Контролирајте ги трошоците на проектот за поголема профитабилност

Контролата на трошоците игра витална улога во секоја финансиска стратегија. Како да останете на буџетот кога ги следите финансиите на вашиот проект? Исто како и развојот на личен буџет, ви се достапни неколку опции: класифицирајте ги трошоците, одредете ги најскапите ставки и најдете решенија за ограничување на трошоците во секоја област. Откако ќе ги завршите сите овие дејства, ќе можете да го контролирате буџетот, да ја анализирате вашата профитабилност и зголемување на профитот.

Основните принципи на контрола на трошоците се исти за сите буџети, без разлика дали се корпоративни или лични. Во оваа статија, Finance de Demain Consulting Го објаснува концептот на контрола на трошоците и како таа се вклопува во поголем систем за управување со трошоците.

Што е контрола на трошоците?

Контролата на трошоците е принцип на идентификување и намалување на трошоците насочени кон зголемување на профитот на компанијата. Може да се спроведе на ниво на проект или на ниво на целата компанија.

Во овој случај, ќе се фокусираме на примена на процесот на контрола на трошоците во рамките на проект или група проекти.

Како проект менаџер, контролата на трошоците ќе ви послужи да го следите вашиот план за управување со ресурси и да реагирате на пречекорувањата на буџетот.

Ако го надминете буџетот за вашиот проект, алатката за известување исто така може да ви помогне. Да претпоставиме дека на хонорарниот дизајнер што го ангажиравте за нов проект му требаше многу подолго од очекуваното за да ги уреди сликите.

Откако ќе го идентификувате овој дополнителен трошок, можеби ќе одлучите да ангажирате внатрешен дизајнер за вашиот следен проект за да ги намалите трошоците и да стекнете ефикасност.

Како контролирањето на трошоците може да направи разлика?

Дали вашиот тим не успева да го исполни обемот или буџетот на проектот? Ова е местото каде што контролата на трошоците станува важна. Дури и ако имате буџет, контролирањето на трошоците може да ви помогне дополнително да го намалите и да ги зголемите приходите на патот.

Овој процес обезбедува увид во целокупното трошење на компанијата: ги истакнува најскапите области и дополнително ги идентификува трошоците во секоја од овие области.

Како прв чекор, контролата на трошоците може да се примени на проектот со цел да се намалат трошоците во оваа скала и на тој начин потенцијално да се зголеми профитот на компанијата.

Кои се техниките за контрола на трошоците?

Првично, контролата на трошоците може да се случи на повисоките нивоа на бизнисот, но често се одвива на ниво на проектот. На ова ниво можете да ги процените реалните трошоци по проект и ефикасно да управувате со нив.

Еве ги петте чекори што треба да ги следите за подобра контрола на трошоците на проектот:

1. Планирајте го вашиот буџет

Прво, треба да го планирате вашиот буџет за да добиете детална проценка на трошоците и ефективно да ги распределите ресурсите. Развивањето на детален проектен план ќе ги намали разликите во трошоците, кои се разликата помеѓу вашиот оригинален буџет и реалните трошоци.

Вклучете во вашиот буџетски план:

• Бројот на членови на тимот потребни за проектот
• Проценка на времето потребно за завршување на проектот
• Материјали потребни за проектот

Кога го пресметувате времето и материјалите потребни за проектот, забавете го вашиот буџет. Неочекуваното не е невообичаено и можеби ќе треба да ја продолжите временската рамка на проектот или да побарате дополнителни ресурси.

2. Следете ги сите трошоци

Вториот чекор во контролата на трошоците на проектот е следење на напредокот на трошоците на проектот. Ќе можете полесно да преземете корективни мерки ако забележите разлики во трошоците во реално време.

На крајот од проектот ќе биде доцна, парите ќе се потрошат. Во овој момент, сè што треба да направите е да научите од тоа за да спречите оваа ситуација да се повтори во иднина.

За ефикасно следење на вашите трошоци за време на проектот, поставете пресвртници на проектот. На секоја пресвртница, можете да ги анализирате вашите трошоци и да се осигурате дека се почитува опсегот на проектот. И ако некогаш забележите пречекорувања на трошоците на дадена пресвртница, можете да најдете решение за да ги намалите подоцна во проектот.

3. Користете системи за контрола на промени

Од суштинско значење е да се постават јасни цели во фазата на планирање на проектот. За да се осигурате дека ги постигнувате овие цели, може да биде неопходен процес на контрола на промените.

Контролата на промените е збир на чекори кои ги регулираат сите промени направени од засегнатите страни во текот на проектот. Тоа ви овозможува да го спречите движењето на целите со тоа што ќе ве подготви за промени веднаш штом ќе се појават, а со тоа и соодветно да го прилагодите проектот.

4. Фазите на контролниот процес

грундирање

Процесот на контрола на промени започнува кога засегнатата страна бара промена на проектот. Барањето може да варира: тоа може да биде продолжување на роковите или нови испораки на проектот.

Евалуација

Проектниот менаџер или раководителот на одделот го скенира барањето за основни информации, како што се потребните ресурси, влијанието на барањето и примателите на барањето. По првичната проценка, барањето за промена преминува во фаза на анализа.

Анализа

За време на фазата на анализа, релевантниот проект менаџер го одобрува или одбива барањето. Во некои случаи, може да се формира комитет за контрола на промени за да го контролира одобрувањето на промените. Менаџерот на проектот го одобрува или негира барањето и го известува тимот.

Во зависност од големината на проектот, проектниот менаџер може исто така да ја евидентира промената во дневникот за промени за да се осигура дека сите засегнати страни во проектот ги добиваат информациите.

Имплементација

Спроведувањето на промена може да варира во зависност од фазата на проектот, но генерално вклучува ажурирање на временската рамка и резултатите, како и информирање на проектниот тим.

Треба да го процените опсегот на проектот и да потврдите дека промената на временската линија нема да има големо влијание врз планираните цели.

Оградата

По документирањето, ширењето и спроведувањето на барањето, можете да преминете во фазата на затворање. Се препорачува да имате формален план за затворање за да можат сите членови на тимот да пристапат и да се однесуваат на овие информации во иднина.

Со ефективно разгледување на промените на вашите проекти, контролата на трошоците треба да дојде природно.

Точното предвидување на буџетот и успехот на проектот вклучува одржување на совесно управување од почеток до крај. Непредвидените настани на патот се неизбежни, но воспоставувањето на одредени системи помага да се заштитиме од овие отстапувања.

4. Управувајте со вашето време

Управувањето со времето е составен дел од контролата на трошоците: кога вкупното времетраење на проектот се зголемува, вкупните трошоци на проектот исто така се зголемуваат. За да не го надминете доделениот буџет, пред се мора да го почитувате распоредот на проектот.

Прифатете стратегии за управување со времето за да ја зголемите продуктивноста и да им помогнете на членовите на тимот да ја завршат работата на време во рамките на буџетот.

Еве неколку совети за управување со времето:

Timeboxing

Timeboxing е целно ориентирана стратегија за управување со времето која вклучува завршување задачи во рамките на " блок на време ".

На пример, ако треба да напишете објава на блог, можете да креирате двочасовен блок за да го опишете. Потоа, по пауза, можете да се вратите во друг блок од три часа за да го направите првиот нацрт.

Блокирање на времето

Блокирањето на времето е слично на временското боксување, но наместо да закажувате одредено време за секоја поединечна задача, ќе блокирате одредени периоди од вашиот календар за поврзана работа.

Помодоро метод

Како временско боксување и блокирање на времето, техниката Помодоро ви помага да ги завршите вашите задачи за кратко време и да правите паузи помеѓу работните сесии.

На пример, работете 25 минути, а потоа направете пауза од пет минути четири пати. Потоа, по четвртата работна сесија, направете подолга пауза од 20 или 30 минутиs.

проголта жаба

SСпоред познатиот цитат од Марк Твен: „Ако треба да голтнете жаба, подобро направете го тоа прво наутро“. Стратегија за управување со времето „Јади ја жабата“ е инспирирана од овие зборови и ве поттикнува прво да се грижите за важни или сложени задачи пред да работите на помалку важни или помалку итни.

Принципот Парето

Сепак наречен Правило 80-20 Овој принцип се заснова на основно правило: ние посветуваме 20% од нашето време на извршување на 80% од работата. Конкретно, способноста да ги обработиме овие 80% од задачите доволно брзо, затоа ни остава повеќе време во текот на нашиот работен ден да се грижиме за преостанатите 20% што ќе ни одземат 80% од времето.

Завршување на работите (GTD)

Измислен од Дејвид Ален во раните 2000-ти, методот „ Добивање на работите » или „Завршување на работите“ на француски, препорачува претходно да направите листа на планираните задачи во писмена форма. Откако ќе се ослободите од овие размислувања, наместо да се потпирате на алатките за управување со работата, ќе можете да преземете акција без да треба да сфатите што да правите.

Можеби изгледа контраинтуитивно да се фокусираме на продуктивноста како дел од контролата на трошоците, но перформансите на проектот се камен-темелник на готовинскиот тек.

Ако вашиот тим не е продуктивен, нема да ги почитувате роковите на проектот, а неисполнувањето на роковите генерира дополнителни трошоци. Логично, ако вашиот проект чини повеќе, готовинскиот тек на вашата компанија се намалува. 

5. Следете ја заработената вредност

Следењето на вашата заработена вредност може да ви помогне да го предвидите финансискиот исход на проектот. Овој метод за контрола на трошоците бара познавање на сметководството на трошоците. Може да ви помогне да го откриете почетокот на варијабилните трошоци и затоа да спречите разлики во идните проекти.

Заработената вредност е износот на задачите што навистина се завршени во рамките на проектот. За да ја следите заработената вредност и да видите дали сте на распоред, треба да го помножите процентот на завршени задачи со буџетот на проектот.

Чекори за следење на заработената вредност

За да ја следите заработената вредност, следете ги овие чекори:

Чекор 1 : да се определи степенот на реализирање на секоја задача во проценти.

Чекор 2 : поставете ја планираната вредност (Планирана вредност или PV) или буџетскиот трошок за планираната работа. Ова е буџетот кој е овластен да ја исполни планираната работа.

Чекор 3 : определи ја заработената вредност (Еarned Value или EV), или буџетските трошоци за извршената работа. Ова е износот на всушност завршената работа.

Чекор 4 : утврдете ја вистинската цена (Вистински трошок или наизменична струја), што ја претставува реалната цена на извршената работа. Ова се трошоци кои се однесуваат на веќе извршената работа.

Чекор 5 : пресметајте ги варијансите на трошоците (Варијанс на трошоци или CV) со одземање на заработената вредност од реалниот трошок (CV = EV – AC).

Чекор 6 : состави ги резултатите.

За првите три чекори, треба да соберете информации за трошоците за вашиот проект, додека за последните три, треба да извршите пресметки и анализи. Варијансите на трошоците го претставуваат статусот на трошоците на вашиот проект.

Кога ги контролирате трошоците, вашето CV е метрика која одредува дали вашиот проект е на вистинскиот пат со буџетот. А Негативно CV значи дека проектот е над буџетот.

Дали треба да ги контролирате трошоците или да управувате со трошоците?

Вообичаено е да се меша контролата на трошоците со управувањето со трошоците. Ова се два различни поими кои треба правилно да се дефинираат и разберат. Контролата на трошоците е под-процес во рамките на поголемиот систем за управување со трошоците.

Додека контролата на трошоците е за идентификување на трошоците и нивно намалување за да се зголеми профитот, управувањето со трошоците е целокупниот процес на проценка, буџетирање и контрола на трошоците на проектот.

Вашата компанија веројатно има многу вработени вклучени во управувањето со трошоците. Во зависност од големината на вашиот тим, различни луѓе можат да работат на планирање и буџетирање на ресурсите.

За ефикасна контрола на трошоците, тимовите треба да ги следат трошоците на различни нивоа на бизнисот за да посветат доволно внимание на секој дел од деловниот буџет и да го анализираат темелно.

Користете контрола на трошоците за следење и намалување на трошоците за вашиот проект

Следењето на податоците за трошоците за да се намали трошењето на проектот е мачен процес, но управувањето со трошоците има директно влијание врз профитабилноста.

Со цел ефикасно да управувате со трошоците, креирајте приспособлива контролна табла за да ги имате сите информации на дофат на раката. Оваа автоматизација ќе ви овозможи да жонглирате помеѓу управувањето со проекти и контролата на трошоците, сето тоа на едно место.

Оставете ни коментар. Но, пред да заминете, еве робот кој ви овозможува многу лесно да заработите со тргување со EUR/USD.