот треба да преземат одговорност за комуникацијата да оди непречено.

И покрај тоа што проектот не започнува без подготвен проектен план, плановите за проектна комуникација не се толку лесно да се дискутираат, но тие треба да бидат.

Дозволувајќи му на клиентот рано во процесот на проектот да знае што да очекува, вие го одредувате тонот за целиот проект, почнувајќи од процесот на предлог-проект.

Исто така, корисно е однапред да знаат што ќе ви треба од нив за да можат да бидат подготвени кога ќе дојде време.

Управување со засегнатите страни и клиенти

Во текот на проектот, успешната комуникација за усогласување со целите и пресвртниците, и последователно усогласување со нив како што се менуваат проектите, е од суштинско значење за прифаќањето на засегнатите страни и транспарентноста на статусот на проектот.

Комуникацијата е клучна за одржување на добри односи со клиентот, а планот за комуникација на проектот може да ви помогне да го одржите заедничкото разбирање за тоа што се случува и што треба да се случува во текот на вашиот проект.

Планирање на проекти

Комуникацискиот план за управување со проектот дефинира како критичните информации ќе се обезбедуваат во текот на проектот, од кого и колку често. Како што го завршувате планирањето на проектот, треба да го завршите и планирањето на комуникациите.

Сите проекти не се креирани еднакви, и поради оваа причина, планот за комуникација на проектот е единствен за вашиот проект, па затоа е важно да размислите за тоа кога го креирате вашиот проектен план по лансирањето.

Големите проекти имаат различни комуникациски потреби од малите проекти, а истото важи и за проектите со тимови од засегнати страни наспроти еден проектен контакт.

Проекти со цели, буџети, различни рокови, па дури и различни испораки, сите бараат комуникација прилагодена на тие потреби, а тоа е нешто што треба да се има на ум кога се креира план за комуникација на проектот.

Што да се вклучи во плановите за комуникација

Додека спецификите на вашиот план за комуникации ќе варираат во зависност од видот и обемот на проектот, неколку клучни елементи треба да бидат вклучени во секој план за комуникациски проекти што го креирате:

Клучни чинители

Запишете ги сите клучни засегнати страни, вклучувајќи го и вашиот примарен контакт со клиентите. Вклучете информации за контакт, како што се телефонски броеви и е-пошта, така што секој што пристапува до планот за комуникација може да ги најде овие информации.

Членови на тимот

Вклучете ги клучните членови на тимот на вашиот проект и нивните улоги. Ова е корисно за секој нов или не запознаен со проектот. Наведете ги членовите на вашиот тим вклучени во комуникацијата на резултатите, водење стратешки дискусии или како ќе управувате со техничките разговори помеѓу засегнатите страни и вашиот тим.

Методи на комуникација

Опишете ги главните методи на комуникација и различните канали што ќе ги користите за да контактирате со засегнатите страни. Користете е-пошта, телефонски повици, состаноци лице в лице, видео состаноци, социјални медиуми или кои било други. Вклучете белешки за претпочитаните канали на засегнатите страни.

тип на комуникација

Вклучете ги видовите на комуникација, како ќе се споделува таа комуникација, што ќе биде вклучено и со кого ќе биде таа комуникација. На пример, можете да давате неделни извештаи за статусот на клиентот.

Размислете како ќе го дадете ова, на кого ќе му биде доставено и кои информации треба да бидат вклучени во извештајот.

Стилови на комуникација

Ова може да се разложи според засегнатите страни и методите на комуникација. Дали одредена заинтересирана страна претпочита само формална комуникација или можете да ја сфатите малку поопуштено?

Календар на состаноци

Иако можете да го прилагодите ова по потреба во текот на целиот проект, корисно е да имате првична идеја за тоа колку често ќе се среќавате со засегнатите страни.

Во зависност од обемот на проектот, можете да наведете и колку често ќе испраќате е-пошта до клиентот. Вклучете ги и внатрешните состаноци на тимот во вашиот календар на состаноци.

Клучни пораки

За секоја заинтересирана страна, определете ја клучната порака или информација што ќе треба да им се пренесе во текот на проектот. Ова ги вклучува и сите информации или повратни информации што ќе ви требаат од нив.

Цели на комуникација

Планот за комуникација кој вклучува комуникациски цели може да ви помогне да донесувате одлуки врз основа на она што се обидувате да го постигнете.

Како да напишете сопствен план за комуникација на проектот

1. Разберете ги вашите поставки

Проектен план за комуникација не треба да биде формален. Но, барем треба да биде напишано за ваша сопствена референца. Размислете за граматиката, не затоа што сакате да звучите паметно, туку затоа што сакате да бидете јасни и разбрани.

Алатките за пишување можат да ви помогнат да се справите со ова без да одвоите премногу време. Со тоа, можете да започнете да ја креирате вашата содржина со доверба.

Прво, ви овозможува да седнете и да ги поставите параметрите на проектот. Тие ја вклучуваат големината на проектот, информациите за клиентската компанија, испораките на проектот, распоредот и проектниот тим.

Размислете стилови на комуникација на вашиот тим и на вашиот клиент:

• Колку беа успешни комуникациите досега?
• Дали вашиот клиент укажал на претпочитање за комуникација: дали имаат тенденција да телефонираат кога имаат прашање или се фокусирани на е-пошта?
• Дали се запознавте лично или преку видео?
• Колку често вашиот тим директно комуницира со вас на некој проект? Дали го претпочитаат пишаниот контекст од состаноците?

Откако ќе го разберете тимот и клиентите со кои работите, можете да го примените ова на акционен план за комуникација.

2. Дефинирајте ги вашите цели и вашите засегнати страни

Наведете ги испораките на вашиот проект и клучните чинители на проектот. Следно, додајте ги вашите проектни цели на таа листа: Размислете што е успешна проектна комуникација, не само со вашиот клиент, туку и со вашиот тим.

Оваа листа ќе ги води одлуките за комуникација.

3. Направете план за комуникација

сега време е да се направи планот. Дефинирајте го вашиот пристап кон комуникациите што ќе ги имате во текот на вашиот проект. Знаејќи ги целите на вашиот проект, размислете колку често ќе комуницирате со засегнатите страни на вашите клиенти, како ќе го направите тоа и што ќе вклучуваат тие комуникации.

Може да одлучите да користите повеќе пристапи, како што се неделни пријавувања на телефон за ажурирање на распоредот и напредокот на буџетот, како и дневни е-пошта за прашања во лет и поретки состаноци во лице за да ги презентирате ажурирањата. проект.

Што и да одлучите, имајте ги на ум вашите метрики и цели. Овие треба да ви помогнат да ги идентификувате видовите на комуникации кои ќе бидат најкорисни за вашиот проект и колку детални или продлабочени треба да бидат вашите комуникации.

Како да се користи план за комуникација на проектот

1. Споделете го со вашиот тим

Споделувањето на планот со вашиот тим ќе ги информира за вашата комуникациска каденца, што влијае на нивната работа и датумите на испорака, но и ќе им даде повеќе контекст за тоа како ќе комуницирате и со кого.

Споделувањето на овие информации значи дека вашиот тим може да ви помогне да го спроведете планот за комуникација.

2. Останете на вистинскиот пат

Осигурајте се дека вашиот тим го знае и го разбира вашиот план за комуникација, така што вашиот клиент добива конзистентни и значајни информации доставени до него во текот на проектот.

Резервирајте ги сите клучни состаноци на проектот веднаш штом ќе го подготвите планот и додајте потсетници во вашиот календар за редовни чекирање, па дури и е-пошта на проектот за да останете на вистинскиот пат со важните работи што сте ги поставиле во вашиот план.

Ако во кој било момент се оддалечите од вашиот план за комуникација и ви е тешко да се вратите на него, преиспитајте го пристапот што сте го поставиле:

• Дали сè уште одговара на целите на вашиот проект?
• Дали целите или засегнатите страни се сменија на некој начин од почетокот на проектот?
• Дали има поефективни начини за комуникација на информациите за проектот во оваа фаза?

План за комуникација = успех

Имањето план за комуникација на проектот ви дава алатки за ефективно да комуницирате. Планот исто така може да ви овозможи повторно да го процените вашиот пристап и потребите на вашите клиенти доколку е потребно.

Без разлика колку е формален или неформален вашиот проект за комуникациски план, тој може да биде разлика помеѓу многу успешен и ефективен проект и оној кој едноставно запира без да има солиден план.

Сфатете го тоа како уште еден начин за поставување и проверка на очекувањата во текот на проектот. Сфатете го тоа како начин да се обезбеди значајна и успешна комуникација со леснотија.

Што мислиш ?

Колку е суштински планот за комуникација на проектот за успехот на проектот? Дали мислите дека менаџерите на проекти секогаш треба да напишат комуникациски план за проектите, без оглед на нивната големина? Кажете ми ги вашите размислувања со оставање коментар!

Меѓутоа, ако сакате да ја преземете контролата врз вашите лични финансии за шест месеци, топло ви го препорачувам овој водич.

Оставете ни коментар